Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy Bydgoszcz, dnia 5.07.2007r. RIO/KF/4104/17/2007 Pan Zygmunt Gliszczyński Wójt Gminy Sadki ul. Mickiewicza 6 89-110 Sadki Na podstawie art.1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) oraz 4 ust. 2 pkt. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 roku w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747) Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła kontrolę kompleksową w Gminie Sadki, udokumentowaną protokołem Nr RIO/KF/17/2007 z dnia 08.05.2007 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono Panu Wójtowi w dniu jego podpisania. W związku z kontrolą, której wyniki zostały zawarte w protokole kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Panu Wójtowi niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W wyniku przeprowadzonej kontroli kompleksowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: w zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych: brak w statutach Sołectw uregulowań dotyczących zarządzania i korzystania z mienia komunalnego przez jednostki pomocnicze ( str. 3 protokołu ), brak w Zakładowym Planie Kont który zapisów wymaganych przez art. 10 ustawy o rachunkowości ( str. 4-5 protokołu ), W dniu 12.04.2007 roku Wójt Gminy wydał Zarządzenie nr 5/K/2007 wprowadzając do stosowania nowy Zakładowy Plan Kont, który spełnia wymogi ustawy o rachunkowości, w związku z czym opisana nieprawidłowość została usunięta.
nie określenie przez Kierownika jednostki zasad prowadzenia ewidencji podatków i opłat ( str. 6, 46 protokołu ), w zakresie rachunkowości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków : brak dekretacji operacji księgowych na dowodach źródłowych ( str. 24 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych wprowadzono wymóg stosowania dekretacji, nie dokonywanie w trakcie roku księgowań na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami w ujęciu syntetycznym i analitycznym ( str. 17-20 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych nieprawidłowość została usunięta, nie księgowanie na koncie 225 Rozrachunki z budżetami podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu umowy o pracę i od dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz podatku VAT ( str. 22-24 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych dokonano przeksięgowań na koncie 225 i nieprawidłowość została usunięta, nie księgowanie na koncie 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne części składki ZUS zapłaconej przez pracownika oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne ( str. 25-27 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych dokonano przeksięgowań na koncie 229 i nieprawidłowość została usunięta, nieprawidłowe księgowania na koncie 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń polegające na nie przeksięgowaniu na konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne części składki ZUS płaconej przez pracownika, składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz na nie przeksięgowaniu na konto 225 Rozrachunki z budżetami podatku dochodowego od osób fizycznych i na nie przeksięgowaniu na konto 240 pozostałe rozrachunki potrąceń z listy wynagrodzeń ( str. 28 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych dokonano przeksięgowań na koncie 231 i nieprawidłowość została usunięta, nie księgowanie na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych ( konto organu ) przelewu środków zasilających subkonto wydatków Urzędu Gminy ( str. 31 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych dokonano przeksięgowania środków zasilających konto wydatków Urzędu Gminy - nieprawidłowość została usunięta nie prowadzenie konta 080 Inwestycje - środki trwałe w budowie ; w trakcie trwania czynności kontrolnych założono konto 080 i dokonano księgowań pod datą 31.12.2006 roku oraz od początku 2007 roku ( została również zaprowadzona ewidencja analityczna do konta ), ( str. 85-86 protokołu ), nie prowadzenie konta 810 dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje ( str.86 protokołu ), w zakresie realizacji przez gminę dochodów : nie wyegzekwowanie od podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych złożenia wykazu nieruchomości ( str. 41-42 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych wezwano podatników do złożenia wykazu 2
nieruchomości i zapłaty należnego podatku wraz z odsetkami; nieprawidłowość została usunięta, w zakresie realizacji przez gminę wydatków : pokrywanie wydatków Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Przychodnia w Sadkach bezpośrednio z budżetu Gminy ( str. 14 protokołu ), nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków w odniesieniu do wydatków na remont mieszkań stanowiących zasób mieszkaniowy gminy ( str. 14-15 protokołu ), przekroczenie o kwotę 63,93 zł planu wydatków budżetowych ( str. 67-68 protokołu ), nie naliczanie wynagrodzenia z tytułu terminowego odprowadzania podatku dochodowego do Urzędu Skarbowego ( str. 72-73 do protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych dokonano korekty deklaracji na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT 4 za 2006 r., nie odprowadzenie na dzień 30.09.2006 r odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie wynikającej z planu ( str. 75-78 protokołu ), w zakresie zamówień publicznych : nie podanie w ogłoszeniu o przetargu na usługi transportowe adresu strony internetowej na której będzie zamieszczona SIWZ ( str. 83 protokołu ), w zakresie powiązań z jednostkami organizacyjnymi : prowadzenie przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Gminnej Biblioteki Publicznej pomimo nie zawarcia stosownych porozumień pomiędzy Kierownikami ww. jednostek organizacyjnych a Wójtem Gminy ( str. 114,117 protokołu ); w trakcie trwania czynności kontrolnych zostały zawarte stosowne porozumienia w sprawie powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych w Urzędzie Gminy, nie przekazywanie Kierownikowi jednostki organizacyjnej - Gminny Zespół Obsługi Oświaty informacji dotyczących kwot dochodów przyjętych w projekcie uchwały budżetowej w zakresie dochodów jednostek oświatowych ( str. 116 protokołu ), prowadzenie Gminnej Biblioteki Publicznej w Sadkach w formie jednostki budżetowej zamiast w formie instytucji kultury ( str. 117 protokołu ), przyjęcie w Statucie Wiejskiego Domu Kultury w Sadkach uregulowań wewnętrznie sprzecznych polegających na określeniu że WDK jest instytucją kultury i posiada osobowość prawną przy jednoczesnym zapisie w Statucie, że WDK prowadzi gospodarkę finansową na zasadach ustalonych jak dla jednostek budżetowych ( str. 117-118 protokołu ), W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, nieusuniętymi do dnia zakończenia czynności kontrolnych, proszę Pana Wójta o podjęcie działań, które wyeliminują wszystkie nieprawidłowości z prac podległych służb, usprawnią ich działalność oraz zapobiegną ich powstawaniu w przyszłości. 3
Wobec powyższego proszę o: 1. Wprowadzenie do Statutów Sołectw zapisów dotyczących uregulowań w zakresie zarządzania i korzystania z mienia komunalnego przez jednostki pomocnicze, zgodnie z przepisami art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm..). 2. Określenie przez Kierownika jednostki zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nie podatkowych należności budżetowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nie podatkowych należności budżetowych dla organów jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 112 poz. 761). 3. Zaprowadzenie ewidencji konta 810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje ujmując na koncie równowartość dokonanych wydatków na sfinansowanie inwestycji ( środków trwałych w budowie ) własnych jednostki budżetowej, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142 poz. 1020), 4. Zaprzestanie finansowania wydatków inwestycyjnych SP ZOZ Przychodnia w Sadkach bezpośrednio z budżetu gminy. W przypadku zaistnienia konieczności dofinansowania przychodni, korzystanie z możliwości wskazanych w art.55 ust. 1 ustawy z dnia 30.08.1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej ( t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 14 poz. 89), 5. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej wydatków, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107 poz. 726 ze zm. ), 6. Dokonywanie wydatków budżetowych w granicach kwot określonych w planie finansowym jednostki, zgodnie z zasadami gospodarki finansowej określonymi w art. 35 ust. 1 oraz art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 30.06.2005 roku o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm. ), 7. Przestrzeganie obowiązku terminowego odprowadzania należnego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zgodnie z przepisami art.6 ust. 2 ustawy z dnia 4.03.1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz. U. Nr 70 poz. 335 z 1996 roku ze zm. ), 8. Przestrzeganie przepisów art. 41pkt 3 ustawy z dnia 29.01.2004 roku prawo zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 164 poz. 1163 z 2005 roku ze zm. ) w zakresie obowiązku publikowania informacji dotyczących SIWZ. 9. Przekazywanie kierownikom samorządowych jednostek budżetowych informacji o kwotach dochodów budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej, w szczegółowości określonej w 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.06.2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno - prawną ( Dz. U. Nr 116 poz. 783 ), w związku z art.185 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 4
10. Opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmiany formy organizacyjnej Gminnej Biblioteki Publicznej w Sadkach, uwzględniającej prowadzenie gospodarki finansowej przez Bibliotekę na zasadach określonych w przepisach rozdziału 3 ustawy z dnia 25.10.1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( t.j. Dz. U. Nr 13 poz. 123 z 2001 roku ze zm.) oraz postanowieniami art.18 ust.2 ustawy z dnia 27.06.1997 roku o bibliotekach ( Dz. U. Nr 85 poz. 539 ze zm. ). 11. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmian w statucie Wiejskiego Domu Kultury w Sadkach polegających na dostosowaniu zapisu w Statucie dotyczącego gospodarki finansowej do przyjętej w Statucie formy organizacyjnej WDK jako instytucji kultury. Zgodnie z art.9 ust.3 powołanej na wstępie ustawy uprzejmie proszę o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia. Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Stosownie do art.9 ust.3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą wniesienia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy. Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy mgr Włodzimierz Bartkowiak Do wiadomości: Przewodniczący Rady Gminy Sadki 5