Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/27/2014 Warszawa, dn. 24.09.2014 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Świadczenie usług hotelarskich na potrzeby organizacji konferencji pn. Nauka. Infrastruktura. Biznes. III. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich na potrzeby organizacji konferencji pn. Nauka. Infrastruktura. Biznes. 2. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi hotelarskiej podczas konferencji organizowanej przez, w terminie 13-15 października 2014 r. 3. Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji nocleg w hotelu/ ośrodku konferencyjnym o standardzie minimum 3-gwiazdkowym określonym przez Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169). 4. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia każdemu uczestnikowi konferencji, dla którego przewidziano nocleg, w tym samym hotelu/ ośrodku konferencyjnym co najmniej dwóch noclegów (dwie pełne doby hotelowe 12/13 października 2014 r., 13/14 października 2014 r.), w tym samym pokoju każdego dnia (chyba, że Zamawiający określi inaczej). 5. Doba hotelowa winna rozpoczynać się między godziną 13.00 a 14.00, zaś kończyć nie wcześniej niż o godz. 12.00. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować ważność rezerwacji w dniu przyjazdu uczestników po godz. 18.00. 6. Zakwaterowanie dla co najmniej 5 osób (maksymalnie 10 osób) w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający nie przewiduje możliwości zakwaterowania w pokojach 3- lub więcej osobowych. 7. Wszystkie pokoje powinny być wyposażone w łazienki. 8. Wyżywienie: Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji, dla których przewidziano nocleg, obiad i kolację w dniu 12 października 2014 r. oraz śniadanie w dniach 13-14 października 2014 r. 9. Wszystkie posiłki Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać zgodnie wymaganiami określonymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914 ze zm.).
10. Wszystkie posiłki (śniadania, obiady, kolacje), o których mowa w pkt. 8 i 9, wliczone są w cenę oferty. 11. Szczegółowe warunki zakwaterowania oraz wyżywienia uczestników konferencji, dla których przewidziano nocleg, zostaną uzgodnione przez Zamawiającego nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem konferencji. 12. Podpisanie umowy przez Wykonawcę będzie równoznaczne z dokonaniem rezerwacji noclegów dla uczestników konferencji, dla których Zamawiający przewidział nocleg. 13. Zamawiający określi ostateczną liczbę uczestników nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem konferencji. 14. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany hotelu/ ośrodka konferencyjnego jedynie w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności. W takim przypadku wymaga się niezwłocznego zapewnienia przez Wykonawcę noclegów w innym hotelu/ ośrodku konferencyjnym, o standardzie nie gorszym niż oferowany w ofercie i w cenie nieprzekraczającej ceny noclegów określonej w umowie. 15. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów usług zamówionych przez uczestników konferencji. Wszelkie dodatkowe należności winien uiścić uczestnik konferencji. 16. Wykonawca będzie zobowiązany do wyznaczenia pracownika i linii telefonicznej do kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy. 17. Cena zaoferowana przez Wykonawcę w formularzu ofertowym jest niezmienna i obowiązuje w całym okresie trwania umowy. Ostateczny koszt usługi uzależniony będzie od faktycznie wykonanych usług (tj. od liczby osób, dla których Zamawiający dokona rezerwacji pokoi). 18. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. IV. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług hotelarskich na potrzeby organizacji konferencji pn. Nauka. Infrastruktura. Biznes. 2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów. 2 Termin i miejsce realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w terminie 12-14 października 2014 r. 2. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia na terenie m. st. Warszawy. 3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością. 2. Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji nocleg w hotelu/ ośrodku konferencyjnym o standardzie minimum 3-gwiazdkowym określonym przez Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169). 3. Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać posiłki zgodnie z wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914 ze zm.). 4. Po realizacji usługi, tj. po świadczeniu usług hotelarskich podczas konferencji organizowanej przez Zamawiającego, Strony podpiszą protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia. 5. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie udostępnić do wglądu wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy. 6. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część przedmiotu zamówienia, którą powierza Podwykonawcom. 7. Zlecenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego własnych pracowników lub przedstawicieli. 8. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Cena jednostkowa brutto za nocleg wraz z wyżywieniem, o którym mowa w ust. 8 opisu przedmiotu zamówienia, przewidziany dla jednej osoby wynosi... zł (słownie:... złotych).
2. Wysokość wynagrodzenia za świadczenie usług hotelarskich stanowi sumę iloczynu liczby osób, dla których przewidziano nocleg i ceny jednostkowej brutto za nocleg przewidziany dla jednej osoby, o której mowa w ust. 1. 3. Całkowita wartość wynagrodzenia za wykonanie zamówienia nie może przekroczyć kwoty brutto podanej w ofercie tj... zł (słownie:...), w tym: 1) kwota netto zł (słownie złotych:..) i należny 8% podatek VAT w wysokości... zł, 2) kwota netto... zł (słownie złotych..) i należny 23% podatek VAT w wysokości... zł. 4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust. 4, bez zastrzeżeń, Wykonawca wystawi fakturę VAT. 5. Wynagrodzenie za realizację usługi, będącej przedmiotem umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy, o którym mowa w 1. 6. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres:,,, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 2 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i 6. 9. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy, 5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8, 6) kod CPV: 55000000-0. 10. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 11. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i).... numer telefonu adres e-mail.; 2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i)...
numer telefonu. adres e-mail... 2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie. 6 Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, wobec terminów określonych w umowie lub wyznaczonych przez Zamawiającego na jej podstawie lub w przypadku niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy; 2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy; 3) nienależytego wykonania umowy. 3. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie tj. w terminie 48 godzin zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 2 pkt 1. 7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy, w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie lub na jej podstawie; 3) w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za zakwaterowanie gości w pokojach niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego
Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych. 8 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy; 2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy; 3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia; 4) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań; 5) w zakresie zmiany hotelu/ ośrodka konferencyjnego jedynie w przypadku wystąpienia
szczególnych okoliczności. W takim przypadku wymaga się niezwłocznego zapewnienia przez Wykonawcę noclegów w innym hotelu/ ośrodku konferencyjnym, o standardzie nie gorszym niż oferowany w ofercie i w cenie nieprzekraczającej ceny noclegów określonej w umowie; 6) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VI. VII. VIII. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 26 września 2014 r. do godziny 15 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty przesłane po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej