Doręczenia
Formy doręczeń Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem: przez operatora pocztowego (do końca 2012 r. mogła to być tylko Poczta Polska SA, dziś chodzi o każdego zarejestrowanego operatora, np. InPost); przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Doręczenie może także nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: złoży podanie przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu; wystąpi do organu o takie doręczenie i wskaże swój adres elektroniczny (np. e-mail); wyrazi zgodę na takie doręczenie i wskaże swój adres elektroniczny.
Doręczenie pisma stronie. Przedstawiciel i pełnomocnik Pisma doręcza się stronie, a jeśli działa przez przedstawiciela lub pełnomocnika tej osobie. Jeżeli w sprawie występują liczne strony, pisma doręcza się wszystkim, chyba że wyznaczyły jedną do odbioru pism.
Strony przebywające za granicą Organ administracji publicznej doręcza pisma mieszkającym w państwach członkowskich UE. Strona mieszkająca w innym państwie niż państwo członkowskie UE: powinna w Polsce ustanowić pełnomocnika do prowadzenia sprawy albo przynajmniej pełnomocnika do doręczeń, albo może działać przez konsula RP, który m.in. zajmuje się doręczaniem pism na wniosek organu i za zgodą strony (taką możliwość tworzy ustawa z 2015 r. Prawo konsularne), albo powinna korzystać z doręczeń w formie elektronicznej. W przeciwnym przypadku pisma adresowane do strony będą pozostawiane w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
Zmiana adresu W toku postępowania strona (przedstawiciel, pełnomocnik) ma obowiązek zawiadomienia o zmianie adresu, w tym elektronicznego. W razie zaniedbania tego obowiązku, pisma będą skutecznie doręczane na stary adres.
Doręczanie pism osobom fizycznym
Miejsce doręczenia Pismo doręcza się w mieszkaniu lub w miejscu pracy. Pismo można również doręczyć w lokalu organu administracji. W razie niemożności doręczenia pisma w w/w sposób, albo w razie koniecznej potrzeby, pismo doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.
Doręczenie zastępcze W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się przekazać pismo adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania, gdy nie da się w skrzynce.
Termin odbioru pisma i fikcja doręczenia W razie niemożności doręczenia pisma adresatowi lub w sposób zastępczy, pismo przechowuje się przez 14 dni w placówce pocztowej (w przypadku operatora pocztowego) lub urzędzie gminy/miasta (w przypadku doręczenia przez pracownika organu albo inną osobę). W tym czasie pismo jest dwukrotnie awizowane zawiadamia się wpierw o możliwości odebrania pisma w ciągu 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, a następnie w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pierwotnego zawiadomienia. Pismo uznaje się za doręczone z upływem ostatniego dnia w/w czternastodniowego okresu jest to tzw. fikcja doręczenia.
Doręczanie pism podmiotom niebędącym osobami fizycznymi
Podmiotom niebędącym osobami fizycznymi doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób upoważnionych do odbioru pisma. Stosuje się odpowiednio przepisy o pozostawieniu pisma na poczcie/w urzędzie w razie niemożności doręczenia w trybie podstawowym.
Potwierdzenie doręczenia
Potwierdzenie doręczenia pisma Odbierający potwierdza doręczenie swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. W przypadku uchylania się od potwierdzenia, doręczający sam stwierdza datę doręczenia, wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu.
Potwierdzenie doręczenia dokumentu elektronicznego i fikcja doręczenia Na adres elektroniczny adresata przesyła się zawiadomienie wskazujące adres elektroniczny, pod którym pismo jej do pobrania oraz pod którym należy potwierdzić doręczenie. Potwierdzenie wymaga dysponowania możliwością potwierdzenia tożsamości osoby, np. poprzez profil zaufany epuap albo bezpieczny podpis elektroniczny. W razie nieodebrania pisma w ciągu 7 dni, organ przesyła powtórne zawiadomienie. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni od dnia pierwotnego zawiadomienia.
Odmowa przyjęcia pisma
Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, zwraca się je do nadawcy z adnotacją o odmowie przyjęcia i datą odmowy. Uznaje się, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy przyjęcia.
Osoby nieznane z miejsca pobytu
W przypadku osób nieznanych z miejsca pobytu (np. przebywających za granicą) i niemających przedstawiciela, organ administracji występuje do sądu cywilnego z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela, a w przypadku czynności niecierpiącej zwłoki sam organ może wyznaczyć takiego przedstawiciela, do czasu wyznaczenia go przez sąd.
Doręczenie przez obwieszczenie
Na podstawie przepisów szczególnych można zawiadamiać o decyzjach i innych czynnościach organów poprzez obwieszczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Chodzi np. o niektóre przepisy Prawa budowlanego i Prawa wodnego, odnoszące się do postępowań, w których liczba stron przekracza 20. Zawiadomienie lub doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.