Outsourcing szpitalny taniej, ale czy lepiej? Małgorzata Majer Dyrektor Wojewódzkiego Specjalistycznego Szpitala im. dr Wł. Biegańskiego w Łodzi Prezes Zarządu Głównego i Oddziału Centralnego Stowarzyszenia Menedżerów Opieki Zdrowotnej
Struktura organizacyjna Szpitala Strukturę organizacyjną samodzielnego publicznego Szpitala tworzą dwa przedsiębiorstwa: PRZEDSIĘBIORSTWO: SZPITAL WIELOSPECJALISTYCZNY 12 oddziałów, w tym 6 klinik UM Zakład Diagnostyki Obrazowej (RTG, TK.) Dział Diagnostyki Laboratoryjnej Zakład Patomorfologii Pracownia Endoskopii Zabiegowej z Pododdziałem Gastroenterologii Dziennej PRZEDSIĘBIORSTWO: ZAKŁAD LECZNICTWA AMBULATORYJNEGO: Przychodnia Specjalistyczna - 9 Poradni, Certyfikowane Centrum Medycyny Podróży - Punkt Szczepień. 2
Plan sytuacyjny Szpitala Szpital składa się z kompleksu budynków o powierzchni użytkowej 23 553 m², położonych na terenie 6,8 ha, 12 pawilonów, w tym 9 działalności podstawowej.
Baza łóżkowa Bazę łóżkową stanowią 336 łóżka (+ 7 dziennych), o profilu: 120 zakaźnych, 74 chorób wewnętrznych, 50 kardiologicznych, 14 kardiochirurgicznych 37 dermatologicznych, 10 anestezjologicznych, w tym 4 łóżka izolacyjne, 20 rehabilitacji kardiologicznej, 7 dziennych gastroeterologiczych. Szpital rocznie hospitalizuje ok.17 268 pacjentów i udziela ok.63 588 porad ambulatoryjnych. 5
Lp. Obszary oddane w outsourcing działalność niemedyczna Przedmiot umowy Rok przekazania 1. Ochrona mienia 1999 2. Żywienie pacjentów 2000 3. Transport sanitarny 2001 4. 5. Utrzymanie czystości, transport wewnętrzny, pomoc sanitariuszy Pranie bielizny / leasing pościeli i środków ochrony osobistej 2001 2005 6. Sterylizacja 2007 7. Archiwizacja dokumentacji 2009 8. Usługi prawnicze i audytorskie 2011 6
Obszary oddane w outsourcing działalność medyczna Lp. Przedmiot umowy 1. Zakup procedur medycznych (hemodynamika) 2. 3. 4. Konsultacje lekarskie, usługi diagnostyczne Kontrakty lekarskie (konsorcja) Outsourcing pracowniczy 7
c. d. Obszary oddane w outsourcing wartość roczna w 2015 roku Outsourcing medyczny 4.913.000,00 Outsourcing niemedyczny Wartość roczna outsourcingu w 2015 roku 5.664.000,00 10 577.000,00 8
Outsourcing - dlaczego? brak możliwości rozwoju lub spełnienia wymagań prawnych; wyeksploatowany sprzęt, ograniczenia lokalowe, braki kadrowe redukcja kosztów (brak kosztów tworzenia i utrzymania stanowisk pracy, ubezpieczeń itp.) eliminacja potrzeb inwestycji w infrastrukturę, odzyskiwanie pomieszczeń większa stabilizacja i nadzór nad powierzonym majątkiem oraz funkcjami organizacyjnymi możliwość skupienia się na podstawowej działalności Szpitala podnoszenie jakości usług możliwość rozłożenia kosztów w przypadku roszczeń odszkodowawczych 9
Struktura specyfikacji Im precyzyjniej opisany zostanie przedmiot umowy i oczekiwania zamawiającego, tym większe jest prawdopodobieństwo uzyskania rzetelnego partnera i gwarancja prawidłowej realizacji kontraktu Zakres odpowiedzialności należy czytelnie określić odpowiedzialność usługodawcy za obsługę wybranych procesów Wynagrodzenie należy szczegółowo określić wysokość wynagrodzenia za świadczone usługi oraz, w przypadku dopuszczenia jego zmian w trakcie trwania umowy (np. zmiany minimalnego wynagrodzenia, zmiany w wycenach NFZ) szczegółowy sposób obliczania wysokości wynagrodzenia Poufność danych należy precyzyjnie określić procedury przekazywania danych, informacji i zasad komunikowania się między stronami z zachowaniem zasad bezpieczeństwa informacji Kontrola jakości świadczonych usług zasady prowadzenia kontroli i egzekwowania ich wyników powinny być opisane i realizowane 10
c.d. Struktura specyfikacji Certyfikaty/Decyzje należy określić, jakie są niezbędne lub oczekiwane w trakcie realizacji zamówienia Ubezpieczenie - wysokość ubezpieczenia w zależności od rodzaju usługi, okazanie polisy ubezpieczeniowej o określonej wartości, związanej z przedmiotem zamówienia Zabezpieczenie należytego wykonania umowy- procentowe wskazanie kar, tryb rozwiązania umowy, wykonanie audytów przed wdrożeniem usług Zmiany w umowie - możliwość zmiany umowy wynikająca z konieczności dostosowania usługi do zmieniających się okoliczności Czas trwania umowy- maksymalnie długi w przypadku koniecznych dużych nakładów inwestycyjnych lub istotnych zmian organizacyjnych Współpraca w trakcie projektu - szczegółowe określenie zasad współpracy oraz imienne wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację umowy zarówno po stronie szpitala jak i usługodawcy 11
Korzyści: Outsourcing za i przeciw uwalnia menadżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia skupienie uwagi na realizacji celów strategicznych pozwala utrzymać niższy poziom zatrudnienia, zapewniając wykwalifikowany personel dla realizacji zadań zlecanych na zewnątrz, następuje redukcja kosztów związanych z zatrudnieniem zmniejszają się nakłady inwestycyjne na utrzymanie bazy technicznej, a jednocześnie Szpital otrzymuje dostęp do wysokiej klasy specjalistycznego sprzętu oraz oprogramowania możliwe jest odzyskanie powierzchni, która może zostać wykorzystana na rozszerzenie lub poprawę jakości prowadzonej działalności podstawowej Utrzymanie stałych cen - ułatwia planowanie i realizację planu finansowego wzrasta jakość, bezpieczeństwo i kompleksowość usług rozłożenie odpowiedzialności w przypadku roszczeń. 12
Zagrożenia: Outsourcing za i przeciw utrata kontroli nad ważnym dla firmy obszarem problemy prawne w razie nienależytego wywiązywania się z zadań przez dostawcę utrata części własnego personelu, który po jakimś czasie trudno odtworzyć spory kompetencyjne w przypadku źle spisanych umów ryzyko utraty usługodawcy w przypadku utraty płynności finansowej 13
Podsumowanie Decyzja o wyprowadzeniu poza firmę części procesów i podjęciu współpracy z firmą outsourcingową nie jest prostym dylematem w stylu: kupić nie kupić oraz taniej, ale czy lepiej. Outsourcing pozwala na znaczne oszczędności i usprawnienie procesów wewnątrz firmy, musi jednak być wdrażany w sposób przemyślany i świadomy, a następnie nieustannie monitorowany. 14
Dziękuję za uwagę 15