PROTOKÓŁ KONTROLI nr 01/DO/2019 spisany w dniu 26 sierpnia 2019 r. W dniu 22.08.2019 r. przeprowadzono bieżącą kontrolę w Przedszkolu Niepublicznym im. Jana Pawła II w Bojanie przy ulicy Wawelskiej 1A, 84-207 Bojano, prowadzonym przez Parafię Rzymsko-Katolicką p.w. Św. Jadwigi Królowej w Bojanie reprezentowaną przez: ks. Piotra Maciołka Proboszcza Parafii Rzymsko-Katolickiej p.w. Św. Jadwigi Królowej w Bojanie, wpisanym do ewidencji placówek niepublicznych Gminy Szemud pod sygnaturą 2/2006 z dnia 01.08.2006 r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie : 1) Ustawy ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203 z późn. zm.) 2) 10 i 11 uchwały Nr XXXVIII/491/2017 Rady Gminy Szemud z dnia 15 grudnia 2017 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznych placówek wychowania przedszkolnego i niepublicznych szkół dla których Gmina Szemud jest organem rejestrującym (Dz. Urz. Woj. Pomorskiego z 2018 r. poz. 175), 3) Zarządzenia nr 167/V/2019 Wójta Gminy Szemud z dnia 14 sierpnia 2019 r. w sprawie wyznaczenia Kontrolerów do przeprowadzenia kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji przez Przedszkole Niepubliczne im. Jana Pawła II w Bojanie, wpisanego w dniu 01.08.2006 roku pod nr 2/2006 do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez Wójta Gminy Szemud przyznanej na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, udzielonej z działu 801 rozdziału 85404 2540 z budżetu Gminy Szemud w I półroczu 2019 roku (od stycznia 2019r. do czerwca 2019r.) 4) Imienne upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wystawione przez Wójta Gminy Szemud z dnia 14 sierpnia 2019 r. Kontrolę przeprowadzono celem sprawdzenia wykorzystania dotacji otrzymanej z budżetu Gminy Szemud zgodnie z art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 27 października 2017 r o finansowaniu zadań oświatowych (tekst jednolity DZ.U. z.2017 r. poz. 2203 z późn. zm.), w związku z realizacją zadań związanych z organizacją kształcenia specjalnego (art. 127 ust. 1 ustawy z dnia 14.12.2016 Prawo oświatowe (tekst jednolity DZ. U. z 2019 r poz. 1148 z późn. zm.) Kontrolę przeprowadziła: 1. Magda Padowska Inspektor ds. podatku VAT i rozliczeń finansowych. 2. Beata Węzeł Inspektor ds. kultury, w obecności: 1. Grażyny Szyndlarewicz Dyrektor przedszkola 1
Miejsce przeprowadzenia kontroli finansowej: Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie przy ulicy Wawelskiej 1A, 84-207 Bojano. Zakres kontroli: Kontroli poddano: 1. W szczególności weryfikację prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji przyznanej na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, udzielonej z działu 801 rozdziału 85404 2540 z budżetu Gminy Szemud. 2. Prawidłowość pobrania dotacji zgodnie z danymi podanymi we wniosku o udzielenie dotacji na rok 2019, który był podstawą udzielenia dotacji oraz danych podanych w miesięcznych informacjach o rzeczywistej liczbie uczniów, które były podstawą przekazania dotacji. 3. Prawidłowość wykorzystania dotacji na podstawie wydatków poniesionych z dotacji i ustalenie ich zgodności lub niezgodności z przepisami ustawy, a także ustalenia rzetelności dokumentacji identyfikującej poniesione wydatki. 2. Rodzaje dokumentów poddanych kontroli: W toku kontroli, kontrolujący mieli prawo wglądu do prowadzonej dokumentacji finansowej, organizacyjnej i dokumentacji przebiegu nauczania, które miały znaczenie dla oceny prawidłowości wykorzystania dotacji, w tym w szczególności: 1) faktury, rachunki dotyczące poniesionych w kontrolowanym okresie wydatków bieżących, 2) potwierdzenia płatności 3) umowę zawartą z rodzicami, 4) dzienniki zajęć, 5) dowody wpłat za pobyt dziecka w przedszkolu, 3. Okres objęty kontrolą: Kontrola obejmowała wydatki sfinansowane z dotacji udzielonej w okresie od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r.(i i II kwartał 2019 r) 4. Sposób badania (prewencyjny, pełny, wyrywkowy): Kontrola miała charakter pełny polegający na sprawdzeniu faktur VAT za okres od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r. Ponadto zapoznano się z treścią opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, Indywidualnym Programem Wspomagania Rozwoju, dziennikiem zajęć, potwierdzeniami uiszczenia opłaty stałej przez rodziców, jak również zawartej umowy pomiędzy organem prowadzącym, a rodzicami dot. okresu uczęszczania ucznia (dziecka) do placówki w danym miesiącu. 2
5. Opis stanu faktycznego W badanym okresie styczeń 2019r. czerwiec 2019r. z budżetu Gminy Szemud udzielono dotacji dla Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka w łącznej kwocie 2.373,96 zł (słownie: dwa tysiące trzysta siedemdziesiąt trzy złote 96/100), w tym w poszczególnych miesiącach przekazano następujące kwoty: Lp. M-c Wysokość udzielonej dotacji z budżetu Gminy Szemud w okresie I-VI 2019 r. 1 2 3 1. Styczeń 2019 385.30 zł 2. Luty 2019 385,30 zł 3. Marzec 2019 385,30 zł 4. Kwiecień 2019 426,74 zł 5. Maj 2019 395.66 zł 6. Czerwiec 2019 395,66 zł Razem 2.373.96 zł Źródło: uchwała budżetowa na rok 2019, umowa dotacyjna nr 22/DO/2019/RO z dnia 17 stycznia 2019 r., rozliczenie dotacji z budżetu Gminy Szemud za I kwartał 2019 r. (nr rej. 5634/2019) i II kwartał 2019 r. (nr rej. 9949/2019) 6. Wskazanie wyników kontroli: Przeprowadzona kontrola odbyła się w dwóch etapach: I. Sprawdzenie zgodności liczby dzieci legitymujących się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka zgodnie z danymi podanymi w informacjach miesięcznych o rzeczywistej liczbie uczniów ze stanem faktycznym, II. Sprawdzenie, czy przyznaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem wyłącznie na realizację zadań związanych z organizacją kształcenia specjalnego. Ad. 1. W toku kontroli sprawdzono na podstawie dzienników zajęć prawidłowość wykazywania liczby dzieci w informacjach miesięcznych za okres od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r. W załączniku nr 1 sporządzono zestawienie zbiorcze dotyczące wysokości kwot dotacji w poszczególnych miesiącach otrzymanych na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka uczęszczające w danym okresie do Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie. Ponadto sporządzono załącznik nr 2 stanowiący wykaz miesięcznych obecności dziecka, w rozbiciu na ilość dni obecnych i nieobecnych w danym miesiącu. Dodatkowo weryfikacji poddano dokumenty potwierdzające wpłaty rodziców w danym miesiącu (07.01.2019 r., 06.02.2019 r., 04.03.2019 r., 01.04.2019 r., 06.05.2019 r., 03.06.2019 r.), jak również okres zawarcia umów przez organ prowadzący 3
z rodzicami dot. okresu uczęszczania ucznia (dziecka) do Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie. Ad. 2. Dotacja oświatowa przekazana na uczniów i wychowanków, posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz na uczniów oddziałów integracyjnych w szkołach może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z organizacją kształcenia specjalnego, o którym mowa w art. 127 ust. 1 ustawy Prawo oświatowe, oraz na organizację zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w art. 36 ust. 17 ustawy - Prawo oświatowe. Dla przedszkoli, oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych oraz szkół, innych form wychowania przedszkolnego dopuszczalne są wydatki na realizację zaleceń zawartych w orzeczeniu o potrzebie kształcenia specjalnego, opinii o potrzebie wczesnego wspomaganiu rozwoju i stworzonych na jej podstawie indywidualnych programach edukacyjno- terapeutycznych o których mowa w art. 127 ust. 3 ustawy Prawo oświatowe, oraz zapewnienie warunków ich realizacji. W załączniku nr 3 sporządzono zestawienie wydatków za okres od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r. z uwzględnieniem daty zapłaty gdzie zaznaczono kwotę wydatków sfinansowaną z dotacji oraz wydatki, które zdaniem kontrolujących mogą zostać sfinansowane z dotacji. Dodatkowo dokonano dokumentacji fotograficznej zakupionych pomocy dydaktycznych finansowanych dotacją. W czasie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: Z uwagi na to, iż księgowość przedszkola prowadzona jest przez biuro rachunkowe do wglądu otrzymano kserokopie fa dokumentujących poniesione wydatki na dziecko. Stwierdzono brak opisu fa, z których wynikałaby wysokość poniesionych wydatków finansowanych dotacją jak również brak nr dowodów księgowych. Kontrolujący w dużej mierze musieli opierać się na wyjaśnieniach słownych wnoszonych do poszczególnych pozycji. Otrzymano szczegółowe i wyczerpujące wyjaśnienia. 7. Zalecenia pokontrolne: Osoba otrzymująca dotację zobowiązana jest do prowadzenia dokumentacji finansowo księgowej w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych wydatków bieżących finansowanych z dotacji, przeznaczonej na daną placówkę. Każdy dokument potwierdzający poniesione wydatki powinien być opatrzony na odwrocie pieczęcią placówki oraz zawierać w sposób trwały opis zawierający informacje, w jakiej części kwotowo poniesiony wydatek został sfinansowany z otrzymanej dotacji i jakie było przeznaczenie wydatku. Zalecono dostarczenie do wglądu prawidłowo opisanych dokumentów księgowych potwierdzających poniesiony wydatek sfinansowany ze środków otrzymanej dotacji budżetu Gminy Szemud w kwocie przypadającej na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju. 4
Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Niniejszy protokół podlega publikacji w wersji elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z postanowieniami: 1) Art. 6 ust. 1 pkt. 4 lit a z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 06.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1429 z późn. zm.) 2) Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18.01.2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007 r., Nr 10, poz. 68). Na tym protokół zakończono. Kontrolowanemu, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, przysługuje prawo złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia z równoczesnym wskazaniem stosownych wniosków dowodowych. W przypadku nie złożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń w w/w terminie przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli. Jeden egzemplarz protokołu kontrolujący przekazali organowi prowadzącemu kontrolowanej placówki. Szemud, dnia 05.09.2019 r....... /podpisy kontrolujących/ Pokwitowanie odbioru protokołu... 5