Realizacja projektu Lubuski e-urząd Grzegorz Fiuk Doradca Projektu Szczeciński Park Naukowo Technologiczny Sp. z o.o. e-mail: gfiuk@spnt.pl tel.: +48 91 85 22 911 GSM: +48 601 713 867 Zielona Góra, dnia 17 grudnia 2010r.
Warstwa regionalna projektu serwisy informacyjne (treści cyfrowe, standaryzacja informacji), regionalna platforma komunikacji elektronicznej (RPKE) zintegrowana z epuap oraz systemami elektronicznego obiegu dokumentów oprogramowanie dla urzędów i jego jednostek podległych, platforma elektronicznego obiegu dokumentów dla jednostek organizacyjnych JST, system raportowania oraz analiz porównawczych w zakresie sprawozdawczości budŝetowej jednostek samorządu terytorialnego, Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej, system informatyczny automatycznych zgłoszeń serwisowych do nadzoru infrastruktury teleinformatycznej przedmiotu projektu (monitorowanie efektywności oraz trwałości projektu), infrastruktura teleinformatyczna warstwy regionalnej Centrum Przetwarzania Danych.
Warstwa lokalna projektu elektroniczny obieg dokumentów w JST, zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego, oprogramowanie antywirusowe, systemy dedykowane, infrastruktura teleinformatyczna dla warstwy lokalnej w JST.
Trwałość projektu Monitorowanie efektywności oraz trwałości projektu poprzez wdroŝenie systemu automatycznych zgłoszeń serwisowych do nadzoru infrastruktury teleinformatycznej będącej przedmiotem projektu Okres gwarancji dla całości przedmiotu zamówienia: 3 lata okres minimalny 5 lat okres poŝądany adekwatny do okresu trwałości wynikającego z wymagań RPO
Sposób realizacji Komitet Sterujący Nad całością realizacji projektu czuwać będzie Komitet Sterujący składający się z przedstawiciela Zarządu Województwa Lubuskiego, Kierownika Projektu (pracownik Wydziału Społeczeństwa Informacyjnego), przedstawicieli generalnego wykonawcy oraz InŜyniera Projektu. Projekt prowadzony będzie z wykorzystaniem elementów metodologii zarządzania projektami PRINCE 2 dostosowanymi do potrzeb projektu określonymi na etapie jego inicjalizacji.
Prowadzenie projektu Biuro Projektu Projekt prowadzony będzie przez Wydział Społeczeństwa Informacyjnego działający w ramach Departamentu Gospodarki i Infrastruktury. Projekt będzie realizowany w imieniu Lidera przez Kierownika Projektu i pracowników Wydziału SI w ramach Biura Projektu wspieranego przez InŜyniera Projektu. nadzór nad merytorycznym zakresem projektu oraz dostosowywanie jego zakresu do potrzeb uŝytkowników - w moŝliwym zakresie z uwzględnieniem wymogów obowiązującego prawa oraz Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 1.3, obsługę biurową i logistyczną, opracowywanie specyfikacji i procedur przetargowych oraz prowadzenie postępowań przetargowych zgodnie z PZP, obsługę finansową projektu oraz rozliczenia z Partnerami, rozliczenie i sprawozdawczość na potrzeby LRPO.
InŜynier Projektu sprawdzenie kompletności dokumentacji projektowej, wspieranie Zamawiającego we wszystkich czynnościach technicznych, administracyjnych i finansowych związanych z realizacją Kontraktu, nadzór nad prawidłową realizacją dostaw i usług, udział w rozliczeniach okresowych i końcowym oraz sprawozdawczości okresowej i końcowej na rzecz Instytucji WdraŜającej LRPO i innych instytucji kontrolnych, udział w we wszystkich czynnościach związanych z realizacją projektu (narady i spotkania, odbiory, uruchomienia, szkolenia, itp.), zarówno w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego jaki w u wszystkich partnerów projektu (JST) 96 lokalizacji,
Licencjonowanie oprogramowania Projekt będzie realizowany przez Lidera (Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego), który będzie bezpośrednim beneficjentem projektu Lubuski e-urząd. Nabywane w ramach projektu licencje (jako wartości niematerialne i prawne) na oprogramowania aplikacyjne, biurowe, systemowe, narzędziowe winny zapewniać legalne uŝytkowanie takŝe przez partnerów projektu (JST). Oprogramowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla warstwy regionalnej oraz dla poszczególnych urzędów nie będzie zawierało limitu uŝytkowników dla obecnych i przyszłych urzędników. Przewiduje się w okresie realizacji projektu (2010 r. 2012 r.) oraz jego trwałości (2013 r. 2017 r.) uŝyczenie na rzecz gmin i starostw przez UM oprogramowania biurowego, narzędziowego, systemów operacyjnych, oprogramowania obiegu dokumentów i innego oprogramowania. Po okresie trwałości oprogramowanie wraz ze sprzętem komputerowym zostanie przekazane do Beneficjentów.
Dostawy i ewidencja sprzętu komputerowego i oprogramowania Dla warstwy regionalnej dostawy sprzętu komputerowego i oprogramowania odbywać będą się do siedziby UM gdzie nastąpi odbiór, instalacja, uruchomienie i wdroŝenie oraz oznakowanie znakami środków trwałych zakupionych w ramach projektu. Dla warstwy lokalnej dostawy sprzętu komputerowego i oprogramowania odbywać się będą bezpośrednio do kaŝdego z urzędów wg rodzaju i ilości przewidzianych w projekcie. Protokół odbioru podpisywany będzie przez upowaŝnionego pracownika gminy lub starostwa. Protokół (dla sprzętu z numerami seryjnymi sprzętu) przekazywany będzie do UM celem przyjęcia do ewidencji środków trwałych oraz nadania numerów inwentarzowych. Całkowite przejęcie sprzętu i oprogramowania w uŝytkowanie na okres realizacji i trwałości projektu przez JST nastąpi po wizycie przedstawicieli UM w siedzibie JST i oznakowaniu sprzętu. Przekazanie, instalacja i uruchomienie sprzętu moŝliwe będzie bezpośrednio po dostawie do JST lub po nadaniu numerów ewidenc.
Procedury przetargowe wybór InŜyniera Projektu przetarg nieograniczony IV kw. 2010r., wybór Głównego Wykonawcy na dostawę sprzętu dla warstwy regionalnej i lokalnej, oprogramowania aplikacyjnego, systemowego, narzędziowego, wdroŝenia, szkoleń przetarg ograniczony (dwustopniowy) IV kw. 2010r., wybór dostawców aktualizacji i rozbudowy oraz zwiększenia ilości licencji oprogramowania obiegu dokumentów w obecnych JST oraz innego specjalistycznego oprogramowania przetarg nieograniczony II kw. 2011r., przetarg na usługi informacji i promocji - przetarg nieograniczony I kw. 2011r.
Ogólne obowiązki InŜyniera Kontraktu zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją projektu, identyfikacja obszarów problemowych i ryzyk podczas realizacji Projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych, sprawdzenie kompletności dokumentacji projektowej, wspieranie Zamawiającego we wszystkich czynnościach technicznych, administracyjnych i finansowych, działanie we współpracy z Zamawiającym i na rzecz Zamawiającego w całym okresie realizacji inwestycji, zapewnienie logistyki i udostępnienie środka transportowego podczas wizyt przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego w JST i innych lokalizacjach połoŝonych na terenie województwa lubuskiego, niezbędnych do realizacji projektu, inne obowiązki niezbędne do realizacji projektu.
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (1) ustalenie wytycznych do realizacji zadań projektu, opracowanie szczegółowego planu projektu wraz z harmonogramem wdroŝenia projektu, nadzór nad przestrzeganiem harmonogramu wdroŝenia projektu, nadzór nad prawidłową realizacją dostaw i usług, sprawdzanie i akceptacja faktur za realizację przedmiotu zamówienia pod kątem zakresu rzeczowego, wartości i zgodności z umową, obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi instytucji pośredniczącej i innych instytucji, sprawdzanie i potwierdzanie wykonania określonych w umowie etapów realizacji zadań lub ich części nie stanowiących odrębnych przedmiotów odbioru, sprawdzanie kompletności i poprawności przedstawionych przez wykonawców dokumentów i zaświadczeń,
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (2) rozstrzyganie, w porozumieniu z Zamawiającym, wątpliwości natury technicznej powstałych w toku wykonywania przedmiotu zamówienia, przygotowanie, zgodnie z wymogami LRPO, przedkładanie Zamawiającemu do sygnowania i składanie do Instytucji Pośredniczącej monitoringu i pomiaru wskaźników projektu oraz ich raportowanie okresowe i końcowe do instytucji pośredniczącej i innych instytucji, przygotowanie, zgodnie z wymogami LRPO, przedkładanie Zamawiającemu do sygnowania i składanie do Instytucji Pośredniczącej rozliczeń poszczególnych etapów projektu, a po zakończeniu całego projektu,
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (3) wykonanie - w razie potrzeby - usług dodatkowych lub zamiennych, wynikających z konieczności zapobieŝenia bezpośredniemu niebezpieczeństwu, zabezpieczeniu prac juŝ wykonanych lub uniknięcia strat, podejmowanie wiąŝących decyzji w sprawie natychmiastowego wykonania usług dodatkowych, po uzyskaniu aprobaty Zamawiającego, zapewnienie Zamawiającemu pełnej administracji projektu tzn. kontrolę jakości i ilości, monitorowanie postępu i kosztów, udział w rozwiązywaniu problemów i sporów powstałych w trakcie realizacji usług i dostaw, kontrolę i aprobatę dokumentów roszczeniowych Wykonawcy, aprobowanie wydłuŝenia czasu trwania kontraktu oraz zwiększenia ceny kontraktowej z uwzględnieniem regulacji UE, po uzyskaniu akceptacji ze strony Zamawiającego,
Obowiązki InŜyniera Kontraktu (4) inicjowanie i przewodniczenie okresowym zebraniom w siedzibie Zamawiającego lub u 95 partnerów projektu na temat postępu realizacji projektu, uczestnictwo w ewentualnych kontrolach w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanych przez Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Zarządzającą oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzania, przygotowanie materiałów i dokumentów dla potrzeb planowanych lub prowadzonych kontroli, przeprowadzenie audytu powdroŝeniowego projektu Lubuski e- Urząd.
Konsultacje i wsparcie dla projektu InŜynier przeprowadzać będzie konsultacje w siedzibie Lidera lub wskazanym przez Lidera miejscu w liczbie min. 200 godzin w całym okresie realizacji zamówienia, nie rzadziej niŝ raz na tydzień. Dodatkowo (poza określonym powyŝej 200 godzinnym limitem) moŝliwe jest prowadzenie konsultacji za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej, faksu, telefonu w godzinach pracy. JeŜeli zaistnieje nagła sytuacja niezbędna do prawidłowej realizacji projektu Lider zastrzega sobie prawo wyznaczenia dodatkowych konsultacji (poza wyznaczonym limitem 200 godzin) w siedzibie Lidera lub u jego 95 partnerów, równieŝ poza godzinami pracy. Ze strony Wykonawcy we wszystkich konsultacjach musi brać udział Kierownik lub z-ca Kierownika Zespołu Wykonawcy. Na prośbę Zamawiającego w wybranych konsultacjach będą brali udział inni eksperci ze strony Wykonawcy.
Wizyty InŜyniera Projektu Dla zapewnienia właściwego i skutecznego nadzoru nad realizacją dostaw, udział w odbiorach sprzętu i instalacji sprzętu komputerowego, oznaczenia i przyjęcie na ewidencję środków trwałych i wyposaŝenia Zamawiającego sprzętu komputerowego, odbioru usług, nadzór nad szkoleniami, udział w spotkaniach u wszystkich 96 partnerów projektu szacuje się wizyt w terenie: co najmniej dwanaście wizyt przedstawiciela Wykonawcy u kaŝdego z partnerów projektu w trakcie całego okresu trwania projektu w kaŝdym z 96 JST. raz na kwartał (w okresie trwania projektu) jedna wspólna wizyta przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy w kaŝdym z 96 JST.
Zadania Generalnego Wykonawcy (1) WdroŜone rozwiązanie przez wykonawcę winno być wzajemnie zintegrowane w ramach projektu oraz zintegrowane z projektem epuap realizowanym przez MSWiA. Projekt prowadzony zgodnie z metodyką prowadzenia projektów PRINCE 2 dostosowaną do potrzeb projektu Lubuski e-urząd Realizacja zadania polega na pełnieniu roli generalnego wykonawcę prac związanych z inwestycją pn: Lubuski e-urząd. Zakres generalnego wykonawcy obejmuje dostawę sprzętu komputerowego, aplikacji internetowych, elektronicznego obiegu dokumentów, wdroŝenie oraz szkolenia związane z kompleksową realizacją projektu Lubuski e-urząd
Zadania Generalnego Wykonawcy (2) Dostawa i wdroŝenie oprogramowania oraz szkolenia: system elektronicznego obiegu dokumentów dla warstwy regionalnej, system elektronicznego obiegu dokumentów dla 61 JST, Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej, portal Internetowy, regionalna platforma komunikacji elektronicznej (Cyfrowy Urząd), automatyczny system zgłoszeń serwisowych, system raportowania oraz analiz porównawczych w zakresie sprawozdawczości budŝetowej jednostek samorządu terytorialnego, oprogramowanie MS SQL, oprogramowanie antywirusowe 1846 szt. zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego 351 szt
Zadania Generalnego Wykonawcy (3) Dostawa, konfiguracja i uruchomienie infrastruktury technicznej szkolenia serwery z MS Windows Serwer 113 szt. farma serwerów kasetowych (blade) MS Windows Serwer 2 szt. macierz dyskowa 4 szt. biblioteka taśmowa 3 szt. stacje robocze z MS Windows 7 i MS Office 2007 1 012 szt. laptopy z MS Windows 7 i MS Office 2007 216 szt. skanery 100 szt. urządzenia wielofunkcyjne 2 szt. firewall`e 97 szt., router`y 15 szt. przełączniki 24 portowe 39 szt., przełączniki 48 portowe 36 szt. zasilacze awaryjne UPS`y (350, 500, 650, 1500, 3k, 8k, 15, 30 kva) łącznie 400 szt. szafy stelaŝowe (Rack) 14 szt.
Harmonogram realizacji projektu Ogłoszenie przetargów na InŜyniera Kontraktu oraz generalnego wykonawcę rozpoczęcie wdroŝenia pierwszy etapu wdroŝenia drugi etapu wdroŝenia testowania systemów w JST grudzień 2010r., początek 2011r., druga połowa 2011r., pierwszy kwartał 2012r., połowa 2012r., zakończenie i rozliczenie połowa 2012r.
Zadania organizacyjne dla partnerów Aneksy do zawartych umów (gdzie będą zmiany infrastruktury), Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i formalnie umocowanej do reprezentowania ze strony JST (np. Sekretarz), Wyznaczenie osoby do kontaktów operacyjnych i bieŝących oraz dla koordynacji ze strony JST (np. informatyk), Realizacja zaleceń przeprowadzonego latem 2010 r. audytu w JST, Zabezpieczenie środków na wkład własny (zgodnie z umową z UM z lipca 2010r.).
Modele finansowania eksploatacji Warianty zarządzania e-urząd po okresie trwałości i pokrywanie kosztów eksploatacji: całkowicie Urząd Marszałkowski (Lider), rozłoŝony na wszystkich uczestników wg klucza podziału (wnoszony do Lidera), organizacja utworzona do eksploatacji (związek celowy, stowarzyszenie, podmiot gospodarczy)
Powiązania zewnętrzne Koordynacja z projektami centralnymi MSWiA: nowy elektroniczny dowód osobisty (pl.id), portal centralny epuap Zmiany ustaw i rozporządzeń dotyczących elektronicznej administracji
MoŜliwe kolejne projekty SI Edukacja, szkolenia, e-learning, wykluczenie cyfrowe (przedszkola, szkoła podstawowa, gimnazjum, liceum, szkoły policealne), Systemy zintegrowane dla JST (klasy ERP), Geodezja i mapy cyfrowe (GIS, dyrektywa Inspire, zarządzanie kryzysowe, planowanie przestreznne), Infrastruktura techniczna, sieci szerokopasmowe, WiMax, Inne O kolejnych projektach naleŝy myśleć juŝ dzisiaj aby je właściwie i optymalnie przygotować.
Dziękuję za uwagę Grzegorz Fiuk Doradca Projektu Szczeciński Park Naukowo Technologiczny Sp. z o.o. e-mail: gfiuk@spnt.pl tel.: +48 91 85 22 911 GSM: +48 601 713 867 Zielona Góra, dnia 17 grudnia 2010r.