Specyfikacja istotnych warunków zamówienia na przygotowanie i wykonanie kampanii promocyjno-informacyjnej dotyczącej jabłek Jabłko- samo zdrowie Zamawiający: ZWIĄZEK SADOWNIKÓW RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ Grójec, 10 luty 2011r. 1
I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Zamawiającym jest Związek Sadowników Rzeczpospolitej Polskiej ( skrót ZSRP) z siedzibą w Grójcu, ul. Piłsudskiego 59, 05-600 Grójec, biuro@polskiesadownictwo.pl, www.polskiesadownictwo.pl, zwany dalej W skrócie ZSRP. ZSRP jest stowarzyszeniem apolitycznym, dobrowolnym działającym na rzecz i w interesie polskich sadowników. Z inicjatywy sadowników regionu grójeckiego został powołany do życia w maju 1999 roku Związek Sadowników Mazowsza z siedzibą w Grójcu. W dniu 24 lipca 1999 roku w Belsku Dużym odbyło się pierwsze Walne Zebranie Członków, na którym wybrano 7-osobowy Zarząd. Prezesem został wybrany Zbigniew Przybyszewski. Na kolejnym Walnym Zebraniu w styczniu 2001 rozszerzono skład Zarządu Głównego. Obecnie stanowią go: Prezes, 10 członków wybieranych przez Walne Zebranie Delegatów i Prezesi oddziałów terenowych. 8 stycznia 2002 odbyło się Nadzwyczajne Walne Zebranie Delegatów, na którym wybrano nowego Prezesa Zarządu Głównego- Mirosława Maliszewskiego. Ponieważ w tym czasie Związek miał już struktury w niemal wszystkich rejonach sadowniczych w Polsce, zmieniono także nazwę stowarzyszenia na: Związek Sadowników Rzeczpospolitej Polskiej. Statutowymi celami i zadaniami Związku Sadowników RP są: Reprezentowanie potrzeb i interesów zawodowych sadowników Prowadzenie doradztwa w zakresie produkcji sadowniczej Kształtowanie opinii i ocen na temat produkcji sadowniczej Opiniowanie i wypowiadanie się w sprawach dotyczących sadowników Organizowanie życia koleżeńskiego i samopomocy koleżeńskiej Związek realizuje swoją działalność poprzez: Współpracę z organami administracji rządowej, terenowej i samorządowej Gromadzenie, utrwalanie i upowszechnianie wiedzy sadowniczej Organizowanie wystaw, odczytów, seminariów, imprez kulturalno - oświatowych Obronę interesów zawodowych sadowników Współpracę z pokrewnymi organizacjami krajowymi i zagranicznymi Organizowanie różnych form samopomocy koleżeńskiej. Partnerami kampanii promocyjno- informacyjnej Na zdrowie.jabłka będą: Towarzystwo Rozwoju Sadów Karłowych ( TRSK) z prezesem prof. Eberhardem Makoszem i Krajowy Związek Grup Producentów Owoców i Warzyw( KZGPOiW) z prezesem Witoldem Bogutą. 2
Przedmiotem zamówienia jest: II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA - przygotowanie oferty kampanii promocyjnej w ramach realizowanego przez Komisję Europejska programu Wsparcie działań promocyjnych i informacyjnych na rynkach wybranych produktów rolnych, do poniższej specyfikacji, a zwłaszcza: - przygotowanie szczegółowego opisu działań promocyjno informacyjnych; - przygotowanie szczegółowych kosztorysów działań promocyjno informacyjnych; - przygotowanie kreacji działań promocyjno informacyjnych. -realizacja programu, w przypadku akceptacji propozycji programu przez Komisję Europejską. III. WARTOŚĆ PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Szacowana całkowita wartość budżetu programu do wykorzystania stanowi 4.000.000,00 EUR netto (w tym koszty przygotowania i realizacji wszelkich działań w ramach programu, pomiar efektywności programu, koszty gwarancji bankowej, koszty ogólne oraz wynagrodzenie Agencji). Do przeliczeń kwoty z Euro na PLN na potrzeby niniejszego programu należy przyjąć kurs wymiany Euro/PLN równy 4,0. IV. PODSTAWA PRAWNA Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964r. (Dz.U.64.16.93 z późniejszymi zmianami) art. 701-705, z zachowaniem uczciwej konkurencji. Program realizowany będzie w ramach mechanizmu Wspólnej Polityki Rolnej Komisji Europejskiej Wsparcie działań promocyjnych i informacyjnych na rynkach wybranych produktów rolnych. Szczegółowe zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE i rozliczania programu określają: rozporządzenie Rady (WE) NR 3/2008 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich; rozporządzenie Komisji (WE) NR 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich. 3
V. PRZYBLIŻONY TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Zamówienie realizowane będzie od dnia podpisania umowy na realizację wyżej omawianego programu, pomiędzy ZSRP a Agencją Rynku Rolnego (ARR), tj. najwcześniej od lutego 2012 roku, do zakończenia realizacji działań promocyjno informacyjnych (36 miesięcy). VI. ZASADY DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA 1. Postępowanie przeprowadzone zostanie jednoetapowo : 1.1 Opublikowanie zaproszenia do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu 1.2 Ostateczny termin składania ofert 1.3 Komisyjne otwarcie ww. ofert i ocena spełnienia przez oferentów wymogów formalno-prawnych 1.4 Czas na ewentualne uzupełnianie ofert 1.5 Przygotowanie oferty programu wg wzoru opisu programu KE udostępnionego przez ARR 1.6 Złożenie oferty programu w ARR 1. I ETAP ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT 1.1.1 W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, spełniający następujące warunki formalno-prawne: a) Posiadają status przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej; b) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie umowy; c) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie; d) Dysponują odpowiednim potencjałem ludzkim; e) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym; f) Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej; g) Nie podlegają wykluczeniu z procedury. 1.1.2. W niniejszej procedurze nie mogą brać udziału: a) Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem procedury wyrządzili szkodę nie wykonując umowy lub wykonując ją nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, 4
chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności. b) Oferenci, w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego; c) Oferenci, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. 1.1.1; d)oferenci, którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonej procedury lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności; e) Oferenci, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania; f) Oferenci, którzy nie złożyli wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków formalno-prawnych, o których mowa w pkt. 1.1.1.; g) Zgłoszenie Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzucone. 1.1.3. Dokumentacja potrzebna do spełnienia warunków formalnoprawnych na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: I. Warunek dopuszczenia do udziału w postępowaniu weryfikacja spełnienia warunku w oparciu o wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji; II. Warunek posiadanie statusu przedsiębiorcy weryfikacja w oparciu o: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; b) opis działalności firmy, w tym zakres świadczonych usług; c) oświadczenie Oferenta potwierdzające posiadanie statusu przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, zawarte we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniuzałącznik 1 do SIWZ. III. Warunek posiadania doświadczenia i wiedzy weryfikacja w oparciu o: a) wykaz kampanii zrealizowanych w ostatnich 3 latach, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres, w podziale na klient/produkt/całkowity budżet kampanii netto/wykorzystywane kanały komunikacji, w tym min. 2 kampanii o całkowitym budżecie netto powyżej 2 mln PLN każda; 5
b) załączone min. 2 referencje dla kampanii o całkowitym budżecie netto powyżej 2 mln PLN każda; c) oświadczenie Oferenta, że posiada doświadczenie i wiedzę zapewniające poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, stanowiącym załącznik 2 do SIWZ. IV. Warunek dysponowania odpowiednim potencjałem ludzkim weryfikacja w oparciu o: a) imienną listę osób i podmiotów z danymi teleadresowymi, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z opisem kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia każdej z osób oraz listy czynności przypisanych każdej ze wskazanych osób, planowanych do realizacji w ramach programu Jabłko-samo zdrowie ; b) oświadczenie Oferenta, że dysponuje odpowiednim potencjałem ludzkim zapewniającym poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, stanowiącym załącznik 1do SIWZ. V. Warunek dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym weryfikacja w oparciu o: a) oświadczenie Oferenta, że posiada potencjał techniczny gwarantujący poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu-załącznik 1 do SIWZ. VI. Warunek sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniająca realizację zamówienia - weryfikacja w oparciu o: a) sprawozdanie finansowe, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią odpowiednio o badanym sprawozdaniu albo jego części, a w przypadku Oferentów nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego innych dokumentów określających obroty oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres; b) zaświadczenia z banku o posiadanych środkach finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości min. 500 000 PLN (słownie: pięćset tysięcy złotych); c) oświadczenie Oferenta, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.- załącznik nr 1 do SIWZ. VII. Warunek ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności - weryfikacja w oparciu o aktualną polisę, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. 6
VIII. Sposób oceny powyższych warunków. Ocena spełnienia warunków przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Oferentów oświadczenia i inne dokumenty zgodnie z metodą zerojedynkową (tabela oceny-załącznik 4 do SIWZ). 1.3 Zaproszenie do składania ofert programu promocyjno-informacyjnego 1.3.1. Oferenci spełniający wymogi formalno-prawne, o których mowa w pkt. 1.1.1-1.1.3 zostaną zaproszeni do składania oferty programu promocyjnoinformacyjnego. 1.3.2. Wymogi formalne przy przygotowywaniu oferty. a) Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i być sporządzona zgodnie z niniejszą specyfikacją. b) Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Oferenta. c) Oferta oraz wszelkie dokumenty wymagane w specyfikacji muszą spełniać następujące wymogi: - oferta i wszystkie załączane dokumenty sporządzane przez Oferenta muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji bądź umocowane przez te osoby do reprezentowania Oferenta na podstawie odrębnego pełnomocnictwa; -w przypadku, gdy Oferenta reprezentuje Pełnomocnik inny niż wskazany we Wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub wystawcę pełnomocnictwa, określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta; - pozostałe oświadczenia i dokumenty należy załączyć w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Oferenta lub właściwą osobę upoważnioną do reprezentowania danego Oferenta lub poświadczone notarialnie. d) Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. e) Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być składane wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta lub z tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. f) Zaleca się, aby dokumenty składające się na ofertę miały strony ponumerowane oraz były połączone w sposób trwały. g) We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci, np.: nazwa firmy, siedziba lub czytelny podpis w przypadku pieczęci imiennej. 7
h) Zamawiający zastrzega sobie prawo, po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty i po zawarciu umowy na realizację kampanii do modyfikacji niektórych części oferty, a w szczególności do jej uzupełniania zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów Unii Europejskiej. 1.3.3. Dokumentacja wymagana na etapie składania oferty programu: a) Oferent zobowiązany jest złożyć w terminie wskazanym w pkt. 7 niniejszej specyfikacji i w formie określonej w specyfikacji: -formularz ofertowy zgodny w treścią z załącznika nr 2 do niniejszej specyfikacji; - dokument potwierdzający wniesienie wadium w formie określonej w pkt. 1.3.6. niniejszej specyfikacji. b) Wszystkie kserokopie dokumentów załączone do oferty muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta. 1.3.4. Termin związania ofertą Oferent pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 12 miesięcy. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 1.3.5. Miejsce i forma składania ofert programu. a) Ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu (np. kopercie), uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu otwarcia ofert; b) Ofertę należy złożyć w formie papierowej w 2 egzemplarzach oraz w formie elektronicznej w 1 egzemplarzu (płyta CD). Tabele z kosztami działań, tabela z budżetem całkowitym oraz tabela z planem finansowania powinny być przygotowane w Excelu i załączone do oferty w wersji elektronicznej; c) Opakowanie powinno być oznakowane jako "OFERTA" oraz opatrzone nazwą przedmiotu zamówienia oraz co najmniej nazwą i adresem Oferenta. d) Opakowanie należy zaadresować i opisać według wzoru: Oferta na: przygotowanie i realizację kampanii promocyjno-informacyjnej dotyczącej jabłek Jabłka-samo zdrowie Nie otwierać przed godz. 10.00 w dniu 10 marca 2011 r. 8
e) Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Grójcu przy ul. Piłsudskiego 59 lok. 57 do dnia 10 marca 2011r. do godz. 10:00. Dla ofert przesłanych pocztą liczy się data i godzina dostarczenia oferty pod wskazany adres. f) Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. g) Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. h) Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Oferta ze zmianami będzie dodatkowo oznaczona określeniami Zmiana. Oferent wycofując ofertę zobowiązany jest przedłożyć stosowne oświadczenie podpisane przez osobę upoważnioną do jego reprezentacji. i) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10 marca 2011r. o godzinie 10.15 w siedzibie Zamawiającego w Grójcu, ul. Piłsudskiego 59, 05-600 Grójec j) Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 1.3.6. Wadium 1. Oferent zobowiązany jest, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie 10 000 PLN ( słownie: dziesięć tysięcy złotych). 2. Wadium może być wnoszone w następujących formach: - w gotówce, - w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo rozliczeniowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, - w gwarancjach bankowych, - w gwarancjach ubezpieczeniowych. Dokument potwierdzający wniesienie wadium w jednej z ww. form musi być załączony do oferty w formie oryginału. 1. W przypadku wnoszenia wadium w gotówce kwotę należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: Związek Sadowników Rzeczpospolitej Polskiej Bank Spółdzielczy Grójec Numer Rachunku: 81 91 28 0002 2001 0014 1862 0001 Dowód wniesienia wadium w gotówce musi zawierać w rubryce tytułem sformułowanie: wadium w postępowaniu na przygotowanie i realizację kampanii promocyjno - informacyjnej dotyczącej jabłek. Dowód należy załączyć do oferty składanej w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert. 9
Zwrot wadium w przypadku Oferenta, którego oferta została wybrana nastąpi jeżeli: - upłynął termin związania ofertą lub - zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy lub - Zamawiający unieważnił przetarg lub zamknął przetarg bez wybrania oferty. Zwrot wadium w przypadku Oferentów, których oferta nie została wybrana nastąpi niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania. Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim Oferentom jeżeli zamawiający unieważnił przetarg lub zamknął przetarg bez wybierania oferty. 4. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana: - odmówił podpisania umowy; - zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta. 1.3.7. Kryteria oceny ofert Do oceny ofert przyjęte zostaną następujące kryteria: C1 Kreacja kampanii 60 pkt. C2 Spójność komunikacji w odniesieniu do grup docelowych 20 pkt. C3 Wynagrodzenie agencji 10 pkt. C4 Cena brutto działań bezpośrednich w Euro 10 pkt. Razem 100 pkt. Kryterium C1: Kreacja kampanii Kryterium C1 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej merytorycznej oceny punktowej oferty proponowanej przez Oferenta dokonanej przez członków Komisji, uwzględniającej następujące obszary: Atrakcyjność wizualna; Atrakcyjność przekazu (zaproponowane hasła, scenariusze materiałów wizualnych); Uzasadnienie linii kreacyjnej w kontekście dotarcia do grup docelowych; Innowacyjność rozwiązań kreatywnych (oryginalność). Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie C1 = ---------------------------------------------------------------------------------- 10
Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 60 pkt. Kryterium C2: Spójność komunikacji w odniesieniu do grup docelowych Kryterium C2 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej merytorycznej oceny punktowej Oferty proponowanej przez Oferenta dokonanej przez członków Komisji, uwzględniającej spójność komunikatów/przekazu i koncepcji graficznej w odniesieniu do poszczególnych grup docelowych. Liczba punktów, które otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen przyznanych ocenianej ofercie C2 = ---------------------------------------------------------------------------------- Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 20 pkt. Kryterium C3: Wynagrodzenie agencji Kryterium C3 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu wynagrodzenia agencji. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Minimalne proponowane wynagrodzenie agencji reklamowej spośród rozpatrywanych C3 = ------------------------------------------------------------------------ x 10 pkt. Proponowane wynagrodzenie agencji reklamowej Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10pkt. Kryterium C4: Cena brutto działań bezpośrednich w Euro Kryterium C4 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu ceny brutto działań bezpośrednich w Euro. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Najniższa cena brutto działań bezpośrednich C4 = ------------------------------------------------------------------------ x 10 pkt Cena brutto działań bezpośrednich danej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10 pkt. 11
Ogólna liczba punktów uzyskanych przez ofertę w etapie III = C1 + C2 + C3+C4. Maksymalnie Oferent może uzyskać 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów przyznanych za spełnianie wszystkich kryteriów oceny ofert. 7. HARMONOGRAM POSTĘPOWANIA Termin Działanie 10.02.2011 Opublikowanie zaproszenia do składania wniosków o dopuszczenie udziału w postępowaniu 10.03.2011 godz. 10:00 Ostateczny termin składania ofert 10.03.2011 godz. 10:15 Komisyjne otwarcie ww. ofert i ocena spełnienia przez oferentów wymogów formalno-prawnych 10-16.03.2011 Czas na ewentualne uzupełnianie ofert 17-30.03.2011 Przygotowanie oferty programu wg wzoru opisu programu KE udostępnionego przez ARR 31.03.2011 Złożenie oferty programu w ARR 8. REALIZACJA PROGRAMU PROMOCYJNO-INFORMACYJNEGO: 8.1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy a) Wykonawca, zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, na kwotę w Euro stanowiącą 15% maksymalnego rocznego wkładu UE i RP(80%). b) Zabezpieczenie należy wnieść w terminie 7 dni roboczych od wezwania Zamawiającego do jego złożenia. c) Zabezpieczenie można wnieść w formie określonej w pkt. 1.3.6, ppkt. 2 niniejszej specyfikacji. 12
d) Dokument potwierdzający wniesienie zabezpieczenia musi być przekazany Zamawiającemu w formie oryginału. e) Zabezpieczenie wnoszone w gotówce Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego. f) W przypadku wniesienia wadium w gotówce Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia. g) Jeżeli zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesiono w gotówce, zamawiający przechowa je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym będzie ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy. h) Termin i zasady zwrotu lub zwolnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostaną w umowie. 8.2. Istotne postanowienia umowy. 8.2.1. Umowa będzie w szczególności zawierać następujące postanowienia: a) W umowie Oferent zobowiąże się do ochrony lub zapewnienia ochrony wyników działań, które mogą być objęte prawami własności intelektualnej, uzyskanych w ramach wykonywania niniejszej umowy. b) Oferent zobowiąże się do zastrzeżenia, na rzecz Komisji Europejskiej i Agencji Rynku Rolnego, wszelkich praw do korzystania z wyników działań będących przedmiotem niniejszej umowy. c) Oferent wyrazi zgodę by Komisja Europejska i Agencja Rynku Rolnego miały prawo informować lub publikować informacje dotyczące w szczególności działań przewidzianych w zawartej umowie, końcowej oceny działań, jak również jednostek, które uczestniczyły w ich realizacji. d) Materiał opracowany i finansowany w ramach programu będącego przedmiotem niniejszego postępowania, łącznie z opracowaniami graficznymi, wizualnymi i audiowizualnymi, jak również strony internetowe, mogą być przedmiotem późniejszego wykorzystywania, na podstawie wcześniejszej pisemnej zgody Komisji Europejskiej, Agencji Rynku Rolnego oraz Związku Sadowników Rzeczpospolitej Polskiej, stron uczestniczących w finansowaniu programu, z uwzględnieniem praw stron umowy wynikających z przepisów krajowych, którym podlega umowa. e) W związku z zawarciem i realizacją umowy Oferent będzie zobowiązany do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wykonanego przedmiotu umowy. Oferent wyrazi co najmniej zgodę na: -utrwalanie przedmiotu umowy na jakimkolwiek nośniku, a w szczególności na: nośnikach video, taśmie światłoczułej, magnetycznej, dyskach komputerowych oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego i nośnikach drukarskich, 13
- zwielokrotnienie przedmiotu umowy jakąkolwiek techniką w tym: techniką magnetyczną, techniką zapisu komputerowego na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu, wytwarzanie techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego, -nadawanie za pomocą wizji i fonii przewodowej lub bezprzewodowej przez stację naziemną, -nadawanie za pośrednictwem satelity lub telewizji interaktywnej, prawo obrotu w kraju i za granicą, - użyczenie, najem lub wymiana nośników, na których przedmiot umowy utrwalono, -sporządzenie wersji obcojęzycznych, -wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej w nieograniczonej ilości nadań i wielkości nakładów, -wykorzystanie na stronach internetowych Zamawiającego, -wykorzystywania fragmentów dzieła do celów promocyjnych i reklamy, -wprowadzania zmian, skrótów, publiczne udostępnianie dzieła w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w nieograniczonej ilości nadań i wielkości nakładów. Szczegółowe zasady dotyczące korzystania z utworu i rozporządzania nim na poszczególnych polach eksploatacji zostaną ustalone przez strony w umowie f) W przypadku złożenia oferty wspólnej, do umowy Zamawiający wprowadzi zapis o odpowiedzialności solidarnej podmiotów składających ofertę wspólną. g) W przypadku niewykonania przez Wykonawcę umowy Zamawiający będzie miał prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 5 % szacunkowej wartości zamówienia. Za niewykonanie umowy Zamawiający będzie w szczególności uznawał nie wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. h) W przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę Zamawiający będzie miał prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 5 % szacunkowej wartości zamówienia. Za nienależyte wykonanie umowy Zamawiający będzie w szczególności uznawał wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy po wyznaczonym przez siebie terminie. i) W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający będzie miał prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% szacunkowej wartości zamówienia. j) Zamawiający zastrzega prawo do wprowadzenia do umowy także innych postanowień dotyczących kar umownych. k) Faktury powiększone o podatek VAT wystawiane będą w PLN i przeliczane na EUR po średnim kursie NBP z dnia wystawienia faktury. 14
9. ZAŁĄCZNIKI Załącznik 1- Założenia strategiczne dla programu informacyjno-promocyjnego Jabłko-samo zdrowie Załącznik 2-Wzór wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Załącznik 3- Wzór formularza ofertowego Załącznik 4- Tabela oceny 15