Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 468/06 Prezydenta Miasta Wałbrzycha z dnia 28.06.2006 r. INSTRUKCJA w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Urząd Miejski w Wałbrzychu czerwiec 2006 r.
1 Objaśnienia 1.Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie, których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. 2.Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. 2 1.Do druków ścisłego zarachowania zalicza się: a) czeki gotówkowe b) dowody wpłaty KP c) dowody wypłaty KW d) kwitariusze przychodowe K-103 e) druki magazynowe P i W f) arkusze spisu z natury g) legitymacje służbowe i ubezpieczeniowe h) dowody osobiste - formularz i) karty drogowe j) inne przyjęte do ewidencji na podstawie protokołu 3 1.Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: - przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, - bieżącym wpisaniu przychodu lub rozchodu oraz stanu druków w księdze druków ścisłego zarachowania, - oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.
2.Osobą odpowiedzialną za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik, któremu powierzono te obowiązki w zakresie czynności. 4 1.Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 2.Do obowiązków osoby odpowiedzialnej za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania o której mowa w 3 ust.1, należy: 1) sprawdzenie z fakturą VAT lub rachunkiem wystawionym przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów, 2) przyjęcie do magazynu druków, 3) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych przez drukarnię i ujęcie ich w księdze druków ścisłego zarachowania. Zasady oznaczania i ewidencji druków 5 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób: - każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką o brzmieniu: Druk ścisłego zarachowania ( nazwa jednostki) - każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, - obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis. Pieczęć Druk ścisłego zarachowania należy zabezpieczyć, przechowując w zalakowanej kopercie w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci, służących do cechowania druków ścisłego zarachowania, odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania.
2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni): - numer kolejny bloku, - numer kart bloku od nr... do nr... -liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do kwitariuszy przychodowych, przez skarbnika i kierownika jednostki lub ich zastępców albo inne upoważnione osoby. 3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. 4. Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku. 5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane. 6. Arkusze spisu z natury traktuje się jako druki ścisłego zarachowania od momentu nadania im kolejnego numeru przed wydaniem osobie upoważnionej do ich odbioru. 7. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń. 6 Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej Księdze druków ścisłego zarachowania, odrębnie dla: czeków gotówkowych; dowodów wypłaty KP i dowodów wpłaty KW; kwitariuszy przychodowych K-103;druków magazyn przyjmie P; magazyn wyda W; kart drogowych; arkuszy spisu z natury; legitymacji służbowych i ubezpieczeniowych, dowody osobiste formularz- ewidencja elektroniczna.. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy, oraz każdorazowo ustala się aktualny stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera...stron, słownie...,kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oraz skarbnika lub jego zastępcy.
7 1.Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności. 2. Wydanie druków ścisłego zarachowania, o których mowa w 2 pkt.1, ppkt. od b do e może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego zapotrzebowania (Załącznik nr.1) zaakceptowanego przez Naczelnika Wydziału lub jego zastępców lub Głównego Specjalisty, w którym druki będą używane. 3. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania oraz wskazywać imiennie osobę upoważnioną do odbioru druków i zawierać rozliczenie poprzednio pobranych druków. 4.Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. 5. Rozliczenie z poprzednio pobranych druków ścisłego zarachowania następuje: - na dzień 31 grudnia każdego roku w Zespole ds. Obsługi Finansowej Urzędu, Wydziału Budżetu i Finansów - w ciągu 15 dni od wykorzystania bloczków kwitariuszy przychodowych ( K-103) w Zespole ds. Podatków i Opłat Lokalnych - w ciągu 14 dni od wykorzystania pozostałych druków ścisłego zarachowania w Komórce organizacyjnej wydającej dane druki ścisłego zarachowania 8 1.Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych. 2.Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji unieważniam wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności.
Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. Postanowienia końcowe 9 1.Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności stanu ewidencyjnego druków ze stanem rzeczywistym 2. Kontrolę druków ścisłego zarachowania przeprowadza pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli zamieszcza w księdze druków ścisłego zarachowania klauzulę o następującej treści: stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień..., oraz swój podpis i datę. Na dzień kontroli stan druków ścisłego zarachowania winien być podkreślony czerwonym kolorem. 3. Kierownik jednostki może zarządzić komisyjną kontrolę stanu druków w drodze spisu z natury. Przewodniczący komisji zobowiązany jest ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania u osób odpowiedzialnych za gospodarkę tymi drukami. Z przeprowadzonej kontroli przewodniczący komisji sporządza protokół spisu z natury, w którym należy podać rodzaje, serię i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 4. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu protokołem zdawczo odbiorczym. 10 1.W przypadku zaginięcia ( zagubienia, kradzieży, zdarzeń losowych) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy ( numery, serie, rodzaje, pieczęci) zaginionych druków. 2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: - sporządzić protokół zaginięcia,
- w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał, - w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję. 3.Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: - liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, - dokładne cechy zaginionych druków numer, seria nadana przez drukarnię lub we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, - datę zaginięcia druków, - okoliczności zaginięcia druków, - miejsce zaginięcia druków, - nazwa i dokładny adres jednostki ewidencjonującej druki. 4.W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
Załącznik Nr.1 do Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Wałbrzych, dnia...... (pieczęć nagłówkowa) Zapotrzebowanie na druki ścisłego zarachowania Proszę o wydanie... bloczków druków ścisłego zarachowania... (nazwa druku ścisłego zarachowania) od nr...do nr......jest upoważniona do odbioru druków (imię i nazwisko) ścisłego zarachowania. Rozliczenie poprzednio pobranych druków: 1.Pobrano bl...od nr...do nr... 2.Wykorzystano bl...od nr...do nr...... (podpis Naczelnika Wydziału, Z-cy Naczelnika lub Głównego specjalisty)