Poznań, 20.12.2016 Zapytanie ofertowe nr 01/2016 (zamówienie na wynajem pomieszczeń biurowych i socjalnych dla urządzenia oraz prowadzenia Zintegrowanego Centrum Opieki na okres: 01.01.2017 do 31.12.2018 roku w Poznaniu) Kod CPV - 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne I. ZAMAWIAJĄCY Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy Flandria ul. Andrzeja 8, 88-100 Inowrocław NIP 556-145-11-16 REGON: 091373061 II. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA Zapytanie ofertowe jest prowadzone zgodnie z zasada konkurencyjności zawartą w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wynajmie pomieszczeń biurowych wraz z zapleczem socjalnym i kuchennym realizowana w ramach projektu Usługi społeczne dla mieszkańców Poznania, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (warunkiem realizacji umowy będzie podpisanie Umowy o dofinansowanie projektu w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na Lata 2014-2020 przez Lidera projektu) wg. kryteriów: 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (niespełnienie wszystkich poniższych warunków łącznie będzie skutkowało odrzuceniem złożonej oferty) 2.1. Okres najmu: od 01.01.2017 do dnia 31.12.2018 roku 2.2. Lokalizacja: lokal winien znajdować się w ścisłym centrum w odległości nie większej niż 500 metrów od siedziby Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy "Flandria" w Poznaniu, która to siedziba znajduje się pod adresem: przy ul. Św. Marcin 58/64, Poznań oraz biura projektu, które będzie się mieściło pod tym samym adresem; ponadto w optymalnym miejscu pod względem skomunikowania tj. znajdować się w niedalekiej odległości od połączeń autobusowych/tramwajowych w mieście Poznaniu (woj. wielkopolskie) w pobliżu winny znajdować się ogólnodostępne miejsca parkingowe Zamawiający podjął decyzję o ograniczeniu przedmiotu zamówienia z uwagi na następujące szczególne okoliczności:
- usytuowanie siedziby Zintegrowanego Centrum Opieki w bliskiej odległości od siedziby Stowarzyszenia w Poznaniu oraz biura projektu zapewni potencjalnym beneficjentom projektu łatwy dostęp do informacji o realizowanym projekcie oraz do usług Zintegrowanego Centrum Opieki świadczonych w jego siedzibie - usytuowanie siedziby Zintegrowanego Centrum Opieki w bliskiej odległości od siedziby Stowarzyszenia w Poznaniu oraz biura projektu ułatwi współpracę pomiędzy pracownikami merytorycznymi projektu a pozostałymi pracownikami i kadrą zarządzającą Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Flandria, -usytuowanie siedziby Zintegrowanego Centrum Opieki w bliskiej odległości od siedziby Stowarzyszenia w Poznaniu oraz biura projektu przyspieszy i uprości przepływ informacji i dokumentów między pracownikami merytorycznymi projektu a pozostałymi pracownikami i kadrą zarządzającą Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Flandria, - usytuowanie siedziby Zintegrowanego Centrum Opieki w bliskiej odległości od siedziby Stowarzyszenia w Poznaniu oraz biura projektu zapewni łatwy dostęp do dokumentacji księgowej, kadrowej i innej dokumentacji Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Flandria," 2.3. Wymagania dotyczące lokalu oraz obsługi wynajmu: a) Pomieszczenia biurowe o łącznej pow. pomiędzy 190 m2 a 220 m2 b) Wyposażenie lokali wyodrębnione pomieszczenie szatni z szafkami zamykanymi na klucz wyodrębnione pomieszczenie kuchenne wyposażone w lodówkę, kuchenkę mikrofalową oraz czajnik możliwość aranżacji powierzchni - wstawienie dodatkowych ścianek działowych minimalna ilość gniazdek elektrycznych - 20 szt., minimalna ilość gniazdek DATA - 5 szt. dostęp do lokalu możliwy przez całą dobę w każdy dzień tygodnia lokal objęty całodobową ochroną fizyczną i/lub monitoringiem 2.4. Warunki lokalowe techniczne: dostęp do mediów (prąd, woda) dostęp do internetu - światłowód dostęp do toalety dostęp do ciągów komunikacyjnych zapewnione oświetlenie naturalne i sztuczne odpowiednia temperatura uniezależniona od pory roku brak barier architektonicznych dla osób niepełnosprawnych pomieszczenia socjalne z zapleczem kuchennym w przypadku lokalu położonego powyżej lub poniżej parteru winda - przystosowana również do przewozu osób niepełnosprawnych 3. W celu realizacji zamówienia Zamawiający, przekaże Wykonawcy materiały drogą e-mailową - oświadczenie o prawie do dysponowania lokalem na cele niniejszej umowy opis nieruchomości w której znajdują się oferowane lokale: adres, opis kondygnacji rzut oferowanych pomieszczeń
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom, Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany lokalu w okresie objętym ofertą. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości podawania dodatkowych kosztów związanych z realizacją usługi. Kwota kwalifikowana musi być podana z uwzględnieniem wszystkich kosztów jakie ponosi oferent przy realizacji usługi i stanowić cenę jednostkową brutto za najem w przeliczeniu na miesiąc. 7. Zamawiający nie dopuszcza zmian umowy w okresie jej trwania innych niż zmiany uwzględnione we wzorze umowy najmu stanowiącej Załącznik do niniejszego zapytania. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia w okresie 01.01.2017 do 31.12. 2018. V. OCENA OFEERTY Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Cena brutto - 100% [co stanowi 100 pkt] Cb = [Cm /Cf] x 100 gdzie: Cm najniższa cena spośród wszystkich złożonych ofert, Cf. cena wg formularza oferty badanej, Cb ilość punktów za cenę przyznanych danej ofercie. Liczba punktów otrzymana za kryterium cena brutto stanowią ocenę końcową oferty. Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. W przypadku niemożliwości wybrania najkorzystniejszej oferty z uwagi na identyczny bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną. Jeżeli wybrana oferta przekracza przyjęte w budżecie projektu stawki, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje cen w tym zakresie. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą. VI. ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA: 1. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za Przedmiot Umowy faktycznie zamówiony i prawidłowo wykonany, bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego. 2. Z tytułu prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie brutto zryczałtowane, miesięczne. 3. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne miesięcznie, za dany miesiąc, w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT.
VII. WARUNKI UDZIAŁU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: - złoży ofertę na wzorze (załącznik 1) dołączonym do niniejszej treści zamówienia wraz z kompletem wymaganych dokumentów. - przedłoży podpisany wzór umowy stanowiący załącznik numer 2 do niniejszej oferty - Spełnia warunki udziału w postępowaniu (określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia zawarte w punkcie 2, podpunkty 2.1-2.4) - Nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na a) uczestniczeniu w spółce cywilnej lub osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca jest zobowiązany podpisać oświadczenie o braku ww. powiązań. Oświadczenie to w załączniku nr 1 do oferty VIII. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Oferta powinna być: - opatrzona pieczątką firmową, - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, - podpisana czytelnie przez wykonawcę. Do oferty powinien zostać założony aktualny odpis z KRS lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta w formie załącznika do zapytania ofertowego powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: a.basinska@flandria.pl [skan z podpisem], poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy Flandria, ul. Andrzeja 8, 88-100 Inowrocław, do dnia: 28 grudnia 2016 r. do godz. 9:00 w zamkniętej kopercie z dopiskiem Zapytanie ofertowe nr 01/ 2016 - Usługi społeczne dla mieszkańców Poznania nie otwierać do godz. 9.00 do dnia 28 grudnia 2016 roku. 3. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 30 grudnia 2016 r. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. Oferent może przed upływem terminu oceny zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Zapytanie ofertowe zamieszczono w dniu 20.12.2016 na stronie: www.flandria.pl oraz na stronie www.mopr.poznan.pl. X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
Zamawiający stworzy listę rankingową Wykonawców na podstawie sumy punktów uzyskanych w dwóch ww. kryteriach oceny w dniu 30 grudnia 2016 r. Zamawiający umieści informacje o wyborze na stronie internetowej oraz powiadomi oferentów. Zamawiający podpisze z wybranym Wykonawcą umowę o świadczeniu usługi w treści zgodnym z załączonym do oferty wzorem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. Wzór umowy zamawiający dostarczy wykonawcy zaraz po wyłonieniu ofert. XI KONTAKT: Dodatkowych informacji udziela Agnieszka Basińska pod nr telefonu (0048) 664 999 882 oraz adresem email: a.basinska@flandria.pl XII UWAGI KOŃCOWE: Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Flandria do zawarcia umowy. Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy Flandria może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. XIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Oferta wraz z Oświadczeniem o braku powiązań kapitałowych lub osobowych Załącznik nr 2 Wzór umowy najmu Poznań 20.12.2016 Agnieszka Basińska Z-ca Dyrektora ds. Koordynacji Regionów