Załącznik nr 1 Do Zarządzenia nr XX/2013 dyrektora Wodzisławskiego Centrum Kultury w sprawie: wprowadzenia regulaminu wynajmu sal w Wodzisławskim Centrum Kultury REGULAMIN WYNAJMU SAL W WODZISŁAWSKIM CENTRUM KULTURY 1 Definicje 1. Wynajmujący Wodzisławskie Centrum Kultury zwane dalej WCK. 2. Najemca osoba fizyczna lub firma, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację Wydarzenia. Regulamin nie dotyczy placówek oświatowych (szkół, przedszkoli), dla których sporządzony jest odrębny regulamin oraz cennik wynajmu sal. Najemcą nie będzie więc szkoła ani przedszkole. 3. Wydarzenie szkolenie, konferencja, projekcja filmowa, pokaz lub inna impreza organizowana przez Najemcę. 4. Uczestnik oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu. 2 Regulamin 1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz uŝytkowania sal i innych pomieszczeń wspólnych, do których tytuł prawny posiada WCK. 2. Regulamin obowiązuje Najemców, Wynajmującego i Uczestników takich Wydarzeń jak: szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje, koncerty, spektakle, widowiska artystyczne, projekcje filmowe, imprezy estradowe, spotkania autorskie itp. 3. Najemca nie ma prawa wynajmowania, uŝyczania lub udostępniania powierzchni WCK podmiotom trzecim. 4. Stawkę odpłatności za wynajem pomieszczeń WCK określa cennik stanowiący załącznik nr 1a do niniejszego regulaminu. Cennik został wprowadzony Zarządzeniem nr XV/2013 Dyrektora Wodzisławskiego Centrum Kultury z dnia 5.09.2013 r. Stawki podane w cenniku są kwotami netto, do których doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce. 1
5. Wstępnej rezerwacji moŝna dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na co najmniej 2 tygodnie przed terminem wynajmu sali określając typ sali, zapotrzebowanie techniczne (krzesła, stoliki, rzutnik, ekran, tablica, nagłośnienie, oświetlenie itp.) 6. Ostatecznej rezerwacji naleŝy dokonać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres sekretariat@wck.wodzislaw.pl lub faxem (32) 733 27 37. 7. Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez WCK drogą telefoniczną, mailową lub faksem w terminie do 3 dni roboczych od daty zgłoszenia rezerwacji. Tylko potwierdzenie rezerwacji dokonane przez WCK jest równoznaczne z rezerwacją podanego terminu. 8. Ostateczna rezerwacja wynajmu sali w budynku WCK przy ul. Kubsza 17 w Wodzisławiu Śląskim oznacza, Ŝe Najemca zaakceptował warunki niniejszego regulaminu oraz cenę zgodną z cennikiem wynajmu sal zamieszczonym i aktualizowanym na stronie internetowej w zakładce <kontakt/cennik usług>, bądź zgodną z indywidualnie wynegocjowaną stawką pomiędzy Wynajmującym a Najemcą. 9. Najemca ma obowiązek w zamówieniu (e-mail, fax, pismo) wpisać regułę: Oświadczam, Ŝe zapoznałem się z Regulaminem wynajmu sal w Wodzisławskim Centrum Kultury oraz akceptuję jego warunki wraz z własnoręcznym podpisem. 10. Faktura zostanie wystawiona w dniu Wydarzenia. 11. Płatność następuje gotówką lub przelewem na konto WCK o numerze 09 1240 4357 1111 0010 3971 8780. Forma płatności zostanie ustalona przez Wynajmującego. 12. W uzasadnionych przypadkach Wynajmujący moŝe odstąpić od pobierania opłaty wynajem (np. imprezy o charakterze charytatywnym) 13. Odstąpienie od pobierania opłaty moŝe nastąpić wyłącznie w przypadku o charakterze niekomercyjnym i wymaga złoŝenia przez zainteresowany podmiot pisemnego wniosku zawierającego uzasadnienie. 14. Salę moŝe nieodpłatnie wynajmować Urząd Miasta Wodzisławia Śląskiego oraz jednostki miejskie takie jak np. biblioteka, muzeum czy MOSiR. 15. Pierwszeństwo w wynajmie pomieszczeń przysługuje: jednostkom organizacyjnym Urzędu Miasta (np. wydziały) gminnym jednostkom organizacyjnym (np. zakłady budŝetowe, jednostki budŝetowe, instytucje kultury, placówki oświatowe), 2
podmiotom wykonującym ustawowe zadania gminy (np. spółki z udziałem gminy, stowarzyszenia) 16. Najemca otrzymuje dostęp do sali na 30 minut przed rozpoczęciem Wydarzenia. 17. W przypadku przedłuŝenia wynajmu sali, za kaŝdą dodatkowo rozpoczętą godzinę wynajmu dolicza się opłatę wg cennika. 18. Wynajmujący ma prawo do nieudzielenia zgody na przedłuŝenia wynajmu sali w przypadku nakładających się innych rezerwacji w tym samym czasie. 19. Wydarzenia mogą odbywać się w kaŝdym dniu tygodnia. 20. Wynajmujący moŝe odmówić Najemcy moŝliwości wynajmu, jeŝeli stwierdzi, Ŝe charakter Wydarzenia w znacznym stopniu narusza dobre imię Wynajmującego, jest niezgodne z jego działalnością statutową, niesie w sobie treści agresywne, pornograficzne lub inne demoralizujące lub obraŝające publiczność. Wynajmujący zastrzega sobie równieŝ prawo do odmówienia wynajmu w przypadku Wydarzeń o charakterze politycznym (agitacje, propaganda, podŝeganie do konfliktu itp.) za wyjątkiem debat przedwyborczych organizowanych przez Urząd Miasta Wodzisławia Śląskiego. 21. WCK zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym terminie. 22. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za treści pojawiające się na Wydarzeniu Najemcy oraz za jakość i poziom Wydarzenia. Odpowiedzialność za organizację Wydarzenia bierze w całości na siebie Najemca i pełni rolę Organizatora. 23. Liczba uczestników przewidziana jest na maksymalną ilość osób: sala kameralna 60 osób, sala klubowa 100 osób, sala widowiskowa 378 osób sala konferencyjna 30 osób salka kreatywnego malucha 15 osób 24. Specyfikacja kaŝdej z sal znajduje się w folderze dołączonym do niniejszego regulaminu jako załącznik nr 1b. 3
25. W wynajętej sali obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spoŝywaniu napojów alkoholowych. 26. Ze sprzętu będącego na wyposaŝeniu sali moŝna korzystać tylko na terenie sali oraz za zgodą Wynajmującego. 27. W przypadku Wydarzeń kilkudniowych Najemca moŝe na swoją odpowiedzialność pozostawić w sali przedmioty wartościowe. W takiej sytuacji Najemca powinien zawiadomić o tym fakcie Wynajmującego. 28. Najemca opuszczając salę po zakończeniu Wydarzenie zobowiązany jest przekazać ją wraz z wyposaŝeniem Wynajmującemu. 29. Najemca wspólnie z pracownikiem Wynajmującego będącym w dniu wynajmu na zmianie zobowiązani są sprawdzić stan sali i sprzętu. 30. Najemca zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń wyposaŝenia powstałych w okresie wynajmu sali. 31. Wynajmujący nie ma obowiązku promowania Wydarzenia Najemcy. Całością organizacji łącznie z działaniami promocyjno marketingowymi zajmuje się Najemca. Wynajem sali nie nosi znamion tzw. współorganizacji, tzn. Ŝe Wynajmujący nie utoŝsamia się z Wydarzeniem. Wsparcie promocji ze strony Wynajmującego jest jedynie aktem jego dobrej woli i wynika z innych ustaleń określonych w zamówieniu najmu. Strony ustalą wtedy dodatkowe koszty związane z działaniami promocyjnymi, które poniesie Najemca (np. druk plakatów, ulotek, artykuły sponsorowane w prasie, spoty radiowe itp.) 32. WCK nie udostępnia Najemcom hasła do sieci Wi-Fi. 33. W przypadku gdy Najemca chce skorzystać z rzutnika multimedialnego, sprzęt, z którego prezentacja będzie wyświetlana np. laptop musi być własnością Najemcy. WCK nie wypoŝycza swoich komputerów. KaŜdy komputer musi być odpowiednio skonfigurowany do pracy z rzutnikiem. Jeśli prezentacja ma być wzbogacona dźwiękiem (nie ogranicza się tylko do obrazu) naleŝy to określić w zamówieniu wynajmu. 3 Obowiązki Najemcy Najemca zobowiązany jest do: 1. przestrzegania zakazu palenia w obrębie całego budynku, 2. przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian, 4
3. dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych przez Wynajmującego, 4. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana, 5. zapewnienie dozoru odzieŝy wierzchniej pozostawionej przez Uczestników Wydarzenia w sali lub szatni w trakcie trwania Wydarzenia. 6. szczegółowego określenia w zamówieniu wynajmu sali zapotrzebowania (krzesła, stoły, ustawienie, potrzeba rzutnika, ekranu, odtwarzacza muzyki, nagłośnienia, oświetlenia, szatni, itp.). 4 Przepisy końcowe 1. Najemca zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego Regulaminu. Najemca nieprzestrzegający warunków Regulaminu ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez WCK oraz osoby trzecie. 2. W przypadku okoliczności od niego niezaleŝnych (zdarzenia losowe, Ŝałoba narodowa, klęska Ŝywiołowa, itp.) WCK zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, odłoŝenia trwającego wynajmu sali. 3. W przypadku odwołania wynajmu sali z winy Wynajmującego Najemcy przysługuje zwrot wpłaconych opłat bez odsetek. 4. W przypadku odwołania wynajmu z winy Najemcy, Najemca zobowiązany jest powiadomić Wynajmującego o tym fakcie min. 7 dni przed Wydarzeniem. W przeciwnym razie Najemca zapłaci Wynajmującemu karę regulaminową w wysokości 50 % kosztów wynajmu określonych w umowie oraz pełnym kosztem związanym z zamówieniem usług dodatkowych (np. noclegi, catering itp.). Bezkosztowe anulowanie rezerwacji sali i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych moŝliwe są do 7 dni roboczych przed realizacją Wydarzenia. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Organizatora drogą mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano rezerwacji. 5. W przypadku przedłuŝenia czasu korzystania z sali, WCK uprawnione jest do naliczania dodatkowej opłaty. W przypadku wynajmu pomieszczeń liczonego w godzinach ustalona w zamówieniu stawka godzinowa naliczana będzie za kaŝdą następną godzinę po przekroczeniu pierwszych trzydziestu minut tej godziny. 6. WCK zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do obowiązującego regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieŝąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie www.wck.wodzislaw.pl z zakładce <kontakt, cennik usług>. 5
7. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu najmu sali w Wodzisławskim Centrum Kultury w Wodzisławiu Śląskim poddaje się orzecznictwu Sądu właściwego dla WCK. 8. Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem 14.10.2013r. 6
Załącznik nr 1 a Do Regulaminu wynajmu sal w Wodzisławskim Centrum Kultury CENNIK USŁUG świadczonych przez Wodzisławskie Centrum Kultury w Wodzisławiu Śl. obowiązuje od 16.09.2013 r. L.p. Rodzaj usługi Przedmiotu Usługi Czas wynajmu Cena netto Cena brutto Sala widowiskowa - zebranie 1 godz. 200,00 zł 246,00 zł 1. Wynajem - spektakl teatralny 1 spektakl 400,00 zł 492,00 zł - projekcja filmowa 1 projekcja 500,00 zł 615,00 zł - impreza estradowa 1 impreza 700,00 zł 861,00 zł 2. Wynajem Sala nr 7 1 godz. 80,00 zł 98,40 zł 3. Wynajem Sala konferencyjna 1 godz. 50,00 zł 61,50 zł 4. Wynajem Sala klubowa 1 godz. 120,00 zł 147,60 zł 5. Kompletu nagłaśniającego 2*1000W 1 godz. 800,00 zł 984,00 zł Wynajem 6. Kompletu Dynacord z mikrofonami 1 godz. 300,00 zł 369,00 zł 7. Przewóz osób - bus 1 km 2,00 zł 2,16 zł 8. Wynajem środków transportu dla pracowników i byłych pracowników (emeryci, renciści) jest rozliczany po kosztach eksploatacji (paliwo) + 10% 9. Wynajem środków transportu dla zespołów i grup Wodzisławskiego Centrum Kultury jest rozliczany po kosztach eksploatacji (paliwo) 10. Zasady i stawki długoterminowego wynajmu sal na zajęcia rekreacyjno-artystyczne i szkoleniowe ustalane będą zgodnie z umową - sala nr 7 1 godz. - sala nr 12 1 godz. - sala klubowa 1 godz. nie mniej niŝ 30 zł brutto nie mniej niŝ 30 zł brutto nie mniej niŝ 30 zł brutto 11. 12. Wynajem powierzchni reklamowych w Gazecie Wodzisławskiej Wynajem powierzchni reklamowych (banery) 1 moduł tj. 40x40 mm 1 moduł 30,00 zł 36,90 zł pół strony 24 moduły 720,00 zł 885,60 zł cała strona 48 modułów 1440,00 zł 1771,20 zł wrzutka - 450,00 zł 553,50 zł artykuł sponsorowany 1 moduł 30,00 zł 36,90 zł komunikat 1 moduł 20,00 zł 24,60 zł zewnętrzna m 2 /m-c 50,00 zł 61,50 zł wewnętrzna m 2 /m-c 30,00 zł 36,90 zł 7
13. Reklama na stronie internetowej 1 m-c 200,00 zł 246,00 zł 14. Reklama na tablicy świetlnej 1 m-c 200,00 zł 246,00 zł 15. reklama kinowa emisja spotu przed seansem ekran kinowy w Kinie Pegaz 1 seans 1 emisja 30,00 zł 36,90 zł 16. ekspozycja firmy stoisko firmy podczas imprezy w holu głównym WCK 1 stoisko 100 zł 123 zł 17. Reklama bilbordy słup dwustronny m-c 600,00 zł 738,00 zł Przy wynajmach kompleksowych i długoterminowych ceny do negocjacji 8
Załącznik 1 b Do Regulaminu wynajmu sal w Wodzisławskim Centrum Kultury 9