Instrukcja wypełniania Generatora Sprawozdań P FIO 2014 (dotyczy organizacji, które zawarły umowy na realizację zadania publicznego w roku 2014) I. Uwagi ogólne - uruchomienie generatora sprawozdań P FIO 2014 1) Generator sprawozdań można uruchomić w każdej przeglądarce internetowej (np. Internet Explorer, Firefox itp.) 2) Sprawozdanie może być wypełniane jedynie w trybie on-line (czyli na komputerze z dostępem do sieci internetowej). Nie ma możliwości wypełnienia sprawozdania w trybie off-line (czyli wypełnienia sprawozdania na komputerze bez dostępu do Internetu i późniejsze zaimportowanie sprawozdania na komputerze podłączonym do sieci). 3) Wejście do Generatora możliwe jest poprzez kliknięcie w odpowiedni link http://fio.mpips.gov.pl/edycja5/wniosek/login.php na stronie www.pozytek.gov.pl 4) Do prawidłowego uruchomienia Generatora na komputerze użytkownika musi być uruchomiona obsługa skryptów Java. Jeśli po wejściu na stronę główną generatora pojawi się komunikat Uwaga! Do poprawnego złożenia sprawozdania wymagane jest włączenie przeglądarce obsługi skryptów javascript! należy uruchomić obsługę skryptów Java. W przeglądarce Internet Explorer należy wejść w menu Narzędzia -> Opcje internetowe i wybrać zakładkę Zabezpieczenia. Następnie przycisk Poziom niestandardowy. W okienku, które się pojawi należy zaznaczyć opcję Włącz przy punkcie Obsługa skryptów Wykonywanie aktywnych skryptów. Następnie potwierdzić zmiany i ponownie wejść na stronę Generatora. Dla innych przeglądarek należy zapoznać się z instrukcją obsługi danej przeglądarki. 5) Wskazane jest częste zapisywanie sprawozdania w trakcie jego wypełniania, poprzez kliknięcie przycisku ZAPISZ ZMIANY, dostępnego na każdym kroku wypełniania sprawozdania.
II. Wypełnianie sprawozdania Kliknij na poniższy link: http://fio.mpips.gov.pl/edycja5/wniosek/login.php Pojawi się następująca strona do logowania: Wpisz login i hasło, wciśnij przycisk /Login/ lub Enter. Należy użyć loginu i hasła przesłanego przez Instytucję Wdrażającą, drogą elektroniczną na adres wskazany we wniosku. Pojawi się panel Generatora: Należy najechać kursorem na zakładkę /sprawozdanie/ wówczas rozwinie się dalsze menu:
Należy wcisnąć przycisk /złóż/zmień sprawozdanie/ i pojawi się panel sprawozdania: Następnie należy wypełnić wszystkie rubryki zgodnie z zamieszczonymi nad nimi instrukcjami. Część I sprawozdanie merytoryczne Punkt 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. W tym miejscu należy odnieść się do punktu III.6 oferty i dokładnie opisać, w jaki sposób cele zostały osiągnięte, jakimi metodami zostały zmierzone, należy przedstawić dane potwierdzające osiągnięcie rezultatów.
Należy zwrócić szczególną uwagę na tzw. rezultaty miękkie tj. wzrost samooceny, integracja, zwiększenie wiedzy, wzrost umiejętności, przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu, rozwiązanie problemu itp. Nie jest wystarczające samo stwierdzenie, że założone cele i rezultaty zostały osiągnięte. Stwierdzenie to musi zostać poparte opisem, w jaki sposób osiągnięto te rezultaty, w jaki sposób zostało to sprawdzone i zmierzone oraz jaki miało wpływ na odbiorców projektu (należy również dołączyć np. raport ewaluacyjny, wyniki ankiet, własne obserwacje, badania z przykładami itp. - o ile Oferent przewidział takie formy w ofercie). Punkt 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty. W tabeli tej należy opisać przeprowadzone działania, wskazać termin ich realizacji oraz wskazać podmiot, który działania wykonał. Opis powinien być spójny z punktem III. 9 oferty. Konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, zarówno jeśli chodzi o ich zakres, jak i harmonogram realizacji. W tym miejscu bazą są zapisy z punktu III.8 i III.9 oferty. Należy opisać, które działania zostały zrealizowane, czy zrealizowano je zgodnie z założeniami oferty, czy podczas realizacji wystąpiły jakieś problemy i jak je rozwiązano. Punkt 3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie Należy wypełnić tylko w przypadku, gdy dotyczy danej oferty (punkt III.4). Jeśli oferta nie przewidywała inwestycji wpisać - nie dotyczy. Punkt 4. Opis osiągniętych rezultatów Należy odnieść się do punktu 111.10 oferty i opisać czy zakładane rezultaty zostały osiągnięte i w jakiej skali, jeśli nie, jakie kroki zostały podjęte aby zminimalizować zagrożenie. Wszelkie odstępstwa od realizacji zakładanej skali należy uzasadnić. Należy dokładnie uzasadniać zmniejszenie skali osiągniętych rezultatów, wpływ takiej sytuacji na osiągnięte cele projektu oraz np. opisać jakie środki zaradcze zostały przedsięwzięte aby zminimalizować wielkość zmian.
Punkt 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania Tabela ta również dotyczy oferty. W tym miejscu najważniejsze są dane liczbowe tj. liczba godzin wsparcia, liczba przeprowadzonych szkoleń, liczba uczestników, porad itp. Ważne, żeby każde działanie było udokumentowane np. listami uczestników, raportami, oświadczeniami, dokumentacją zdjęciową, badaniami itp. (stosownie do przewidzianych form w ofercie). Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł.) za 2014 r. Budżet: Kolumny 1-6 budżetu automatycznie zostaną zaimportowane z ostatniego zaakceptowanego kosztorysu. Nie ma możliwości ich edycji i zmiany. Wypełnienia wymagają jedynie kolumny od 8 do 10. Wartości w kolumnie 7 zostaną automatycznie zsumowane po uzupełnieniu kolumn 8-10. Kwoty podane w kolumnach 8-9 powinny być zgodne z danymi z Zestawienia rachunków i faktur. W przypadku, gdy w trakcie projektu modyfikowany był kosztorys (zawarto aneks do umowy), należy skorzystać z możliwości zaciągnięcia kosztorysu. W dolnym prawym rogu strony znajduje się przycisk Zaciągnij kosztorys, po kliknięciu którego do tabeli II. 1 sprawozdania zaciągnięty zostanie aktualny kosztorys zadania.
W przypadku ofert wspólnych w wierszu IX - kwoty ogółem, należy wprowadzić sumy wydatkowane przez poszczególnych Oferentów. W polu Kwota niewykorzystanej dotacji zwrócona na konto Zleceniodawcy (obrazek powyżej) znajdującej się pod zestawieniem należy wpisać różnicę kwot pomiędzy otrzymaną a wydatkowaną dotacją. Odsetki bankowe, które nie zostały wydatkowane na działania projektowe traktowane są jako dotacja i również należy je ująć w tym miejscu. 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania za 2014 r. Pola Całość zadania (zgodnie z umową zostaną zaimportowane automatycznie z kosztorysu stanowiącego załącznik do umowy, nie ma możliwości ich edycji. Dane w tabeli Za okres realizacji zadania (faktycznie poniesione wydatki stanowić będą podsumowanie kwot ujętych w tabeli: Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł.) za 2014 r Należy zwrócić uwagę na odsetki bankowe od dotacji. Mogą być one wykorzystane w projekcie lub zwrócone na konto Zleceniodawcy (odpowiednie miejsce wpisania kwoty odsetek wydatkowanych w ramach realizacji projektu zostało zaznaczone na rysunku poniżej).
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania za 2014 r. Źródła finansowania Całość zadania (zgodnie z umową) Bieżący okres sprawozdawczy - za okres realizacji zadania zł % zł % Koszty pokryte z dotacji 3703 0 64, 23&3-100 -z tego z odsetek bankowych od dotacji ------------------------------------ -------------- I I ) I I Koszty pokryte z finansowych środków własnych 10000 0 1 I» I 0 Środki z innych żródełtogółem), ztego: 15000000 99.26 0 0 -w tym pozyskane od organów administracji 0 I I 0 - wpłaty i opłaty adresatów zadania 15000000 99.26 I I 0 - pozostałe 0 I I 0 Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków; 0 0 0 0 Ogółem 73703 100% 52903 100% Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: Tutaj należy wpisać wszelki informacje, które mogą mieć wpływ na ocenę rozliczenia, których nie można ująć w innych punktach sprawozdania. W przypadku gdy kwota dotacji nie zostanie w całości wydana, różnicę miedzy przekazana a wydatkowaną kwota dotacji należy zwrócić na konto Zleceniodawcy, zaś kopię dowodu zwrotu niewykorzystanej części dotacji dołączyć do wersji papierowej sprawozdania. 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym. Tutaj należy wpisać kwotę przychodów oraz kwotę odsetek od dotacji jaką organizacja uzyskała w okresie realizacji zadania publicznego w ramach P FIO 2014. 4. Zestawienie faktur (rachunków) W Zestawieniu rachunków i faktur należy wpisać jedynie koszty bezpośrednio związane z realizacja projektu w ramach P FIO zgodnie z opisem faktury.
W kolumnie dotyczącej nr dokumentu księgowego należy wpisać nr faktury lub rachunku (nie wewnętrzne numery nadawane przez Wnioskodawcę). W kolejnej kolumnie należy wskazać, której pozycji w Rozliczeniu ze względu na rodzaj kosztów wskazany dokument dotyczy. W przypadku gdy jedna faktura dotyczy więcej niż 1 kategorii lub pozycji kosztorysu, należy ją wpisać kilkukrotnie wykazując odpowiadające danej pozycji kosztorysu wartości. W kolumnie Data należy wpisać datę wystawienia dokumentu księgowego (faktury lub rachunku) a nie np. daty końcowe umowy cywilno-prawnej. Ostatnia kolumna dotyczy daty płatności danego dokumentu księgowego. Następnie w kolumnach 8 i 9 należy wskazać w jakiej części wydatek został pokryty z dotacji a w jakiej ze środków własnych Wnioskodawcy. Nie ma konieczności zapisywania wydatków według kategorii. Po zakończeniu uzupełniania tabeli, Generator uporządkuje wydatki według Kategorii. Każdą fakturę w dowolnym momencie pracy w generatorze można dodać do zestawieniu faktur klikając przycisk dodaj fakturę, a następnie wypełniając formularz dla każdej kolejnej faktury. 4. Zestawienie i akt iii (rachunków) za 2014 1 *- 1 L >. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztoiysu (zgodnie z cz 11.1 - rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data (YYYY-MM-DD) Nazwa wydatku Kwota(zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego finansowych ze środków własnych Data zapłaty (YYYY MM DD) 1 ee Kat: 1,poz 1 0000-00-00 500 40 60 0000-00-00 zmień usuń 2 3232/231/213-4 Kat: 2, poz 1 2013-01-01 nakdj adsk ajdn ksajd nas 33423.45 2332 100 2013-01-01 zmień usuń 3 44444 Kat: 2, poz 1 2013-01-01 nakdj adsk ajdn ksajd nas 33423.45 2332 12 2013-01-01 zmień usuń 4 123-00094- rtyju- 2312 Kat: 3, poz 0 0000-00-00 dasd dsdas 21000 15000 6000 2093-01-24 zmień usuń Suma 88346.9 19704 «172
W każdym momencie można również usunąć fakturę z dowolnego miejsca w zestawieniu faktur, bądź dokonać jej zmiany (poprawienie numeru dokumentu księgowego, daty zapłaty itp.). Przykład 1: Jedna faktura dotyczy zakupu mebli (np. kat. V) i zakupu materiałów biurowych (np. kat. IV). W takiej sytuacji fakturę wpisuje się dwukrotnie: najpierw w kategorii IV, wykazując kwotę odpowiadającą kosztom materiałów biurowych, następnie w kategorii V wykazując koszty zakupu mebli. W przypadku gdy na fakturze są jeszcze inne wydatki nie związane z projektem, należy wpisać tylko kwoty opłacone w ramach realizacji projektu (z dotacji oraz środków własnych). Przykład 2: Zakup środków czystości. W projekcie założono zakup środków czystości na kwotę 1 500,00 zł w tym 1 000,00 zł z dotacji, a z wkładu własnego 500,00 zł. Organizacja zrobiła zakupy na kwotę 2 500,00 zł i na fakturze znajdują się zakupione artykuły w ramach innego projektu. W takim przypadku w zestawieniu faktur w kolumnie (kwota) należy wpisać tylko kwotę opłaconą w ramach projektu PO FIO tj. 1 500,00 zł (1 000,00 z dotacji a ze środków własnych 500,00 zł.) Nie należy wpisywać kwoty zakupu artykułów w ramach innego projektu. Tabela Zestawienie Faktur daje możliwość rozwijania opcji w zależności od kategorii budżetu. Numer pozycji należy wpisać samodzielnie. Pod tabelą jest opcja dodaj kolejną fakturę oraz usuń kolejną fakturę umożliwiająca dodanie wystarczającej ilości pozycji. W zestawieniu faktur nie ujmujemy dokumentów dotyczących wkładu niefinansowego (umowy wolontariackie)! Część III. Dodatkowe informacje W tym miejscu można wpisać wszelki informacje, które mogą mieć wpływ na ocenę sprawozdania, a które nie mogły być wpisane w innych punktach sprawozdania. Przyciski dotyczące Zapisania zmian, Sprawdzenia sprawozdania i Złożenie sprawozdania :
Na samym dole sprawozdania istnieją przyciski pozwalające na zapisanie sprawozdania, pozwalające wrócić do jego wypełniania później (opcja zapisz zmiany ). Istnieje możliwość sprawdzenia, czy wszystkie wymagane tabele są wypełnione (opcja sprawdź sprawozdanie ). Po wciśnięciu /złóż sprawozdanie/ pojawi się następujący panel: Na tym etapie wypełniania sprawozdania w Generatorze istnieje możliwość powrotu do edycji sprawozdania. Można także potwierdzić jego złożenie, wtedy system zarejestruje złożenie sprawozdania w wersji elektronicznej. Klikając na zakładkę /sprawozdania/ rozwijają się opcje pozwalające na podgląd i wydruk sprawozdania.
Po wydrukowaniu sprawozdania i podpisaniu przez osoby upoważnione do reprezentacji organizacji, należy wysłać je pocztą, kurierem lub złożyć osobiście na adres Instytucji Wdrażającej Departament Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Przy wypełnianiu sprawozdania w generatorze P FIO zaleca się używania stałego łączą internetowego. Posługiwanie się Internetem bezprzewodowym skutkuje tym, że wiele wprowadzonych przez Państwa zmian nie zapisuję się, a w niektórych przypadkach dane giną. Jeżeli nie maja Państwo możliwości korzystania ze stałego łączą internetowego, zalecamy częste zapisywanie wprowadzonych zmian.