Organizacja Biwaków i Zlotów Przygotowała: Phm. Katarzyna Banaszczyk Źródło: materiały metodycznych Hufca Katowice, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola obowiązuje od 10 października 2013 r. Spis treści: I. Do kogo jest adresowany zlot. II. Dokumentacja potrzebna do zatwierdzenia biwaku w Komendzie Hufca III. Plan Biwaku/ zlotu IV. Rozliczenie biwaku V. Załączniki: - Zgoda rodziców - Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku I. Do kogo jest adresowany zlot. Decydując się na zorganizowanie biwaku musimy jasno określić grupę, która będzie uczestniczyła w wyjeździe zuchy, harcerze, harcerze starsi, wędrownicy, szczep, instruktorzy i Hufiec itp. W zależności od tego należy spotkać się kadrą biwaku i ustalić kto będzie odpowiedzialny za jakie kwestie, oraz ustalić plan biwaku i podzielić się pracą. Po opieką jednego wychowawcy może znajdować się w przypadku (dane zaczerpnięte z poradnika Kuratorium Oświaty dla organizatorów, rodziców i uczestników biorących udział w wypoczynku): dzieci do 10 roku życia, nie więcej niż 15 uczestników na jednego wychowawcę; dzieci powyżej 10 roku życia, nie więcej niż 20 uczestników na jednego wychowawcę; grup mieszanych nie więcej niż 15 uczestników na jednego wychowawcę; niepełnosprawnych uczestników wypoczynku liczba ta ulega zmniejszeniu w zależności od stopnia niepełnosprawności. Miejsce biwaku: wybierając miejsce na biwak, musimy mieć na uwadze warunki lokalowe i dobrać je w zależności od rożnych czynników: pora roku czy budynek jest ogrzewany, ilość uczestników wszyscy muszą się zmieścić; opcje dojazdu czy nasi harcerze dają radę przejść np. 10 km i ile czasu nam to zajmie. Jak wygląda sytuacja obok szkoły, bazy czy jest las, ruchliwa ulica, tory kolejowe itp. II. Dokumentacja potrzebna do zatwierdzenia biwaku w Komendzie Hufca Jadąc na biwak, jesteśmy zobowiązani go zatwierdzić w Komendzie Hufca poprzez złożenie wniosku na stronie Hufca formularzu zgłoszenia biwaku niezależnie czy jest to biwak drużyny, szczepu czy Hufca tyczy się to między innymi imprez od piątku do niedzieli.
(https://docs.google.com/a/zhp.net.pl/forms/d/1_er5a_fezhwexryzbez7m2pyttw7dmi_ 0BMAHd6JvSI/viewform) Dla nocowania jednorazowego (np. z piątku na sobotę) w szkole, w której działa Środowisko czy w Hufcu nie trzeba wypełniać karty biwaku. Natomiast wcześniej należy w przypadku szkoły poinformować Dyrekcję czy osobę wskazaną przez Dyrekcję, w przypadku Hufca trzeba go wcześniej zarezerwować (minimum tydzień wcześniej) żeby mieć pewność, że nie jest już zarezerwowany poprzez E-formularz znajdujący się na stronie naszego Hufca. Dokumenty : Karta biwaku można ściągną ze strony Hufca Warszawa Wola z zakładki niezbędnik Preliminarz można ściągną ze strony Hufca Warszawa Wola z zakładki niezbędnik Plan biwaku Lista uczestników (odpłatności) można ściągną ze strony Hufca Warszawa Wola z zakładki niezbędnik Ew. jeśli robimy dodatkowe ubezpieczenie to numer polisy i nazwę ubezpieczyciela Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku Powyższe dokumenty powinniśmy mieć w dwóch kopiach: Karta biwaku jedną kopię przesyłamy przez E-formularz do Hufca, drugą drukujemy dla siebie Preliminarz - jedną kopię przesyłamy e-mailem do Hufca, drugą drukujemy dla siebie Plan biwaku - jedną kopię przesyłamy e-mailem do Hufca, drugą drukujemy dla siebie Lista uczestników - jedną kopię przesyłamy e-mailem do Hufca, drugą drukujemy dla siebie Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku - oryginał zanosimy do hufca, kopię zatrzymujemy dla siebie. Dodatkowe dokumenty, które ewentualnie powinniśmy mieć ze sobą: Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku podpisane przez opiekunów drużyn, trzeba pamiętać, że przy podpisywaniu deklaracji o byciu drużynowym nie ma tam takiej wzmianki oraz nie zawsze opiekunem jest drużynowy czy instruktor tylko osoba, która skończyła 18 lat. Jeśli coś się stanie to odpowiedzialność spada na Komendanta biwaku/ zlotu. Umowa wynajmu szkoły/ innej stanicy Hufca trzeba pamiętać tutaj, że taką umowę może podpisać tylko Komendantka Hufca wraz z skarbnikiem. Tylko te osoby są upoważnione do podpisywania jakichkolwiek umów Informacja dla rodziców na temat biwaku/ zlotu to wy jako organizatorzy możecie przygotować taką informację albo możecie zostawić to drużynowym, żeby nie brać na siebie kolejnego zadania, bo i tak będziecie mieli dużo obowiązków Zakres obowiązków kadry każdy członek sztabu organizacyjnego biwak/ zlot powinien mieć jasno określone za co odpowiada. Najlepiej spisać to i każdy powinien to podpisać. Jeśli widzimy, że kto sobie nie radzi możemy zmienić zakres i przekazać to zadanie komuś innemu. Spisanie zakresu obowiązków pomoże również w pisaniu opinii osobie, która robiła to na stopień instruktorski. Zgody rodziców na udział dziecka w biwaku/ zlocie pomoże to sprawdzić, że rodzic wie gdzie przebywa jego dziecko.
Regulamin zlotu/ uczestnika pomoże to w określeniu co oferujemy jako organizatorzy drużyną, za co my odpowiadamy a za co drużyny, czy zwykły uczestnik. To co tutaj wpiszemy może nam oszczędzić kilku przykrości np.: kto odpowiada finansowo za zniszczenia w Sali. III. Plan Biwaku/ zlotu Plan biwaku to dokument zawierający ramowy plan z wyszczególnieniem wszystkich planowanych zajęć. Podczas opracowywania planu trzeba zaznaczyć, kto za co odpowiada. Pisząc plan musimy dostosować go do: wieku i potrzeb uczestników charakteru biwaku (biwak rady drużyny; rady szczepu; mikołajkowy; andrzejkowy, zlot Hufca, który od lat ma charakterystyczne cechu) celu biwaku: warsztatowy skupiający się na kształceniu i rozwoju; treking; poznanie nowego miejsca; integracja itp. należy pamiętać o odpowiednim czasie na posiłki i toaletę poranną i wieczorną; długości ciszy nocnej; godzinie pobudki. plan powinien być napisany zgodnie z zasadą przemienności wszystkie zajęcia nie mogą mieć charakteru stałego - powinny pojawić się zajęcia ruchowe (gra terenowa, bieg, INO, gry i zabawy na powietrzu) i odwrotnie. Pamiętajmy o ośrodku do, którego jedziemy w niektórych ośrodkach jest obowiązkowa praca na rzecz ośrodka (zwykle ok 2h), w ramach tego często zdarza się, że nie będziemy płacić za nocleg. Starajmy się utrzymać równowagę: przygotujmy zajęcia dla ciała ruchowe, fizyczne; dla ducha kominki, ogniska i dla rozumu zajęcia rozwojowe, warto przygotować również zajęcia manualne i muzyczne jeśli mamy takie możliwości i potrzeby naszych uczestników. IV. Rozliczenie biwaku Rozliczenie rajdu bądź biwaku składane jest skarbnikowi bądź osobie przez niego wskazanej, w terminach przeznaczonych dla rozliczeń bieżących wydatków. Osoba realizująca zadanie przedstawia pełne rozliczenie akcji w postaci tzw. zbiorczego rozliczenia wpływów i wydatków, stanowiącego jeden dokument księgowy. Rozliczenie dokumentuje wydatki z rachunku bankowego jednostki (subkonto) bądź stanowi rozliczenie udzielonej zaliczki jednorazowej. Dokumenty potrzebne do rozliczenia biwaki: Lista odpłatności Dokumenty finansowe takie jak faktury, noty korygujące Wniosek o zaliczkę Polecenie wyjazdy służbowego (delegacja) Dowód wpłaty KP Umowy na podstawie, których była dokonana płatność za szkołę, polisa ubezpieczeniowa
Zbiorcze rozliczenie jest zestawieniem wszystkich dowodów potwierdzających dokonane wpłaty oraz poniesione wydatki. Wszystkie dowody muszą być opisane w sposób zgodny z zasadami: a) W hufcu, jako własny system kontroli wewnętrznej dokumentów, przyjmuje się kontrolę pod względem: formalnym,tj. weryfikacji: czy treść i forma dokumentu odpowiadają wymogom prawa oraz przepisom wewnętrznym ZHP, czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot. rachunkowym, tj. prawidłowości działań arytmetycznych: czy jest właściwa i pełna nazwa sprzedawcy i nabywcy, czy wypełnione są wszystkie pozycje, czy wyliczenia są prawidłowe, czy zastosowano odpowiednie stawki podatków. merytorycznym, polegającym na ustaleniu zgodności danych z rachunku ze stanem faktycznym: czy operacji gospodarczej dokonały upoważnione do tego osoby, czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili dokonanie operacji gospodarczej co do ilości, jakości i gatunku, czy dokument zawiera wyczerpujący opis operacji gospodarczej na odwrocie dokumentu, czy opisu dokonała osoba, która brała w udział w tym zdarzeniu, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo -gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa -Wola czy jest umieszczony pod opisem zdarzenia własnoręczny podpis wraz z datą dokonania opisu przez upoważnioną osobę oraz numer ewidencyjny z ewidencji elektronicznej ZHP. Opis powinien wyglądać np. tak; faktura za plakietki plakietki zostały rozdane uczestnikom zlotu Marzanna 2014. b) Podstawę realizacji i ujęcia w ewidencji mogą stanowić jedynie dokumenty, które zawierają klauzule: Zatwierdzono do wypłaty kwota... zł (słownie...zł) dnia..., podpisy. (Zatwierdzenia dokumentów dokonuje komendant i skarbnik). Sprawdzono pod względem merytoryczny, formalnym i rachunkowym dnia... podpisy (sprawdzania dokumentów dokonuje komendant lub skarbnik). W wypadku, gdy wydatki imprezy przekroczyły wpłaty uczestników, do rozliczenia obowiązkowo załączana jest odpowiednia uchwała/decyzja osób kierujących daną jednostką o dofinansowaniu imprezy ze środków tej jednostki. V. Załączniki: Zgoda rodziców Wyrażam zgodę na udział mojego dziecka... w zlocie Marzanna 2014 odbywającym się w.. w dn. imię i nazwisko:... Adres:... kod:... PESEL:...
numer kontaktowy rodzica:...... (Podpis rodzica; prawnego opiekuna Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku W poczuciu pełnej osobistej odpowiedzialności przed własnym sumieniem, rodzicami i społeczeństwem za bezpieczeństwo życia i zdrowia powierzonych mej opiece dzieci na biwaku zorganizowanym przez... od... do...oświadczam co następuje: 1. Z należytą uwagą i zrozumieniem zapoznałem się z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci i młodzieży; 2. Zobowiązuję się do przestrzegania i stosowania zawartych w tych przepisach wskazówek, w czasie pełnienia przeze mnie obowiązkó w na biwaku; 3. Uzyskałem pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na uczestnictwo dzieci w biwaku. 1... (Imię i nazwisko opiekuna)) (data i podpis) 2.... (Imię i nazwisko opiekuna) (data i podpis)