REGULAMIN DZIAŁANIA INKUBATORA PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W GLIWICACH Niniejszy regulamin określa zasady działania Inkubatora Przedsiębiorczości, zwanego w dalszej części Inkubatorem. I. Postanowienia ogólne 1. Inkubator Przedsiębiorczości jest wewnętrzną jednostką organizacyjną Agencji Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o., działającej na podstawie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym w Gliwicach X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS nr 89796 z dnia 20. lutego 2002 r. 2. Inkubator działa w oparciu o zasadę non profit. II. Zadania Inkubatora Wspomaganie nowoutworzonych i istniejących podmiotów gospodarczych poprzez: a) udostępnienie po preferencyjnych cenach powierzchni biurowej, magazynowej, wystawienniczej, b) pomoc merytoryczną w zarządzaniu firmą, c) udostępnienie zaplecza i usług biurowych, d) nawiązanie współpracy pomiędzy firmami. III. Zasady działania Inkubatora 1. Korzystać z Inkubatora może każdy, kto rozpoczyna lub prowadzi własną działalność gospodarczą. 2. O przyjęciu do Inkubatora decyduje Prezes Agencji po zasięgnięciu opinii Kierownika Inkubatora. 3. Czas pobytu podmiotu inkubowanego w Inkubatorze jest ograniczony do trzech lat. 4. W wyjątkowych przypadkach okres ten może być przedłużony. 5. Podmiot inkubowany ponosi 100% kosztów eksploatacji (mediów energetycznych) przypadających na niego, proporcjonalnie do ilości zatrudnionych osób i najmowanej powierzchni. 6. Stawkę opłat za usługi biurowe określa cennik usług. 7. Korzystanie z powierzchni w Inkubatorze odbywa się na podstawie umowy najmu lokalu użytkowego. 8. Usunięcie podmiotu gospodarczego z Inkubatora może mieć miejsce, gdy powyższy podmiot gospodarczy, zwany dalej najemcą nie przestrzega umowy najmu, jego działanie jest sprzeczne z obowiązującym prawem lub działa na szkodę Inkubatora bądź jego użytkowników. 1
9. Decyzję o usunięciu z Inkubatora podejmuje Prezes Agencji na wniosek Kierownika Inkubatora. 10. Bieżącą działalność Inkubatora prowadzi Kierownik Inkubatora. IV. Zarządzanie 1. Inkubatorem kieruje Kierownik Inkubatora. 2. Kierownik Inkubatora jest pracownikiem Agencji Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. powoływanym i odwoływanym przez Prezesa Zarządu Agencji Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. 3. Kierownik odpowiada za całokształt działalności Inkubatora. V. Zasady przyjmowania firm do Inkubatora 1. Kandydaci: 1.1. Do Inkubatora przyjmowane są małe i średnie podmioty gospodarcze: produkcyjne, usługowe, 1.2. Nie przyjmuje się do Inkubatora podmiotów gospodarczych: oczekujących od Inkubatora udostępnienia łącznej powierzchni użytkowej powyżej 500 m 2. których głównym kierunkiem działalności jest handel detaliczny, których działalność jest uciążliwa dla środowiska naturalnego lub innych firm działających w Inkubatorze, prowadzących działalność z naruszeniem obowiązujących przepisów prawnych lub wobec których właścicieli toczy się postępowanie karne, karno-skarbowe itp. 2. Procedura przyjmowania do Inkubatora 2.1. Kandydat ubiegający się o przyjęcie do Inkubatora obowiązany jest złożyć w biurze ARL Sp. z o.o. wniosek o przyjęcie do Inkubatora, który obejmuje: a) wypełniony i podpisany formularz zgłoszeniowy, b) dokumenty założycielskie firmy wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z rejestru handlowego, zaświadczenie o nadaniu REGON, zaświadczenie o nadaniu NIP, zaświadczenie o nadaniu CIT (dla płatników podatku VAT) c) zaświadczenie o regulowaniu zobowiązań 2
podatkowych, z właściwego Urzędu Skarbowego, ubezpieczeniowych, z właściwego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych 2.2. Kierownik Inkubatora dokonuje wstępnej weryfikacji złożonych wniosków, sprawdzając, czy kandydat ubiegający się o przyjęcie do Inkubatora odpowiada kryteriom. 2.3. Kierownik Inkubatora przekazuje wnioski kandydatów odpowiadających w/w kryteriom do Prezesa Zarządu Agencji, w terminie 5 dni roboczych od daty złożenia wniosku. 2.4. Wnioski kandydatów nie odpowiadających wspomnianym kryteriom są zwracane w tym samym terminie. 2.5. W oparciu o ocenę wniosku i rozmowę z kandydatem, Kierownik Inkubatora wydaje opinię dotyczącą przyjęcia bądź odrzucenia kandydata do Inkubatora. 2.6. Decyzja Prezesa Zarządu Agencji jest doręczana kandydatowi wraz z uzasadnieniem w terminie 5 dni od daty jej podpisania. 2.7. Decyzja Prezesa Zarządu Agencji jest decyzją ostateczną. 3. Podpisanie umowy 3.1. Podmiot gospodarczy przyjęty do Inkubatora obowiązany jest do podpisania, w terminie 7 dni od daty otrzymania decyzji o przyjęciu do Inkubatora, umowy najmu pomieszczeń oraz oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Regulaminu działania Inkubatora. 3.2. W oparciu o podpisaną umowę najmu, Kierownik Inkubatora protokolarnie przekazuje firmie pomieszczenia będące przedmiotem umowy. 3.3. Brak zawarcia umowy w terminie, o którym mowa w pkt. 3.1., jest równoznaczny z rezygnacją z prowadzenia działalności w ramach Inkubatora. 4. Zasady opuszczania Inkubatora przez podmioty gospodarcze 4.1. Podmiot gospodarczy może w każdym czasie zrezygnować z działania w ramach Inkubatora z zachowaniem warunków określonych umową najmu. 4.2. Kierownik Inkubatora może wnioskować o usunięcie podmiotu gospodarczego z Inkubatora: a) w razie rażącego naruszenia przez podmiot postanowień niniejszego Regulaminu, b) w wypadkach określonych umową najmu, c) w razie niepodjęcia przez podmiot działalności w ciągu 2 miesięcy od podpisania umowy najmu, d) w wypadku zawieszenia przez podmiot działalności na okres dłuższy niż 3 miesiące. VI. Uprawnienia i obowiązki podmiotów gospodarczych działających w Inkubatorze 1. Uprawnienia podmiotów gospodarczych 3
1.1. Podmioty działające w Inkubatorze uprawnione są do: a) korzystania na zasadach pierwszeństwa, w stosunku do podmiotów spoza Inkubatora, z usług świadczonych przez pracowników ARL Sp. z o.o. b) udziału w szkoleniach organizowanych przez ARL Sp. z o.o., z zastosowaniem cen preferencyjnych bądź bezpłatnie, c) korzystania z porad i konsultacji specjalistów współpracujących z Agencją, d) występowania z wnioskami i projektami usprawnienia organizacji funkcjonowania Inkubatora, e) korzystania z pomieszczeń i urządzeń przeznaczonych do ogólnego użytku, f) dokonywania zmian służących poprawie funkcjonalności wynajmowanego pomieszczenia, po uzyskaniu zgody Kierownika Inkubatora, g) korzystania z ogólnodostępnych mediów energetycznych (woda, energia elektryczna), z poszanowaniem zasad gospodarności. 2. Obowiązki podmiotów gospodarczych 2.1. Podmioty gospodarcze działające w ramach Inkubatora obowiązane są do przestrzegania Regulaminu, umów, oraz terminowego regulowania swych zobowiązań. 2.2. Podmioty gospodarcze mają obowiązek składać Kierownikowi Inkubatora miesięczne zestawienia (deklaracje) do celów obliczenia należności za zużytą wodę i odprowadzenie ścieków na formularzu wg opracowanego wzoru. 3. Podmioty gospodarcze są w szczególności zobowiązane do: a) dbania o dobry stan swojego i innych pomieszczeń Inkubatora, b) utrzymywania czystości i porządku w swoich i innych pomieszczeniach ogólnego użytku, c) przestrzegania przepisów BHP i p.poż., d) zgłaszania wszelkich zauważonych usterek w mieniu Inkubatora, e) za wszelkie przypadki zaginięcia, uszkodzenia, zniszczenia mienia Inkubatora osoba winna ponosi odpowiedzialność materialną. Wartość powstałych strat ustala Kierownik Inkubatora. f) podmiot gospodarczy opuszczający najmowane pomieszczenia reguluje obowiązujące go należności i pozostawia pomieszczenie w należytej czystości i porządku, g) Kierownik Inkubatora dokonuje kontroli stanu zdanego pomieszczenia i mienia. 4. Przepisy porządkowe 4.1. Na terenie Inkubatora zabrania się w szczególności: 4
a) spożywania alkoholu, b) wynoszenia mienia Inkubatora poza teren obiektu, c) przerabiania i naprawiania instalacji elektrycznej i grzewczej, przerabianie lub zmienianie zamków drzwiowych wymaga zgody Kierownika Inkubatora, d) odstępowania kluczy osobom nieupoważnionym, e) używania elektrycznych urządzeń grzewczych bez uzgodnienia tego z Kierownikiem Inkubatora, f) używania urządzeń wytwarzających nadmierny hałas, g) umieszczania znaków i napisów w dowolnych miejscach na terenie obiektu, h) umieszczania w ciągach komunikacyjnych urządzeń i przedmiotów, i) odstępowania wynajętych pomieszczeń innym osobom lub podmiotom, j) mycia pojazdów samochodowych na terenie należącym do Agencji 4.2. Klucze do wynajętych pomieszczeń, podmiot gospodarczy będący najemcą otrzymuje po podpisaniu umowy najmu i zapoznaniu się z Regulaminem. 4.3. Podmiot gospodarczy może instalować na własny koszt urządzenia alarmowe po uprzednim uzyskaniu zgody Kierownika Inkubatora. 5. Zabezpieczenie mienia 5.1. Mienie będące własnością Inkubatora, a będące na wyposażeniu podmiotu gospodarczego będącego najemcą powinno być ubezpieczone na koszt najemcy i zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. 5.2. Pomieszczenie, w którym chwilowo nie przebywają pracownicy najemcy powinno być zamknięte na klucz. 5.3. Po zakończeniu pracy pomieszczenia użytkowane przez podmiot gospodarczy powinny być zamknięte na klucz. Klucze należy zdać w recepcji. VII. Dostępność wynajmowanych pomieszczeń 1. Budynek Inkubatora jest dostępny: 1.1. od godziny 7.00 do godziny 16.00, w dni robocze, od poniedziałku do piątku włącznie. (1) W tym czasie mogą na terenie budynku przebywać pracownicy podmiotów gospodarczych będących najemcami (wg wykazu) oraz ich goście i klienci. (2) Goście i klienci zobowiązani są podać w recepcji, do którego podmiotu zamierzają udać się. 5
(3) Jeżeli w powyższym podmiocie gospodarczym aktualnie nie przebywa żaden z pracowników, goście i klienci proszeni są o poczekanie w holu parteru, aż do nadejścia pracowników. 1.2. od godziny 16.00 do godziny 20.00, w dni robocze, od poniedziałku do piątku włącznie. (1) W tym czasie mogą na terenie budynku przebywać pracownicy podmiotów gospodarczych będących najemcami (wg wykazu) oraz ich goście i klienci. (2) Goście i klienci zobowiązani są podać w recepcji swoje personalia (poświadczone dokumentem) oraz podać do którego podmiotu zamierzają udać się. (3) Służba Dozorowa jest obowiązana odnotować dane personalne osoby wchodzącej oraz (4) Jeżeli w powyższym podmiocie gospodarczym aktualnie nie przebywa żaden pracowników, osoby nie zatrudnione nie zostaną wpuszczone na teren Inkubatora. 1.3. od godziny 20.00 do godziny 7.00 następnego dnia, we wszystkie dni tygodnia. (1) W tym czasie na terenie budynku mogą przebywać wyłącznie pracownicy podmiotów gospodarczych będących najemcami, uprawnieni wg wykazu. (2) Osoby nie zatrudnione oraz osoby nie znajdujące się na wykazie, nie zostaną wpuszczone. (3) Pracownicy podmiotów będących najemcami są zobowiązani, na żądanie Służby Dozorowej podać w recepcji swoje personalia (poświadczone dokumentem) oraz podać do którego podmiotu zamierzają udać się. (4) Służba Dozorowa jest obowiązana odnotować dane personalne osoby wchodzącej oraz 1.4. w soboty i niedziele, inne dni świąteczne oraz wolne od pracy od godziny 7.00 do godziny 20.00 (1) W tym czasie na terenie budynku mogą przebywać pracownicy podmiotów gospodarczych będących najemcami, uprawnieni wg wykazu oraz ich goście i klienci. (2) Pracownicy podmiotów będących najemcami są zobowiązani, na żądanie Służby Dozorowej podać w recepcji swoje personalia (poświadczone dokumentem) oraz podać do którego podmiotu zamierzają udać się. (3) Służba Dozorowa jest obowiązana odnotować dane personalne osoby wchodzącej oraz (4) Goście i klienci zobowiązani są podać w recepcji swoje personalia (poświadczone dokumentem) oraz podać do którego podmiotu zamierzają udać się. (5) Służba Dozorowa jest obowiązana odnotować dane personalne osoby wchodzącej oraz 6
(6) Jeżeli w powyższym podmiocie gospodarczym aktualnie nie przebywa żaden z pracowników, osoby nie zatrudnione nie zostaną wpuszczone na teren Inkubatora. 2. Osoby nietrzeźwe, w stanie wskazującym na spożycie alkoholu lub innych środków podobnie działających, nie będą wpuszczane na teren budynku. Interpretacja stopnia nietrzeźwości należy do dyżurującego, pełniącego służbę pracownika dozoru i podlega wpisowi do księgi raportów. 3. Samowolne wpuszczanie osób (niezależnie od ich zatrudnienia, uprawnień do przebywania itp.), z pominięciem recepcji, traktowane będzie jako rażące naruszenie postanowień niniejszego Regulaminu. 4. Podmiot gospodarczy będący najemcą składa w sekretariacie Agencji Wykaz pracowników uprawnionych do przebywania i pobierania kluczy do pomieszczeń wg opracowanego formularza. 5. Podmiot gospodarczy będący najemcą składa w sekretariacie Agencji Wykaz telefonów alarmowych wg opracowanego formularza. 6. Sekretariat z powyższych dokumentów sporządza 2 kopie z których: a).jedną kopię otrzymuje zwrotnie podmiot, wraz z potwierdzeniem złożenia. b).drugą kopię otrzymuje Służba Dozoru budynku. 7. Służba Dozoru budynku jest zobowiązana do ścisłego przestrzegania złożonych wykazów i udostępniania kluczy wyłącznie osobom uprawnionym z przestrzeganiem wskazanych dni tygodnia, godzin oraz ewentualnych innych dodatkowych warunków. VIII. Postanowienia końcowe 1. Okres przebywania w Inkubatorze liczony jest od dnia zawarcia najwcześniejszej (pierwszej) umowy pomiędzy: ze strony Wynajmującego - Gliwicką Agencją Inicjatyw Gospodarczych lub jej prawnym następcą tj. Agencją Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o, a z drugiej strony Najemcy (podmiotu gospodarczego prawa handlowego) lub co najmniej jednej osoby fizycznej, z pośród właścicieli (wspólników). 2. Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o zastrzega sobie prawo interpretacji niniejszego Regulaminu. 3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2002 r. 4. Dotychczasowy Regulamin Działania Inkubatora Przedsiębiorczości obowiązujący od dnia 1 lutego 1999 r. oraz Aneks nr 1 z dnia 20 grudnia 1999 r. tracą moc z dniem 31 grudnia 2001 r. 7