Czynności ewidencyjne należy pojmować dość szeroko, zaliczając do nich również dokumentację, obieg dokumentów oraz wewnętrzną kontrolę finansowo-księgową. Współcześnie obserwuje się duży postęp w dziedzinie teorii rachunkowości. Na tle procesów globalizacji analizowany jest cel i zakres harmonizacji, podkreślane są: funkcja informacyjna wspomagająca zarządzanie oraz relacje między rachunkowością jednostkową a poszczególnymi systemami rachunków narodowych. Znajduje to swój wyraz w pracach naukowych oraz stanowionych aktach prawnych. Mimo to pomożemy zauważyć białe plamy". Dotyczy to w szczególności teorii organizacji rachunkowości. Przez pojęcie rachunkowości należy rozumieć takie powiązanie ze sobą różnych sposobów wykonywania czynności ewidencyjnych, które daje najlepszy efekt ekonomiczny przy najmniejszym zużyciu pracy poszczególnych materiałów. Czynności ewidencyjne należy pojmować dość szeroko zaliczając do nich również dokumentację, obieg dokumentów oraz wewnętrzną kontrolę finansowo-księgową. Należy nadmienić, iż organizacja rachunkowości nie jest celem samym w sobie. Służy ona do osiągnięcia określonego efektu ekonomicznego, którym są dane liczbowe stanowiące podstawę kierowania gospodarką publiczną poprzez jednostki organizacyjne. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej 1 / 5
(podpisanie umowy o pracę na stanowisku głównego księgowego resortu w świetle wcześniej przytoczonych regulacji spełnia to wymaganie). W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie wskazana została osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 1. prowadzenia rachunkowości jednostki, 2. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, 3. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 4. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności poszczególnych dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Dla realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo: 1. żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów poszczególnych wyliczeń będących źródłem tych informacji, 2. wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów sprawozdawczości finansowej. Efektywne prowadzenie działalności wymaga odpowiedniej organizacji. Wobec określonego 2 / 5
zakresu działania głównego księgowego należy rozważyć zasady organizacji rachunkowości. W poszczególnych jednostkach organizacja rachunkowości ma do spełnienia różne zadania. Dotyczą one zwłaszcza: 1. stworzenia warunków najefektywniejszego wykonywania funkcji ewidencyjnych przez uzyskiwanie danych: 1. wysokiej jakości, 2. terminowo (możliwie najszybciej), 3. według wymagań kierownictwa jednostki, dysponenta głównego lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego; 4. wprowadzenia najlepszych metod pracy przez: 1. planowanie czynności ewidencyjnych (harmonogramy), 2. właściwy dobór pracowników działu rachunkowości, 3. szkolenia i instruowanie personelu, 4. racjonalny podział pracy pomiędzy pracowników, 5. równomierne rozłożenie pracy w czasie, 6. właściwe wykorzystanie środków i przedmiotów pracy, 7. zastosowanie odpowiedniej techniki rachunkowości, 8. podniesienie wydajności pracy ewidencyjnej. Organizacja pracy w wydziałach rachunkowości jest elementem składowym rachunkowości w jednostce i ma na celu uzyskiwanie coraz sprawniejszego i doskonalszego funkcjonowania rachunkowości przez ustalenie niezbędnej liczby pracowników oraz ich kwalifikacje, prawidłowy podział pracy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości - rachunkowość jednostki obejmuje: 3 / 5
1. przyjęte zasady (politykę rachunkowości), 2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, 3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 4. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, 5. sporządzanie sprawozdań finansowych, 6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Jednostka może w ramach przyjętych zasad stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Przy organizowaniu rachunkowości niezbędne są: - znajomość obowiązujących przepisów, ustalających jednolite zasady rachunkowości dla całej gospodarki narodowej oraz rozwiązania szczególne dla jednostek sektora publicznego, - znajomość sektora finansów publicznych i jego jednostek organizacyjnych oraz form prawnych, źródeł finansowania, klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, zakresu sprawozdawczości, - ustalenie charakteru, rodzaju, zakresu, ilości i odbiorców informacji księgowych, niezbędnych do kierowania pracą poszczególnych komórek i całej jednostki, jednostki samorządu terytorialnego, sektorem publicznym i całą gospodarką narodową, - ścisłe określenie przedmiotu ewidencji, - znajomość form i technik księgowości, - znajomość podstaw organizacji pracy w dziale księgowości. Organizacja rachunkowości wiąże się ściśle z organizacją całej jednostki. Przejawia się to przede wszystkim w tym, że: - struktura jednostki wytycza tryb sporządzania dokumentacji źródłowej, obiegu dokumentów między poszczególnymi komórkami, sposób opracowywania dokumentów 4 / 5
pierwotnych i wtórnych itp., - poszczególne formy organizacyjno-prawne (środki specjalne, gospodarstwo pomocnicze, fundusze celowe) pozostają w określonej łączności gospodarczej, co z kolei wpływa na zakres prowadzonej przez nie ewidencji oraz na jej powiązanie z księgowością główną, - szczególne cechy systemu zaopatrzenia, charakter zadań publicznych, źródła finansowania, zakres odpłatności, wymagają dostosowania dokumentacji źródłowej, wpływają na wybór metody kalkulacji itp., - czynności ewidencyjne wykonują nie tylko księgowi, lecz również inni pracownicy jednostki, - kierownictwo jednostki oraz pracownicy odpowiedzialni za gospodarkę finansową i majątkową muszą w codziennej pracy posługiwać się licznymi danymi finansowo-księgowymi. Podejmując działania w zakresie organizacji rachunkowości należy jednoznacznie określić: 1. co, w jakiej postaci, od kogo i kiedy ma dział księgowości otrzymywać, 2. co, w jakiej postaci, w jaki sposób i kiedy na tej podstawie wykonać, 3. co, w jakiej postaci, komu i kiedy ze swej strony dostarczać. 5 / 5