POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej Edycja 2012. Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2013
2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego edycja 2012, przeprowadzona została kontrola problemowa w Stowarzyszeniu na Rzecz Wspierania i Rozwoju Rodziny PERSPEKTYWA w Gdyni obejmująca wykorzystanie w 2012 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w placówce, gdzie realizowane było zadanie publiczne określone umową z Wojewodą Pomorskim, tj. Świetlicy Socjoterapeutycznej mieszczącej się w Gdyni- Pustki Cisowskie, ul. Chabrowa 43. Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez Stowarzyszenie na Rzecz Wspierania i Rozwoju Rodziny PERSPEKTYWA w Gdyni na podstawie umowy zawartej w 2012 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadań, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania), - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.),
3 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) Umowa dotacyjna Nr 14/U z dnia 11 czerwca 2012 r., zawarta pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkie a Stowarzyszeniem na Rzecz Wspierania i Rozwoju Rodziny PERSPEKTYWA w Gdyni reprezentowanym przez Katarzynę Szczypior-Bałwas Prezesa oraz Rajmunda Bałwas Sekretarza Kontrolę przeprowadziły w dniu 29 listopada 2013 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 317/2013 (PS-I.0030.317.2013) z dnia 25 listopada 2013r., - Jolanta Ostrowska - inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 318/2013 (PS- I.0030.318.2013) z dnia 25 listopada 2013r.. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: - Katarzyna Szczypior-Bałwas Prezes Stowarzyszenia na Rzecz Wspierania i Rozwoju Rodziny PERSPEKTYWA w Gdyni - Paweł Noszczyński - reprezentujący Biuro Rachunkowe Optima HR, świadczący usługi księgowe na rzecz Stowarzyszenia,. II. Ustalenia kontrolne: W 2012 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Stowarzyszeniu na Rzecz Wspierania i Rozwoju Rodziny PERSPEKTYWA w Gdyni, w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację w kwocie 6 000 zł na realizację programu:
4 WE DWOJE Program zajęć dla rodziców i dzieci prowadzony metodą ruchu rozwijającego Weroniki Sherborne - zgodnie z umową Nr 14/U z dnia 11 czerwca 2012r., Celem realizowanego projektu było umożliwienie dzieciom, które stwarzają trudności wychowawcze, szkolne, pochodzącym z rodzin dysfunkcyjnych oraz ich rodzicom/opiekunom udziału w zajęciach, które służą poprawieniu ich relacji społecznych, w tym głównie relacji dziecko-rodzic. Projekt ten służył poszerzeniu oferty terapeutyczno-edukacyjnej w dwóch prowadzonych przez Stowarzyszenie PERSPEKTYWA Świetlicach Socjoterapeutycznych w Gdyni (w dzielnicy Obłuże przy Szkole Podstawowej nr 6 oraz dzielnicy Pustki Cisowskie- Demptowo przy Szkole Podstawowej nr 16). Działalności Świetlic finansowana jest głównie przez samorząd (Urząd Miasta Gdynia). Kontrola została przeprowadzona w jednej ze świetlic tej mieszczącej się przy SP nr 16 ( obie bowiem są prowadzone na analogicznych zasadach i warunkach). Bazę tej placówki stanowią 3 pomieszczenia, znajdujące się w wyizolowanej części budynku szkolnego, nie kolidującej z działaniami szkolno-edukacyjnymi. Jedno z pomieszczeń stanowi salę do zajęć. Jest to sala przestronna, pomalowana w pastelowe barwy (remont został przeprowadzony z środków Stowarzyszenia), wyposażona w niezbędne sprzęty i materiały do pracy z podopiecznymi świetlicy (stół, krzesła, regały, szafki, materace i przyrządy do zajęć ruchowych, gry, materiały edukacyjne). Ponadto w kompleksie tym znajduje się jeszcze pomieszczenie pełniące rolę podręcznej kuchni (podopieczni otrzymują podwieczorek) oraz pomieszczenie biurowo-administracyjne. Świetlica czynna jest od poniedziałku do piątku przez okres roku szkolnego (w godzinach popołudniowych), a także w okresie ferii zimowych i w jednym miesiącu wakacyjnym. Zajęcia skierowane są do dzieci klas 0 VI ujawniających różne problemy wychowawczo-emocjonalne, posiadających trudną sytuację rodzinną, zaniedbanych, doświadczających przemocy w rodzinie. Program świetlicy obejmuje zajęcia socjoterapeutyczne, profilaktyczno-edukacyjne (profilaktyka uzależnień), zajęcia artystyczne, relaksacyjne, ruchowe, wyjścia do kina, teatru, wycieczki, imprezy okolicznościowe. Odbywają się również konsultacje dla rodziców, opiekunów i nauczycieli. Ulotka przestawiająca ofertę świetlicy stanowi materiał dowodowy kontroli. Zajęcia prowadzone są przez pedagogów (w tym przez Panią Prezes Katarzynę Szczypior-Bałwas) oraz psychologa. Pracę tych osób wspierają również wolontariusze (studenci psychologii, pedagogii). Uczestnictwo dzieci w działaniach świetlicowych wymaga zgody rodziców - wzór
5 kontraktu podpisywanego przez rodzica/opiekuna stanowi materiał dowodowy kontroli. W świetlicy prowadzona jest niezbędna do prawidłowej pracy pedagogiczno-terapeutycznej dokumentacja: karta Świetlicy Socjoterapeutycznej (podstawowe informacje dotyczące dziecka), diagnoza sytuacji rodzinno-szkolnej dziecka, diagnoza socjoterapeutyczna dziecka. Prowadzony jest także Dziennik Zajęć Świetlicy Socjoterapeutycznej (wzory wszystkich tych dokumentów stanowią materiał dowodowy kontroli). Wszystkie działania świetlicy podlegają ewaluacji - dzięki czemu oferta placówki może być korygowana, ulepszana, aby lepiej opowiadać na potrzeby jej uczestników (ankieta ewaluacyjna skierowana do rodziców i dzieci stanowi materiał dowodowy kontroli). Projekt wsparty z środków Wojewody w ramach ubiegłorocznego otwartego konkursu ofert na zadania z zakresu pomocy społecznej poszerzał ofertę zajęć terapeutyczno-edukacyjnych obu świetlic o specjalne zajęcia służące wzmocnieniu więzi między dzieckiem i rodzicem i polepszeniu ich wzajemnych relacji. Program ten był odpowiedzią na potrzeby zgłaszane przez rodziców/opiekunów dzieci stwarzających różnego rodzaju trudności wychowawcze i szkolne, a także tych rodzin, które znalazły się w trudnych sytuacjach życiowych takich jak: rozwód, stała rozłąka z rodzicem, bieda, przemoc i nadużycia w rodzinie, alkoholizm i inne uzależnienia. Był to program zajęć wykorzystujący Metodę Ruchu Rozwijającego Weroniki Sherborne, który przez dotyk, ruch oraz wzajemne relacje fizyczne, emocjonalne rozwija umiejętności społeczne uczestników (dzieci i dorosłych). Metoda ta, dzięki temu, że opiera się głównie na ruchu i zabawie jest też alternatywą na ciekawy sposób spędzania czasu wolnego rodziców/opiekunów ze swoimi dziećmi. Dzieci po udziale w takich zajęciach lepiej funkcjonują w grupie, zmniejsza się poziom ich nadpobudliwości i polepsza się ich samoocena. Rodzice poprzez uczestnictwo w programie uświadamiają sobie, że są odpowiedzialni za kształtowanie prawidłowych relacji z dziećmi i jak bardzo ważni są dla swych dzieci. Projekt ten był realizowany od września do grudnia ubiegłego roku. Skorzystały z niego łącznie 32 osoby 15 rodzin (15 dorosłych i 17 dzieci) - lista uczestników zajęć stanowi materiał dowodowy kontroli. W ramach tego zadania przeprowadzono 48 godzin pracy warsztatowej z 2 grupami. Warsztaty te zostały przede wszystkim sfinansowane z środków uzyskanych z Pomorskiego Urzędu wojewódzkiego. W ramach pracy wolontariackiej członków Stowarzyszenia przeprowadzono natomiast koordynację, promocję, rekrutację i ewaluację projektu.
6 Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2012 r. dotacji i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do zawartej umowy dofinansowanie kosztów wynagrodzeń terapeutów prowadzących warsztaty. Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem 10 936 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk (6 000 zł co stanowi 55%), środki finansowe własne ( 201zł co stanowi 2%) oraz wyceniony wkład osobowy (4 735 zł co stanowi 43%). Stwierdzono, że Organizacja nie przekroczyła określonego w umowie procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania. Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty zawierają niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona jest elektronicznie (program księgowy Comarch erp- Optima ) przez Pana Pawła Noszczyńskiego reprezentującego Biuro Rachunkowe Optima HR, w sposób umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących z dotacji. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2012 r. przez Stowarzyszenie na Rzecz Wspierania i Rozwoju Rodziny PERSPEKTYWA w Gdyni projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty: - poszerzono ofertę zajęć terapeutyczno-edukacyjnych w dwóch Świetlicach Socjoterapeutycznych prowadzonych przez Stowarzyszenie o specjalne zajęcia służące wzmocnieniu więzi między dzieckiem i rodzicem i polepszeniu ich wzajemnych relacji, - umożliwiono dzieciom przejawiającym różnorodne problemy wychowawcze, społeczne i ich rodzicom/opiekunom skorzystanie z ciekawej, rozwijającej formy spędzania wolnego czasu. 2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej, nie budzi zastrzeżeń. * * *
7 Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Prezesowi Stowarzyszenia) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Gdańsk, dnia 20 grudnia 2013 r. Jednostka kontrolowana: Stowarzyszenie na Rzecz Wspierania i Rozwoju Rodziny PERSPEKTYWA 81-074 Gdynia, ul. Rumska 16/1 PREZES /-/ Katarzyna Szczypior - Bałwas Kontrolujący: Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ Małgorzata Szady Inspektor Wojewódzki /-/ Jolanta Ostrowska SEKRETARZ /-/ Rajmund Bałwas