Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/30/2014 Warszawa, dn. 26.09.2014 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Świadczenie usługi wypożyczenia sprzętu nagłaśniającego i audiowizualnego na konferencję organizowaną przez III. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi wypożyczenia sprzętu nagłaśniającego i audiowizualnego na konferencję organizowaną przez 2. Konferencja odbędzie się w Warszawie, na terenie głównym i centralnym Politechniki Warszawskiej, w dniach 13-14 października 2014 r. od godz. 8:30, do ok. godz. 22:00 w dniu 13 października 2014 r. oraz od godz. 8:30, do godz. 16:30 w dniu 14 października 2014 r. 3. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni: 1) nagłośnienie Zamawiający wymaga optymalnego nagłośnienia sali, przy użyciu min. 7 głośników po min. 120 db SPL, pasmo przenoszenia 80 Hz-19 khz, linia opóźniająca umożliwiająca czasowe wyrównanie sygnału, 2) mikrofon bezprzewodowy z możliwością strojenia częstotliwości pracy - 7 szt., 3) mixer audio na co najmniej 6 torów mikrofonowych i 2 tory liniowe stereofoniczne z korektorem trójzakresowym (low, mid, high), kompresorem i bramką szumów. Zamawiający dopuszcza stosowanie zarówno stołów analogowych z peryferiami, jak i stołu cyfrowego zaopatrzonego w ww. funkcje, 4) wszelki inny sprzęt (np. kable, wtyczki, itd.) niezbędny do realizacji zamówienia, 5) skrzynka dziennikarska - min. 6 wejść, 6) odtwarzacz cd/ mp3, kompatybilny z mikserem, 7) muzykę podczas kolacji pierwszego dnia konferencji oraz przerw kawowych drugiego dnia konferencji (Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z ZAIKS), 8) telewizory LED co najmniej 55 4 szt., 9) telewizory LED co najmniej 40 2 szt., 10) mikser wizyjny umożliwiający wypuszczanie sygnału video na wszystkich telewizorach w sali, 11) laptop z pilotem kompatybilny z oprogramowaniem Microsoft Office 2013, 12) podest (scena): wysokość ok. 0,8-1 m ze schodkami, szerokość ok. 14 m, głębokość ok. 3 m, 13) realizatora dźwięku, tj. osobę do obsługi,
14) obsługę techniczną - montaż i demontaż sprzętu, 15) transport. 4. Sprzęt musi być rozstawiony i przygotowany do użytku przed wydarzeniem, nie później niż na 20 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia wydarzenia. 5. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość wypożyczonego sprzętu. 6. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za kompetencje osób skierowanych do realizacji zamówienia. 7. Wykonawca ponosi koszty dowozu, wyładunku, rozstawienia i uprzątnięcia wymaganego przez Zamawiającego sprzętu oraz koszty realizacji dźwięku. 8. Wykonawca po zakończeniu wydarzenia doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbierze sprzęt oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystane w trakcie świadczenia usługi). Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu uprzątnięte miejsce świadczenia usługi w dniu świadczenia usługi (nie później niż do godz. 23:00 w dniu 13 października 2014 r. oraz nie później niż do 18:00 w dniu 14 października 2014 r.). 9. Zamawiający informuje, że istnieje możliwość zdeponowania wypożyczonego sprzętu po zakończeniu 1-go dnia konferencji w Gmachu Fizyki. W przypadku skorzystania Wykonawcy z takiej możliwości ponosi on koszty i ryzyko zdeponowania wypożyczonego sprzętu. 10. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. IV. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi wypożyczenia sprzętu nagłaśniającego na konferencję organizowaną przez 2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów.
2 Termin i miejsce realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w dniach 13-14 października 2014 r. 2. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia w Warszawie, na terenie głównym i centralnym Politechniki Warszawskiej. 3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością. 2. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość wypożyczonego sprzętu. 3. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za kompetencje osób skierowanych do realizacji zamówienia. 4. Po realizacji przedmiotu zamówienia Strony podpiszą protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia. 5. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie udostępnić do wglądu wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy. 6. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część przedmiotu zamówienia, którą powierza Podwykonawcom. 7. Zlecenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego własnych pracowników lub przedstawicieli. 8. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę netto... zł (słownie:... złotych). 2. Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy % VAT w kwocie... zł (słownie złotych:...). 3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi zł (słownie:.... złotych). 4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust. 4, bez zastrzeżeń, Wykonawca wystawi fakturę VAT.
5. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy, o którym mowa w 1. 6. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres:,,, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i 6. 9. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy, 5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8, 6) kod CPV: 32342400-6. 11. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 12. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i).... numer telefonu adres e-mail.; 2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i).. numer telefonu. adres e-mail... 2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie.
6 Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, a w szczególności w razie 0,5-godzinnej zwłoki w wykonywaniu przedmiotu umowy, wobec terminów określonych w umowie, w tym w załącznikach do umowy, lub wyznaczonych przez Zamawiającego na jej podstawie lub w przypadku niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy; 2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy; 3) nienależytego wykonania umowy. 3. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie, tj. w terminie 48 godzin, zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 2 pkt 1. 7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy, w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie lub na jej podstawie; 3) w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za dostarczenie sprzętu niezgodnego z opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonego w niewłaściwej liczbie, w niewłaściwej formie. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji,
gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych. 8 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy; 2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy; 3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia; 4) w zakresie terminu, w przypadku konieczności zmiany przez Zamawiającego terminu konferencji; 5) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań; 6) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VI. VII. VIII. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 30 września 2014 r. do godziny 15 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej