K-S-1.431.2.3.2015. IL Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi w Gościnie Jednostka kontrolowana: Środowiskowy Dom Samopomocy Promyk ul. IV Dywizji Wojska Polskiego 66 78 120 Gościno Podmiot prowadzący: Miasto i Gmina Gościno Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Gościnie Kontrolujący: Iwona Lorenc - starszy inspektor wojewódzki, kierująca kontrolą, Małgorzata Lewińska - starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia Nr 11/2015 z dnia 08 maja 2015r. (akta kontroli str. 1-14) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: kontrolę przeprowadzono w dniach 25 26 maja 2015 r. Przedmiot i okres kontroli: organizacja i funkcjonowanie środowiskowego domu samopomocy w okresie od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez Dyrektora Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gościnie Panią Irenę Skorupińską, pracowników Środowiskowego Domu Samopomocy w Gościnie oraz skontrolowaną dokumentację i oględziny jednostki. Prowadzenie i rozwój infrastruktury środowiskowych domów samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi należy do zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie (art.18 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz.163). Zgodnie z art. 22 pkt 1 przywołanej ustawy ustalanie sposobu wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego jest zadaniem wojewody. Sposób funkcjonowania środowiskowych domów samopomocy, kwalifikacje osób świadczących usługi oraz standardy usług świadczonych przez domy określa rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238, poz.1586 z późn. zm.), które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. 1
Środowiskowy Dom Samopomocy w Gościnie funkcjonuje w strukturach organizacyjnych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gościnie. Zgodnie z art. 6 pkt 5 ustawy o pomocy społecznej ośrodek pomocy społecznej i ośrodek wsparcia winny stanowić odrębne jednostki organizacyjne pomocy społecznej. Bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem Środowiskowego Domu Samopomocy pełni Pani Irena Skorupińska Dyrektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gościnie. USTALENIA OGÓLNE DOTYCZĄCE ZASAD FUNKCJONOWANIA ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY. Środowiskowy Dom Samopomocy w Gościnie Promyk rozpoczął działalność w 2004 r. jako komórka organizacyjna ośrodka pomocy społecznej. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej przedstawiła kontrolującym projekt Uchwały w sprawie wyodrębnienia ŚDS ze struktur GOPS wraz z projektem Statutu, który jak poinformowała, złożyła w marcu 2015 r. w Urzędzie Miasta i Gminy Gościno. Środowiskowy Dom Samopomocy w Gościnie funkcjonuje w oparciu o następujące dokumenty: Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gościnie nadany Uchwałą Nr XXVIII/168/08 Rady Gminy Gościno z dnia 30 października 2008 r., Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gościnie wprowadzony Zarządzeniem Nr 12/2010 Dyrektora Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gościnie z dnia 07 maja 2010 r. Załącznik nr 3 do ww. Regulaminu stanowi Regulamin Środowiskowego Domu Samopomocy. (akta kontroli str.15-28) Zgodnie z 4 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy funkcjonowanie Domu określają również: program działalności sporządzony odrębnie dla każdego typu Domu, plany pracy na dany rok. Program Działalności sporządzony w 2011 r. oraz Plany Pracy na 2014 r. i 2015 r. zostały przekazane i w następstwie zaopiniowane przez wojewodę zachodniopomorskiego oraz zatwierdzone przez Burmistrza Gościna. Zwrócono uwagę, że Plany Pracy na rok 2014 i 2015 przekazywane były do ZUW Wydziału Spraw Społecznych w II kwartale roku, którego dotyczyły. Dokumenty te powinny być sporządzone i przekazywane przed rozpoczęciem roku na który zostały sporządzone. (akta kontroli str.29-63 ) Kontrolujący zapoznali się ze sprawozdaniem za 2014 r., które zostało przekazane do Wydziału Spraw Społecznych ZUW pismem z dnia 13.02.2015 znak: ŚDS-4324/4/2014 tj. w terminie zgodnym ze wskazanym w 25 ust.3 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Dokument ten został przekazany do akceptacji Burmistrza Gościna. (akta kontroli str.64-70 ) 2
TYP DOMU, LICZBA MIEJSC I FREKWENCJA Dom dysponuje 20 miejscami. Aktualnie, na podstawie decyzji Dyrektora GOPS w Gościnie w zajęciach uczestniczy 18 osób. Na podstawie zatwierdzonego przez wojewodę programu działalności Środowiskowy Dom Samopomocy Promyk w Gościnie został określony jako Dom typu A, B i C. Z dokumentu Zestawienie uczestników Środowiskowego Domu Samopomocy w Gościnie wynika że do każdego typu Domu zostało zakwalifikowanych jako uczestnicy po 6 osób. Jedna osoba jest całkowicie ubezwłasnowolniona. Wszyscy są sprawni ruchowo. Osoby te nie korzystają ze sprzętu ortopedycznego. Nikt nie ponosi odpłatności za uczestnictwo (akta kontroli str.71-73 ) Na podstawie ewidencji uczestników stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą przyjęto do ŚDS 10 osób. Dom opuściło 10 osób. Frekwencja na zajęciach w wybranych miesiącach okresu kontrolowanego, obliczona na podstawie liczby uczestników na liście obecności wynosiła: w maju 2014 r. (20 uczestników, w tym 2 osoby przyjęte: 12.05. i 26.05.br) - 60,6 % w październiku 2014 r. (18 uczestników) - 72,7%, w lutym 2015 r. (18 uczestników) - 79,3 %. Wobec powyższego stwierdzono brak pełnego wykorzystania miejsc w okresie kontrolowanym. (akta kontroli str.74-75 ) W 2015 r. Dyrektor GOPS zwracała się pisemnie do Wójta Gminy Rymań i Wójta Gminy Siemyśl o nawiązanie współpracy w zakresie uczestnictwa mieszkańców ww. Gmin w zajęciach Środowiskowego Domu Samopomocy. (akta kontroli str.76-77 ) Środowiskowy Dom Samopomocy w Gościnie działa od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 15.00. ŚDS po uzgodnieniu z uczestnikami (potwierdzone ich podpisami) nie funkcjonował z powodu przerwy wakacyjnej w okresie 28.07. - 14.08.2014 r. oraz w dniu 20.06.2014 r. tj.15 dni roboczych w roku kalendarzowym, co jest zgodne z 6 ust.3 cyt. rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. O przerwie w funkcjonowaniu Domu został pisemnie poinformowany, w terminie zgodnym z przywołanym przepisem Wydział Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego (pismo z dnia 19.05.2014 r. GOPS.ŚDS.4324/6/14). Brak jest informacji o powiadomieniu Burmistrza Gościna. (akta kontroli str.78-80) W ŚDS sporządzany jest ogólny tygodniowy plan zajęć oraz tygodniowe plany zajęć dla pracowni: kulinarnej, komputerowej i plastycznej. Na podstawie ramowego planu zajęć ustalono, że przykładowy dzienny rozkład zajęć przedstawia się następująco: 7.30-8.00 - przygotowanie do zajęć, omówienie planu dnia, 8.00-8.30 - śniadanie w ramach treningu kulinarnego, 8.30-8.45 - higiena jamy ustnej, 9.10-12.00 - treningi i zajęcia w pracowniach, środa 2 razy w miesiącu konsultacje psychologiczne, 3
12.00-12.30 - posiłek (jeden gorący posiłek przyznany w ramach wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania), 12.30-14.00 - trening umiejętności spędzania czasu wolnego, zajęcia świetlicowe, rekreacyjno sportowe itp., 14.00-14.30 - dzienna ocena aktywności, wyjazd uczestników. Na tej podstawie stwierdzono, że kontrolowana jednostka spełnia wymogi określone w 6 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, zgodnie z którymi dom powinien zapewniać co najmniej 6 godzin zajęć z uczestnikami. (akta kontroli str.81-84 ) POMIESZCZENIA I WYPOSAŻENIE Środowiskowy Dom Samopomocy w Gościnie mieści się przy głównej ulicy, w dwukondygnacyjnym, podpiwniczonym budynku. Budynek jest własnością gminy. Przy budynku, od strony ulicy wydzielono rabaty dla roślin ozdobnych. Z tyłu budynku znajduje się teren rekreacyjno sportowy z boiskiem i Fit- Parkiem. Teren jest wykorzystywany do rekreacji uczestników, w tym celu ustawiono tam meble ogrodowe, scenę plenerową, grill. W okresie wiosenno - letnim odbywają się tam pikniki. Urządzenia Fit Parku dostępne są dla mieszkańców miasta. Teren jest ogrodzony i monitorowany. Pracownicy GOPS i ŚDS są przeszkoleni z zakresu systemu NAPAD oraz wyposażeni w piloty przywoławcze w przypadku zagrożenia. Na podstawie oględzin w zakresie braku barier architektonicznych ustalono, że budynek przy drzwiach wejściowych posiada podjazd dla wózków inwalidzkich oraz wewnętrzną platformę przychodową do obsługi której są przeszkoleni pracownicy Ośrodka i ŚDS. Na podstawie dziennika konserwacji stwierdzono, że urządzenie jest na bieżąco konserwowane (ostatni wpis 07.04.2015 r.). Pomieszczenia ŚDS znajdują się na I piętrze oraz na parterze budynku. Po zwizytowaniu pomieszczeń stwierdzono, że szerokość holu, szerokość otworów drzwiowych i brak progów przy wejściach do pomieszczeń umożliwia poruszanie się po Domu osobom na wózkach inwalidzkich. W części pomieszczeń podłogi wyłożone są nawierzchnią antypoślizgową. W ocenie kontrolujących wymiany na gładką, antypoślizgową nawierzchnię wymaga drewniana podłoga w pomieszczeniu pracowniach, na I piętrze. Aktualnie użytkowane pomieszczenia ŚDS zajmują powierzchnię 149,88 m². Na I piętrze znajduje się wyodrębnione pomieszczenie o pow. 74,23 m² do którego prowadzą z holu szerokie, dwuskrzydłowe drzwi. Wolno stojącymi, przesuwanymi ściankami działowymi zostało podzielone na: salę ogólną, pracownię komputerową, pomieszczenie wielofunkcyjne. W pomieszczeniu zostały ustawione szafy na odzież wierzchnią uczestników, odrębnie dla kobiet i mężczyzn. Na pozostałej części użytkowanej powierzchni znajdują się: pracownia kulinarna (I piętro), jadalnia (I piętro), pokój do indywidualnego poradnictwa, pełniący funkcję pokoju wyciszeń (parter), pokój poradnictwa socjalnego (parter), toaleta dla personelu (parter), 4
toaleta dla uczestników I piętro, łazienka z natryskiem najazdowym przy którym zamontowano siedzisko kąpielowe i z oczkiem wc, przy którym znajdują się uchwyty ułatwiające korzystanie osobom niepełnosprawnym. W czasie trwania kontroli trwał finansowany z dotacji remont mający na celu adaptację pomieszczeń po schronisku dla bezdomnych, w celu przystosowania ich na pracownię wielofunkcyjną z przyległą do niego toaletą dla uczestników. Pomieszczenia znajdują się na parterze. Do tych pomieszczeń będą prowadziły dwa wejścia, w tym jedno bezpośrednio z zewnątrz, dostępne dla osób na wózkach inwalidzkich. Po oddaniu ww. pomieszczeń do użytkowania, ogólna powierzchnia należąca do ŚDS będzie wynosiła 219,03 m². Zgodnie z 18 pkt 2 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, powierzchnia użytkowa przypadająca na 1 uczestnika powinna wynosić nie mniej niż 8 m². Dom jest przeznaczony dla 20 osób. Powierzchnia przypadająca na jedną osobę przy pełnym obłożeniu miejsc, aktualnie użytkowanych pomieszczeń wynosi 7,49 m², a zatem nie spełnia warunków standardu. Po oddaniu do użytku adaptowanych pomieszczeń, powierzchnia użytkowa przypadająca na jednego uczestnika wyniesie 10,95 m² i spełni warunek 18 pkt 2 cyt. rozporządzenia. Jednostka posiada odpowiedni sprzęt do realizacji zadań wspierająco - rehabilitacyjnych m.in. pralkę automatyczną, żelazko, odkurzacz, kuchenkę gazową z elektrycznym piekarnikiem, kuchenkę mikrofalową, lodówkę, robot kuchenny, blender, sprzęt do zajęć sportowych, sprzęt rehabilitacyjny (Fit- Park), kijki do Nordic- Walking, 3 stanowiska z dostępem do Internetu, urządzenie wielofunkcyjne, aparat fotograficzny, sprzęt muzyczny, mikrofon ze wzmacniaczem, TV, sprzęt do prac ogrodowych, do treningu samoobsługi i higieny osobistej oraz materiały plastyczne. (akta kontroli str.85-92 ) STRUKTURA ZATRUDNIENIA Zadania związane bezpośrednio z działalnością Środowiskowego Domu Samopomocy w Gościnie na podstawie umowy o pracę realizuje 5 osób/ 3,1/3 etatu oraz 1 osoba (psycholog) na podstawie umowy cywilnoprawnej. W skład zespołu wspierająco aktywizującego wchodzą: koordynator 1osoba/ 1/3 etatu, pedagog 1osoba/1etat, instruktor ds. rehabilitacji społecznej 1 osoba/1etat, terapeuta 1 osoba/ 3/4 etatu, pracownik socjalny 1 osoba/ 1/4 etatu. Bezpośredni nadzór sprawuje Dyrektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gościnie Pani Irena Skorupińska, która posiada kwalifikacje wymagane w art.122 ust.1 ustawy o pomocy społecznej. Pismem z dnia 04.05.2015 r. Burmistrz Gościna powierzył Pani Irenie Skorupińskiej zadania koordynatora Środowiskowego Domu Samopomocy w wymiarze 1/3 etatu. W okresie objętym kontrolą obowiązywała umowa z psychologiem zawarta na okres od 07.01-31.12.2014 r. w której ustalono normę czasu pracy dwa razy w miesiącu po 6 godzin. Aktualnie obowiązująca umowa została zawarta na okres od 02.01. - 30.06.2015 r. 5
Ustalono w niej, że usługi są świadczone dwa razy w miesiącu po 4 godziny co odpowiada wymiarowi 0,05 etatu. Zatrudnienie zespołu wspierająco - aktywizującego wynosi zatem 3 1/3 (3,0,333) etatu. Zgodnie z 12 ust.1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy minimalne zatrudnienie w zespole Środowiskowego Domu Samopomocy w Gościnie powinno wynosić 3,26 etatu (na 6 osób zakwalifikowanych jako uczestnik typu A - 0,86 etatu, na 12 osób zakwalifikowanych jako uczestnicy typu B i C - 2,40 etatu). W związku z powyższym stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce spełnia wymogi standardu określonego w cyt. rozporządzeniu. Wymagania kwalifikacyjne pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, w tym m.in. w środowiskowych domach samopomocy określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1786). Analiza akt osobowych wszystkich pracowników zespołu wspierająco - aktywizującego wykazała, że osoby te spełniają wymogi formalne związane z przygotowaniem zawodowym na pełnionych stanowiskach. Osoby te spełniają również wskazane w 11 ust.1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy wymogi udokumentowanego doświadczenia zawodowego polegającego na realizacji usług dla osób z zaburzeniami psychicznymi. (akta kontroli str.93-101 ) W myśl 23 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, kierownik domu lub upoważniony przez niego pracownik organizuje, co najmniej raz na 6 miesięcy zajęcia i szkolenie dla pracowników w zakresie tematycznym związanym z funkcjonowaniem domu. W 2014 r. pracownicy zespołu wspierająco - aktywizującego uczestniczyli w 4 szkoleniach zewnętrznych dla pracowników ŚDS m.in. Trening umiejętności społecznych pracowników ŚDS, Indywidualny plan wspierająco aktywizujący. Udział w ww. szkoleniach został udokumentowany certyfikatem ukończenia szkolenia, który znajduje się w aktach osobowych pracowników. Ponadto pracownicy jednostki wzięli udział w 4 szkoleniach wewnętrznych prowadzonych przez Dyrektora GOPS dot. m.in. rehabilitacji zawodowej i społecznej, praw i uprawnień osób niepełnosprawnych itp. W 2015 r. pracownicy wzięli udział w 2 szkoleniach wewnętrznych dot. prowadzenia dokumentacji uczestników oraz w szkoleniu zewnętrznym Praktyczne aspekty edukacji psychoseksualnej osób niepełnosprawnych intelektualnie. Szkolenie to odbyło się 13.05. br. - w dniach kontroli w aktach osobowych brak było jeszcze potwierdzenia udziału (certyfikatu lub zaświadczenia). Po przeanalizowaniu tematów i terminów szkoleń stwierdzono, że pracownicy zespołu brali udział w szkoleniach o tematyce zgodnej z ww. przepisem. (akta kontroli str.102-103 ) ŚWIADCZONE USŁUGI Środowiskowy Dom Samopomocy Promyk w Gościnie jest dziennym ośrodkiem wsparcia dla osób dorosłych z zaburzeniami psychicznymi, mającymi trudności w samodzielnej egzystencji i funkcjonowaniu społecznym. Do podstawowego zakresu działania Domu należą: 6
rehabilitacja społeczna, a w szczególności podtrzymywanie i wspieranie w dążeniu do samodzielności i zaradności życiowej oraz budowanie umiejętności społecznych i interpersonalnych, pomoc w dostępie do świadczeń zdrowotnych i wsparcie w zakresie zapewnienia opieki zdrowotnej poprzez współpracę z lekarzem rodzinnym, psychiatrą, stomatologiem itp. oraz psychoedukację, podtrzymywanie i wzmacnianie więzi rodzinnych i środowiskowych, integracja uczestników Domu ze środowiskiem poprzez mobilizowanie do aktywności poprzez organizację i udział w imprezach integracyjnych, spotkaniach, wyjazdach turystycznych oraz promocję ich twórczości, organizowanie i rozwijanie różnych form i metod pracy terapeutycznej oraz socjalnej w celu osiągnięcia optymalnych efektów pracy. Działania Domu obejmują: terapię zajęciową, treningi umiejętności życiowych i społecznych, terapię indywidualną i grupową, zwiększenie aktywności społecznej i zawodowej uczestników. Na podstawie rocznych planów pracy na rok 2014 i 2015, sprawozdania za 2014 r. oraz dzienników pracy zespołu wspierająco - aktywizującego stwierdzono, że kontrolowana jednostka realizuje następujące działania wspierająco - aktywizujące: 1. W obszarze rehabilitacji społecznej: a) trening umiejętności społecznych i interpersonalnych w tym: nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów społecznych, umiejętność współpracy w grupie i komunikowania się, umiejętność radzenia sobie ze stresem, umiejętność załatwiania spraw urzędowych, umiejętność zachowania się w miejscach publicznych: urzędach, bankach, środkach komunikacji publicznej itp., nauka pisania, czytania i liczenia; b) trening funkcjonowania w codziennym życiu, umiejętności i zaradności życiowej w tym: trening kulinarny, trening nauki higieny i dbałości o wygląd zewnętrzny i estetykę otoczenia, trening zachowań prozdrowotnych i samodzielnego przyjmowania leków zgodnie ze wskazaniami lekarza, trening umiejętności praktycznych, trening budżetowy, c) trening umiejętności spędzania czasu wolnego, w tym: wyrabianie aktywności sportowej, rekreacyjnej, kulturalnej, rozwijanie zainteresowań i talentów. 2. Terapię rozrywką i kulturoterapię. 3. Terapię zajęciową. 4. Terapię ruchową, zajęcia sportowe i rekreacyjne. 5. Poradnictwo specjalistyczne: psychologiczne, socjalne i prawne. Ośrodek Pomocy Społecznej zapewnia uczestnikom spożywanie jednego gorącego posiłku przyznanego w ramach wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Dom podejmuje działania w zakresie przygotowania uczestników do podjęcia zatrudnienia. W okresie objętym kontrolą dwoje uczestników wzięło udział w rocznym projekcie systemowym Jesteśmy Aktywni w ramach POKL, który obejmował m.in. aktywną integrację społeczną, zawodową i edukacyjną oraz poradnictwo zawodowe i pracę 7
socjalną, szkolenia z zakresu prawa pracy i rodzinnego itp. Ponadto 14 osób wzięło udział w szkoleniu obsługi komputera Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie gmin zrzeszonych w Związku Miast i Gmin Dorzecza Parsęty. W Środowiskowym Domu Samopomocy w Gościnie zajęcia terapeutyczne realizowane są indywidualnie i grupowo. Odbywają się w 3 grupach. Każda grupa ma swojego opiekuna. Uczestnictwo w poszczególnych zajęciach jest dobrowolne. Usługi psychologiczne świadczone są indywidualnie i grupowo przez psychologa zatrudnionego na umowę cywilnoprawną w wydzielonym pomieszczeniu (pokoju wyciszeń). Dom nie dysponuje własnym środkiem transportu. Bus Mercedes będący własnością GOPS został przekazany w użyczenie do przewozu dzieci do szkół. Korzystają z niego również uczestnicy ŚDS. W zakresie integracji ze środowiskiem ŚDS współpracuje z Gminnym Ośrodkiem Kultury w Gościnie, młodzieżą z miejscowych szkół, przedszkolem oraz DPS w Gościnie i innymi ŚDS. W okresie objętym kontrolą uczestnicy Domu brali udział w kiermaszach okolicznościowych, konkursach plastycznych piknikach. We własnym zakresie organizowano wigilię oraz spotkanie wielkanocne, bal karnawałowy oraz imprezy okolicznościowe m.in. z okazji Dnia Kobiet, Walentynek itp., na które w ramach integracji zapraszano osoby ze środowiska. Uczestnicy Domu brali udział także w spotkaniach organizowanych na terenie miasta np. w wieczorze poetycko - literackim, odsłonięciu Kamienia Pionierów Gościna, spotkaniu ze Strażą Miejską, Dożynkach Gminnych itp. We wrześniu 2014 r. odbyły się obchody X lecia ŚDS na które zaproszono rodziny i przyjaciół Domu. Uczestnicy ŚDS biorą także udział w imprezach sportowych jak w turnieju tenisa stołowego, grze w kręgle, oraz spacerach Nordic-Walking. Codziennie mają możliwość korzystania z Fit-Parku. W okresie kontrolowanym organizowano również wycieczki nad morze, do Kołobrzegu, a także do Berlina. W okresie wiosenno - letnim imprezy z udziałem osób z zewnątrz odbywają się na tzw. Zielonej Skarpie tj. terenie przyległym do ŚDS. Wyjazdy na imprezy odbywają się wynajmowanym lub publicznym środkiem transportu. Stały kontakt z rodzinami należy do zadań pracownika socjalnego, który jednocześnie w ośrodku pomocy społecznej pełni funkcję specjalisty ds. rodziny. W jednostce obowiązuje wewnętrzny Regulamin Wycieczek i Imprez.Każdorazowo opiekunowie i uczestnicy podpisują stosowne oświadczenia. Dodatkowo informacja zawierająca niezbędne dane m.in. numer kontaktowy z kierownikiem wycieczki, godzina wyjazdu i powrotu, przewidywana trasa itp. przekazywana jest rodzinie uczestnika. Opracowywany jest szczegółowy harmonogram wycieczek. (akta kontroli str.104-119 ) DOKUMENTACJA ZBIORCZA I INDYWIDUALNA W celu dokumentowania świadczonych usług prowadzona jest dokumentacja zbiorcza oraz indywidualna uczestników. Dokumentację zbiorczą stanowią: 1. ewidencja zawierająca następujące informacje: imię i nazwisko, 8
datę i miejsce urodzenia, PESEL, adres i nr telefonu, imię i nazwisko opiekuna, adres i nr telefonu opiekuna, datę przyjęcia, okres i przyczyny ponad 2 tygodniowej nieobecności, informację o stanie zdrowia. Ewidencja jest prowadzona niezgodnie z zapisem 24 ust.6 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy tj. alfabetycznie. Zgodnie z ww. przepisem wpisów w ewidencji dokonuje się chronologicznie, wg dat przyjęcia uczestników. 2. Listy obecności zwierające następujące informacje: imię i nazwisko, dni miesiąca, zaznaczenie nieobecności, podpis uczestnika. Dyrektor GOPS upoważniła jednego pracownika (terapeutę) do potwierdzania za uczestnika jego udziału w zajęciach na liście obecności. Pozostali uczestnicy samodzielnie potwierdzają swoją obecność własnoręcznym podpisem. (akta kontroli str. 120-121 ) 3. Dzienniki zajęć dokumentujące pracę zespołu wspierająco aktywizującego, zawierające następujące informacje: datę, tygodniowy plan zajęć wspierająco aktywizujących, tematykę zajęć i sposób realizacji, wykaz osób uczestniczących, uwagi o realizacji zajęć i aktywności uczestników, podpis prowadzącego. Do maja 2015 r. prowadzony był jeden Dziennik Zajęć. Obecnie pracownicy Zespołu prowadzą Dzienniki odrębnie. Sposób dokumentowania w nich zajęć jest zgodny z zapisem 24 ust.3 pkt.2-5 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Dodatkowo w jednostce prowadzony jest Zeszyt wyjść podopiecznych ŚDS w którym odnotowywany jest cel oraz godziny wyjścia i powrotu z jednostki w trakcie zajęć, potwierdzone podpisem uczestnika oraz pracownika. Praca pracownika socjalnego dokumentowana jest w zeszycie Działania pracownika socjalnego. Z zapisów wynika, że pracownik współpracuje z rodzinami uczestników, odwiedza w przypadku częstych nieobecności, inspiruje do systematycznego uczestnictwa w zajęciach. (akta kontroli str.122 ) Dokumentację indywidualną uczestnika stanowią: kopia decyzji przyznająca miejsce w ŚDS, zaświadczenie lekarza rodzinnego, orzeczenie o niepełnosprawności, zaświadczenie lekarza psychiatry lub neurologa, Kontrakt na udział w zajęciach, Indywidualny Plan Postępowania Wspierająco - Aktywizującego, Ocena Efektów Indywidualnego Planu Postępowania Wspierająco -Aktywizującego, Opinia psychologiczna, Karta Konsultacji Psychologicznych (u części uczestników), notatki pracowników zespołu wspierająco-aktywizującego. 9
Podczas czynności kontrolnych sprawdzono szczegółowo dokumentację indywidualną następujących uczestników (55%) : ( ) Stwierdzono brak na dzień kontroli dokumentów stwierdzających zasadność skierowania do środowiskowego domu samopomocy odnośnie dwóch uczestników: ( ) Dokumentacja (zaświadczenia lekarza psychiatry) została uzupełniona w dniu 28 maja 2015 r. tj. po zakończeniu czynności kontrolnych. Jedna osoba została zakwalifikowana jako uczestnik Domu typu B, druga osoba typu C. W dokumentacji brak jest uzgodnień dot. terminu przyjęcia uczestnika do ŚDS oraz o przekazaniu jemu lub jego opiekunowi informacji o zasadach funkcjonowania Domu. W pierwszym okresie pobytu, dla osób uczestniczących w zajęciach ŚDS dokonywana jest tzw. Wstępna ocena, będąca wynikiem obserwacji uczestnika. W jej następstwie sporządzane są indywidualne plany wspierająco aktywizujące. Plany sporządzane są na okres jednego roku. Dokumentami pomocniczymi do sporządzenia i realizacji planów są Karty konsultacji psychologicznej oraz notatki pracowników zespołu wspierająco - aktywizującego. W ocenie zespołu kontrolującego Plany nie są zindywidualizowane, brak jest wskazania określonego celu działania, kierunków prowadzenia oddziaływań i poszczególnych etapów umożliwiających osiągnięcie założeń. Uczestnicy są zapoznawani z zakładanymi wobec nich działaniami, co potwierdzają podpisem. Kontrolujący zapoznali się z dokumentem Protokóły spotkań dot. Planów Wspierająco - Aktywizujących uczestników ŚDS w Gościnie w którym znajdują się notatki (protokóły) ze spotkań Zespołu (nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy). Na tej podstawie ustalono, że w okresie objętym kontrolą odbyło się 20 spotkań Zespołu. Kopie notatek znajdują się także w aktach osobowych uczestników. Notatki są bardzo ogólnikowe. Z ww. zapisów wynika, że w każdym przypadku skontrolowanej dokumentacji raz określone cele są kontynuowane bez modyfikowania wcześniejszych założeń. Sporządzana po okresie jednego roku Ocena Efektów Indywidualnego Planu Postępowania Wspierająco Aktywizującego dokonywana jest w formie opisu zachowań uczestnika i jego umiejętności w poszczególnych sferach funkcjonowania psychofizycznego i społecznego. Brak jest natomiast wniosków wynikających z dotychczasowych oddziaływań oraz wskazań w jakim kierunku i jak należy zmodyfikować oddziaływania zespołu na uczestnika. Plany oraz oceny są podpisane przez członków zespołu. Skontrolowano niżej wymienione decyzje administracyjne wraz z dokumentacją: 640-14/11-159/2014-100 z dnia 20.11.2014 r. 231-14/05-6/2014-48 z dnia 10.04.2014 r. 282-14/01-797/2014-39 z dnia 29.04.2014 r. 284-14/01-147/2014 61 z dnia 30.04.2014 r. 182-15/01-945/2015-4 z dnia 22.04.2015 r. 55-15/08-1002/2015-18 z dnia 05.02.2015 r. 61-14/08-1002/2014-12 z dnia 03.02.2014 r. 240-14/05-512/2014 z dnia 10.04.2014 r. 173-15/11-572/2015-10 z dnia 31.03.2015 r. 248-14/04-506/2014-18 z dnia 11.04.2014 r. 251-14/05-896/2014-32 z dnia 11.04.2014 r. Na podstawie ww. decyzji stwierdzono, że w dwóch przypadkach: uczestnika( ), przyjętego 31.03.2015 r. pierwszą decyzję (173-15/11-572/2015-10 z dnia 31.03.2015 r.) wydano na okres 7 miesięcy tj. od 31.03. do 31.10.2015 r. uczestnika( ), przyjętego 30.01.2014 r. pierwszą decyzję (61-14/08-1002/20-12 z dnia 03.02.2014r.) wydano na okres 12 miesięcy tj. od 30.01. 2014r. do 31.01.2015r. 10
Jest to niezgodne z przepisem 7 ust.6 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy zgodnie z którym osoby, które po raz pierwszy wystąpiły o skierowanie do domu, kieruje się na czas określony, nie dłuższy niż 3 miesiące. Decyzje kierujące dla osób, które kontynuują pobyt w ŚDS wydawane są na okres zgodny z czasem określonym do realizacji ich indywidualnych planów postępowania wspierająco - aktywizującego. (akta kontroli str. 123-132 ) Zgodnie z 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238, poz.1586 z późn. zm.) termin dostosowania domów do wymaganych standardów upływa z dniem 31 grudnia 2018 r. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w Książce Kontroli Środowiskowego Domu Samopomocy pod pozycją 2/2015. Przed podpisaniem protokółu kontroli, kontrolowany może zgłosić zastrzeżenie na piśmie dotyczące jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokółu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Protokół otrzymano dnia Protokół podpisano dnia. Kierownik jednostki kontrolowanej : Kontrolujący: Protokół sporządzono w dniu 01 czerwca 2015 r. 11