WIF-2121-2/2012 Warszawa, 2012-05-29 Do wszystkich Wykonawców Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), nr sprawy: WIF-212-1/2012 Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) udzielamy wyjaśnień, w związku z pytaniami Wykonawców, dotyczących Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu na System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Odpowiedzi Zamawiającego w ramach zgłoszonych wniosków o wyjaśnienie SIWZ Pytanie nr 1. Rozdział 4 punkt 2.10. "Możliwość definiowania (ad-hoc) procesów obiegu dokumentów przez administratora bez użycia interfejsu programistycznego". Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie pod pojęciem "definiowania ad-hoc" procesów obiegu dokumentów"? Czy funkcja ta powinna umożliwić tworzenie nowych definicji procesów, procesowanie sprawy w trybie ręcznej dekretacji czy też chodzi o inny tryb? Samodzielne definiowanie nowych przepływów dokumentów. Pytanie nr 2. Zamawiający określił w rozdziale 3, punkt 1.2, że posiada 300 licencji CAL do systemu SharePoint, a w rozdziale 4, w punkcie 1.2 podał, że "EZD powinien być aplikacją webową dla co najmniej 300 użytkowników jednoczesnego dostępu". Ponieważ termin "co najmniej" oznacza, że z systemu EZD będzie mogło korzystać łącznie więcej niż 300 użytkowników zachodzi przesłanka co do konieczności dostawy dodatkowych licencji CAL w ramach niniejszego zamówienia. Prosimy o jednoznaczne określenie liczby użytkowników, którzy będą korzystać z systemu EZD i liczby licencji CAL, które należy dostarczyć w ramach niniejszego postępowania. 1
Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest dostarczenie licencji CAL. System EZD nie może posiadać innych ograniczeń co do liczby użytkowników, niż wynikające z liczby posiadanych przez Zamawiającego licencji CAL. Pytanie nr 3. Rozdział 3, pkt. 1. "Serwery wirtualne systemu Microsoft SharePoint". Czy podane aplikacje SharePoint, w tym wszystkie licencje CAL zostaną udostępnione do realizacji przedmiotu zamówienia? Czy obecnie istniejące systemy SharePoint, działające na wskazanych serwerach są używane do realizacji jakichkolwiek zadań czy też w pełni są dostępne do realizacji przedmiotu zamówienia? Jeśli tak, to prosimy o podanie dokładnej listy aplikacji lub witryn, która działają na tych serwerach i poziomu obciążenia, jakie one generują? Jedna witryna BAN średnio 800 odsłon dziennie. Czy podane serwery wirtualne i sprzętowe są w pełni wystarczające do realizacji przedmiotu postępowania, w szczególności do wydajnej obsługi innych użytkowników? Jeśli nie, to prosimy o podanie jakie elementy sprzętowe i licencje mają być dostarczone w ramach niniejszego postępowania? Podane serwery wirtualne i sprzętowe są w pełni wystarczające do realizacji przedmiotu postępowania. Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest dostawa sprzętu i licencji. Pytanie nr 4. Rozdział 4 punkt 2.8. "Informowanie o zmianach na witrynie poprzez krótkie komunikaty z paska zadań systemu WINDOWS." Prosimy o podanie jaki zakres komunikatów (dotyczący jakich akcji) ma być prezentowany na pasku zadań systemu Windows? Zakres komunikatów ma dotyczyć m.in. przydzielenia, odebrania, wysłania dokumentu oraz alertów. Pytanie nr 5. Rozdział 3 punkt 3.1. 2
Czy użytkownicy, którzy będą korzystać z systemu EZD logują się do stacji roboczych poprzez usługę ActiveDirectory? Czy Zamawiający przewiduje logowanie się do systemu EZD przy pomocy zintegrowanego uwierzytelniania Windows? Pytanie nr 6. Z jakimi przeglądarkami WWW ma być zgodna aplikacja EZD? Prosimy o podanie listy przeglądarek WWW (producent, nazwa, wersja, lista zainstalowanych wtyczek) jakie są wykorzystywane na stacjach roboczych użytkowników systemu? Obecnie używane przeglądarki w PKN to Internet Explorer 8 i wyższa oraz Mozilla 10 i wyższa. Pytanie nr 7. Rozdział 4 punkt 2.16.3. "możliwość przetwarzania obrazu na postać tekstową (OCR)." Czy dostawa komponentów/oprogramowania do realizacji funkcji OCR jest przedmiotem dostawy, czy też Zamawiający posiada oprogramowanie, które można wykorzystać do realizacji zadania? Jeśli tak, to prosimy o podanie jego producenta, wersji oraz typu i ilości licencji, które można wykorzystać do realizacji zadania. Zamawiający posiada oprogramowanie do realizacji funkcji OCR Fine Reader 9.0 cztery licencje jednoczesnego dostępu. Pytanie nr 8. Rozdział 4 punkt 3. "Wykonawca przeprowadzi instruktaż dla 3 administratorów systemu z zakresu architektury Systemu EZD oraz jego administrowania." Prosimy o podanie minimalnego czasu trwania instruktarzu? 24 godziny. Czy Zamawiający udostępni pomieszczenia i sprzęt do przeprowadzenia instruktarzu? 3
Pytanie nr 9. Rozdział 4 punkt 2.20.2 weryfikację podpisu elektronicznego z poziomu EZD (bez konieczności ręcznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania) Dla jakich formatów podpisu należy umożliwić ich weryfikację. Czy ma być to XADES ze wszystkimi odmianami, tj. (XAdES-BES, XAdES-EPES, XAdES-T, XAdES- C, XAdES-X, XAdES-X-L, XAdES-A), czy dodatkowo PKC7 I CMS? Weryfikacja podpisów dla wszystkich formatów XAdES oraz CAdES/ETSI. Czy infrastruktura certyfikatów ze ścieżki certyfikacji będzie realizowana poza EZD, tj. (Windows Certificate Stores), czy ma być to zarządzane i uaktualniane z poziomu EZD? Infrastruktura certyfikatów ze ścieżki certyfikacji będzie realizowana w EZD. Czy przez bez konieczności ręcznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania rozumiemy oddzielne, zewnętrzne aplikacje zainstalowane na komputerze użytkownika, które służą do składania i weryfikacji podpisu? Oddzielne, zewnętrzne aplikacje zainstalowane na komputerze użytkownika, które służą do składania i weryfikacji podpisu powinny być uruchamiane automatycznie przez system EZD w trakcie składania i/lub weryfikacji podpisu. Czy dopuszcza się ściśle określoną i ograniczoną ingerencję w zasoby komputera użytkownika z poziomu przeglądarki, które umożliwią realizację powyższego wymagania? Tak dopuszcza się. Pytanie nr 10. Rozdział 4 punkt 2.20.3 podpisywanie plików podpisem elektronicznym kwalifikowanym i niekwalifikowanym z poziomu EZD (bez konieczności ręcznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania) Jakie formaty podpisu mogą być użyte do podpisu elektronicznego. Czy ma być to XADES ze wszystkimi odmianami, tj. (XAdES-BES, XAdES-EPES, XAdES-T, XAdES-C, XAdES-X, XAdES-X-L, XAdES-A), czy dodatkowo PKC7 I CMS? Format Podpisywanie plików podpisem elektronicznym kwalifikowanym i niekwalifikowanym z poziomu EZD dla wszystkich formatów XAdES oraz CAdES/ETSI. 4
Czy dopuszczalne jest użycie do podpisów certyfikatów i kluczy prywatnych przechowywanych poza dedykowanymi tokenami (podpis niekwalifikowany)? Nie. Czy dopuszczalna jest jednorazowa instalacja na komputerze użytkownika dedykowanych sterowników i narzędzi do obsługi czytnika i tokena, który zawiera klucz prywatny i certyfikaty? Czy infrastruktura certyfikatów ze ścieżki certyfikacji będzie realizowana poza EZD, tj (Windows Certificate Stores), czy ma być to zarządzane i uaktualniane z poziomu EZD? Infrastruktura certyfikatów ze ścieżki certyfikacji będzie realizowana w EZD. Czy dopuszcza się ściśle określoną i ograniczoną ingerencję w zasoby komputera użytkownika z poziomu przeglądarki, które umożliwią realizację powyższego wymagania? Tak dopuszcza się. Pytanie nr 11. Rozdział 4 punkt 2.21 Migracja wskazanych danych ok. 2000 dokumentów wraz z metadanymi z obecnego systemu. Proszę o podanie informacji o nazwie i wersji systemu oraz nazwie producenta systemu, z którego należy wykonać migrację danych. Obecny system do elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystuje bazę danych Oracle 9i Enterprise Edition. Czy Zamawiający dysponuje dokumentacją techniczną (model danych) wyżej wymienionego systemu? Zamawiający nie dysponuje dokumentacją techniczną. Pytanie nr 12. 5
Rozdział 4 Punkt 2.16.3. "możliwość skanowania dokumentów i ich wizualizacji (digitalizacji)" Czy dostawa komponentów/oprogramowania do realizacji funkcji skanowania dokumentów i ich wizualizacji jest przedmiotem dostawy, czy też Zamawiający posiada oprogramowanie, które można wykorzystać do realizacji zadania? Jeśli tak, to prosimy o podanie jego producenta, wersji oraz typu i ilości licencji, które można wykorzystać do realizacji zadania. Odpowiedź dotyczy pkt. 2.16.2. Przedmiotem postępowania nie jest dostarczenie oprogramowania do skanowania dokumentów i ich wizualizacji. Zamawiający wymaga, aby z poziomu EZD była możliwość wywołania urządzenia lub aplikacji do skanowania i/lub wizualizacji. Pytanie nr 13. Rozdział 4 Punkt 1.1.3 Zgodność z Rozporządzeniem Prezesa RM z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,( ) Który z wymienionych jednolitych rzeczowych wykazów akt (w wyżej wymienionym rozporządzeniu) obowiązuje u Zamawiającego? Na etapie projektu technicznego zostanie przekazany projekt JRWA, który ma zostać wprowadzony w PKN. Wyżej wymienione rozporządzenie określa, iż należy wybrać podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania spraw. Jaki system wybrał Zamawiający? Czy Zamawiający wskazał wyjątki (klasy z wykazu akt) dla których nie obowiązuje system podstawowy? Podstawowym systemem załatwiania spraw jest EZD. Lista wyjątków, jako klas z wykazu akt zostanie przekazana na etapie projektu technicznego. Pytanie nr 14. Rozdział 4 Opis przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga aby EZD zapewniał prawidłowy obieg dokumentacji w trzech trybach: elektronicznym, tradycyjnym i w innych systemach informatycznych. Na czym polega tryb w innych systemach informatycznych i jakie systemy informatyczne Zamawiający miał na myśli? Na etapie rejestracji pisma przez punkt kancelaryjny w systemie EZD oprócz automatycznego nadania przesyłce kolejnego unikatowego w całym zbiorze przesyłek identyfikatora wygenerowanego przez systemu EZD, każde pismo otrzymuje oznaczenie trybu, w jakim będzie załatwiane (system EZD/system 6
tradycyjny/inny system niż EZD np. system wspomagania prac normalizacyjnych, system finansowo-księgowy). Prosimy o sprecyzowanie wersji oprogramowania MS SharePoint Server 2010 będącej w posiadaniu Zamawiającego. MS SharePoint Server 2010 Standard. Prosimy o sprecyzowanie trybu konfiguracji oprogramowania MS SharePoint Server 2010 będącego w posiadaniu Zamawiającego. Czy serwer został skonfigurowany jako farma czy też jako instalacja samodzielna. Prosimy o sprecyzowanie lokalizacji baz danych: konfiguracji (SharePoint_config) oraz zawartości (wss_content). SharePoint pracuje w farmie 2 serwerów. Baza danych konfiguracji i zawartości znajduje się na dedykowany 2 nodowym klastrze niezawodnościowym. Pkt 2.12 podpunkt 2) Czy poprzez automatyczne tworzenie typowych dokumentów Zamawiający rozumie tylko tworzenie pustego dokumentu, czy też automatyczne wypełnianie określoną treścią? System EZD ma zapewniać tworzenie typowych dokumentów z automatycznie wypełnioną określoną treścią i metadanymi. Pkt 2.17.1 Prosimy o wyjaśnienie terminu aktywne raportowanie oraz o opis przykładowej realizacji rzeczowej funkcjonalności System EZD musi umożliwić przesyłanie alertów np. o przeterminowaniu sprawy. Pytanie nr 15. dot. pkt. 2.10, str. 7 SIWZ Zamawiający pisze o możliwości definiowania (ad-hoc) procesów obiegu dokumentów przez administratora, beż użycia interfejsu programistycznego. Jakie dokładnie procesy Zamawiający ma na myśli? Samodzielne definiowanie nowych przepływów dokumentów. 7
Pytanie nr 16. dot. pkt. 4.7, str. 24 SIWZ Czy w stwierdzeniu Ocena zostanie przeprowadzona przez Zamawiającego na podstawie liczby zaoferowanych dysków - Zamawiający wartość parametru Wmax zawęża do maksymalnego miejsca w półce macierzy? Pytanie nr 17. dot. 3 ust. 10 i 12., str. 44 i 55, Wzór umowy dla części I i części II zamówienia Które dni tygodnia zamawiający uważa za dni robocze w rozumieniu wzoru umowy? Czy Zamawiający sobotę uważa za dzień roboczy? Dni robocze tj. od poniedziałku do piątku. Pytanie nr 18. dot. 4 str.45-46, Wzór umowy dla części I zamówienia Jakie czynności i usługi Wykonawca będzie obowiązany świadczyć w ramach wsparcia, o którym mowa w 5 ust. 2 pkt. 1 wzoru umowy oraz jaka jest relacja usług wsparcia a świadczenia pomocy technicznej, o której mowa w 4 ust. 1 pkt 2 wzoru umowy? Usługa wsparcia, o której mowa w 5 ust. 2 pkt. 1 wzoru umowy rozumiana jest, jako wsparcie gwarancyjne tj. pomoc w rozwiązywaniu drobnych problemów wynikających z bieżącego użytkowania systemu. Pytanie nr 19. dot. wzorów umowy dla Części I Mając na uwadze treść art. 144 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z dnia 25 czerwca 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), który dopuszcza możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień zawartej umowy, o ile taka możliwość została przewidziana w ogłoszeniu o zamówienia lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z określeniem warunków takiej zmiany, prosimy o wprowadzenie do SIWZ zapisu, umożliwiającego dokonanie zmian w treści umowy w trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia, w przypadkach zaistnienia poniższych warunków: a) wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, a w szczególności w przypadku ustawowej zmiany podatku VAT; b) nastąpienia zmiany producenta lub producent zakończył produkcję, albo skończyła się dostępność urządzenia, oprogramowania zaoferowanego przez wykonawcę i zachodzi konieczność zastąpienia urządzenia, oprogramowania innym, pod warunkiem, że spełnia wymagania określone przez zamawiającego w SIWZ; 8
c) zaistnienia możliwości zastosowania nowszych i korzystniejszych dla zamawiającego rozwiązań technologicznych lub technicznych, niż te istniejące w chwili podpisania umowy; d) zostanie wyprodukowana nowsza wersja urządzenia lub oprogramowania i z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie jest możliwe dostarczenie wskazanych w ofercie komponentów, zamawiający dopuszcza zmianę tych komponentów na spełniające warunki opisane w SIWZ, e) zajdzie konieczność zmiany harmonogramu, terminów wykonania etapów lub terminu końcowego wykonania przedmiotu zamówienia, w przypadku, gdy nie można było tego przewidzieć w chwili podpisania umowy; f) po podpisaniu umowy dojdzie do wydłużenia okresu gwarancyjnego przez producenta; g) niezbędna jest zmiana sposobu wykonania zobowiązania, o ile zmiana taka jest korzystna dla zamawiającego lub jest konieczna w celu prawidłowego wykonania umowy; h) zajdzie konieczność zmiany w zakresie podwykonawstwa, za uprzednią zgodą zamawiającego: możliwe jest powierzenie podwykonawcom innego zakresu części zamówienia niż wskazany w ofercie wykonawcy, a także możliwa jest zmiana podwykonawcy na etapie realizacji zamówienia, o ile nie jest to sprzeczne z postanowieniami SIWZ; i) możliwa jest korzystna dla zamawiającego zmiana terminu i sposobu płatności za realizację przedmiotu zamówienia; j) wystąpi siła wyższa (Siła Wyższa zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidziana dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych. Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzanie zmian do SIWZ w zaproponowanym zakresie. Pytanie nr 20. Czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie do treści Wzorów Umowy w 10 zapisu Wynagrodzenie należne wykonawcy podlega automatycznej waloryzacji odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego. Nie. Pytanie nr 21. dot. oświadczenia producenta sprzętu 9
Czy Zamawiający dopuści, aby wymagane oświadczenia zostały wystawione przez oficjalnego przedstawiciela producenta sprzętu w Polsce? Pytanie nr 22. dot. wzoru umowy dla Części I 10 ust. 5 Czy postanowienie 10 ust. 5 wzoru umowy zostało zapisane w sposób prawidłowy, skoro w wyniku odstąpienia od umowy Zamawiający nie będzie w posiadaniu przedmiotu umowy? Taka sytuacja może wystąpić w przypadku odstąpienia, o którym mowa w artykule 145 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Pytanie nr 23. dot. wzoru umowy dla Części II 7 ust. 4 Czy postanowienie 7ust. 4 wzoru umowy zostało zapisane w sposób prawidłowy, skoro w wyniku odstąpienia od umowy Zamawiający nie będzie w posiadaniu przedmiotu umowy? Taka sytuacja może wystąpić w przypadku odstąpienia, o którym mowa w artykule 145 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Zastępca Prezesa ds. Informatyzacji i Logistyki /-/ Jerzy Krawiec 10