POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ NR PS-II.431.3.6.2015 Przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy w Wielu gm. Karsin. Gdańsk 14 sierpnia 2015 r. 1
I. Warunki organizacji kontroli Jednostka kontrolowana; Kontrolę przeprowadzono w Środowiskowym Domu Samopomocy w Wielu gm. Karsin, który funkcjonuje jako jednostka organizacyjna Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Karsinie. Reprezentowaną przez: Kierownika GOPS Karsin: Magdalenę Jereczek p.o. Koordynatora ŚDS : Annę Datta Jednostka kontrolująca: Kontrolę prowadził Zespół Inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w składzie: - Ewa Szczypior starszy inspektor wojewódzki - kierująca zespołem inspektorów - upoważnienie Nr 219/2015 z dnia 4 sierpnia 2015 r. - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki upoważnienie Nr 220/2015 z dnia 4 sierpnia 2015 r. Termin kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniu 14 sierpnia 2015 r. Okres podlegający kontroli: realizacja zadań merytorycznych ŚDS w roku 2014. Podstawy prawne przeprowadzonej kontroli: art.28 ust.1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31 poz. 206 z późn. zm.), art.126 i art.127 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 poz. 182 z późn zm. ), Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61 poz. 543 z późn. zm. ), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238 poz. 1586). art.1, art. 9 ustawy z dnia 19 sierpnia 1994r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U. z 2011 r. Nr 231, poz. 1375 z późn. zm.) Zakres kontroli problemowej: Ocena merytoryczna działań w zakresie realizacji zadań umożliwiających wsparcie osób z zaburzeniami psychicznymi, służących poprawie jakości życia uczestników, rodzaj i zakres usług świadczonych w Środowiskowym Domu Samopomocy w Wielu (określanego dalej jako ŚDS) oraz realizacja standardów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy. W trakcie czynności kontrolnych analizie poddane zostały następujące zagadnienia: dokumenty formalne, dotyczące funkcjonowania ŚDS (Uchwała Rady Gminy dotycząca utworzenia ŚDS w Wielu, Uchwała Rady Gminy dotycząca zmiany statutu GOPS Karsin, statut i regulamin ŚDS, program, plan pracy), liczba osób przebywających w ŚDS w 2014 roku, formy działań terapeutycznych i innych usług skierowanych na rzecz uczestników ŚDS, współpraca z rodzinami, instytucjami w środowisku lokalnym w celu integracji społecznej uczestników ŚDS, przygotowanie merytoryczne zatrudnionych pracowników ŚDS, 2
przebieg i efekty oddziaływań terapeutycznych wobec uczestników ŚDS, stan bazy technicznej i wyposażenia budynku ŚDS w odniesieniu do obowiązujących standardów. Osoby udzielające wyjaśnień: Kierownik GOPS Karsin: Magdalena Jereczek p.o. Koordynatora ŚDS : Anna Datta Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych dokonano wpisu do zeszytu kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Karsinie oraz poinformowano kierownika o prawie odmowy podpisania protokołu i obowiązku złożenia na piśmie do dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu, wyjaśnień przyczyn tej odmowy oraz umotywowanych zastrzeżeń, dotyczących ustaleń zwartych w protokole. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, o których mowa powyżej, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia stanowiska dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku wobec zastrzeżeń. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez zespół inspektorów i sporządzenia zaleceń pokontrolnych ( 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005r w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61 poz. 543 z późn. zm.). II. Podstawa do ustaleń kontroli: Ustaleń do protokołu dokonano na podstawie: oględzin bazy technicznej, lokalowej i kadrowej ŚDS w Wielu, jako miejsca realizacji zadania (czy gwarantuje niezbędną jakość usług), wyjaśnień udzielonych przez Kierownika GOPS oraz p.o. Koordynatora ŚDS, wglądu w dokumenty merytoryczne, dotyczące realizowanych zadań (Uchwały Rady Gminy dotyczące utworzenia i funkcjonowania ŚDS Wiele, statut, regulamin, plan i program działalności ŚDS, procedury postępowania w ŚDS, dokumentacja indywidualna i zbiorowa uczestników, dokumenty dotyczące kwalifikacji pracowników). III. Ustalenia kontrolne: Środowiskowy Dom Samopomocy (ŚDS) w Wielu funkcjonuje od 2010 r. i jest placówką wsparcia dziennego typu A i B. Decyzja o jego utworzeniu podjęta została Uchwałą Nr XXX/197/09 Rady Gminy w Karsinie z dnia 26 listopada 2009 r. (Załącznik Nr 1). Zgodnie z zapisem ww. uchwały jak i zmian wprowadzonych w Statucie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (GOPS) w Karsinie Uchwałą Nr I/5/10 Rady Gminy Karsin z dnia 30 listopada 2010 r. (Załącznik Nr 2) - ŚDS wchodzi w skład GOPS jako jednostka organizacyjna pomocy społecznej. Zasady funkcjonowania placówki określone zostały w Statucie ŚDS wprowadzonym Uchwałą Nr XV/105/12 Rady Gminy Karsin z dnia 26 stycznia 2012 r. (załącznik nr 3). Szczegółowe zadania ŚDS określa zatwierdzony przez Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Karsinie z Regulamin Organizacyjny Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu (załącznik nr 4). Merytorycznymi podstawami działalności ŚDS są: program działalności, zawierający osobne części dla placówki typu A i B (Załącznik Nr 5 - rok 2014, Załącznik Nr 6 rok 2015) oraz plan pracy (Załącznik Nr 7 - rok 2014, Załącznik Nr 8 rok 2015), ustalany corocznie w uzgodnieniu z Wojewodą Pomorskim oraz zatwierdzany przez jednostkę prowadzącą. Kierownik ŚDS, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy, zobowiązany jest także do składania Wojewodzie Pomorskiemu rocznego sprawozdania z działalności ŚDS (Załącznik Nr 9), z którego to obowiązku wywiązuje się terminowo. Budynek ŚDS w Wielu, (ul. Derdowskiego 1) przejęła Gmina Karsin od Parafii rzymskokatolickiej św. Mikołaja w Wielu w nieodpłatne użytkowanie na okres 10 lat. 3
Obiekt znajduje się jest w miejscu zapewniającym bezpieczeństwo i spokój uczestników zajęć. Usytuowany jest przy głównej drodze, przebiegającej przez miejscowość co daje możliwość łatwego dotarcia do placówki i przemieszczenia się uczestników ŚDS, ale jednocześnie sam lokal jest oddzielony od jezdni szeregiem drzew, które wyciszają dobiegający od niej hałas. Jest budynkiem trzykondygnacyjnym, pozbawionym barier architektonicznych. Na zewnątrz znajduje się podjazd umożliwiający dostęp do pomieszczeń uczestnikom na wózkach. Osoby niepełnosprawne ruchowo mogą swobodnie poruszać się na parterze, gdzie znajdują się toalety, szatnia i część pracowni, w tym pomieszczenia do terapii ruchowej. Ponadto w placówce zamontowany jest schodołaz umożliwiający osobom niepełnosprawnym dotarcie na piętro i korzystanie ze znajdujących się tam pozostałych pracowni. Budynek spełnia konieczne wymogi dotyczące powierzchni użytkowej, przypadającej na jednego uczestnika (na 160 m² powierzchni ŚDS przebywa maksymalnie 20 podopiecznych) - zgodnie z Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Dom czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 15.30 ( w tym co najmniej przez 6 godzin prowadzone są zajęcia) Pomieszczenia użytkowe ŚDS usytuowane są na wszystkich kondygnacjach. W skład tych pomieszczeń wchodzą: szatnia, pracownia kulinarna oraz jadalnia pełniąca funkcję sali aktywizacji i pomieszczenia do terapii ruchowej. Na piętrze znajdują się kolejne pracownie: stolarska, plastyczna, komputerowa, krawiecka. Na ostatniej kondygnacji umiejscowiony jest pokój do indywidualnego poradnictwa psychologicznego, socjalnego, pedagogicznego, pełniący również rolę pokoju wyciszeń i biura. Wszystkie pracownie wyposażone są w potrzebne do prowadzenia zajęć meble i sprzęty. W obiekcie znajduje się również niezbędna ilość toalet: 4 toalety dla uczestników po dwie na parterze i pierwszym piętrze, osobno dla kobiet i mężczyzn, dostosowane do osób niepełnosprawnych, toaleta dla personelu, która znajduje się w biurze oraz łazienka z natryskiem. Dom wyposażony jest w niezbędny sprzęt, odpowiedni do realizacji zadań wspierająco-aktywizujących: - sprzęt do treningu samoobsługi i zaradności życiowej, w tym pralka automatyczna, żelazko, deska do prasowania, suszarka do włosów i inne sprzęty w zależności od prowadzonej terapii, - sprzęt rekreacyjno- sportowy, - sprzęt komputerowy, muzyczny, tv-audio-video. Uczestnicy zajęć ŚDS. Środowiskowy Dom Samopomocy w Wielu jest dziennym ośrodkiem wsparcia, typu B przeznaczonym dla 20 osób dorosłych. W 2014 roku od stycznia do września w zajęciach ŚDS uczestniczyło 20 osób z niepełnosprawnością intelektualną, od października do grudnia tych osób było 18. Na przestrzeni całego roku z oferty Domu skorzystały 23 osoby w załączeniu pełna lista mieszkańców w ŚDS i okres ich korzystania z zajęć w 2014 r. (załącznik nr 10). Z ewidencji ŚDS w tym czasie wykreślono 5 osób, w tym: 4 osoby z powodu rezygnacji, a jedną z powodu zgonu. W ciągu 2014 roku średnia frekwencja uczestnictwa w zajęciach wyniosła 70%. Wśród mieszkańców nie ma osób z decyzją o odpłatności za pobyt w tej placówce. Mimo prowadzenia w ŚDS działań mających na celu aktywizację życiową w oparciu o indywidualne możliwości uczestników oraz współpracę ze środowiskiem rodzinnym i lokalnym to jedynie 1 osoba się usamodzielniła. Podopiecznymi Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu są mieszkańcy gminy Karsin. Z uwagi na rozległość terenu i możliwe komplikacje z dotarciem do ŚDS zdecydowana większość uczestników korzystała z transportu zorganizowanego i opłaconego przez placówkę (zakup usług finansowany w ramach dotacji uzyskiwanej z budżetu Wojewody). Prawa i obowiązki podopiecznych tej placówki zawarte zostały w Regulaminie organizacyjnym ŚDS. 4
W dokumencie tym określono zasady uczestnictwa w zajęciach oraz przepisy porządkowe. Mieszkańcy Domu podczas swego pobytu zapoznawani zostają z zapisami regulaminu. Dla każdej z 4 pracowni opracowano osobne, szczegółowe Regulaminy o charakterze porządkowym załącznik Nr 11 Dla podniesienia bezpieczeństwa pobytu uczestników w ŚDS oraz usystematyzowania podejmowanych działań w sytuacjach nagłych, konfliktowych i organizacyjnych, opracowano szereg procedur, m.in.: procedura przyjmowania nowego uczestnika do ŚDS, procedura pozbawienia osoby prawa do pobytu w ŚDS, procedura przy zaistnieniu nieszczęśliwego zdarzenia lub wypadku w ŚDS, procedura postępowania w przypadku nagłego pogorszenia stanu zdrowia uczestnika ŚDS, procedura postępowania w napadzie agresji i autoagresji, procedura składania skarg, zażaleń i wniosków przez uczestników ŚDS oraz ich rozpatrywanie, procedura postępowania w razie samodzielnego oddalenia się uczestnika, procedura postępowania w przypadku zdarzeń losowych, typu awarie, zagrożenia oraz inne procedury. Pełen zbiór tych procedur stanowi załącznik nr 12. Kadra Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu. Kadrę ŚDS Wiele w 2014r stanowił zespół składający się z koordynatora, czterech instruktorów terapii zajęciowej (sposób zatrudnienia umowa o pracę), psychologa, lekarza psychiatry, animatora czasu wolnego (sposób zatrudnienia umowa zlecenie). Liczba zatrudnionych pracowników jest zatem wystarczająca i umożliwia zachowanie wskaźnik zatrudnienia określony w 12 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie środowiskowych domów samopomocy dla ŚDS typu oraz B. Koordynatorem Domu w 2014 r. była Pani Sabina Lizakowska, posiadająca niezbędne wykształcenie i kwalifikację do pełnienia tej funkcji (również specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej). Obecnie osoba ta jest na urlopie macierzyńskim, a jej obowiązki na ten czas przejęła Pani Anna Datta (pracująca dotąd jako terapeuta zajęciowy). Zwierzchnikiem służbowym koordynatora, zgodnie z zapisami Statutu ŚDS, jest Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Karsinie. Zdecydowana większość pracowników posiada niezbędne wykształcenie i kwalifikacje. Dwie osoby są w trakcie uzupełniania wymaganych kwalifikacji. Ponadto pracownicy w sposób ciągły podwyższają swoją wiedzę i umiejętności w zakresie pracy z osobami niepełnosprawnymi uczestnicząc w szkoleniach organizowanych przez różne instytucje zewnętrzne. W załączeniu pełen pakiet dokumentów poświadczających wykształcenie, kwalifikacje i odbyte szkolenia przez poszczególnych pracowników (załącznik nr 13). Zespół Wspierająco Aktywizujący. W okresie kontrolnym (2014 rok) zespół wspierająco aktywizujący, składający się z 4 osób merytorycznych, zbierał się 10 razy. Wszystkie spotkania zostały dokumentowane w formie protokołów. W protokołach tych zawarto informacje o dokonanej półrocznej i rocznej ocenie postępów uczestników ŚDS, tworzonych planach postępowania wspierająco aktywizującego dla nowych uczestników. Kserokopie tych protokołów stanowią załącznik nr 14. Wsparcie i oferta terapeutyczna kierowana do uczestników ŚDS w 2014 r. Realizację oferty wsparcia, kierowanej do uczestników zajęć w ŚDS w porządkuje Tygodniowy Plan Zajęć rozpisany na poszczególne dni tygodnia i ramy czasowe (załącznik nr 15). Zaplanowane oddziaływania realizowane były w oparciu o rozpoznanie potrzeb, możliwości rozwojowych oraz posiadane umiejętności indywidualne uczestników zajęć, które 5
zostały zawarte w Indywidualnych Planach Postępowania Wspierająco - Aktywizującego. Ustalone cele realizowane były w formie zajęć indywidualnych lub grupowych. Podopieczni, zgodnie ze swoimi możliwościami intelektualnymi, brali udział w treningach z zakresu umiejętności funkcjonowania w codziennym życiu. Realizowano szereg działań w zakresie treningu umiejętności społecznych i interpersonalnych oraz umiejętności spędzania czasu wolnego. Wszyscy uczestnicy ŚDS uzyskiwali wsparcie psychologiczne. Korzystali z terapii ruchowej i zajęciowej prowadzonej w pracowni plastycznej, krawieckiej, ogrodniczostolarskiej, kulinarnej, komputerowej. Uczestnicy mieli zapewniony dostęp do świadczeń medycznych w zakresie POZ jak również specjalistycznych wg potrzeb. Ponadto ŚDS zatrudnia na umowę zlecenie lekarza psychiatrę, który dokonuje diagnozy stanu psychicznego poszczególnych podopiecznych. W ramach treningu kulinarnego podopiecznym zapewniono spożywanie jednego gorącego posiłku w ciągu dnia (obiad) oraz wypicia gorącego napoju (kawy, herbaty). Mieszkańcy Domu brali aktywny udział w wydarzeniach integracyjno sportowokulturalnych w środowisku lokalnym. Na terenie ŚDS organizowane są również różne imprezy okolicznościowe i świąteczne. Szczegółowy opis realizacji poszczególnych treningów zawiera sprawozdanie merytoryczne za rok 2014 r.(załącznik nr 9). Podejmowane działania zostały, zweryfikowane i pozytywnie potwierdzone podczas kontroli zapisami w indywidualnych planach wspierająco - aktywizujących. ŚDS w Wielu spełnia zatem wszystkie standardy usług zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Współpraca z podmiotami zewnętrznymi. Pracownicy Środowiskowego Domu Samopomocy nawiązują współpracę z rodzinami i opiekunami podopiecznych (bezpośrednie rozmowy z członkami rodzin podopiecznych dotyczące codziennych trudności związanych z niepełnosprawnością, realizacji wspólnego planu terapeutycznego, pomoc w zakresie konsultacji lekarskich). W celu umożliwienia szerokiej integracji uczestników ze środowiskiem lokalnym podejmuje się współpracę z różnymi podmiotami zewnętrznymi takimi jak: pracownicy socjalni Ośrodka Pomocy Społecznej Karsinie, lekarze podstawowej opieki zdrowotnej i specjaliści, Przedszkole Publiczne w Wielu (spotkania integracyjne) Stowarzyszenie na Rzecz Domu Pomocy Społecznej w Cisewiu (wspólne przedsięwzięcia kulturalno-integracyjne). Na szczególną uwagę zasługuje współpraca z Domem Kultury w Dziemianach, który udostępnia salę na imprezy inicjowane przez ŚDS, umożliwia korzystanie z zasobów bibliotecznych oraz sprzętu do gry w tenisa stołowego. Pozytywne efekty, głównie w organizacji wspólnych imprez sportowych i festynów, przynosi również współdziałanie ŚDS w Trzebuniu z warsztatami terapii zajęciowej w Brusach oraz innymi, ościennymi ŚDS-ami (Kościerzyna). Dokumentacja indywidualna i zbiorcza. Dokumentacja uczestników ŚDS gromadzona jest w odrębnych segregatorach i teczkach zawierających niezbędne informacje. Dokumenty te przechowywane są w sposób bezpieczny, zapewniający ochronę danych osobowych uczestników Domu. Dokumentacja indywidualna uczestników prowadzona w ŚDS pogrupowana jest w pięć głównych działów, dzięki czemu stanowi uporządkowany i czytelny zbiór informacji o danym mieszkańcu. Są to następujące grupy dokumentów: I. Dokumenty ogólne dokumenty kwalifikujące do ŚDS, w tym ksero decyzji o przyjęciu do ŚDS II. Informacje o miejscu zamieszkania i sytuacji rodzinnej i bytowej uczestnika, 6
III. Współpraca z rodzinami zgoda rodziny na uczestnictwo w ŚDS (druk załącznik Nr 16), zeszyt dla każdego uczestnika, w którym notuje się wszystkie zdarzenia, zachowanie podopiecznego, rozmowy z rodziną, IV. Informacje o stanie zdrowia uczestnika ŚDS zaświadczenie o stanie zdrowia, okresowa ocena stu psychicznego uczestnika dokonywana przez lekarza psychiatrę, zgoda na udostępnienie przyniesionej przez uczestnika dokumentacji medycznej (zestaw druków załącznik nr 17 ), indywidualne dokumenty medyczne uczestnika, badania psychologiczne, plan terapii zajęciowej w zakresie różnych pracowni V. Indywidualne programy terapii i rehabilitacji indywidualny plan postępowania wspierająco-aktywizującego (roczny), analiza postępów uczestnika, sprawozdanie realizacji programów terapeutycznych i rehabilitacyjnych. Dokumentację zbiorczą, prowadzoną w ŚDS stanowią; miesięczne listy obecności uczestników załącznik nr 18, obowiązki kwartalne uczestników ŚDS (rozpisane na każdego uczestnika) załącznik nr 19, podziały uczestników na poszczególne pracownie w każdym z kwartałów załącznik Nr 20. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że dokumentacja prowadzona jest w sposób czytelny, chronologiczny i celowy. Zapisane informacje są wyczerpujące i stanowią rzetelną podstawę do działań merytorycznych. W wyniku postępowania kontrolnego, nie stwierdzono nieprawidłowości w funkcjonowaniu i organizacji Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu. Placówka gwarantuje niezbędną jakość usług zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy. W okresie podlegającym kontroli realizowała ona swoje zadania na oczekiwanym poziomie, uzyskując ocenę pozytywną. Starszy Inspektor Wojewódzki Ewa Szczypior Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Karsinie Magdalena Jereczek Starszy Inspektor Wojewódzki Małgorzata Szady (podpis Kierownika ŚDS) (podpisy członków Zespołu Inspektorów) Gdańsk, 3 listopada 2015 r. 7
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi dołączony zostanie do akt kontroli WPS PUW w Gdańsku. 8