Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 312/2011 Burmistrza Gminy i Miasta w Miechowie z dnia 27.12.2011 r. Regulamin Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy i Miasta w Miechowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Miechów 1 Regulamin określa warunki i tryb przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i Miasta w Miechowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Miechów. 2 Ilekroć w regulaminie mowa jest o: 1) jednostce- oznacza to jednostkę organizacyjną Gminy Miechów 2) komórce organizacyjnej- oznacza to wydział, referat w Urzędzie Gminy i Miasta w Miechowie 3) kierowniku- oznacza to naczelnika wydziału, kierownika referatu Urzędu Gminy i Miasta w Miechowie oraz kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Miechów 4) burmistrzu- oznacza Burmistrza Gminy i Miasta Miechów 5) urzędzie- oznacza Urząd Gminy i Miasta w Miechowie 6) kontrolującym- oznacza to upoważnione do przeprowadzania czynności kontrolnych osoby wyznaczone przez Burmistrza 7) ustawie- oznacza ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) 8) kontroli- oznacza czynność polegającą na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach, procedurach, oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki 9) audycie wewnętrznym oznacza działalność niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. str. 1
3 1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych przez pracowników na samodzielnych stanowiskach, kierowników oraz wyznaczonych pracowników dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich aspektach funkcjonowania komórek organizacyjnych i jednostek. 2. Praktyczna realizacja podstawowych celów kontroli zarządczej polega na dostarczeniu kierującym komórką organizacyjną i jednostką, informacji niezbędnych do usprawnienia funkcjonowania działalności komórki i jednostki oraz racjonalnego gospodarowania majątkiem. 3. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierowników, osób na samodzielnych stanowiskach oraz wyznaczonych pracowników. 4. W świetle obowiązujących przepisów ustawowych kontrola zarządcza obejmuje wymienione w art. 68 ust. 2 ustawy zagadnienia: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi skuteczność i efektywność działań wiarygodność sprawozdań ochronę zasobów oraz stosowanie fizycznych środków kontroli nad majątkiem przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania odpowiedni przydział zadań dla pracowników stosownie do zakresów czynności i kwalifikacji oraz cech osobistych bieżące aktualizowanie dokumentów kontroli, zakresów czynności i upoważnień rozdzielenie funkcji decyzyjnych, operacyjnych i kontrolnych efektywność i skuteczność przepływu informacji monitoring działań zarządzanie ryzykiem 5. Kierownicy, osoby na samodzielnych stanowiskach oraz wyznaczeni pracownicy zapewniają skuteczność kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, mechanizmów organizacyjnych oraz system zarządzania ryzykiem z uwzględnieniem powszechnie przyjętych w jednostce sektora finansów publicznychstandardów kontroli zarządczej (Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych) oraz ogólnie obowiązujących przepisów prawa. 4 1. Zobowiązuję się wszystkich kierowników komórek organizacyjnych i jednostek, osoby na samodzielnych stanowiskach oraz wyznaczonych pracowników do: zapewnienia i przestrzegania kontroli zarządczej w tym zapewnienia realizacji celów str. 2
i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce przestrzegania standardów kontroli zarządczej określonych w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie kierowanych komórek organizacyjnych i jednostek do 15 stycznia każdego roku (wg wzoru nr 1a- kierownicy komórek organizacyjnych, 1b- samodzielne stanowiska i wyznaczeni pracownicy, 1c- kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miechów) 2. Zobowiązuję się wszystkich kierowników komórek organizacyjnych, pracowników na samodzielnych stanowiskach oraz wyznaczonych pracowników Urzędu do: składania raz w roku kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej za rok poprzedni (kierowników i pracowników im podległych) do 15 stycznia każdego roku (wg wzoru nr 2a- dla kierowników/ naczelników, 2b- dla pracowników) 5 1. System Kontroli Zarządczej jest zbiorem elementów i czynności kontrolnych obejmującym: a) Samokontrolę b) Kontrolę funkcjonalną c) Kontrolę instytucjonalną 2. W ramach samokontroli każdy pracownik Urzędu i jednostki zobowiązany jest do bieżącego kontrolowania prawidłowości wykonywania własnej pracy, z uwzględnieniem postanowień zawartych w regulaminie organizacyjnym, procedurach wewnętrznych oraz obowiązków wynikających z posiadanego zakresu przydzielonych obowiązków i odpowiedzialności. 3. Kontrola funkcjonalna oznacza kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby pełniące funkcje kierownicze oraz wyznaczonych urzędników w ramach powierzonych im szczególnych obowiązków pracowniczych. Polega na bieżącym podejmowaniu działań zapewniających realizację celów i zadań, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrola zarządcza funkcjonalna realizowana jest poprzez działania określone w 3 pkt. 4 oraz poprzez zachowanie ciągłości nadzoru kierownictwa nad pracą podległych komórek organizacyjnych/jednostek. 4. Kontrola instytucjonalna oznacza to kontrolę wykonywaną przez niezależne instytucje ustawowo do tego upoważnione (np. RIO, NIK, PIP), Audytora Wewnętrznego oraz wyznaczanych przez Burmistrza pracowników Urzędu. Polega na prowadzeniu czynności str. 3
kontrolnych zmierzających do osiągnięcia założonych celów i zadań, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, przepisami prawa oraz na ocenie wykonania zadań pod względem efektywności, oszczędności i terminowości. 6 1. Kontrole w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych przeprowadzane będą zgodnie z Planem Kontroli sporządzanym do 20 stycznia każdego roku i określonym odrębnym zarządzeniem Burmistrza. 2. Na wniosek Burmistrza mogą być przeprowadzane kontrole poza planem. 3. Komórki organizacyjne oraz jednostki podlegają kontroli, która może mieć charakter: a) doraźny- o charakterze interwencyjnym, wynikająca z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń b) problemowy- obejmująca wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki c) sprawdzający- mająca na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli d) kompleksowy- obejmująca całokształt działalności kontrolowanej jednostki 4. Zadania w zakresie kontroli jednostek wykonują pracownicy Urzędu powoływani odrębnym zarządzeniem Burmistrza. 5. Osoby przeprowadzające kontrolę zobowiązani są każdorazowo przygotować się do czynności kontrolnych poprzez: zapoznanie się z odpowiednimi przepisami prawa dotyczącymi spraw objętych tematyką kontroli przeanalizowanie materiałów z poprzednich kontroli i zaleceń pokontrolnych dotyczących kontrolowanej jednostki. 7 Procedury kontroli: 1. Do wszczęcia kontroli niezbędne jest imienne upoważnienie wystawione przez Burmistrza. 2. Każde upoważnienie winno być wystawione w dwóch egzemplarzach: jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu z kontroli. 3. Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej jest zapewnienie kontrolującemu odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli poprzez: przygotowanie kontrolującemu pomieszczenia oraz wyposażenia do przechowywania materiałów kontrolnych udostępnianie żądanych dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli umożliwienie dokonania oględzin zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień. 4. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. str. 4
5. Ustaleń faktów kontrolnych, kontrolujący dokonuje na podstawie dowodów: dokumentów, dowodów rzeczowych, protokołów z oględzin, danych ewidencyjnych i sprawozdawczości, a także oświadczeń i wyjaśnień składanych na piśmie. 6. Dowody, o których mowa w pkt. 5, załącza się do protokołu kontroli. 7. W przypadku kontroli magazynów i kasy kontrolujący dokonuje kontroli w obecności osób materialnie odpowiedzialnych. 8. W przypadku gdy kontrolujący stwierdzi w trakcie kontroli możliwość wystąpienia poważnych szkód w mieniu, zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Burmistrza o istniejących zagrożeniach. 9. Kierownik jednostki kontrolowanej, który został poinformowany o faktach, o których mowa w pkt. 8, podejmuje natychmiast decyzje mające na celu przeciwdziałania zagrożeniu. 10. W przypadku ujawnienia w trakcie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Burmistrza oraz zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. 8 Sposób dokumentowania czynności kontrolnych: 1. Kontrolujący zobowiązany jest sporządzać protokół z przeprowadzenia czynności kontrolnych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontrolne w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym. 2. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest sporządzenie z przebiegu kontroli notatki/informacji. 3. Protokół kontroli wraz z załączonymi dowodami stanowi dokumentację kontroli. 4. Protokół kontroli należy sporządzać w dwóch egzemplarzach. 5. Po zakończeniu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni zobowiązany jest do podpisania protokołu bez zastrzeżeń lub złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyny odmowy. 6. Wniesione zastrzeżenia winny być udokumentowane i załączone do protokołu kontroli 7. O ile zastrzeżenia, o których mowa w ust. 5, zostały złożone kontrolującemu na piśmie przed podpisaniem protokołu kontroli, kontrolujący zobowiązany jest dokonać analizy tych zastrzeżeń. a) w przypadku nieuwzględnienia w części lub w całości zastrzeżeń, przekazuje na piśmie w ciągu 7 dni swoje stanowisko kierownikowi jednostki kontrolowanej wraz z pouczeniem o jego prawie do zgłoszenia w terminie 7 dni umotywowanych zastrzeżeń do Burmistrza b) w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń winien ponownie przeanalizować ustalenia zawarte w protokole i w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne. str. 5
9 Zalecenia pokontrolne: 1. Na podstawie wyników kontroli i po rozpatrzeniu wniesionych zastrzeżeń kontrolujący przygotowują projekt zaleceń pokontrolnych, które zatwierdza i podpisuje Burmistrz. 2. Zalecenia pokontrolne przekazywane są jednostce kontrolowanej nie później niż 14 dni od dnia podpisania protokołu. 3. Kontrolowana jednostka, w terminie 14 dni od otrzymania zaleceń pokontrolnych, przedkłada Burmistrzowi na piśmie sposób i termin ich wdrażania. 4. Wykonanie zaleceń pokontrolnych winno być egzekwowane i podlegać kontroli sprawdzającej dla ustalenia: - stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych - rzetelności odpowiedzi na zalecenia pokontrolne. str. 6
Wzór nr 1a Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok. naczelnika/ kierownika wydziału/ referatu Ja niżej podpisany.. jako kierownik/ naczelnik referatu/ wydziału Urzędu Gminy i Miasta Miechów, oświadczam, że w kierowanym przeze mnie referacie/ wydziale: a) w wystarczającym stopniu b) w ograniczonym stopniu c) nie funkcjonuje adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza 1). 1) Jeśli zaznaczono b) lub c) to proszę opisać: I) Zastrzeżenie dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym: (Należy opisać przyczyny zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu komórki organizacyjnej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.) II) Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: (Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji). III) Informuję, iż nastąpiły/ nie nastąpiły odstępstwa w realizacji planowanych na rok celów i zadań w zakresie: Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z : 1) monitoringu realizacji celów i zadań 2) samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej 3) procesie zarządzania ryzykiem 4) innych źródeł informacji: 2) 2) zaznaczyć odpowiednie.. Pieczątka referatu/wydziału. Data, pieczątka i podpis kierownika/ naczelnika str. 7
Wzór nr 1b Oświadczenie pracownika o stanie kontroli zarządczej za rok... Ja niżej podpisany. pracownik na stanowisku Urzędu Gminy i Miasta Miechów, oświadczam, że na zajmowanym przeze mnie stanowisku: a) w wystarczającym stopniu b) w ograniczonym stopniu c) nie funkcjonuje adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza 1). 1) Jeśli zaznaczono b) lub c) to proszę opisać: I) Zastrzeżenie dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym: (Należy opisać przyczyny zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu stanowiska, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.) II) Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: (Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji). III) Informuję, iż nastąpiły/ nie nastąpiły odstępstwa w realizacji planowanych na rok celów i zadań w zakresie: Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z : 1) monitoringu realizacji celów i zadań 2) samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej 3) procesie zarządzania ryzykiem 4) innych źródeł informacji: 2) 2) zaznaczyć odpowiednie. Data, pieczątka i podpis pracownika str. 8
Wzór nr 1c Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok kierownika jednostki organizacyjnej Ja niżej podpisany..kierownik/dyrektor,oświadczam, że w kierowanej (nazwa kierowanej jednostki) przeze mnie jednostce: a) w wystarczającym stopniu b) w ograniczonym stopniu c) nie funkcjonuje adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza 1). 1) Jeśli zaznaczono b) lub c) to proszę opisać: I) Zastrzeżenie dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym: (Należy opisać przyczyny zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu stanowiska, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.) II) Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: (Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji). Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z : 1) monitoringu realizacji celów i zadań 2) samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej 3) procesie zarządzania ryzykiem 4) kontroli zewnętrznych 5) audytu wewnętrznego 6) innych źródeł informacji: 2) 2) zaznaczyć odpowiednie. Pieczątka jednostki. Data, pieczątka i podpis kierownika jednostki str. 9
Trudno to ocenić/ nie dotyczy Wzór nr 2a Ankieta do samooceny kontroli zarządczej kierownicy/naczelnicy komórek organizacyjnych Urzędy Gminy i Miasta Miechów L.p. PYTANIE TAK NIE a) Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo b)uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI 1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w [komórce]? 3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? 6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK 7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? 8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej str. 10
posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 9. Czy istniejące w [komórce] procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? 10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 13. Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej? 14. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? 15. Czy został określony ogólny cel istnienia [komórki] np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? 16. Czy w [komórce] zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 17. Czy cele i zadania [komórki] na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK 18. Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej w bieżącym roku? 19. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? str. 11
20. Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? 21. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ ryzyka)? (jeśli TAK proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25) 22. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 23. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 24. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? 25. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w [komórce] (np. poprzez intranet)? 26. Czy w [komórce] zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 28) 27. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 28. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? 29. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 30. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w [komórce]? str. 12
31. Czy w [komórce] funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 32. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 33. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w [komórce] w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? 34. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? 35. Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania [komórki]? Wyjaśnienie: w miejsce [komórka] należy wstawić nazwę komórki organizacyjnej Urzędu Gminy i Miasta w Miechowie, w której przeprowadzana jest samoocena.. Data, podpis i pieczątka osoby wypełniającej kwestionariusz str. 13
Trudno to ocenić/ nie dotyczy Wzór nr 2b Ankieta do samooceny kontroli zarządczej pracownicy Urzędu Gminy i Miasta w Miechowie L.p. PYTANIE TAK NIE 1. Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w [komórce] za nieetyczne? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w [komórce]? 3. Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 4. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 5. Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku? 6. Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? 7. Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? 8. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? 9. Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? 10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania a) Odniesienie do regulacji. procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo b) uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI str. 14
powierzonych pracownikom zadań? 11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia [komórki]? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny? 13. Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 12 brzmi TAK 14. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ ryzyka)? 15. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej? 16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? 17. Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w [komórce] (np. poprzez intranet)? 18. Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? 19. Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/ instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? 20. Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? 21. Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii? 22. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone str. 15
zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy? 23. Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? 24. Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań? 25. Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych w Pani/Pana komórce organizacyjnej zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej? 26. Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? 27. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 28. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w [komórce]? 29. Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników [komórki] z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie? 30. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 31. Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w [komórce] zasad, procedur, instrukcji itp.? Wyjaśnienie: w miejsce [komórka] należy wstawić nazwę komórki organizacyjnej Urzędu Gminy i Miasta w Miechowie, w której przeprowadzana jest samoocena.. Data, podpis i pieczątka osoby wypełniającej kwestionariusz str. 16