Regulamin Organizacyjny

Regulamin Organizacyjny REGULAMIN ORGANIZACYJNY Powiatowej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Olkuszu Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna w Olkuszu działa na podstawie: 1) Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. z 2012 r. poz. 642); 2) Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 r. poz. 406) 3) Statutu nadanego Uchwałą Nr XIX/263/2012 Rady Miejskiej w Olkuszu z dnia 25 września 2012 r. w sprawie nadania Statutu Powiatowej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Olkuszu. 2 Regulamin Organizacyjny Biblioteki zwany dalej regulaminem określa: 1) zasady kierowania Biblioteką; 2) organizację wewnętrzną Biblioteki; 3) zakresy działania działów i kierowników działów; 5) zasady podpisywania pism. 3 Ilekroć w dalszej treści regulaminu mówi się o: 1) Bibliotece należy przez to rozumieć Powiatową i Miejską Bibliotekę Publiczną w Olkuszu; 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowej i Miejskiej Biblioteki Publicznej. 4 Biblioteka jest biblioteką publiczna dla Miasta i Gminy Olkusz i powiatu olkuskiego, zapewniając obsługę biblioteczną mieszkańców, służy rozwijaniu i zaspakajaniu potrzeb czytelniczych i informacyjnych Miasta i Gminy Olkusz i powiatu olkuskiego, upowszechnianiu wiedzy, nauki, rozwoju kultury, dba o sprawne funkcjonowanie sieci bibliotecznej i systemu informacyjnego na terenie Miasta i Gminy Olkusz i powiatu olkuskiego. Rozdział II ZASADY KIEROWANIA BIBLIOTEKĄ 5 Biblioteką zarządza Dyrektor.

6 Dyrektor jest upoważniony do dokonywania czynności prawnych w imieniu Biblioteki. 7 1. Dyrektor Biblioteki jest odpowiedzialny za całokształt pracy powierzonej mu placówki oraz uzyskiwane przez nią wyniki. 2. Dyrektor odpowiada szczególności za: 1) realizację zadań statutowych Biblioteki oraz planów działalności Biblioteki; 2) gospodarkę finansową, w tym gospodarowaniem mieniem Biblioteki; 3) politykę kadrowa; 4) warunki pracy, zabezpieczenie p.poż. oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych; 5) organizowanie pracy Biblioteki, koordynowanie jej działalności, sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad całokształtem pracy Biblioteki; 6) występowanie do Burmistrza Miasta i Gminy Olkusz w sprawach organizacyjnych, finansowych i zasad działania Biblioteki; 7) podejmowanie inicjatyw innowacji Biblioteki; 8) współpracę z innymi instytucjami kultury, placówkami samorządowymi, stowarzyszeniami, 9) kontakty ze środowiskiem i udział w kolegiach doradczych. 3. Do obowiązków Dyrektora należy w szczególności: 1) reprezentowanie Biblioteki na zewnątrz; 2) współpraca z: a) Burmistrzem i Radą Miejską w Olkuszu, w szczególności z Komisją Kultury, Promocji i Ochrony Zabytków; b) komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta i Gminy w Olkuszu; c) innymi instytucjami i organizacjami, w celu zapewnienia prawidłowości i sprawności realizacji statutowych zadań Biblioteki; 3) planowanie, wytyczanie kierunków działania i organizacji pracy Biblioteki; 4) koordynowanie i nadzorowanie zadań realizowanych przez Bibliotekę; 5) nadzorowanie i koordynowanie pracy Biblioteki; 6) wydawanie zarządzeń, decyzji, poleceń służbowych i innych wewnętrznych aktów normatywnych; 7) zatrudnianie, zwalnianie pracowników Biblioteki; 8) określanie zakresów obowiązków i odpowiedzialności pracowników Biblioteki; 9) przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków. Rozdział III ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA BIBLIOTEKI 8 1. W skład Biblioteki wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Organizacyjny; 2) Dział Księgowości; 3) Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów; 4) Dział Udostępniania Zbiorów; 5) Dział Bibliograficzno-Informacyjny; 6) Dział Instrukcyjno-Metodyczny. 2. W ramach Działu Udostępniania Zbiorów funkcjonują: 1) Biblioteka Centralna w skład której wchodzą: a) Wypożyczalnia dla dorosłych;

b) Czytelnia dla dorosłych; c) Wypożyczalnia dla dzieci; d) Czytelnia dla dzieci; e) Mediateka. 2) Filia Nr 2 w Olkuszu; 3) Filia Nr 3 w Olkuszu; 4) Filia Nr 5 w Olkuszu; 5) Filia w Braciejówce; 6) Filia w Gorenicach; 7) Filia w Kosmolowie; 8) Filia w Osieku; 9) Filia w Zedermanie; 10) Filia w Żuradzie. 9 1. Dyrektor i główny księgowy są pracownikami zarządzającymi. 2. Kierwnicy następujących działów: Gromadzenia i Opracowania, Udostępniania Zbiorów, Bibliograficzno- Informacyjnego kierują zespołami. 10 Schemat organizacyjny Biblioteki stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Rozdział IV SZCZEGÓŁOWE ZAKRESY DZIAŁANIA POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH BIBLIOTEKI 11 1. Do zadań Działu Organizacyjnego należy prowadzenie: 1) W zakresie spraw kadrowych: a) Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Biblioteki; b) Organizowanie i prowadzenie ewidencji kadrowej; c) Prowadzenie sprawozdawczości kadrowej; d) Współdziałanie w opracowywaniu założeń polityki kadrowej. 2) W zakresie spraw socjalno-bytowych: a) Prowadzenie działalności socjalnej pracowników Biblioteki; 3) W zakresie spraw organizacyjno-administracyjnych i zaopatrzenia: a) Obsługa kancelaryjna i administracyjna Biblioteki; b) Zaopatrywanie Biblioteki w niezbędny sprzęt, druki i inne materiały; c) Prowadzenie dokumentacji w zakresie zamówień publicznych; d) Przygotowywanie projektów umów cywilno prawnych; e) Prowadzenie innych zadań organizacyjnych ( skargi, wnioski itp.) 4) W zakresie spraw p.poż.: współdziałanie ze zleceniobiorcą, który wykonuje zadanie służby p.poż. 5) w zakresie spraw bhp - współdziałanie ze zleceniobiorcą, który wykonuje zadania słuzby bhp 6) w zakresie obsługi: a) utrzymywanie porządku i czystości w budynku i na zewnątrz; b) konserwacja pomieszczeń i urządzeń; c) ochrona mienia. 7) Prowadzenie składnicy akt;

8) W zakresie obsługi i konserwacji urządzeń komputerowych, automatyki: a) Administrowanie siecią komputerową, zapewnienie prawidłowej pracy sprzętu komputerowego pod względem technicznym; b) Zapewnienie sprawnego funkcjonowania sieci komputerowej w Bibliotece; c) Nadzór nad sprawnym działaniem programów bibliotecznych obowiązujących w Bibliotece; d) Rozwijanie sieci komputerowej w Bibliotece; e) Rozwijanie i wzbogacanie oferty Biblioteki w techniki informatyczne; f) Tworzenie kopii zapasowych katalogu komputerowego Biblioteki oraz najważniejszych danych; g) Przechowywanie dokumentacji sprzętu komputerowego, gwarancji, programów, licencji itp.; h) Zabezpieczanie sieci komputerowej oraz poszczególnych stanowisk przed ingerencją osób nieupoważnionych oraz zapewnienie ochrony przed wirusami komputerowymi ; i) Wypełnianie obowiązków związanych z techniczną stroną serwisu internetowego Biblioteki; j) Wsparcie techniczne w zakresie obsługi programów, w których uczestniczy Biblioteka; k) Opracowywanie dokumentów związanych z siecią; l) Opracowywanie wydawnictw własnych dotyczących pracy działu. 2. Pracę działu nadzoruje Dyrektor. 12 1. Do zadań Działu Księgowości należy: 1 ) W zakresie finansowo-księgowym: a) Prowadzenie obsługi finansowej i księgowej; b) Opracowywanie dokumentów własnych dotyczących gospodarki finansowej; c) Opracowywanie planów finansowych; d) Opracowywanie wniosków dotyczących zmian w toku realizacji budżetu; e) Zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu i czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej oraz dyscypliny budżetowej; f) Sporządzenie dokumentacji finansowo-księgowej; g) Kontrola zakupu i przyjmowania materiałów bibliotecznych, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia; h) Kontrola realizacji przychodów i kosztów; i) Inwentaryzacja i rozliczanie składników majątku, prowadzenie jego ewidencji; j) Sporządzanie sprawozdań finansowych; k) Prowadzenie i sporządzenie kartotek osobowo-płacowych; l) Sporządzenie list wypłat wynagrodzeń, zasiłków, wypłat świadczeń z ZFŚS itp.; m) Prowadzenie dokumentacji w zakresie składek i zasiłków z ubezpieczenia społecznego; n) Prowadzenie dokumentacji w zakresie podatków deklaracje podatkowe, rozliczanie podatku; o) Prowadzenie dokumentacji w zakresie ubezpieczenia osób i mienia; p) Współdziałanie z instytucjami w zakresie spraw finansowo-księgowych. 2) W zakresie prowadzenia rozliczeń pieniężnych: a) Prowadzenie rozliczeń bezgotówkowych i ich ewidencja; b) Kontrola wydawania środków pieniężnych, obrotów w rachunkach bankowych; c) Dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych; d) Kontrola prawidłowości sporządzania dowodów kasowych i prowadzenie ich ewidencji; e) Kontrola prawidłowości przechowywania wartości pieniężnych; f) Współdziałanie z bankami w zakresie obsługi rozliczeń bezgotówkowych. 2. Pracę Działu nadzoruje Główny Księgowy, który odpowiada przez Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu i należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania. 3. Do zadań Głównego Księgowego należy: a) prowadzenie pełnej rachunkowości w PiMBP w Olkuszu w tym rzetelne i terminowe sporządzanie planów i sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi organu prowadzącego, b) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi w zakresie zatwierdzonego planu finansowego, c) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, d) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji

gospodarczych i finansowych, e) nadzór nad gospodarką kasową i drukami ścisłego zarachowania, f) przestrzeganie obowiązujących terminów przeprowadzania inwentaryzacji i jej rozliczania zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną PiMBP w Olkuszu, g) prawidłowa współpraca z pracownikami w zakresie działalności finansowej, h) kierowanie i nadzór nad pracą podległych pracowników, i) wnioskowanie do Dyrektora PiMBP w Olkuszu o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez samodzielnych pracowników prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej, j) żądanie od pracowników PiMBP w Olkuszu udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień bądź udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, k) zgłaszanie wniosków w sprawie wynagradzania bądź zwalniania podlegających sobie pracowników, l) przestrzeganie ustawy o finansach publicznych w celu nie dopuszczenia do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, m) z upoważnienia Dyrektora PiMBP w Olkuszu reprezentowanie jednostki w sprawach wymagających wyjaśnień gospodarczo-finansowych wobec organu prowadzącego n) pisemne zawiadamianie Dyrektora PiMBP w Olkuszu w przypadku ujawnienia nieprawidłowości, co do przeprowadzonych operacji gospodarczych i finansowych nie mieszczących się w planie finansowym. 13 1. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów obsługuje centralę i filie biblioteczne. 2. Do zadań działu należy: 1) W zakresie gromadzenia: a) Rozeznanie potrzeb czytelniczych; b) Planowanie struktury zbiorów; c) Zamawianie i realizacja zakupów zbiorów (zakup, dar, wpływy za zagubione i inne); d) Tworzenie kartotek zakupu, dezyderatów, kontynuantów, cykli wydawniczych, e) Tworzenie katalogu centralnego; f) Prowadzenie ewidencji sumarycznej i szczegółowej; g) Prowadzenie centralnej rejestracji ubytków; h) Planowanie i realizacja procesów ubytkowania zbiorów; i) Uzgadnianie ilościowe i wartościowe zbiorów z Działem Księgowości; j) Współpraca z księgarzami, bibliotekami, czytelnikami, Działem Udostępniania Zbiorów Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej, środowiskiem lokalnym w zakresie wymiany poglądów i oceny rynku wydawniczego; k) Rozeznanie źródeł informacji księgarskich i wydawniczych. 3. Pracę Działu nadzoruje kierownik, który odpowiada przed Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu, należyte wykonywane zadań objętych zakresem działania. 14 1. Do zadań Działu Udostępniania Zbiorów należy: 1) Organizacja udostępniania zbiorów; 2) Prowadzenie ewidencji wypożyczeni, zwrotów i rezerwacji; 3) Organizowanie czytelnictwa i udostępniania materiałów bibliotecznym ludziom chorym i niepełnosprawnym; 4) Ewidencja użytkowników i czytelników; 5) Prowadzenie bieżącej statystyki udostępniania zbiorów; 6) Zbieranie informacji o potrzebach czytelników i przekazywanie ich do Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów; 7) Organizowanie i prowadzenie upowszechniania czytelnictwa; 8) Opracowanie i organizowanie zajęć, spotkań i imprez kulturalnych, edukacyjnych; 9) Opracowanie i organizowanie wystaw, prelekcji, konferencji (wspólnie z Działem Instrukcyjno-Metodycznym); 10) Opracowanie i prowadzenie lekcji bibliotecznych (wspólnie z Działem Instrukcyjno-Metodycznym); 11) Praca z czytelnikami;

12) Prowadzenie postępowania o zwrot przetrzymywanych książek; 13) Udzielanie informacji indywidualnych i zbiorowych oraz ich ewidencja; 14) Współpraca z instytucjami i organizacjami środowiskowymi, szczególnie w zakresie edukacji, kultury i nauki; 15) Realizacja wypożyczeni międzybibliotecznych; 16) Opracowanie wydawnictw własnych dotyczących pracy Działu. 2. Pracę Działu nadzoruje kierownik, który odpowiada przed Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu, należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania. 15 1. Do zadań Działu Bibliograficzno-Informacyjnego należy: 1) Pełnienie funkcji ośrodka informacji biblioteczno-bibliograficznej; 2) Gromadzenie dorobku literackiego, artystycznego i naukowego osób i instytucji związanych z Olkuszem i regionem, celem utworzenia archiwum regionalnego; 3) Bieżąca obsługa informacyjna czytelników; 4) Popularyzacja książki i czytelnictwa, promowanie Biblioteki (opracowywanie druków reklamowych i informacyjnych); 5) Prowadzenie przysposobienia biblioteczno-bibliograficznego dla uczniów i studentów; 6) Udzielanie porad i konsultacji nt. organizacji i działania służb informacyjnych w bibliotekach publicznych powiatu olkuskiego; 7) Opracowywanie wprowadzanie danych do baz własnych; 8) Organizowanie i prowadzenie digitalizacji zbiorów Biblioteki; 9) Współpraca ze środowiskiem; 10) Opracowywanie wydawnictw informacyjnych Biblioteki; 11) Obsługa czytelników w zakresie udostępniania zbiorów regionalnych oraz udzielanie informacji faktograficznych; 12) Opracowanie materiałów promocyjnych; 13) Prowadzenie serwisu internetowego Biblioteki i innych serwisów internetowych promujących Bibliotekę; 14) Opracowanie i prowadzenie spotkań i konferencji szkoleniowych; 15) Opracowanie wydawnictw własnych dotyczących pracy Działu; 16) Współpraca z bibliotekami publicznymi powiatu olkuskiego, dotycząca opracowania bibliografii regionalnej; 17) Współpraca z Działem Bibliograficznym Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej. 18) Koordynowanie czynności związanych z pracą wolontariuszy. 2. Pracę Działu nadzoruje kierownik, który odpowiada przed Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu oraz należyte wykonywanie zadań objętych zakresem działania. 16 1. Do zadań Działu Instrukcyjno-Metodycznego należy nadzór merytoryczny i metodyczny nad całokształtem udostępniania i organizacji zbiorów w Dziale Udostępniania Zbiorów tj. w bibliotece centralnej i filiach, oraz: 1) Udzielanie pomocy metodycznej i organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego oraz sprawowanie nadzoru merytorycznego nad prawidłowym realizowaniem zadań statutowych przez biblioteki publiczne na terenie powiatu olkuskiego; 2) Opracowywanie materiałów metodycznych i realizacja form pracy z czytelnikiem; 3) Organizacja praktyk dla uczniów i studentów oraz staży dla osób bezrobotnych i nowo zatrudnionych bibliotekarzy; 4) Organizacja doskonalenia zawodowego w formie seminaryjnej i pośrednictwo w innych formach (przy udziale Biblioteki Wojewódzkiej); 5) Sporządzanie analiz dotyczących działalności Biblioteki oraz opracowanie statystki GUS; 6) Współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami upowszechniania kultury, organizacjami i towarzystwami w rozwijaniu i zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych społeczeństwa; 7) Współpraca ze środowiskiem; 8) Podejmowanie działań wspierających rozwój Biblioteki; 9) Opracowanie wydawnictw własnych dotyczących pracy Działu;

10) Wdrażanie strategii rozwoju Biblioteki; 11) Inicjowanie usprawnień i innowacyjnych rozwiązań w pracy Biblioteki i obsłudze czytelników; 12) Współdziałanie w przygotowywaniu wniosków i w aplikowaniu o środki zewnętrzne na działalność statutową Biblioteki; 13) Przygotowanie planów imprez czytelniczych inspirujących i promujących czytelnictwo i Bibliotekę, współpraca z działami i bibliotekami w tym zakresie; 14) Organizowanie zastępstw doraźnych w bibliotece centralnej i filiach wspólnie z kierownikiem Działu Udostępniania Zbiorów. 2. Pracę Działu nadzoruje Dyrektor, który kontroluje właściwą organizację pracy Działu, należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania. 3. Dział Instrukcyjno- Metodyczny nadzoruje całokształt pracy bibliotek na terenie gminy Olkuszu i powiatu olkuskiego. 17 1. Kierownicy działów kierują ich pracą i odpowiadają przez Dyrektorem za powierzony im majątek, właściwą organizację pracy oraz należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania. 2. Do podstawowych zadań kierowników działów należy: 1) Organizowanie pracy oraz podejmowanie inicjatyw zmierzających do jej usprawnienia; 2) Nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków przez pracowników w zakresie zagadnień merytorycznych i dyscypliny pracy; 3) Wydawanie poleceń służbowych podległym pracownikom; 4) Ustalanie projektów zakresów czynności; 5) Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp; 6) Przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora w zakresie należącym do właściwości działu; 7) Sporządzanie okresowych planów pracy oraz sprawozdań z działalności; 8) Zaznajomienie się z obowiązującymi przepisami i przekazywanie ich do wiadomości podległym pracownikom; 9) Przestrzeganie zasad oszczędnego i efektywnego gospodarowania; 10) Wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora; 11) Przedstawianie przełożonemu informacji o problemach i potrzebach związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem działu; 12) Składanie propozycji rozwiązania problemów lub wprowadzenia zmian w organizacji działu. Rozdział V ZASADY PODPISYWANIA PISM 18 1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są 1) zarządzenia, decyzje i inne wewnętrzne akty normatywne oraz umowy, porozumienia i inne oświadczenia woli; 2) pisma adresowane do Burmistrza Miasta i Gminy Olkusz, organów kontroli zewnętrznej, organizacji społecznych i pozarządowych; 3) odpowiedzi na wystąpienia, wnioski i interpelacje kierowane przez radnych i Komisje Rady Miejskiej w Olkuszu; 4) pisma dotyczące spraw kadrowych oraz budżetu Biblioteki; 5) pisma i dokumenty zastrzeżone do podpisu Dyrektora w odrębnym trybie. 2. Dyrektor może upoważnić innych pracowników do podpisywania pism w jego imieniu w ściśle określonych przypadkach, na podstawie udzielonego w formie pisemnej pełnomocnictwa. 3. Projekty pism i dokumenty przedstawiane do podpisu Dyrektora parafuje pracownik merytoryczny, który opracował projekt. 4. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów.

19 Dokumenty powodujące skutki finansowe, po uprzednim potwierdzeniu przez pracownika merytorycznego parafowane są przez Głównego Księgowego. 20 Szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją służbową jej obieg, rejestrację, przechowywanie oraz archiwizowanie określa Instrukcja Kancelaryjna. Rozdział VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE 21 Do zmiany niniejszego Regulaminu stosuje się tryb przewidziany dla jego wprowadzenia Liczba odwiedzin: 24 Podmiot udostępniający informację: Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna w Olkuszu Osoba wprowadzająca informację: Beata Szandor Osoba odpowiedzialna za informację: Beata Szandor Czas wytworzenia: 2016-04-11 08:32:40 Czas publikacji: 2016-04-11 08:40:05 Data przeniesienia do archiwum: Brak