REGULAMIN WYBORU PRZEWOŹNIKÓW ZBOŻA I PRZETWORÓW ZBOŻOWO- MĄCZNYCH W ZAMOJSKICH ZAKŁADACH ZBOŻOWYCH Sp. z o.o. w Zamościu Cel Regulaminu 1 Regulamin wyboru przewoźników zboża i przetworów zbożowo-mącznych w Zamojskich Zakładach Zbożowych sp. z o.o., zwany dalej Regulaminem, określa zasady wyboru przewoźników świadczących usługi transportu drogowego w ruchu krajowym, zwanych dalej Przewoźnikami. Przedmiot i zakres Regulaminu 2 1. Regulamin obejmuje przebieg postępowania dotyczącego wyboru Przewoźników. 2. W zakres Regulaminu wchodzą czynności operacyjne dotyczące przebiegu postępowania. Zasady wyboru przewoźników 3 1. Wybór Przewoźników odbywa się w drodze postępowania konkursowego. 2. Wyboru Przewoźników dokonuje Komisja ds. wyboru przewoźników świadczących usługi transportu zboża i przetworów zbożowo-mącznych w ruchu krajowym, zwana dalej Komisją. 3. Po przeprowadzeniu przez Komisję postępowania zgodnie z niniejszym Regulaminem, Przewodniczący Komisji składa na posiedzenie Zarządu wniosek w sprawie podjęcia przez Zarząd Spółki uchwały dotyczącej wyboru Przewoźników na warunkach rekomendowanych przez Komisję. Do wniosku załącza sporządzoną zgodnie z 18 ust. 4 Regulaminu pisemną rekomendację Komisji odnośnie wyboru Przewoźników oraz listę rekomendowanych Przewoźników wraz z ich ofertami. 4. Po podjęciu przez Zarząd uchwały, o której mowa w ust. 2 powyżej, zawierane są umowy z Przewoźnikami. Skład i zadania Komisji 4 1. Komisję w składzie co najmniej 3 osoby, w tym jej Przewodniczącego, powołuje Zarząd Zamojskich Zakładów Zbożowych. 2. Zadaniem Komisji jest wybór Przewoźników i przedstawienie listy rekomendowanych Przewoźników Zarządowi Zamojskich Zakładów Zbożowych celem podjęcia decyzji dotyczącej wyboru Przewoźników. 3. Zadaniem Komisji jest w szczególności: 1) opracowanie harmonogramu czasowego prac, 1
2) opracowanie listy potencjalnych Przewoźników, do których zostanie wysłane Zaproszenie do składania ofert, 3) przygotowanie treści Zaproszenia (ogłoszenia) do składania ofert, 4) dokonanie weryfikacji i oceny otrzymanych ofert, 5) przeprowadzenie negocjacji, 6) opracowanie projektu umowy, 7) wybór Przewoźników i przekazanie pisemnej rekomendacji odnośnie wyboru Przewoźników oraz listy rekomendowanych Przewoźników Zarządowi Spółki. 5 7.i.1. Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący. 7.i.2. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy w szczególności: 1) koordynacja prac Komisji, 2) kierowanie posiedzeniami Komisji, 3) reprezentowanie Komisji wobec Oferentów i Zarządu Zamojskich Zakładów Zbożowych 3. Przewodniczący Komisji ma prawo do wydawania członkom Komisji poleceń związanych z jej pracami. 6 Do obowiązków członków Komisji należy: 1) udział w pracach Komisji, 2) obecność na posiedzeniach Komisji, 3) wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji w zakresie dotyczącym postępowania, 4) terminowość wykonywania zadań, 5) zachowanie tajemnicy co do przebiegu i wyników postępowania, 6) niezwłoczne informowanie Przewodniczącego Komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach Komisji. Zasady pracy Komisji 7 1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania. 2. Komisja kończy pracę z dniem podjęcia uchwały o wyborze Przewoźników lub o rezygnacji z dokonania wyboru Przewoźników. 3. Miejsce i termin posiedzeń Komisji wyznacza jej Przewodniczący. 4. O miejscu i terminie posiedzeń, o ile nie wynika to z uzgodnionego harmonogramu, Przewodniczący powiadamia Członków Komisji co najmniej na dwa dni przed posiedzeniem. 8 1. Komisja podejmuje decyzje w formie uchwały, w obecności co najmniej połowy Członków Komisji, w drodze głosowania zwykłą większością głosów. 2
2. Głosowanie jest jawne. 3. Każdemu z Członków Komisji przysługuje jeden głos. 4. Członkowi Komisji nie przysługuje prawo wstrzymania się od głosu. 5. W przypadku równej ilości głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji. 6. W protokole z posiedzenia Komisji zamieszcza się treść podjętej decyzji i wyniki głosowania z wyszczególnieniem ilości głosów za" i przeciw". 7. Członek Komisji ma prawo do wpisania do protokołu: zdania odrębnego, zastrzeżenia lub uzasadnienia swojego głosu. 8. Uchwały są podpisywane przez wszystkich Członków Komisji biorących udział w głosowaniu. 9. Członkowie Komisji biorą udział w pracach Komisji osobiście. 10. W przypadku obecności mniej niż połowy członków Komisji, posiedzenie odracza się. Zasady wyboru Przewoźników 9 1. Dopuszcza się następujące sposoby zapraszania Oferentów do udziału w postępowaniu ofertowym: 1) poprzez ogłoszenie w regionalnej prasie, 2) poprzez umieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej Zamojskich Zakładów Zbożowych 3) poprzez bezpośrednie skierowanie Zaproszeń do składania ofert do potencjalnych Przewoźników. 2. Komisja może dokonać wyboru jednego lub kilku spośród wskazanych wyżej sposobów zapraszania Oferentów do udziału w postępowaniu. 3. Komisja podejmuje uchwałę w sprawie wyboru sposobu/ów zapraszania Oferentów do udziału w postępowaniu. Uchwała Komisji w tej sprawie wymaga uzasadnienia, a w przypadku wyboru sposobu zaproszenia do udziału w postępowaniu wyłącznie poprzez bezpośrednie skierowanie Zaproszeń do składania ofert do potencjalnych Przewoźników, także akceptacji Prezesa Zarządu. 4. W każdym ze wskazanych w ust. 1 sposobów zaproszenia Oferentów do udziału w postępowaniu należy zachować minimum czternastodniowy okres składania ofert, z zastrzeżeniem ust. 5. 5. W uzasadnionych przypadkach termin, o którym mowa w ust. 4 może ulec skróceniu dotyczy to jednak sytuacji, gdy Komisja dokona wyboru sposobu zaproszenia Oferentów do udziału w postępowaniu wyłącznie poprzez bezpośrednie skierowanie Zaproszeń do składania ofert do potencjalnych Przewoźników. 6. Postępowanie powinno być prowadzone z zachowaniem zasady równości Oferentów. 10 3
1. W przypadku wyboru sposobu zaproszenia Oferentów do udziału w postępowaniu, o którym mowa w 10 ust. 1 pkt 3, Komisja ustala listę potencjalnych Przewoźników, do których będą wysyłane Zaproszenia do składania ofert. 2.Projekt listy potencjalnych Przewoźników zatwierdza Prezes Zarządu. 3.Zaproszenie do składania ofert powinno być wysłane do co najmniej dwóch potencjalnych Przewoźników z listy potencjalnych Przewoźników. 4.Zaproszenie do składania ofert zgodnie z zasadami poufności rozsyła Asystent Zarządu. 11 a.i.1. Komisja przyjmuje harmonogram czasowy prac, w którym powinny znaleźć się m.in. następujące terminy: 1) termin wysłania Zaproszeń (ogłoszeń) do składania ofert, 2) termin składania ofert, 3) termin otwarcia ofert, 4) termin oceny ofert, 5) termin negocjacji, 6) termin sporządzenia protokołu końcowego, rekomendacji dla Zarządu odnośnie wyboru Przewoźników oraz listy rekomendowanych Przewoźników. 2. Komisja opracowuje treść Zaproszenia (ogłoszenia) do składania ofert, które zatwierdza Prezes Zarządu. 3. Treść Zaproszenia (ogłoszenia) do składania ofert wymaga parafowania przez radcę prawnego. 4. Zaproszenie do składania ofert winno zawierać między innymi: 1) nazwę, siedzibę i adres Spółki organizatora postępowania, 2) termin, miejsce i tryb złożenia oferty oraz okres, w którym oferta jest wiążąca, 3) termin i miejsce otwarcia ofert, 4) informacje o charakterze (rodzaju i sposobie) przewozów oraz kryteria według których nastąpi wybór Przewoźników, 5) wymagania, jakim powinna odpowiadać oferta, w szczególności: a) posiadany własny tabor przewozowy, b) ogólny potencjał przewozowy, c) proponowane stawki przewozowe, d) posiadane referencje, e) inne, 6) informację, że negocjacje zostaną przeprowadzone tylko z wybranymi Oferentami, 4
7) informację, że zawarcie umowy w wyniku postępowania nastąpi po podjęciu decyzji przez właściwy organ Spółki, 8) informację, że organizator postępowania bez podania przyczyn może odstąpić od przeprowadzenia postępowania lub przedłużyć termin do składania ofert, 9) informację, że oferta zostanie odrzucona, jeżeli zostanie złożona po terminie lub w niewłaściwym miejscu lub nie zawiera wszystkich wymaganych w Zaproszeniu do składania ofert informacji lub dokumentów, 10) zastrzeżenie, że organizatorowi postępowania przysługuje prawo zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, 11) zastrzeżenie, że organizatorowi postępowania przysługuje prawo unieważnienia postępowania w całości lub w części bez podania przyczyny. Otwarcie ofert 12 1. Otwarcia ofert dokonuje Przewodniczący Komisji w obecności członków Komisji w wyznaczonym miejscu i terminie. 2. Przy otwarciu ofert uczestniczą wyłącznie członkowie Komisji. 3. Podczas otwarcia ofert Komisja : a) stwierdza prawidłowość Zaproszenia (ogłoszenia) do składania ofert, b) dokonuje oględzin kopert z ofertami pod względem ich nienaruszenia, c) ustala liczbę zgłoszonych ofert, d) otwiera koperty z ofertami złożone w terminie i miejscu wskazanym w Zaproszeniu (ogłoszeniu) o konkursie ofert, e) sprawdza prawidłowość ofert i sporządza listę wszystkich Oferentów. 4. Po otwarciu ofert każdy z członków Komisji składa do protokołu oświadczenie o nie pozostawaniu z którymkolwiek z Oferentów w takim stosunku faktycznym lub prawnym, który mógłby budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności oraz oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy wszelkich uzyskanych informacji. 5. W przypadku, gdy któryś z członków Komisji nie może złożyć oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, podlega on wykluczeniu z prac Komisji. Przewodniczący Komisji zwraca się z wnioskiem o powołanie nowego Członka Komisji oraz, jeśli to konieczne, odracza posiedzenie Komisji. 6. W przypadku określonym w ust. 5 sporządza się protokół z otwarcia ofert, a dalsze czynności podejmowane są po uzupełnieniu składu Komisji. 7. Nowo powołany Członek Komisji składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 4 niniejszego paragrafu. 8. W przypadku gdy liczba Członków Komisji nie spadła poniżej ilości określonej w przepisie 5 ust. 1 niniejszego Regulaminu, można nie powoływać nowego Członka Komisji. 5
13 1. Komisja odrzuca ofertę, która: 1) została złożona po wyznaczonym terminie lub w niewłaściwym miejscu, 2) nie zawiera wszystkich wymaganych w Zaproszeniu (ogłoszeniu) do składania ofert informacji lub dokumentów. 2. O odrzuceniu oferty Komisja zawiadamia niezwłocznie Oferenta, wskazując przyczynę odrzucenia oferty. 3. W uzasadnionych przypadkach Komisja może wezwać Oferentów do uzupełnienia informacji lub dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 2. 4. Złożenie jednej ważnej oferty wystarcza do przeprowadzenia postępowania. 14 1. Komisja sporządza protokół z otwarcia ofert, który powinien w szczególności zawierać: 1) określenie miejsca i czasu otwarcia ofert, 2) imiona i nazwiska członków Komisji, 3) przedmiot postępowania, 4) listę wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty, 5) informację o ofertach odrzuconych z podaniem przyczyn, 6) wykaz cen oraz warunków zaproponowanych przez Oferentów, 7) datę sporządzenia protokołu. 2. Do protokołu z przebiegu otwarcia ofert dołącza się treść Zaproszenia (ogłoszenia) do składania ofert. 3. Do protokołu dołącza się listę Oferentów wytypowanych do przeprowadzenia negocjacji. 4. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji. Ocena ofert i negocjacje z Oferentami 15 1. Przedmiotem oceny Komisji są oferty ważne. 2. Ocena złożonych ofert zostaje dokonana z uwzględnieniem wymagań określonych w Zaproszeniu (ogłoszeniu) do składania ofert. 3. Dla oceny ofert przyjmuje się następujące kryteria: 1) wysokość stawek przewozowych, 2) rozładunek u odbiorców mąki 3) zwrot palet pobranych do przewozu mąki 4) posiadany własny tabor przewozowy, 5) ogólny potencjał przewozowy, 6) referencje / ocena dotychczasowej współpracy, 7) dodatkowe kryteria określone przez Komisję. 6
4. Wagę poszczególnych kryteriów ustala Komisja w drodze uchwały. 5. Dla zapewnienia prawidłowej oceny ofert Komisja może zwrócić się do Oferenta o udzielenie dodatkowych informacji w formie pisemnej, wyznaczając termin na udzielenie odpowiedzi. 16 1. W celu uzyskania jak najkorzystniejszych warunków przewozów Komisja może przeprowadzić negocjacje bezpośrednie z przedstawicielami Oferentów. 2. W oparciu o przyjęte kryteria Komisja sporządza listę Oferentów do negocjacji, ustala kolejność negocjacji z poszczególnymi Oferentami oraz wyznacza czas i miejsce negocjacji. 3. Przewodniczący Komisji kieruje do Oferentów zawiadomienie o czasie i miejscu negocjacji. 4. Negocjacje są przeprowadzane przez Przewodniczącego Komisji oraz co najmniej trzech Członków Komisji, których wyznacza Przewodniczący Komisji. 5. Negocjacje odbywają się w okresie związania Oferentów złożonymi ofertami. 6. Po zakończeniu negocjacji Komisja może zobowiązać Oferentów do złożenia w wyznaczonym terminie oferty końcowej, zgodnie z wymogami wskazanymi w Zaproszeniu (ogłoszeniu) do składania ofert. Oferta końcowa może odnosić się do oferty wstępnej. 7. W przypadku nie złożenia oferty końcowej rozpatruje się złożoną ofertę wstępną ze zmianami ustalonymi w toku negocjacji. 17 1. Z przebiegu negocjacji sporządzane są protokoły, które powinny w szczególności zawierać: 1) miejsce i czas negocjacji, 2) imiona i nazwiska członków Komisji przeprowadzających negocjacje, 3) przedmiot negocjacji, 4) informacje o Oferencie, z którym przeprowadza się negocjacje oraz o osobach reprezentujących Oferenta, 5) informacje o przebiegu negocjacji z poszczególnymi Oferentami, 6) istotne ustalenia dokonane w toku negocjacji, 7) datę sporządzenia protokołu. 2. Protokół podpisują uczestniczący w negocjacjach Członkowie Komisji. 3. Do protokołu z przebiegu negocjacji załącza się dokumenty, które odzwierciedlają przebieg negocjacji. 18 7
a.i.1. Po przeprowadzeniu negocjacji, na podstawie złożonych ofert, protokołów z negocjacji oraz ofert końcowych, Komisja podejmuje uchwałę o wyborze Przewoźników lub o zamknięciu postępowania bez wyboru ofert. a.i.2. Uchwała o wyborze Przewoźników lub o zamknięciu postępowania bez wyboru ofert, wymaga uzasadnienia. a.i.3. W przypadku podjęcia przez Komisję uchwały o zamknięciu postępowania bez wyboru ofert, Przewodniczący Komisji informuje o tym Prezesa Zarządu. a.i.4. W terminie do 5 dni roboczych od podpisania protokołu końcowego Przewodniczący Komisji sporządza pisemną rekomendację dotyczącą wyboru Przewoźników oraz listę rekomendowanych Przewoźników. a.i.5. Rekomendację podpisują wszyscy członkowie Komisji. Zasady zachowania poufności 19 1. Wszystkie oferty złożone w związku z postępowaniem ofertowym oraz informacje lub dokumenty z nim związane podlegają ochronie jako tajemnica handlowa. 2. Każdy Członek Komisji winien dołożyć należytej staranności, aby dokumenty związane z postępowaniem ofertowym nie znalazły się w posiadaniu osób trzecich. 3. Każda z osób, którym udostępniono jakiekolwiek materiały lub informacje związane z postępowaniem odpowiada za zachowanie poufności tych informacji również po zakończeniu postępowania ofertowego. 4. Jakiekolwiek kontakty z Oferentami w sprawach dotyczących postępowania ofertowego dozwolone są wyłącznie w ramach procedury postępowania ofertowego. Przewodniczący Komisji winien być niezwłocznie poinformowany o każdej próbie kontaktu ze strony Oferentów. W szczególności nie należy Oferentom przekazywać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem oceny ofert i prowadzonych negocjacji. Dokumentacja 20 1. Komisja zobowiązana jest do sporządzania i przechowywania dokumentacji z prac Komisji, a w szczególności: 1) dokumentacji powołania Komisji, 2) harmonogramu prac Komisji, 3) treści Zaproszenia (ogłoszenia) do składania ofert, 4) listy potencjalnych Przewoźników, do których wysłane zostało Zaproszenie do składania ofert, 8
5) protokołów z posiedzeń Komisji, 6) oryginałów złożonych ofert, 7) korespondencji z Oferentami, 8) protokołu końcowego, 9) pisemnej rekomendacji wraz z listą rekomendowanych Przewoźników. 2. Protokoły podpisują wszyscy Członkowie Komisji. 3. Dokumentacja powinna być odpowiednio zabezpieczona przed dostępem ze strony osób trzecich. 4. Dokumentacja postępowania prowadzona jest przez Sekretarza Komisji, a w razie jego nieobecności przez wybranego członka Komisji. 5. Po zakończeniu prac Komisji dokumentację przechowuje Przewodniczący Komisji. 9