Zasady kwalifikowalności projektu i wydatków w projekcie Gdańsk, 21.07.2015 r. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020
Wytyczne Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 zatwierdzone 10 kwietnia 2015r przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020 załącznik do Zasad wdrażania RPO WP 2014-2020 przyjętych uchwałą Zarządu Województwa Pomorskiego dnia 30.06.2015r.
Ramy czasowe Początek kwalifikowania wydatków: 1 stycznia 2014r. Koniec kwalifikowania wydatków: 30 czerwca 2023r. Kwalifikowalność w konkursie: 29.06.2015-31.10.2018r. Do dofinansowania kwalifikuje się projekt, który nie został ukończony tzn. jest w trakcie realizacji lub realizacja dopiero się rozpocznie. Poniesienie wydatków przed podpisaniem umowy o dofinansowanie dokonywane jest na ryzyko beneficjenta.
Ocena kwalifikowalności Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest: na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu dokonywana jest wstępna ocena kwalifikowalności planowanych wydatków; w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność; w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta; po zakończeniu projektu w zakresie obowiązków nałożonych na beneficjenta umową o dofinansowanie oraz wynikających z przepisów prawa.
Wydatki niekwalifikowalne Wydatki związane z wypełnieniem formularza wniosku o dofinansowanie; Świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych; Podatek VAT, który może zostać odzyskany na podstawie przepisów krajowych; Wydatki poniesione na zakup używanego środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz od daty zakupu współfinansowany ze środków unijnych lub dotacji krajowych; Koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji; Karyigrzywny; Prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut; Wydatki związane z zakupem nieruchomości i infrastruktury oraz z dostosowaniem lub adaptacją budynków i pomieszczeń, za wyjątkiem wydatków ponoszonych jako cross-financing.
Uproszczone metody rozliczania Obowiązek stosowania uproszczonych metod rozliczania wydatków w projektach do 100 tys. Euro- kwoty ryczałtowe. Stosując kwoty ryczałtowe należy wskazać we wniosku o dofinansowanie dokumenty, na podstawie których projekt będzie rozliczany(np. certyfikaty, zaświadczenia o ukończeniu kursu). Brak możliwości zmiany sposobu rozliczania wydatków uproszczoną metodą na rozliczenie na podstawie faktycznie poniesionych wydatków. Kwoty uzgodnione za wykonanie określonego w projekcie zadania na etapie zatwierdzenia wniosku o dofinansowanie projektu jedna kwota ryczałtowa = jedno zadanie Konieczność podziału projektu na zadania z uwagi na brak zapłaty za niewykonane w całości zadania(system 0-1)
Uproszczone metody rozliczania Obligatoryjne uzasadnienie wszystkich kosztów składających się na kwotę ryczałtową(pod szczegółowym budżetem). Koszty pośrednie naliczane stawką ryczałtową, tak jak w innych projektach EFS. Wydatki objęte cross-financingiem, przeznaczone na zakup środków trwałych wykazywane są we wniosku o dofinansowanie; na etapie rozliczania - we wniosku o płatność wykazywane są do wysokości limitu określonego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu tj. istnieje konieczność monitorowania i rozliczania np. cross-financingu w ramach ryczałtu. Nieweryfikowane na etapie realizacji i rozliczania wydatków (brak weryfikacji dokumentów księgowych). Braki środków na realizację projektów / oszczędności niemonitorowane i nieuwzględniane w rozliczeniu ryzyko beneficjenta!
Koszty pośrednie koszty koordynatora/kierownika projektu oraz personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie; koszty zarządu(np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej; koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego; działania informacyjno-promocyjne projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych);
Koszty pośrednie c.d. amortyzacja, najem lub zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych używanych na potrzeby personelu ujętego w ramach kosztów pośrednich; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną; koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.
Koszty pośrednie c.d. Rozliczanie kosztów pośrednich wyłącznie stawkami ryczałtowymi: 25%kosztówbezpośrednich projektyowartoścido1mlnzłwłącznie, 20 % kosztów bezpośrednich projekty o wartości powyżej 1 mln zł do 2 mln zł włącznie, 15 % kosztów bezpośrednich projekty o wartości powyżej 2 mln zł do 5 mln zł włącznie, 10% kosztów bezpośrednich projekty o wartości przekraczającej 5 mln zł. W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane wydatki objęte cross-financingiem. Niedopuszczalne jest wykazanie w ramach kosztów bezpośrednich kosztów należących do katalogu kosztów pośrednich.
Koszty pośrednie c.d. Przykłady: zatrudnienie asystenta koordynatora projektu, koordynatora zadania, specjalisty ds. merytorycznej koordynacji zadania, personelu obsługującego zadania merytoryczne, koszty personelu odpowiedzialnego za monitorowanie, sprawozdawczość, rozliczanie projektu, zaangażowanie specjalisty od pzp; koszt rekrutacji(koszt personelu obsługowego, administracyjnego) zakup biurka dla koordynatora; amortyzacja komputera dla trenera; wydruk materiałów informacyjnych; organizacja konferencji podsumowującej projekt (koszt pośredni, o ile wogólezasadny); koszt ogłoszeń prasowych informujących o projekcie(koszt pośredni, o ile wogólezasadny).
Koszty pośrednie c.d. w przypadku projektów partnerskich stawki bez zmian; koszty przyznawane na projekt, a nie podmiot zaangażowany w realizację (beneficjenta i partnerów); podział kosztów pośrednich pomiędzy beneficjenta a partnerów nieuregulowany w Wytycznych do decyzji beneficjenta i partnera/partnerów. Instytucja Zarządzająca ma możliwość obniżenia stawki ryczałtowej w przypadkach rażącego naruszenia przez beneficjenta zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie zarządzania projektem (np. koordynowanie projektu przez osobę inną niż wskazana we wniosku o dofinansowanie w potencjale kadrowym beneficjenta lub karalność osób dysponujących środkami).
Personel projektu Osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście. Wydatki kwalifikowalne: podstawowe składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie brutto + składki, w tym wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny); dodatkowe wynagrodzenie roczne, o ile wynika z przepisów prawa pracy i jest naliczone proporcjonalnie do udziału w projekcie; nagrody lub premie i dodatki do wynagrodzeń; delegacje służbowe i szkolenia, o ile zostały wskazane we wniosku o dofinansowanie; odpisynazfśs.
Personel projektu c.d. Wydatki niekwalifikowalne: wpłatynapfron; świadczenia realizowane ze środków ZFŚS; nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze; koszty składek i opłat fakultatywnych wyjątek w sytuacji, gdy: - przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, - wprowadzone co najmniej 6 m-cy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, - potencjalnie obejmują wszystkich pracowników instytucji
Personel projektu c.d. Wymogi: stawki faktycznie stosowane u beneficjenta poza projektami na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji; weryfikacja osób dysponujących środkami dofinansowania (osoba ta nie może być prawomocnie skazana za przestępstwo przeciw mieniu, obrotowi gospodarczemu, działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe); pracownik beneficjenta w roli personelu zatrudniany jest na podstawie umowy o pracę lub umowy o dzieło(umowa zlecenia niekwalifikowalna); koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy kwalifikowalne, przy zatrudnieniu na co najmniej ½ etatu; niedopuszczalne angażowanie pracowników partnera przez beneficjenta i odwrotnie.
Personel projektu c.d. Wymogi c.d.: we wniosku o dofinansowanie wskazanie formy zaangażowania i szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu niezbędnego do realizacji zadań merytorycznych (etat/liczba godzin), co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków personelu projektu na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji; łączne zaangażowanie zawodowe osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie; Beneficjent zobowiązany jest do wprowadzania do systemu informatycznego danych z zakresu angażowania personelu projektu ( BazaPersonelu ).
Środki trwałe Zakup środków trwałych jest kwalifikowalny pod warunkiem ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu; Środki trwałe ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu dzielą się na: środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu - kwalifikowalne w całości lub w części swojej wartości zgodnie ze wskazaniem beneficjenta opartym o faktyczne wykorzystanie środka trwałego na potrzeby projektu; środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia) - kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu.
Środki trwałe c.d. Zakup używanych środków trwałych: sprzedający środek trwały wystawia deklarację określającą jego pochodzenie, sprzedający w deklaracji potwierdził, iż w ciągu poprzednich 7 lat nie był on współfinansowany ze środków unijnych lub dotacji krajowych, cena zakupu nie przekracza wartości rynkowej i jest niższa niż koszt nowego. Po zakończeniu realizacji środki trwałe są wykorzystywane na działalność statutową beneficjenta lub mogą zostać przekazane nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku.
Cross-financing Występuje jedynie w działaniach i poddziałaniach określonych w SzOOP; Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa zapewnienie realizacji zasady równości szans, zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami; Cross-financing może dotyczyć wyłącznie: zakupu nieruchomości, zakupu infrastruktury tj. elementów nieprzenośnych na stałe przytwierdzonych do nieruchomości (wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy), dostosowania lub adaptacji(prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.
Cross-financing c.d. Zakup środków trwałych, za wyjątkiem zakupu nieruchomości, infrastruktury i środków trwałych przeznaczonych na dostosowanie lub adaptację budynków i pomieszczeń, nie stanowi wydatku w ramach crossfinancingu. Koszty zaplanowane w ramach cross-financingu, wykazane są w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu i podlegają rozliczeniu we wnioskach o płatność. Wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie przekroczyć 10% wydatków projektu.
Wkład własny Wkład własny może być wnoszony w formie: finansowej(np. w formie wynagrodzeń personelu); niepieniężnej (np. w formie świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy)
Wkład własny c.d. Wkład niepieniężny - kwalifikowalność wkład niepieniężny - nieruchomości, urządzenia, materiały, wartości niematerialne i prawne, ekspertyzy lub nieodpłatna praca wykonywana przez wolontariuszy; wartość wkładu niepieniężnego została należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom; wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek rynkowych; wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego są poddane niezależnej ocenie i weryfikacji;
Zlecanie usług merytorycznych Zlecanie usług merytorycznych: Realizacja działań merytorycznych np. zlecenie usługi szkoleniowej; Wydatki muszą być wskazane we wniosku o dofinansowanie; Wartość nie może przekroczyć 30% wartości projektu; Należy udokumentować np. protokołem odbioru zadania; Zakaz zlecania usługi merytorycznej przez beneficjenta partnerom projektu i odwrotnie.
Dziękuję za uwagę