II WOJEWODA POMORSKI SO-III.431.17.2015.KS Gdansk, dnia'l^lipca 2015roku Pan Miroslaw Murzydlo Wojt Grainy Subkowy WYSTAPIENIE POKONTROLNE z kontroli przeprowadzonej w trybie zwyklym w Urzedzie Gminy Subkowy, ul. Wybickiego 19a, 83-120 Subkowy, w dniu 16.06.2015 roku przez pracownika Wydzialu Spraw Obywatelskich i Cudzoziemcow Pomorskiego Urzedu Wojewodzkiego w Gdansku Pania Karolin^ Stawsk^ - inspektora wojewodzkiego w Oddziale ds. Ewidencji Ludnosci i Egzekucji Administracyjnych, na podstawie pisemnego upowaznienia do przeprowadzenia kontroli Nr 42 /2015 z dnia 15.06.2015 roku wydanego z upowaznienia Wojewody Pomorskiego przez Zast^pc? Dyrektora Wydzialu Spraw Obywatelskich i Cudzoziemcow -Boguslaw^ Cierpisz. Zakres kontroli i okres objfty kontrola: Realizacja zadafi z zakresu administracji rzadowej wynikajacych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 roku o ewidencji ludnosci i dowodach osobistych wraz z aktami wykonawczymi w okresie od dnia 01 stycznia 2014 roku do dnia 28 lutego 2015 roku ze szczegolnym uwzglednieniem: - rejestracji zdarzen meldunkowych obywateli polskich i Cudzoziemcow w drodze czynnosci materialno-technicznej, - dotychczasowej praktyki wydawania decyzji administracyjnych w sprawach meldunkowych, - przepracowywania informacji osobowo-adresowych - aktualizacja LED, - procedury przyjmowania i wydawania dokumentow tozsamosci, - udostepniania danych osobowych zawartych w gminnym zbiorze meldunkowym jak i ewidencji wy danych i uniewaznionych dowodow osobistych 1
Wyjasnien w czasie kontroli udzielala Pani Gabriela Brzoskowska - zastepca kierownika use. Wykonywanie zadari w kontrolowanym zakresie oceniam pozytywnie. USTALENIA KONTROLI Gmina Subkowy na dzien 28 lutego 2015 roku liczyla 5.513 mieszkahcow, w tym 5.400 osob zameldowanych na pobyt staly i 113 osob zameldowanych na pobyt czasowy. W systemic informatycznym ewidencja ludnosci prowadzona byla w oparciu o program firmy RADIX ELUD PLUS. Stwierdzono, ze zastosowany program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludnosci spemial wymagania w zakresie gromadzenia danych okreslonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnosci i dowodach osobistych i prowadzony byl zgodnie z rozporza.dzeniem Ministra Spraw Wewn^trznych i Administracji z dnia 19.12.2012 roku w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb?dnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnosci i ewidencji wy danych i uniewaznionych dowodow osobistych (Dz.U z 2012 roku, poz.1475). W okresie obj^tym kontrola. przyj^to 60 zgloszen pobytu stalego i 65 zgloszen pobytu czasowego. W tym samym czasie wymeldowalo si^ z pobytu stalego 89 osob, w tym wymeldowano decyzja^ administracyjn^ - 3 osoby. Do komorki ewidencji ludnosci wplyne^o 85 aktow urodzen, 66 aktow malzenstw oraz 45 aktow zgonu, wydano 758 dowodow osobistych. Wszystkie powyzsze zdarzenia stanowily podstaw? do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewodzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Zglaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywalo si? zgodnie ze sposobem opisanym w rozporzqdzeniu Ministra Spraw Wewnetrznych i Administracji z dnia 19.12.2012 roku w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb^dnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnosci i ewidencji wydanych i uniewaznionych dowodow osobistych ( Dz.U. z 2012 roku, poz 1475). Sprawdzono kilkadziesi^t drukow meldunkowych obywateli polskich i jeden druk meldunkowy cudzoziemca. Osoby zglaszaj^ce pobyt lub wymeldowanie otrzymywaty zaswiadczenie potwierdzaj^ce dopelnienie tej czynnosci. Rubryki w drukach meldunkowych byly wypelnione, a w miejscu przeznaczonym na potwierdzenie pobytu osoby w lokalu 2
'V znajdowal sie podpis osoby posiadaj^cej tytul prawny do lokalu. Z uwagi na powyzsze nie stwierdzono uchybien ani nieprawidlowosci w kontrolowanym zakresie. W zakresie prowadzenia postepowan administracyjnych w sprawach meldunkowych w kontrolowanym okresie wszczeto 7 postepowan meldunkowych i wydano 6 decyzji (1 postepowanie bylo w toku), w tym 3 o wymeldowaniu z pobytu stalego, 2 o zameldowaniu i 1 o umorzeniu postepowania. Skontrolowano 4 postepowania. Akta sprawy znajdujq. sie w opisanej teczce. Kazda teczka zawiera dokumentacj? zgromadzon^ wedlug dat wplywu poszczegolnych pism. Decyzje s^ prawidlowo oznaczone, zawieraj^ sygnatur? i dat? wydania aktu. Podpisywane sq. przez uprawnione do tego osoby, przy uzyciu stosownych pieczeci. W skontrolowanych sprawach nie stwierdzono uchybien natury proceduralnej. Decyzje administracyjne zawieraj^ prawidlow^ podstawe prawn^ zawart^ w sentencji oraz uzasadnienie faktyczne i prawne. Organ przeprowadzal postepowanie dowodowe w sposob przewidziany przez przepisy Kpa, co zapewnialo prawidlowe ustalenie stanu faktycznego umozliwiaj^cego wydanie merytorycznego rozstrzygniecia. Postepowania zakonczono w terminach przewidzianych prze Kpa. Organ zapewnial wszystkim stronom postepowania mozliwosc wziecia czynnego udzialu w kazdym jego stadium, a przed wydaniem decyzji umozliwil im wypowiedzenie sie co do zebranych dowodow i materialow oraz zgloszonych z^dah. Odnosnie sposobu przyjmowania i wydawania dowodow osobistych, sprawdzono nastepuj^ce koperty dowodowe: 221405200000: 9819,9818,9814,9813,9812,9811,9809,9808,9805,9804,9803,9802,9701,9894,9815,9865. Koperty dowodowe ukladane s^ wedlug numeru wniosku. Koperta dowodowa zawiera wszystkie wymagane dokumenty: - wniosek o wydanie dowodu osobistego, - akta stanu cywilnego, gdy ich zlozenie jest wymagane, - odcinek B formularza, a przy jego zagubieniu oswiadczenie osoby o jego zagubieniu. Ustalono, ze przyjmowane wnioski dowodowe wypelniane s^ prawidlowo. W kopercie znajduje si? odcinek B formularza, na ktorym widnieje data odbioru dowodu, nr dowodu oraz podpis odbiorcy. Na formularzu znajduje sie pieczec urz?dowa oraz piecz^tka podhizna pracownika wraz z jego podpisem w przeznaczonym do tego miejscu. W okresie objetym kontrola_ wydano 758 dowodow osobistych.
Koperty o numerze: 9701,9894,9815,9865 zawieraly wniosek o wydanie dowodu osobistego dla osoby maloletniej. Zgodnie z zapisami rozporzadzenia Rady Ministrow z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postepowania w sprawach wydawania dowodow osobistych, ich uniewazniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz.U. z 2009 r. Nr 47, poz.384) wniosek o wydanie dowodu osobistego zostal zlozony przez obojga rodzicow, ktorzy wyrazili na to zgod? ( 5 rozporzadzenia). Dokument zostal odebrany przez jednego z rodzicow co bylo zgodne z 15 przytoczonego rozporzadzenia. W okresie objetym kontrol^ 105 dowodow osobistych wydano osobom maloletnim. W okresie kontroli uniewazniono 732 dokumenty tozsamosci, zgloszono utrate 51 dokumentow i posredniczono przy wydaniu 9 dowodow osobistych. Sprawdzono wnioski o udostepnianie danych osobowych na podstawie art. 44 h ustawy ewidencji ludnosci i dowodach osobistych. Na podstawie dokonanych ustalen stwierdza sie, ze w okresie kontroli do komorki ewidencji ludnosci wplyneio 291 wnioskow 0 udzielenie informacji osobowo-adresowych. Sprawdzono okolo 50 zapytan adresowych za okres od 1 stycznia 2014 roku do dnia 28 lutego 2015 roku. Odpowiedz na zapytania adresowe udzielana jest w formie wydruku z systemu. Ustalono, ze przede wszystkim wnioski skladane s^ przez instytucje zwolnione z oplaty za udostepnienie danych takie jak: komornicy, posterunek policji. Odpowiedzi na zapytania udzielane s^ prawidlowo. Udzielano informacji takze podmiotom zobowia_zanym do uiszczenia oplaty za udostepnienie danych osobowych takim jak: osoby fizyczne, kancelarie prawne. W kontrolowanym zakresie nie stwierdzono uchybieh i nieprawidlowosci. W okresie objetym kontrol^ nie wydano zadnej decyzji o odmowie udostepnienia danych osobowych. W okresie kontroli wydano 302 zaswiadczenia dotycz^ce potwierdzenia danych osobowych z ewidencji ludnosci na podstawie art. 44 g ustawy ewidencji ludnosci 1 dowodach osobistych. Skontrolowano ok 60 spraw. Zaswiadczenia wydawane s^ prawidlowo. W przypadku zlozenia wnioskow o wydanie zaswiadczenia o wspolnym zameldowaniu wraz z czlonkami rodziny organ prawidlowo wydawal w stosunku do wnioskodawcy zaswiadczenie w na podstawie art. 44 g natomiast w stosunku do pozostalych stosowal art. 44 h ustawy. Dokonuj^c analizy wnioskow o wydanie zaswiadczenia nie stwierdzono uchybien i nieprawidlowosci w kontrolowanym zakresie.
Na podstawie wyjasnien pracownika ustalono, ze na terenie gminy Subkowy na dzieh 28 lutego 2015 roku zameldowanych bylo 2 cudzoziemcow na pobyt czasowy ( obywatele Ukrainy). Sprawdzono 1 druk meldunkowy cudzoziemca, ktory w okresie kontroli dokonal zameldowania na pobyt czasowy. Zameldowanie odbylo si? zgodnie z przepisami meldunkowymi - zameldowanie na taki okres na jaki moze przebywac na terytorium RP, wynikajacy z posiadanych dokumentow ( zezwolenie na pobyt czasowy). Sprawdzono takze rzetelnosc danych statystycznych przekazanych przez kontrolowanq jednostk? a dotyczacych zdarzen z zakresu ewidencji ludnosci i dowodow osobistych, ktore stanowi^ podstaw? do uzyskania dotacji celowej na sfinansowanie realizacji powyzszych zadan. Nie stwierdzono w tym zakresie zadnych uchybiefi. W zwiazku z tym, ze nie stwierdzono nieprawidlowosci w pracy Urzedu Gminy Subkowy, odst^puje si? od formulowania wnioskow i zalecen pokontrolnych. Wyst^pienie pokontrolne sporz^dzono w dwoch jednakowo brzmi^cych egzemplarzach i jeden z nich przekazano Wqjtowi Gminy Subkowy. WZj III Jw-f ife * " ' :;V" K Pc^iiSM podpis Wojewody Pomorskiego I