REGULAMIN INKUBATORA PRZEDSIĘBIORCZOŚCI SPOŁECZNEJ PROWADZONEGO W RAMACH PROJEKTU OŚRODEK WSPIERANIA INICJATYW EKONOMII SPOŁECZNEJ W OLSZTYNIE PRZEZ ELBLĄSKIE STOWARZYSZENIE WSPIERANIA INICJATYW POZARZĄDOWYCH 1 Postanowienia Ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa zasady oraz warunki świadczenia pomocy przez Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej (IPS), prowadzony w ramach projektu Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Olsztynie (umowa nr.: POKL. 07.02.02.-28-006/11), współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet VII: Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2.Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnieniu sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.2.: Wsparcie ekonomii społecznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. 2. Realizatorem projektu jest Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, zwane dalej ESWIP, ulica Związku Jaszczurczego 17;82-300 Elbląg, na podstawie umowy z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Olsztynie, pełniącym rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia. 3 Celem Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej jest wsparcie funkcjonowania istniejących podmiotów ekonomii społecznej z terenu powiatów: olsztyńskiego, mrągowskiego, bartoszyckiego, kętrzyńskiego, lidzbarskiego oraz miasta Olsztyn. 4. Siedziba Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej mieści się w Olsztynie, przy ulicy Artyleryjskiej 34. 5. Działalność Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej realizowana jest w okresie od 01.03.2012 roku do 30.06.2013 roku. 6. Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej dysponuje: 3 pomieszczeniami biurowymi, biznesroom oraz pomieszczeniem magazynowo- produkcyjnym dla podmiotów ekonomii społecznej. 2 Słownik pojęć Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia, oznaczają: Realizator Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, organizacja pozarządowa realizująca projekt pn. Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Olsztynie dofinansowany przez Unię Europejską. OWIES Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Olsztynie, projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany przez Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, w ramach którego prowadzony jest Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej. IPS Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej prowadzony przez ESWIP w ramach projektu pn. Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Olsztynie.
Formularz zgłoszeniowy dokument z załącznikami składany przez podmioty ekonomii społecznej ubiegające się o wsparcie w ramach IPS, na podstawie których dokonywania jest ocena funkcjonowania podmiotu i zasadność przyznania mu pomocy (załącznik nr 1). Uczestnik podmiot ekonomii społecznej prowadzący działalność gospodarczą, działający w ramach Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej, podmiot zakwalifikowany do udziału w projekcie, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie. Opiekun/doradca inkubatora pracownik Ośrodka OWIES wyznaczony do administrowania pomieszczeniami w IPS oraz świadczenia podstawowego wsparcia doradczego Uczestnikom. Pomieszczenie biurowe lub magazynowo- produkcyjne pomieszczenie udostępniane bezpłatnie podmiotom ekonomii społecznej prowadzącym działalność gospodarczą. Pomieszczenie użyczane jest w ramach Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej, którym zarządza Realizator projektu. Umowa umowa między Uczestnikiem a Realizatorem dotycząca bezpłatnego użyczenia pomieszczeń w IPS, regulująca prawa i obowiązki stron (załącznik nr 3). Wraz z umową będzie podpisywany protokół przekazania pomieszczenia (załącznik nr 4). EFS Europejski Fundusz Społeczny. PES podmiot ekonomii społecznej. Projekt Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Olsztynie Obszar wsparcia obszar powiatów: olsztyńskiego, kętrzyńskiego, bartoszyckiego, lidzbarskiego, mrągowskiego oraz miasta Olsztyn, objętych wsparciem w ramach projektu Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Olsztynie. ES Ekonomia społeczna Biuro Projektu Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej realizowany przez Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, ul. Artyleryjska 34, 10-167 Olsztyn. 3 Oferta IPS 1. IPS oferuje następujące wsparcie: a) bezpłatne użyczanie pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem i sprzętem komputerowym, biznesroom oraz pomieszczeń magazynowo- produkcyjnych, podmiotom ekonomii społecznej prowadzącym działalność gospodarczą na okres do 12 miesięcy, b) bezpłatne doradztwo podstawowe i specjalistyczne, wsparcie techniczne i merytoryczne, dla podmiotów ekonomii społecznej. 2. Wsparcie w postaci użyczania pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem i sprzętem komputerowym biznesroom oraz magazynowo- produkcyjnym oraz udzielanie doradztwa podmiotom ekonomii społecznej prowadzącym działalność gospodarczą stanowi pomoc publiczną. 3. W ramach otrzymanego wsparcia Beneficjent otrzyma zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis. Zaświadczenie zostanie wystawione z dniem otrzymania wsparcia. Zaświadczenie będzie obejmowało wartość udzielonej pomocy za okres, na który została zawarta umowa pomiędzy Realizatorem a Uczestnikiem, na podstawie przepisów dot. sposobów wyliczania pomocy publicznej (Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej)
4 Oferta doradcza IPS 1. Oferta doradcza IPS obejmuje świadczone przez Opiekuna/doradcę inkubatora doradztwo podstawowe oraz doradztwo specjalistyczne prowadzone przez ekspertów z danej dziedziny. 2. Opiekun/doradca inkubatora świadczy doradztwo podstawowe w zakresie: funkcjonowania PES, diagnozowania potrzeb, pomocy w obsłudze biurowej i administracyjnej PES, doboru odpowiedniego specjalisty w obszarze problemowym PES, organizacji doradztwa specjalistycznego. 3. Doradztwo specjalistyczne przeprowadzane jest w miarę zgłaszanego przez Uczestników zapotrzebowania, które jest diagnozowane i konsultowane z Opiekunem/doradcą Inkubatora. Doradztwo specjalistyczne może dotyczyć między innymi takich obszarów jak: aspekty prawne prowadzenia działalności, księgowość, PR, marketing, itp. 4. Termin i zakres doradztwa specjalistycznego uzgadniany jest z Opiekunem/doradcą Inkubatora i odbywa się w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8.00 do 16.00. 5. Realizator nie ponosi odpowiedzialności (prawnej i materialnej) za zaniechania lub działania Uczestnika podjęte w związku z otrzymanym doradztwem. 5 Oferta użyczenia pomieszczeń w IPS 1. IPS oferuje możliwość użyczenia pomieszczeń biurowych z wyposażeniem, biznes room a w razie wskazania konkretnej potrzeby Uczestnika i możliwości Realizatora, pomieszczeń magazynowoprodukcyjnych dla PES na okres do 12 miesięcy. 2. Uczestnik może korzystać maksymalnie z jednego pomieszczenia biurowego, magazynowoprodukcyjnego lub obu naraz, a czas trwania Umowy użyczenia nie może przekroczyć 12 miesięcy. 3. PES chcący skorzystać z użyczenia pomieszczenia w IPS podpisuje z Realizatorem Umowę użyczenia (załącznik 3) oraz protokół wynajmu pomieszczeń( załącznik nr 4). 4. O wyborze podmiotów korzystających z oferty użyczenia pomieszczeń w IPS decyduje Realizator projektu, który mając na uwadze ilość posiadanych pomieszczeń, ustala następujące kryteria dostępu: Podmiot ubiegający się o wsparcie w ramach IPS, jest podmiotem ekonomii społecznej z terenu objętego wsparciem OWIES, prowadzącym działalność gospodarczą, w tym w szczególności jest podmiotem, który podjął działalność gospodarczą dzięki wsparciu OWIES. Pierwszeństwo dostępu mają także podmioty nowo powstałe, nie posiadające siedziby, 5. W razie potrzeby Realizator projektu może zażądać od PES udostępnienia innych dokumentów przedstawiających sytuację PES, nie wymienionych powyżej. Uczestnik korzystający z pomieszczeń w IPS ma możliwość skorzystania z oferty doradczej opisanej w 4. 6. Projektodawca zastrzega sobie prawo sprawdzenia stanu użyczanego pomieszczenia, także w trakcie nieobecności PES.
6 Zasady wejścia do Inkubatora. Procedura wejścia do Inkubatora podzielona jest na kolejne etapy: 1. ogłoszenie przez Realizatora projektu informacji o możliwości bezpłatnego użyczenia lokali na stronie internetowej www.owies.org.pl oraz w lokalnych mediach, 2. ocena formularza aplikacyjnego pod kątem formalnym oraz zgodności działalności PES z celami Inkubatora, oraz wymagań prawnych, w szczególności z zakresu pomocy publicznej. 3. w przypadku pozytywnej oceny zorganizowane zostanie spotkanie w celu omówienia warunków korzystania z Inkubatora, 4. zawarcie umowy użyczenia lokalu w Inkubatorze oraz zapoznanie się i podpisanie innych dokumentów związanych ze świadczonymi usługami. 5. Przedłożenie przez PES kompletu dokumentów: formularz zgłoszeniowy na uczestnika Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej w Olsztynie (załącznik 1), aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, decyzję o nadaniu numeru statystycznego REGON, decyzję o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP), zaświadczenie/oświadczenie o wszelkiej pomocy de minimis otrzymanej w bieżącym roku budżetowym oraz w ciągu dwóch poprzedzających go lat budżetowych według wzoru udostępnianego przez Realizatora projektu, bądź oświadczenie o nieotrzymaniu w tym okresie wyżej wymienionej pomocy, sprawozdania finansowe za okres ostatnich 3 lat obrotowych, sporządzone zgodnie z przepisami o rachunkowości, Załącznik nr 1a - formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010. (poz. 311) w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis. (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311) Oświadczenie nr 1 o zapoznaniu się z Regulaminem IPS Oświadczenie nr 2 o braku zaległości wobec Urzędu Skarbowego, Urzędu Gminy i ZUS Oświadczenie nr 3 o otrzymaniu/nie otrzymaniu pomocy de minimis Oświadczenie nr 4 o braku podwójnego finansowania Załącznik nr 2 umowa na doradztwo lub/i załącznik Nr 3 umowa użyczenia pomieszczeń wraz z załącznikiem nr 4 protokołem przekazania pomieszczeń. 7 Funkcjonowanie i organizacja pomieszczeń w IPS 1. Pomieszczenia w IPS są nadzorowane przez Opiekuna/doradcę Inkubatora, wyznaczonego przez Realizatora projektu. Do zadań Opiekuna/doradcy Inkubatora należy koordynowanie pracy IPS, udzielanie doradztwa podstawowego PES, diagnoza potrzeb szkoleniowych PES, wspieranie innych działań związanych z realizacją Projektu. 2. Z pomieszczeń Inkubatora można korzystać w dni powszednie w godzinach 8:00-16:00.
3. Wyjątkowo, za zgodą Opiekuna/doradcy Inkubatora, pomieszczenia Inkubatora mogą być udostępnione w inne niż podane w pkt. 2 godziny, po złożeniu do Opiekuna/doradcy Inkubatora z tygodniowym wyprzedzeniem pisemnej informacji w tej sprawie. 4. Czas pracy IPS określony w pkt. 2 może być w sytuacjach szczególnych wydłużony lub skrócony przez Opiekuna/doradcę Inkubatora. 5. Za rzeczy pozostawione w pomieszczeniu IPS odpowiada Uczestnik, któremu pomieszczenie jest użyczone. 6. W użyczanych pomieszczeniach obowiązuje przestrzeganie zasady dobrej współpracy. Spory między Uczestnikami rozwiązywane są poprzez mediację Opiekuna/doradcę inkubatora. 7. W użyczanych pomieszczeniach obowiązuje zasada dbania o powierzone mienie oraz utrzymywanie czystości. Uczestnik zobowiązany jest przekazać pomieszczenia w stanie nie pogorszonym. W przypadku powstałych zniszczeń Użyczający ponosi odpowiedzialność finansową, adekwatną do powstałych szkód. Ewentualne oszacowanie strat pozostaje w gestii Realizatora. 8. Z użyczonego pomieszczenia mogą korzystać tylko Uczestnicy, posiadający klucze do pomieszczenia, wymienieni w Umowie użyczenia. 9. Pomieszczenia IPS są wyposażone w sprzęt, który nie może zostać udostępniany osobom trzecim. 10. Przebywanie w pomieszczeniach IPS (np. sala szkoleniowa, biznesroom itp.) po godzinach pracy Opiekuna/doradcy Inkubatora musi zostać ustalone z minimum tygodniowym wyprzedzeniem i tylko w uzasadnionych przypadkach. 11. W pomieszczeniach obowiązuje zakaz spożywania i przebywania pod wpływem substancji psychoaktywnych. 12. Do pomieszczeń nie wolno przynosić przedmiotów zagrażających życiu, urządzeń generujących dźwięki powyżej 60 decybeli oraz przyprowadzać zwierząt. 8 Zasady obowiązujące uczestników Inkubatora. 1. Każda z osób reprezentujących PES, korzystająca z Inkubatora, zobowiązuje się do: a) przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych, b) utrzymywania użyczonego lokalu i jego otoczenia w porządku i czystości, c) korzystania z mediów w sposób jak najmniej uciążliwy dla środowiska, ekologiczny, d) nie instalowania żadnych dodatkowych zamków i innych zabezpieczeń uniemożliwiających dostęp do użyczonych pomieszczeń, e) zwrotu protokołem zdawczo-odbiorczym wszystkich posiadanych kluczy Opiekunowi/doradcy Inkubatora i wszelkiego wyposażenia przyjętego w ramach umowy użyczenia po zakończeniu umowy użyczenia pomieszczeń, f) zamykania drzwi, okien i zabezpieczenia wszelkich dróg dostępu do użyczonych pomieszczeń, g) przestrzegania odpowiednich przepisów prawa, norm lokalnych, przepisów i instrukcji budowlanych h) nie używania użyczonych pomieszczeń w sposób powodujący zagrożenie dla osób i własności, powodujący podwyższenie stawki ubezpieczeniowej czy rozszerzenie ubezpieczenia i) współpracy we wszystkich działaniach dotyczących bezpieczeństwa Inkubatora, j) poniesienia kosztów usunięcia wszelkich zniszczeń spowodowanych przez Uczestnika w obrębie Inkubatora,
k) nie wynoszenia mienia bez zgodny opiekuna) IPS poza teren obiektu (dotyczy wyposażenia pomieszczenia oraz sprzętu komputerowego)- nie dokonywania przeróbek i samowolnych napraw infrastruktury lokalowej i urządzeń IPS 2. Opiekun/doradca Inkubatora ma prawo określić maksymalne obciążenie i prawidłowe położenie ciężkiego sprzętu i urządzeń, które mają być umieszczone w pomieszczeniach Inkubatora i odmówić umieszczenia tych, które w jego ocenie mogą spowodować zniszczenia podłóg czy konstrukcji budynku. 3. Uczestnik Inkubatora ma prawo dokonania zmian w użyczonych pomieszczeniach za wyłączną zgodą Realizatora projektu udzieloną pod rygorem nieważności w formie pisemnej. 4. Uczestnik wyraża zgodę na bezpłatne rozpowszechnianie i publikację swojego wizerunku w celach informacyjnych i promocyjnych Realizatora i zobowiązuje się do medialnego promowania Realizatora i grantodawcy poprzez udział w szeroko rozumianej promocji. 5. W czasie pracy Inkubatora, mogą w nim przebywać Uczestnicy, ich goście i klienci. 6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za działania pracowników i innych osób wprowadzanych przez niego na teren Inkubatora i mogące z tego wyniknąć szkody Inkubatora i osób trzecich. 7. Goście i klienci Uczestnika mogą przebywać na terenie Inkubatora wyłącznie podczas obecności Uczestnika zapraszającego. W przypadku jego nieobecności oczekują na niego w wyznaczonym do tego miejscu. 8. Goście i klienci Uczestników są obowiązani do przestrzegania przepisów porządkowych zawartych w Regulaminie oraz stosowania się do zarządzeń Realizatora. 9. Uczestnik korzystający z Inkubatora zobowiązany jest do złożenia i aktualizowania danych kontaktowych zawartych w formularzu zgłoszeniowym. 9 Zakończenie pomocy 1. Utrata statusu Uczestnika IPS i zaprzestanie świadczenia pomocy przez IPS, następuje: a) z upływem czasu na jaki została zawarta umowa, b) z chwilą złożenia przez Realizatora lub Uczestnika oświadczenia dotyczącego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. c) z dniem rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron bez zachowania terminu wypowiedzenia, c) po upływie okresu wypowiedzenia umowy (wypowiedzenie umowy na koniec miesiąca kalendarzowego z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia). 2. Rozwiązanie umowy z Uczestnikiem bez zachowania okresu wypowiedzenia następuje: a) w razie zamknięcia lub zawieszenia działalności gospodarczej przez Uczestnika, g) w przypadku uzyskania przez Uczestnika takiej pozycji finansowej i/lub organizacyjnej, która pozwoli mu się usamodzielnić (decyzję z tej sprawie podejmuje Realizator). W przypadku naruszenia przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu lub postanowień umowy, wypowiedzenie przez Realizatora umowy z Uczestnikiem może nastąpić bez zachowania określonych w umowie okresów wypowiedzenia.
10 Postanowienia końcowe 1. Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do niniejszego Regulaminu. 2. W przypadku nieprzestrzegania zasad powyższego Regulaminu przez Uczestnika, Realizator ma prawo niezwłocznie odstąpić od Umowy, powiadamiając Uczestnika o tym fakcie na piśmie. W związku z tym, Uczestnik musi opuścić pomieszczenie w ciągu do 3 dni, od dnia otrzymania pisma w tej sprawie. 3. Uczestnik może posługiwać się znakiem Projektu po uzyskaniu pisemnej zgody Realizatora. 4. IPS zastrzega sobie prawo do zmian Regulaminu w każdym czasie, o czym Uczestnik zostanie niezwłocznie powiadomiony. 5. Ogólny nadzór nad działalnością IPS, a także rozstrzyganie spraw, które nie są uregulowane niniejszym Regulaminem pozostaje w gestii Realizatora. 6. Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych osobowych i możliwość poprawienia tych danych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.). 7. Decyzje Realizatora są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie. 8. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.03.2012 r. 9. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu, decyzje podejmuje Realizator.