Warszawa, dnia 2010 r. UZP/DKUE/JB/5715/ /10 dot. UZP/DKUE/KN/11/10 Pan Bogusław Szpytma Burmistrz Miasta Kłodzka Gmina Miejska Kłodzko pl. Bolesława Chrobrego 1 57-300 Kłodzko Uprzejmie informuję, iŝ działając na podstawie art. 161 ust. 1 w związku z art. 165 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2007 r., nr 223, poz.1655 z późn. zm.), przeprowadziłem kontrolę doraźną prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: Przygotowanie, koordynację i realizację wspólnej kampanii promocyjnej produktu turystycznego Zgodnie z art. 166 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w załączeniu przesyłam informację o wyniku ww. kontroli.
Warszawa, dnia 2010 r. UZP/DKUE/KN/11/10 Informacja o wyniku kontroli doraźnej 1. Określenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, które było przedmiotem kontroli Zamawiający: Gmina Miejska Kłodzko pl. Bolesława Chrobrego 1 57-300 Kłodzko Rodzaj zamówienia: usługi Przedmiot zamówienia: Przygotowanie, koordynacja i realizacja wspólnej kampanii promocyjnej produktu turystycznego Tryb postępowania: przetarg nieograniczony Wartość zamówienia: 962 504,88 zł (248 253,82 euro) 2. Informacja o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku 1. Zamawiający szczegółowo określił terminy rekonstrukcji historycznych stanowiących przedmiot zamówienia w SIWZ, w załączniku nr 1 do Projektu Umowy oraz załączniku nr 3 do SIWZ - Zakres zadań wykonawcy. Zamawiający wymagał aby wykonawcy na 7 dni przed terminem rekonstrukcji przeprowadzili kampanię reklamową. Uwzględniając termin pierwszej planowanej rekonstrukcji w Świdnicy, wyznaczonej na 06-07.06.2009 r., kampania reklamowa powinna rozpocząć się około 31.05.2009 r. Oprócz rekonstrukcji w Świdnicy,
w czerwcu miała się równieŝ odbyć rekonstrukcja w Stoszowicach zaplanowana na 19-21.06.2009 r., dla której kampania reklamowa powinna rozpocząć się około 13.06.2009 r. Zamawiający dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej dnia 28.05.2009 r., a jak wynika z dokumentacji kontroli informację o tym przekazał dnia 02.06.2009 r. wraz z wezwaniem wyłonionego wykonawcy do podpisania umowy w dniu 03.06.2009 r. Umowa została jednak zawarta dnia 30.06.2009 r., tj. po upływie terminów na realizację kampanii promocyjnej przed rekonstrukcjami w Świdnicy (06-07.06.2009 r.) oraz w Stoszowicach (19-21.06.2009 r.). Wyjaśnienia dotyczące daty podpisania umowy zamawiający zawarł w piśmie z dnia 12.03.2010 r. wskazując na trudności w ustaleniu zasad finansowania projektu przez poszczególnych partnerów w tym stronę czeską. Ponadto zamawiający wyjaśnił kwestię realizacji rekonstrukcji zaplanowanych na czerwiec 2009 r. Zamawiający poinformował, Ŝe wykonawca zrealizował w tym okresie (tj. czerwiec 2009 r.) następujące działania: - kampania bilbordowa terminy zmiany ekspozycji bilbordów: Srebrna Góra 12.06.2009 r., 26.06.2009 r., Kłodzko 26.06.2009 r., - reklama kampania prasowa 06.06.2009 r., 10-16.06.2009 r., 27-28.06.2009 r., - reklama kampania radiowa 17-19.06.2009 r., 18-19.06.2009 r., - kampania na portalach internetowych 29.06.-05.07.2009 r. Zamawiający w ww. piśmie wskazał, Ŝe szacunkowa wartość wynagrodzenia za wykonanie promocji Rekonstrukcji Historycznych w czerwcu 2009 r. polegającej na: kampanii bilbordowej, reklamie prasowej, reklamie telewizyjnej, reklamie radiowej, kampanii internetowej wyniosła 25 000,00 Euro. Jak wynika z informacji powziętych przez Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu (pismo do Burmistrza Miasta Kłodzka z dnia 13.01.2010 r.), zamawiający otrzymał w dniu 01.07.2009 r. fakturę od tego wykonawcy na kwotę 85 400,00 euro z tytułu przygotowania, koordynacji i realizacji wspólnej kampanii promocyjnej. Zgodnie z treścią art. 139 ust. 2 ustawy Pzp umowa wymaga, pod rygorem niewaŝności, zachowania formy pisemnej, chyba Ŝe przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. W toku kontroli ustalono, Ŝe w przedmiotowej sprawie usługi wykonane przed terminem zawarcia umowy, tj. 30.06.2009 r. wykonane były faktycznie na podstawie umowy ustnej zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Wobec powyŝszego naleŝy wskazać, iŝ niedochowanie dla części umowy w sprawie zamówienia publicznego wymaganej prawem formy stanowi naruszenie art. 139 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Jednocześnie naleŝy zaznaczyć, Ŝe wybór najkorzystniejszej oferty nastąpił w dniu 02.06.2009 r., a zatem usługi wykonane przed zawarciem pisemnej umowy zostały ustnie zlecone wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. W tych okolicznościach nie moŝna stwierdzić, aby brak zawarcia pisemnej umowy miał wpływ na wynik postępowania, tj. na wybór najkorzystniejszej oferty. Brak zawarcia pisemnej umowy na część usługi wykonanej przed 30.06.2009 r. w sytuacji ostatecznego wyboru wykonawcy ma więc w niniejszej sprawie znaczenie jedynie formalne i dotyczy tylko tej części usługi, której wykonanie zlecono ustnie. 2. W toku kontroli w jedynej złoŝonej ofercie stwierdzono błędy w terminach realizacji rekonstrukcji historycznych. Wykonawca niezgodnie z SIWZ określił następujące terminy: - w ofercie dla rekonstrukcji Komitet pro udrzovaani pamatek z valky roku 1866 - termin montaŝu bilbordów został zaplanowany na dzień 20.05.2009 r. oraz 15.05.2010 r., w SIWZ wymagany był termin 26.06.2009 r. oraz 15.05.2010 r., - dla rekonstrukcji Zlate Hory w ofercie termin realizacji został zaplanowany na dzień 07-09.08.2009 r. oraz na dzień 06-08.08.2010 r., w SIWZ wymagany był termin 07-09.08.2009 r., a termin montaŝu bilbordów został określony przez wykonawcę na dzień ok. 01.08.2009 r. oraz ok. 31.07.2010 r. w SIWZ wymagany był termin ok. 01.08.2009 r. Wykonawca zaoferował wykonanie zamówienia w terminach, które były określone w pierwotnej wersji SIWZ tj. przed wprowadzeniem modyfikacji z dnia 04.05.2009 r., co wskazywało na omyłkowy charakter zaistniałej niezgodności. Na mocy art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający poprawia w ofercie inne omyłki polegające na niezgodności treści oferty z SIWZ, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty. W przedmiotowym postępowaniu zamawiający na etapie oceny ofert nie poprawił zaistniałych omyłek polegających na rozbieŝnościach w terminach realizacji poszczególnych rekonstrukcji. Poprawienie tej omyłki nie stanowiłoby wprowadzenia istotnych zmian w ofercie. PowyŜsze stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie m.in. w wyroku z dnia 10.10.2009 r., sygn. akt: KIO/UZP 691/09, KIO stwierdziła, iŝ: przepis art. 87 ust. 2 pkt 3 p.z.p. daje zamawiającemu moŝliwość poprawiania uchybień w ofertach merytorycznie poprawnych, w celu zapobieŝenia ich eliminacji z postępowania z przyczyn wyłącznie formalnych lub nie mających istotnego znaczenia w kontekście oferowanego świadczenia. Zakres moŝliwych do poprawienia omyłek powinien być interpretowany moŝliwie najszerzej, pod warunkiem braku skutku w postaci istotnych zmian w treści oferty". Zamawiający nie wypełniając obowiązku poprawienia zaistniałych omyłek, do czego był zobowiązany naruszył art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.
W związku ze stwierdzeniem naruszenia wskazanego w pkt 1, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, działając na podstawie art. 168 pkt 1 ustawy Pzp, zawiadomi o wynikach kontroli właściwy organ, którym na tym etapie postępowania stosownie do postanowień art. 93 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2005r. Nr 14, poz.114 ze zm.) jest rzecznik dyscypliny finansów publicznych. Informuję, Ŝe zgodnie z art. 167 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiającemu przysługuje prawo zgłoszenia do Prezesa Urzędu zastrzeŝeń od wyniku kontroli uprzedniej w terminie 7 dni od dnia doręczenia informacji o wyniku kontroli.