Urząd Miejski w Głogowie P R O C E D U R A POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO Nr procedury P-IV-02 Wydanie 4 Imię i Nazwisko Data Podpis AUTOR PROCEDURY Hanna RóŜewicz 15.06.2011 SPRAWDZIŁ BoŜena Dąbrowska 20.06.2011 ZATWIERDZIŁ Jan Zubowski 21.06.2011 PROCEDURA WCHODZI W śycie Z DNIEM: SPIS TREŚCI: 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES PROCEDURY 3. TERMINOLOGIA 4. ODPOWIEDZIALNOŚCI I UPRAWNIENIA 5. PRZEBIEG POSTĘPOWANIA 6. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 1. CEL Celem niniejszej procedury jest zapewnienie sprawnego i terminowego udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości zamówienia nie mniejszej niŝ 14.000 Euro w podstawowym trybie udzielania zamówień. 2. ZAKRES Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Miejskiego w Głogowie. 3. TERMINOLOGIA 3.1.BOM Biuro Obsługi Mieszkańca. 3.2.KIEROWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ (KKO) naczelnik wydziału, kierownik, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. 3.3.KOMÓRKA ORGANIZACYJNA wydział, dział, referat, biuro, Urząd Stanu Cywilnego, samodzielne stanowiska pracy funkcjonujące w strukturze organizacyjnej Urzędu. 3.4.PRACOWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ (PKO) pracownik wydziału, pracownik działu, pracownik referatu, pracownik biura,, pracownik Urzędu Stanu Cywilnego. 3.5.RZP- Referat Zamówień Publicznych. Strona 1 z 5
3.6.SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY (SSP) inspektor BHP, Rzecznik Prasowy Prezydenta. 3.7.SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. 3.8.SZJ System Zarządzania Jakością. 3.9.UPZP ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.). 3.10. WŁAŚCICIEL PROCESU - osoba odpowiedzialna za nadzór i doskonalenie procesu, określona w Załączniku nr 3 do Księgi Jakości. 3.11. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych stworzony na potrzeby zamówień publicznych. 3.12. ZAPIS (wg ISO 9000) dokument (informacja i jej nośnik), w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań. 4. ODPOWIEDZIALNOŚCI I UPRAWNIENIA 4.1. Uprawnionym do wykonywania zadań określonych w niniejszej procedurze jest pracownik Urzędu realizujący zadania wynikające z procedury, który odbył szkolenie z zakresu SZJ. 4.2. Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. 4.3. Uprawnionym do dokonywania zmian niniejszej procedury jest autor procedury. 4.4. Odpowiedzialnym za dokonywanie zmian w niniejszej procedurze jest autor procedury. 4.5. Odpowiedzialność za nadzór nad przestrzeganiem procedury oraz zapewnienie jej aktualności ponosi/ponoszą właściciel/właściciele procesu. 4.6. W przypadkach szczególnych lub awaryjnych, które nie są opisane w procedurze, decyzję odnośnie postępowania podejmuje właściciel procesu. 5. PRZEBIEG POSTĘPOWANIA - WERSJA OPISOWA 5.1. KKO, SSP Opisuje przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, a w przypadku zamówień na roboty budowlane za pomocą dokumentacji projektowej specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień CPV. Do przeliczania wartości zamówienia posługuje się aktualnie obowiązującym rozporządzeniem w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do Euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub planowanych kosztów prac projektowych Strona 2 z 5
oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-uŝytkowym. Wstępne projekty dokumentów stanowiących podstawę do opracowania i złoŝenia oferty oraz projekty tych dokumentów, po weryfikacji stają się odpowiednio projektem dokumentów oraz SIWZ. 5.2.Prezydent Miasta Zatwierdzając wniosek (zapis: pieczęć, podpis) w sprawie uruchomienia procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powołuje Komisję Przetargową w składzie co najmniej trzyosobowym: Przewodniczący Komisji Przetargowej naczelnik wydziału prowadzącego sprawę lub pracownik, który go zastępuje, Członkowie Komisji Przetargowej osoby merytorycznie odpowiedzialne za zamówienie, Sekretarz Komisji Przetargowej pracownik RZP. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o wartości zamówienia przekraczającej kwotę 14 000 Euro naleŝy do właściwości Komisji Przetargowej. 5.3. Komisja Przetargowa Przygotowuje propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego. Sporządza i prowadzi przez Sekretarza Komisji pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Załącznikami do protokołu są oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Opracowuje projekt SIWZ zgodnie z art. 36 UPZP oraz projekt ogłoszenia o zamówieniu zgodnie z art. 41 UPZP. Przedkłada powyŝsze dokumenty Prezydentowi Miasta do zatwierdzenia. 5.4. Prezydent Miasta Zatwierdza w/w dokumenty (zapis: pieczęć, podpis). Strona 3 z 5
5.5.Wydział Finansów Publicznych Dokonuje przyjęcia wadium, z wyłączeniem wadium wpłaconego przez wykonawcę przelewem, bezpośrednio na wskazany w SIWZ rachunek bankowy. śądanie wniesienia wadium jest obligatoryjne, jeŝeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8, jeŝeli wartość zamówienia nie przekracza tej kwoty, zamawiający moŝe Ŝądać wniesienia wadium. 5.6.Komisja Przetargowa Dokonuje jawnego otwarcia ofert, które następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Przewodniczący Komisji Przetargowej podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adres wykonawców, a takŝe informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności. 5.7. Prezydent Miasta W zawiadomieniu o wykluczeniu wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia podaje uzasadnienie faktyczne i prawne wykluczenia oraz informację o odrzuceniu oferty wykonawcy wykluczonego z udziału w postępowaniu. 5.8. Komisja Przetargowa Występuje do Prezydenta Miasta z propozycją wyboru oferty najkorzystniejszej. W przypadku, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie moŝna dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, Ŝe zostały złoŝone oferty o takiej samej cenie, wzywa się wykonawców, którzy złoŝyli te oferty, do złoŝenia w określonym terminie ofert dodatkowych. 5.9. Prezydent Miasta Po opracowaniu dokumentu umowy zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych Urzędu Miejskiego w Głogowie, zawiera umowę w sprawie zamówieni publicznego, w terminie nie krótszym niŝ 5 dni od dnia przekazania Strona 4 z 5
zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niŝ przed upływem terminu związania ofertą. 5.10.RZP Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza informację o zawarciu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych. 6. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 6.1. Procedury/instrukcje: 6.1.1. Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów - Zarządzenie Prezydenta Miasta nr 64/2007 z dnia 27.03.2007 r. 6.1.2. P-IV-07 Obieg dowodów księgowych zewnętrznych obcych. 6.2. Inne dokumenty: 6.2.1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r., Nr 113, poz. 759 ze zm.). 6.2.2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 6.2.3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 6.2.4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009r. w sprawie rodzaju dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich moŝe Ŝądać zamawiający od wykonawcy. 6.2.5. Zarządzenie Prezydenta Miasta Głogowa Nr 169/2010 z dnia 08 lipca 2010r. w sprawie zasad wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych. 6.3. Załączniki: 6.3.1. Protokół przekazania dokumentów do RZP - Załącznik nr 1/P-IV-02. 6.3.2. Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego - Załącznik nr 2/P-IV-02. 6.3.3. Oświadczenie - Załącznik nr 3/P-IV-02. 6.3.4. Protokół przekazania dokumentów z postępowania - Załącznik nr 4/P-IV-02. Strona 5 z 5