WARUNKI PROWADZENIA KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ Z URZĘDEM I PRZEZ URZĄD W RAMACH OBSZARU UŻYTKOWNIKA USTANOWIONEGO DECYZJĄ nr EX-13-2 (Decyzja podstawowa w sprawie komunikacji elektronicznej) Użytkownicy proszeni są o uważne zapoznanie się z poniższymi informacjami i uznaje się, że akceptują zobowiązania określone w końcowej części niniejszego dokumentu. 1) Definicja obszaru użytkownika i jego zawartość Obszar użytkownika to profesjonalna i bezpieczna platforma elektroniczna dostępna wyłącznie za pośrednictwem osobistego konta (lub subkonta), zapewniająca zarejestrowanym użytkownikom spersonalizowany dostęp do informacji na ich temat oraz narzędzi internetowych. Unikalny punkt dostępu do obszaru użytkownika zapewnia oficjalna witryna internetowa UHRW (www.oami.europa.eu). Dzięki obszarowi użytkownika użytkownicy będą mogli: przeglądać wykaz archiwalnych i aktualnych plików założonych przez danego użytkownika w Urzędzie; otrzymywać, przeglądać, pobierać, drukować i zapisywać na dysku wszystkie dokumenty wygenerowane w formie elektronicznej oraz powiadomienia otrzymane od Urzędu; przesyłać, przeglądać, drukować i zapisywać na dysku wszystkie dokumenty elektroniczne oraz własne powiadomienia kierowane do Urzędu; wykonywać różnego rodzaju operacje elektroniczne związane ze wspólnotowymi znakami towarowymi i zarejestrowanymi wzorami wspólnotowymi: e-zgłoszenia, e-czynności, e-przedłużenia praw itp. zarządzać wszystkimi swoimi danymi osobowymi (adres, nr telefonu itp.); zarządzać systemem spersonalizowanych komunikatów; zarządzać swoimi rachunkami bieżącymi w UHRW. Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 1
2) Zawartość obszaru użytkownika a) Wykazy plików W obszarze użytkownika znajdować się będzie wykaz wszystkich archiwalnych (zamkniętych) i aktualnych plików założonych przez użytkownika w Urzędzie. Wykaz prezentowany będzie w połączeniu z narzędziami do wyszukiwania, dzięki którym użytkownik będzie mógł zapoznać się ze szczegółowymi informacjami na temat danego pliku. Wykaz dostępny w obszarze użytkownika będzie zawierał jedynie te pliki, w związku z którymi dany zarejestrowany użytkownik występuje jako uczestnik danej procedury (strona, przedstawiciel itp.). Aktualnie dostępne wykazy plików: wspólnotowe znaki towarowe; wzory wspólnotowe; sprzeciwy dotyczące zgłoszonych znaków towarowych; wpisy, zmiany, kontrole plików. W przyszłości lista ta może zostać rozbudowana. b) Powiadomienia o decyzjach i inne dokumenty Obszar użytkownika umożliwia UHRW powiadamianie użytkownika w sposób wiążący o decyzjach i innych dokumentach drogą elektroniczną. W obszarze użytkownika użytkownik może wybrać opcję komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy lub innej wiążącej formy komunikacji. W przypadku wybrania opcji komunikacji elektronicznej UHRW będzie powiadamiać użytkownika o wszelkich decyzjach i dokumentach drogą elektroniczną za pośrednictwem obszaru użytkownika, z wyłączeniem przypadków, gdy jest to niemożliwe z przyczyn technicznych. Wyboru opcji komunikacji elektronicznej lub innej formy komunikacji przewidzianej w obowiązujących przepisach użytkownik może dokonać w dowolnym momencie. Zmiana statusu zostanie jednak wprowadzona w życie dopiero po upływie czasu koniecznego ze względów technicznych. Użytkownicy będą mogli skorzystać z opcji otrzymywania komunikatu informującego o dostępności w obszarze użytkownika decyzji lub innego dokumentu oczekującego na dalsze przetwarzanie. Komunikat może mieć postać wiadomości e-mail, wiadomości SMS lub innego środka technicznego przewidzianego do tego celu. Podobny komunikat zostanie zaprezentowany bezpośrednio po zalogowaniu się użytkownika w obszarze użytkownika. Komunikat nie ma skutków prawnych. Ma wyłącznie charakter informacyjny. Uznaje się jednak, że dana decyzja lub inny dokument został(a) podany(-a) do wiadomości użytkownika wraz z upływem piątego dnia od daty, w której dana decyzja lub dokument został(a) dostarczony(-a) przez Urząd do skrzynki Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 2
odbiorczej użytkownika w obszarze użytkownika. Zalecane jest, aby użytkownicy logowali się w obszarze użytkownika przynajmniej raz w tygodniu w celu zapoznania się z otrzymanymi decyzjami lub innymi dokumentami. W obszarze użytkownika zostaje wskazana data podania do wiadomości danej decyzji lub dokumentu. W przypadku niemożności uzyskania dostępu do decyzji lub innego dokumentu użytkownik powinien niezwłocznie poinformować o takim fakcie UHRW. Użytkownik będzie miał możliwość przeglądania, drukowania lub zapisywania na dysku takich powiadomień w dowolnym momencie. c) Wnioski, korespondencja lub inne dokumenty przesyłane do Urzędu Obszar użytkownika pozwala na składanie wniosków (np. zgłoszenia, przedłużenia praw itp.) oraz przesyłanie korespondencji lub dokumentów w formie elektronicznej. Co do zasady, po pierwszym złożeniu/przesłaniu wniosku, korespondencji lub innego dokumentu w formie elektronicznej kolejne wnioski, korespondencję lub inne dokumenty w tej samej sprawie należy składać/przesyłać w ten sam sposób, z wyłączeniem przypadków, gdy jest to niemożliwe z przyczyn technicznych wówczas użytkownik może korzystać z innej formy komunikacji. Wnioski, korespondencja lub dokumenty przekazywane do UHRW są poddawane automatycznej kontroli w celu zapewnienia bezpieczeństwa transmisji. W przypadku gdy w wyniku takiej kontroli wykryta zostanie nieprawidłowość, nastąpi odmowa przyjęcia dokumentów. W przypadku wystąpienia awarii podczas przekazywania wniosków, korespondencji lub innych dokumentów w formie elektronicznej będą one musiały zostać przesłane przy wykorzystaniu innej formy komunikacji przewidzianej w przepisach, zgodnie z obowiązującymi zasadami proceduralnymi. O każdej takiej awarii użytkownik powinien poinformować Urząd. Użytkownik otrzymuje potwierdzenie odbioru zawierające m.in. datę odbioru. Za moment odbioru wniosków, korespondencji lub innych dokumentów uznaje się moment poświadczenia takiego odbioru zgodnie z czasem urzędowym w Hiszpanii. Potwierdzenie odbioru nie ma wpływu na dopuszczalność proceduralną danego wniosku, korespondencji lub innego przekazanego dokumentu. Użytkownik będzie miał możliwość przeglądania, drukowania lub zapisywania na dysku takich wniosków, korespondencji lub innych dokumentów w dowolnym momencie. Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 3
d) Operacje elektroniczne, które mogą być wykonywane w obszarze użytkownika W obszarze użytkownika wykonywać można szereg operacji elektronicznych (e-wnioski, e-czynności, e-przedłużenia praw itp.). Operacje dostępne w obszarze użytkownika to: e-wnioski: o wspólnotowe znaki towarowe; o wzory wspólnotowe; o sprzeciwy wobec zgłoszonego wspólnotowego znaku towarowego; o wnioski o wykreślenie i unieważnienie; o odwołania. e-przedłużenia praw: o wspólnotowe znaki towarowe; o wzory wspólnotowe. Wyszczególnienie e-czynności dotyczących wspólnotowych znaków towarowych: o wycofanie zgłoszenia; o zrzeczenie się; o przeniesienie całkowite lub częściowe; o uwagi stron trzecich; o zarządzanie terminami (wydłużenie, zawieszenie); o ograniczenie wykazów towarów i usług; o składanie wniosków, przekazywanie korespondencji lub innych dokumentów (starszeństwo, pierwszeństwo, tłumaczenia, kontynuacja postępowania, przywrócenie stanu poprzedniego); o wniosek o zmianę. Wyszczególnienie e-czynności dotyczących wzorów wspólnotowych: o przeniesienie całkowite; o zrzeczenie się; o składanie wniosków, przekazywanie korespondencji lub innych dokumentów (pierwszeństwo, wzory odroczone). Wyszczególnienie e-czynności dotyczących sprzeciwów: o wycofanie sprzeciwu; o zarządzanie wnioskami wspólnymi; o zarządzanie terminami (wydłużenie, zawieszenie); o zarządzanie dopuszczalnością (stanowisko w sprawie braków, płatności); o składanie wniosków, przekazywanie korespondencji lub innych dokumentów (dodatkowe okoliczności, dowody i argumenty, uwagi, dowody używania, tłumaczenia, stanowisko w sprawie ograniczeń). Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 4
Wyszczególnienie e-czynności dotyczących odwołań: o wycofanie odwołania; o zarządzanie dopuszczalnością (stanowisko w sprawie braków); o zarządzanie terminami (wydłużenie); o składanie wniosków, przekazywanie korespondencji lub innych dokumentów (uzasadnienia, uwagi, tłumaczenia, odpowiedzi). Wyszczególnienie e-czynności dotyczących wykreślenia/unieważnienia: o wycofanie wniosku o wykreślenie/unieważnienie; o zarządzanie dopuszczalnością (stanowisko w sprawie braków, płatności); o zarządzanie terminami (wydłużenie, zawieszenie); o składanie wniosków, przekazywanie korespondencji lub innych dokumentów (uzasadnienia, uwagi, tłumaczenia, odpowiedzi). Inne dostępne e-czynności (*): o wyznaczanie/przeniesienie/wykreślenie przedstawiciela; o aktualizacja informacji o przedstawicielu/właścicielu; o aktualizacja odniesień do przedstawiciela/właściciela; o wnioski o kontrolę plików; o wniosek w sprawie udostępnienia informacji; o wnioski w sprawie poprawienia informacji publikowanych w sieci UHRW. o zapytania; o skargi. Ponadto obszar użytkownika pozwala również na składanie w ramach postępowania o charakterze kontradyktoryjnym (obecnie opcja ta dostępna jest wyłącznie w przypadku postępowania w sprawie sprzeciwu prowadzonego w pierwszej instancji), gdzie obydwie strony są zarejestrowanymi użytkownikami wspólnych wniosków, które są poświadczane (podpisywane) w formie elektronicznej przez obie strony. Zastrzeżenie: powyższa lista operacji może zostać w dowolnym momencie zmodyfikowana. Aktualna wersja powyższej listy jest publikowana w internecie. Urząd nie gwarantuje stałej dostępności wszystkich powyższych operacji. Załączniki: 1. We wszystkich wyżej wspomnianych postępowaniach i w stosownych przypadkach użytkownik może załączyć dokumenty potwierdzające, z zastrzeżeniem spełnienia wymagań technicznych określonych tutaj: Wymagania techniczne dotyczące załączników Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 5
2. OSTRZEŻENIE: Prawidłowe złożenie e-wniosku dotyczącego zgłoszenia WZT jest równoznaczne z koniecznością wpisania wszystkich towarów lub usług objętych zgłoszeniem w polu przeznaczonym do tego celu. Można to uczynić w następujący sposób: zgłaszający może albo wybrać ze zharmonizowanej listy wyboru dowolny z terminów udostępnionych uprzednio przez Urząd w tym celu, albo ręcznie wpisać bezpośrednio w tym polu towary i usługi, które go interesują, bądź też skorzystać z obu metod. Jeżeli jednak towary lub usługi nie zostaną wprowadzone w powyższy sposób, lecz przedłożone w osobnym załączniku lub zgłoszone później, zgłoszenie nie zostanie uznane za dokonane drogą elektroniczną, skutkiem czego pobrana zostanie opłata za wniosek, a nie obniżona opłata za e-wniosek. e) Zarządzanie systemem spersonalizowanych komunikatów (wspólnotowe znaki towarowe i zarejestrowane wzory wspólnotowe) Użytkownicy po zalogowaniu się mogą tworzyć komunikaty internetowe. Dostępne są trzy rodzaje komunikatów: - komunikaty dotyczące terminarza - komunikaty dotyczące monitoringu - komunikaty obserwacji. Komunikaty podawane są do wiadomości w obszarze użytkownika i mogą mieć postać wiadomości e-mail, wiadomości SMS lub innego środka technicznego przewidzianego w przepisach. Komunikaty pełnią wyłącznie funkcję informacyjną i nie należy ich mylić z powiadomieniami. Jeżeli z jakiegoś powodu komunikat nie zostaje przesłany lub zawiera błąd, fakt taki nie ma wpływu na powiadomienie ani, w odpowiednim przypadku, odnośne terminy. f) Dostęp do informacji na temat rachunku bieżącego w UHRW W obszarze użytkownika zarejestrowani posiadacze rachunku bieżącego znajdą również wszystkie informacje dotyczące własnego rachunku: saldo płatności, przepływy, obciążenia oczekujące. g) Płatność elektroniczna kartą kredytową Niektóre opłaty należne Urzędowi mogą być uiszczane kartą kredytową, przy czym płatność taka powinna dotyczyć czynności wykonywanej za pośrednictwem obszaru użytkownika. Wszystkie płatności dokonywane są w euro. Uznaje się, że płatność dokonana kartą kredytową następuje w dniu, w którym dokonano złożenia odnośnego dokumentu lub wniosku drogą elektroniczną. W przypadku gdy próba obciążenia karty przez Urząd z jakiegoś powodu zostaje zakończona niepowodzeniem transakcji, uznaje się, że płatność nie nastąpiła. Dotyczy to również sytuacji, kiedy odpowiedzialność za niepowodzenie transakcji nie leży po stronie płatnika. Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 6
Obsługiwane są następujące karty kredytowe: a) Visa b) Mastercard lub c) Eurocard. Obecnie płatność dokonywana kartą kredytową jest dopuszczalna wyłącznie w przypadku zgłoszenia znaku towarowego (w tym także w przypadku opłat klasowych) lub wzoru oraz przedłużenia praw. W każdym przypadku właściwe narzędzie internetowe (np. e-wnioski) wskazywać będzie, kiedy dana opłata może zostać uiszczona kartą kredytową. 3) Wniosek o utworzenie konta użytkownika i warunki użytkowania Wniosek o utworzenie konta użytkownika należy złożyć w trybie online. Po zatwierdzeniu wniosku przez UHRW użytkownik może wybrać formę komunikacji, za pośrednictwem której otrzyma identyfikator użytkownika i osobiste hasło. Hasło to musi zostać zmienione przez użytkownika po pierwszym zalogowaniu się w obszarze użytkownika, a następnie co najmniej raz na sześć miesięcy. Użytkownicy mogą otwierać subkonta powiązane z kontem głównym. Użytkownik odpowiada za prawidłowe użytkowanie i zachowanie poufności swojego konta, haseł oraz, w odpowiednim przypadku, związanych z nim subkont, niezależnie od tego, przez kogo użytkowane jest dane konto lub subkonta. Konto użytkownika nieużytkowane przez okres trzech lat zostaje zamknięte w sposób automatyczny. W takim przypadku w celu utworzenia konta należy złożyć nowy wniosek. W systemie obszaru użytkownika dostępne są różne czynności standardowe, które mogą być podejmowane w ramach postępowań prowadzonych przez Urząd. Wybór jednej z takich czynności standardowych przez użytkownika ma znaczenie decydujące w stosunku do innych oświadczeń lub uwag przedstawianych przez użytkownika. Na przykład: W przypadku gdy dany wspólnotowy znak towarowy zostaje przez użytkownika wycofany poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w systemie, czynność taka ma znaczenie decydujące, niezależnie od wszelkich sprzecznych z nią lub uzupełniających uwag dodatkowych przedstawionych przez użytkownika, w związku z czym uznaje się, że użytkownik złożył wyłącznie wniosek o wycofanie wskazanego wspólnotowego znaku towarowego. 4) Zgoda użytkownika na przesyłanie informacji przez UHRW za pośrednictwem adresu e-mail użytkownika Po utworzeniu konta użytkownika i podaniu adresu e-mail użytkownik zostanie zapytany o to, czy wyraża zgodę na przesyłanie mu przez Urząd na podany adres e- Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 7
mail informacji dotyczących własności intelektualnej takich jak wiadomości na temat znaków towarowych i wzorów, zaproszenia na seminaria, warsztaty itp. Urząd zobowiązuje się do zachowania poufności oraz niepublikowania w żadnej formie i nieudostępniania w inny sposób adresu e-mail podanego do takich celów. Powyższe treści mają na celu wyłącznie informowanie użytkowników oraz bieżące zapoznawanie ich z tematyką własności intelektualnej i aktualnościami z tej dziedziny, w tym także z wynikami ogólnych i szczegółowych badań. 5) Wniosek o zamknięcie konta użytkownika Użytkownik może w dowolnym momencie złożyć wniosek o zamknięcie swojego konta. Konto zostaje zamknięte w najszybszym terminie, na jaki pozwalają względy techniczne. Do chwili ostatecznego zamknięcia konta wszystkie przepisy dotyczące obszaru użytkownika pozostają w mocy i są stosowane bez ograniczeń. 6) Wymogi techniczne i zalecenia dotyczące bezpieczeństwa Szczegółowe informacje na ten temat znaleźć można pod następującym adresem: LINK: www.oami.europa.eu/ohimportal/help Poniżej przedstawiono szereg środków bezpieczeństwa, które powinny być stosowane przez użytkowników podczas pracy z komputerem, przy czym nie mają one na celu zabezpieczenia komunikacji z Urzędem, ale ochronę komputera użytkownika oraz zapisanych na nim informacji. 1. Dostęp do komputera należy zabezpieczyć poprzez stosowanie haseł. Hasło należy zachować w tajemnicy nie należy go udostępniać ani zapisywać w pobliżu komputera. 2. Należy wyłączyć funkcję zapamiętywania haseł w przeglądarce internetowej. Nieużywany komputer należy przechowywać w zamkniętym pomieszczeniu. 3. Należy zainstalować program antywirusowy i regularnie go aktualizować. 4. Należy często wykonywać kopie zapasowe plików zapisanych na komputerze. 5. W ustawieniach przeglądarki internetowej należy wyłączyć opcję zapisywania na stałe plików cookies. 6. W ustawieniach przeglądarki internetowej należy dla trybu korzystania z formantów Active X wybrać opcję monituj. Dopuszczenie formantów Active X wyłącznie z zaufanych stron internetowych zapobiega instalowaniu się na komputerze złośliwego oprogramowania typu spyware lub adware. Użytkownikom zaleca się uważną lekturę i stosowanie wszystkich wymogów technicznych i zaleceń dotyczących bezpieczeństwa, które przedstawiono w pkt 7). Stosowanie się do tych wymogów może być konieczne dla prawidłowego funkcjonowania obszaru użytkownika. Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 8
7) Zastrzeżenia UHRW nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstające w wyniku interferencji, braków, zakłóceń, działania wirusów komputerowych, awarii łączy telefonicznych lub przerw w funkcjonowaniu niniejszego systemu elektronicznego z przyczyn, na które UHRW nie miał wpływu. Dotyczy to również opóźnień i przypadków zablokowania możliwości korzystania z systemu spowodowanych przez awarie lub przeciążenia łączy lub serwerów UHRW, systemu internetowego lub innych systemów elektronicznych, a także szkód spowodowanych przez osoby trzecie na skutek nieuprawnionej ingerencji, na którą UHRW nie miał wpływu. Wszelkie czynności wykonywane w obszarze użytkownika muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami. W przypadku gdy na skutek awarii technicznej lub z innej równoważnej przyczyny powstaje możliwość wykonywania w obszarze użytkownika czynności niezgodnych z obowiązującymi przepisami, czynności takie mogą zostać przez Urząd anulowane. W takim przypadku użytkownik zostaje odpowiednio powiadomiony. Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 9
8) Szyfrowanie i niezaprzeczalność UHRW dysponuje zaawansowanymi i bezpiecznymi systemami gwarantującymi identyfikację klientów w trakcie połączenia oraz certyfikację treści przesyłanych wiadomości. Urząd gwarantuje również autentyczność serwera, z którym łączą się klienci, co zapobiega jego zastąpieniu przez osoby trzecie. Wszystkie informacje przesyłane drogą internetową są szyfrowane przy zastosowaniu protokołu SSL. Instytucja certyfikująca: serwer UHRW posiada certyfikację międzynarodowej instytucji certyfikującej (Verisign Inc.), która gwarantuje, że klienci faktycznie zostają połączeni z UHRW. ZOBOWIĄZANIA UŻYTKOWNIKA Niniejszym użytkownik przyjmuje na siebie poniższe zobowiązania, których naruszenie może skutkować zamknięciem konta użytkownika. Zobowiązuję się do niepodawania osobom trzecim identyfikatora i hasła użytkownika; wszelkie czynności podejmowane przy wykorzystaniu takiego identyfikatora i hasła należy uznać za czynności podejmowane przeze mnie. Zobowiązuję się do niezwłocznego informowania o każdej zmianie adresu e- mail. Zobowiązuję się do regularnego logowania się w obszarze użytkownika i zapoznawania się z treścią powiadomień oczekujących na dalsze przetwarzanie, których jestem właściwym odbiorcą. Oświadczam, że w przypadku niezapoznania się przeze mnie z takim dokumentem należy uznać, iż został on skutecznie podany do mojej wiadomości wraz z upływem piątego dnia od daty, w której taki dokument został dostarczony przez Urząd do mojej skrzynki odbiorczej w obszarze użytkownika. Zobowiązuję się do wybrania odpowiedniej formy komunikacji w celu otrzymywania powiadomień od Urzędu. Warunki prowadzenia komunikacji elektronicznej z Urzędem i przez Urząd Strona 10