BUSINESS ENGLISH. English for Emails SHORT COURSE SERIES

BUSINESS ENGLISH English for Emails SHORT COURSE SERIES

BUSINESS English English for Emails Rebecca Chapman SHORT COURSE SERIES

Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co OHG, Berlin. Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, zdjęcia oraz ilustracje do podręcznika English for Emails (autor: Rebecca Chapman). Zdjęcia Tom Grill/Corbis (okładka); COMSTOCK, Luxemburg: str. 13, 17, 23, 31, 47; Das Fotoarchiv, Essen: str. 40/M. Vollmer; Getty Images, München: str. 26/T. Vine, str. 37/S. McClymont; Getty Digitalvision: str. 5, 18, 25, 33, 43 Rysunki Oxford Designers & Illustrators Edycja polska: Adaptacja Redakcja Skład Ewa Lemiesz Izabella Jastrzębska-Okoń Maciej Matejewski Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania niniejszej książki i jej części do innych celów niż prawnie ujęte bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z ustawą o prawie autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania się powielania, zapisywania, jak też zamieszczania dzieła i jego części w sieci komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek oświatowych. Wszelka zbieżność polskich nazwisk, adresów, nazw firm, stron internetowych itp. jest przypadkowa. Cornelsen Verlag GmbH & Co OHG, Berlin 2003 Wydawnictwo BC.edu, Warszawa 2008 Wydanie II ISBN 978-83-7802-104-9

3 Contents PAGE UNIT TITLE TopicS INBOX & OUTBOX 1 5 An introduction The email screen A questionnaire to emails Email structure Big brother is watching and Subject lines checking your emails 2 11 Formal & informal Register Emoticons emails Formal/informal phrases How important is accuracy in Abbreviations emails? Correct spelling 3 18 Enquiries Writing and replying to enquiries Email addresses & symbols The advantages and disadvan- The danger of viruses tages of email Polite language 4 25 Requesting action Writing to colleagues Acronyms and abbreviations Talking about deadlines and To cc or not to cc? taking action Common verb-noun phrases 5 32 Exchanging Informing and replying An email quiz information Colloquial language and Over-quoting contractions Quoting from previous emails Being diplomatic 6 39 Making and Typical phrases for making Domain names confirming arrangements Have you been spammed? arrangements Prepositions of time Saying you re sorry PAGE Appendix 46 Test yourself! You ve got mail! 48 Partner A 50 Partner B 52 Answer key 59 A Z word list 62 Useful phrases and vocabulary

4 Wprowadzenie W ostatnich latach e-maile stały się nieodłączną częścią naszej rzeczywistości i jednym z najczęstszych sposobów komunikowania się w sprawach zawodowych. Ponieważ w wielu firmach znaczna część korespondencji zarówno z kolegami jak i z partnerami handlowymi lub klientami odbywa się po angielsku, odpowiednie wiadomości i umiejętność pisania e-maili w tym języku stają się wręcz nieodzowne. Pomoże Państwu w tym English for Emails! English for Emails składa się z 6 rozdziałów, które dotyczą różnych aspektów pisania e-maili. Każdy z nich zawiera różnorodne ćwiczenia, które pomogą w nauczeniu się nowych zwrotów i korzystaniu z nich podczas pisania maili. Każdy rozdział zaczyna tzw. Inbox a kończy Outbox. Inbox zawiera krótkie ćwiczenia i pytania uwzględniające wybrane aspekty tej formy korespondencji, natomiast Outbox proponuje ćwiczenia na rozumienie tekstu lub materiał do dyskusji na ten temat. Na końcu każdego rozdziału znajduje się odsyłacz do części You ve got mail! (str. 48), w której znajdują się ćwiczenia przeznaczone do pracy w parach, polegające na wymianie e-maili i umożliwiające sytuacyjne zastosowanie zwrotów i słów opanowanych w danym rozdziale. Świetnym sprawdzianem wiedzy jest Test yourself! krzyżówka, w której znajduje się przekrój całego słownictwa z tego podręcznika. Zwroty i słownictwo występujące w Useful phrases and vocabulary są bardzo przydatne przy prowadzeniu korespondencji z partnerem handlowym, a także podczas zwykłej wymiany maili. English for Emails zawiera także Answer key, na podstawie którego można samodzielnie sprawdzić poprawność rozwiązań, oraz A Z word list, gdzie podano angielską wymowę i polskie odpowiedniki wszystkich trudniejszych wyrazów użytych w podręczniku.

5 1 An introduction to emails Inbox What do you think about emails? Make a cross on the scale to represent how much you agree (5 = I agree 100%) or disagree (0 = I disagree 100%). 1 You need the same language skills to write an email as you do to write a letter. 2 If you can speak English well, you can write good emails. 3 One of the most important features of an email is the subject line. 4 Accuracy is still very important when writing emails. 5 Using the cc option is a great way to inform others who are not directly involved. 6 One reason for emailing is to reduce the response time. 7 If you need an answer straight away, it is better to use the phone than send an email. Discuss your answers with a colleague and/or check the key.

6 UNIT 1 An introduction to emails 1 Label the screen with the following English equivalents. attachment @ contacts @ deleted items @ drafts @ forward @ high priority @ inbox @ outbox @ reply @ reply to all @ send/receive @ sent items @ subject 6 7 8 9 10 11 12 James, Robbie Kowalik, Karolina John Anders Conference FW: RE: Conference New matters 13 James, Robbie <r.james@ntl.com> Conference Rychlińska, Monika <m.rychlinska@ntl.com> Berger, Andrew <a.berger@ntl.com> 1 2 3 4 5 Hello Monika, How are you? I haven t heard from you for such a long time hope everything s OK. Here s just a quick note to remind you about the conference in November. We need your registration & some info about your presentation by 6 June. Hope to hear from you soon. Regards, Robbie 2 3 A word about commas There are no firm rules about putting commas after salutations and closes. Some people use commas, some people don t. The important thing to remember is that whether you use a comma after the salutation or not, the first word Where or how can you do the following? of your email should always start with a capital letter! 1 Find old emails you have sent. 2 Find emails you have received. 3 Send an email you have received to a third person. 4 Find email addresses and other personal data. 5 Put emails you are working on but are not yet ready to send. 6 See what a message is about. 7 Show that an email is important and should be read immediately. 8 Find a document which has been sent with the email. Now look at the message. Find five things that make it different from a letter.

UNIT 1 An introduction to emails 7 tip Email structure One of the advantages of emails over normal snail-mail letters is that they are quick and direct. We send an email for a particular purpose and we expect a fast response or immediate action. For emails whether formal or informal to be most effective, it is a good idea to give them a clear, logical structure. Subject line: This should be short and give some specific information about the contents of your message. Salutations: As in letter-writing, the salutation can be formal or informal, depending on how well you know the person you are writing to. Dear Mr, Mrs, Ms Dear John Hi/Hello Mary (or just the name) (no salutation) A formal form of address, also used when first contacting a person. Less formal. Either you have had contact with this person before, or they have already addressed you by your first name. Informal, usually used with colleagues you often work with. In the USA and the UK also sometimes used at first contact. Very informal, usually used in messages which are part of a longer email exchange. Opening sentence: This is used to explain why you are writing. (Remember: the opening sentence should always start with a capital letter.) I m writing to Just a quick note to More formal introduction to say why you are writing. Friendly, informal way to say why you are writing. Conclusion: This is where you tell the reader what kind of response, if any, you expect. Looking forward to your reply. Hope to hear from you soon. Friendly ending, can be used in formal or informal correspondence. Informal ending to indicate a reply is necessary. Close: Like the salutation, this can vary from formal to very informal. Yours sincerely Regards/Best wishes Bye/All the Best/Best James/Mary Very formal, rarely used in email correspondence. Most commonly used close, can be used in formal and informal emails. Friendly, informal close. Name only (or initials) is also common when writing to close colleagues.

8 UNIT 1 An introduction to emails 4 Look at this excerpt from a typical inbox and find an email from Martin which 1 is urgent. 2 is probably not work-related. 3 is asking for input. 4 contains new information about a meeting. 5 is a reply to an email you sent. from Julia which 6 is a request for information. 7 was sent on from someone else. 8 contains one or several documents. 9 contains information about the new division. a Martin Weber ideas for a venue? 05.03.2003 12:34 b Martin Weber sales meeting 05.03.2003 13:36 c Martin Weber something amusing for you 05.03.2003 13:53 d Martin Weber car park closed tomorrow 05.03.2003 15:34 e Martin Weber sales meeting update 05.03.2003 17:41 f Martin Weber Re: tomorrow s event 05.03.2003 19:34 g Meadows, Julia outstanding invoices 06.03.2003 09:02 h Meadows, Julia FW: invoice 0167 06.03.2003 09:55 i Meadows, Julia REQ: current price list 06.03.2003 12:38 j Meadows, Julia Info 06.03.2003 16:49 k Meadows, Julia Info 07.03.2003 11:06 l Meadows, Julia PET contract 07.03.2003 11:45 5 Did you have trouble answering number 9? That s because Julia s subject lines don t always give enough information about the contents of her emails. Look at the following excerpts from emails and write appropriate subject lines. 1 Subject: Just a quick note to see if you ve heard from Production about the new schedule. We need the info for tomorrow s meeting. 4 Subject: I have to change our meeting to 3 pm instead of 12.00. Sorry! 2 3 Subject: Many thanks for your email. The handbook for the XL20 motor is now available online at www.hardysgardensupplies.com. Subject: I will be away from the office from 3 5 October. Please direct all questions to Maggie in my absence. 5 6 Subject: Could you send me those staff guidelines asap? Our dept hasn t seen them yet. Thx. Subject: I am writing to confirm your order of 1000 coffee mugs with logo (see attached), colour 32c. Your order no. is 66193 F/2. Please refer to this number in all future correspondence.

Niedostępne w wersji demonstracyjnej. Zapraszamy do zakupu pełnej wersji książki

English for Emails to doskonała pomoc dla każdego, kto chce nauczyć się prowadzenia służbowej korespondencji w języku angielskim. English for Emails za pomocą różnorodnych ćwiczeń pomoże uczącym się szybko przyswoić i utrwalić kluczowe wyrażenia z tej dziedziny, oraz nauczy wykorzystywać je w praktyce. English for Emails może służyć jako integralna część ogólnych kursów języka angielskiego lub jako odrębny podręcznik na intensywnych kursach specjalistycznych. Może też być doskonałą pomocą przy samodzielnej pracy w domu. English for Emails przeznaczony jest dla osób uczących się na poziomie pre-intermediate i intermediate (poziom B1 B2 wg Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego) English for Emails zawiera: typowe e-maile, prezentujące różnorodne style i niezbędne słownictwo; okienka ze wskazówkami dotyczącymi osobliwości języka angielskiego i wyrażeń kluczowych dla omawianej dziedziny; Inbox dział kładący specjalny nacisk na kulturę korespondencji e-mailowej; Outbox dział z dodatkowymi tekstami do czytania i przedyskutowania; klucz do ćwiczeń wraz z przykładami e-maili; listę słówek wraz z ich wymową i znaczeniem w języku polskim; listę użytecznych zwrotów. W serii short course ukazały się ponadto: English for Meetings English for Telephoning English for Presentations English for Socializing and Small Talk English for Marketing and Advertising English for Customer Care BC Edukacja sp. z o.o. Skwer ks. kard. S. Wyszyńskiego 5 lok. 54 01-015 Warszawa tel.: 22 862 17 96 fax: 22 862 17 96 www.bc.edu.pl