Umowa nr zawarta w dniu. roku w Warszawie pomiędzy: Województwem Mazowieckim z siedzibą w: ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, NIP: 1132453940, REGON: 015528910, zwanym dalej ZAMAWIAJĄCYM, reprezentowanym przez: Waldemara Kulińskiego Sekretarza Województwa Dyrektora Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, na podstawie pełnomocnictwa znak 12/2016 z dnia 27.12.2016 r. udzielonego przez Marszałka Województwa Mazowieckiego działającego na podstawie uchwały nr 2036/208/16 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 20.12.2016 r. a z siedzibą w., NIP.., REGON..., zwaną dalej WYKONAWCĄ, reprezentowaną przez: łącznie zwanymi dalej Stronami. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z pożn. zm.) do niniejszej umowy nie stosuje się przepisów tej ustawy. 1. Definicje Ilekroć w postanowieniach Umowy wymienione poniżej pojęcia zostały napisane wielką literą, pojęciom tym nadaje się znaczenie określone poniżej. Lp Pojęcie Znaczenie 1. DNI ROBOCZE Oznaczają dni od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 18:00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 2. DOKUMENTACJA UŻYTKOWA Oznacza dokument zawierający opis działania Oprogramowania (również w postaci elektronicznej). 3. NAPRAWA Oznacza usunięcie Problemu przywracającego działanie Oprogramowania zgodne z opisem zawartym w Dokumentacji Użytkowej. 4. NOWA WERSJA OPROGRAMOWANIA Każda nowa wersja Oprogramowania, z którą wiąże się modyfikacja oprogramowania. 5. OPROGRAMOWANIE Oznacza oprogramowanie KOFAX oraz wszystkie Nowe Wersje Oprogramowania. Strona 1 z 7
6. OPROGRAMOWANIE SYSTEMOWE Oprogramowanie zarządzające systemem komputerowym, tworzące środowisko do uruchamiania Oprogramowania i kontroli zadań użytkownika. 7. POPRAWKA Oznacza porcję zmian dostarczaną przez Wykonawcę Zamawiającemu między wydaniami kolejnych Nowych Wersji Oprogramowania. 8. PROBLEM Stan Oprogramowania spowodowany wadami Oprogramowania, w którym Oprogramowanie nie funkcjonuje zgodnie z Dokumentacją Użytkową, mogący skutkować lub skutkujący ograniczeniem bądź brakiem realizacji dowolnej funkcji Oprogramowania. 9. PRZYJĘCIE ZGŁOSZENIA Oznacza przesłanie Zgłoszenia Serwisowego na adres email określonym w 4. Ust. 1 pkt. 4 lit. a) 10. STRONY Oznaczają Zamawiającego oraz Wykonawcę. 11. UMOWA Oznacza niniejszą Umowę nr.. z dnia. 2019 r. 12. ZGŁOSZENIE SERWISOWE Oznacza informację o Problemie przekazywaną przez osobę o której mowa w 3 ust. 9 pkt 2, w formie i w sposób opisany w 4 ust. 1 pkt. 5. 2. Przedmiot umowy 1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej umowy w zakresie: 1) odnowienia wsparcia producenta Kofax dla środowiska Kofax, o numerze seryjnym AT04840, wykorzystywanego przez Zamawiającego na okres od 1 kwietnia 2019 r. do 31 marca 2020 r.; 2) zakupu bezterminowej licencji Kofax Capture dla dodatkowego pakietu stron przetwarzanych rocznie 300 000 stron / rocznie. 2. W ramach wsparcia producenta KOFAX Zamawiający otrzymuje: 1) nowe wersje oprogramowania; 2) wsparcie techniczne oprogramowania, w tym poprawki do nowych wersji oprogramowania; 3) możliwość zakupu dodatkowych licencji, Kofax Capture dla dodatkowych ilości pakietów stron / rocznie; 4) konfiguracja aktualnego środowiska Kofax. 3. Prawidłowość realizacji przedmiotu umowy zostanie potwierdzona protokołem odbioru podpisanym przez przedstawiciela Zamawiającego, w terminie 2 dni od daty dostarczenia przez Wykonawcę licencji, o którym mowa w ust. 1 pkt 2. 4. W razie zgłoszenia zastrzeżeń w protokole, Zamawiający pisemnie wyznaczy Wykonawcy stosowny termin, nie dłuższy jednak niż 3 dni, w celu usunięcia stwierdzonych protokołem wad. Strona 2 z 7
5. Wykonawca zobowiązuje się usunąć wady w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, bez osobnego wynagrodzenia z tego tytułu. 3. Ogólne zasady współpracy 1. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do sprzedaży wsparcia producenta Kofax i licencji Kofax Capture dla dodatkowych pakietów stron. 2. Wykonawca zabezpieczy Zamawiającego od jakichkolwiek roszczeń osób trzecich odnośnie naruszenia ich praw, w szczególności autorskich, w czasie lub w związku z realizacją przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za naruszenie praw autorskich oraz dóbr osobistych osób trzecich w związku z realizacją przedmiotu Umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać umowę z najwyższą starannością, zgodnie z ofertą i obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności odpowiada, za jakość i terminowość wykonania Umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wykonanie Umowy przez osoby, posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie. 5. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców oraz osób, za pomocą, których wykonuje umowę, jak za własne działania i zaniechania. 6. Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o wszystkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy, w tym o wszczęciu wobec niego postępowania egzekucyjnego, naprawczego, likwidacyjnego lub innego, a także o innych istotnych zdarzeniach, w szczególności ogłoszeniu upadłości następnego dnia od dnia jej ogłoszenia. 7. Wykonawca jest obowiązany przy wykonywaniu usług stosować się do oczekiwań i informacji uzyskanych od Zamawiającego. 8. W trakcie realizacji Umowy upoważnieni przedstawiciele Stron, określeni w ust. 9 uzgadniają niezbędne kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu Umowy. 9. Osobami odpowiedzialnymi: 1) ze strony Wykonawcy za realizację przedmiotu Umowy i podpisanie protokołu odbioru jest. (tel. email: ); 2) ze strony Zamawiającego za realizację Umowy i nadzór oraz odbiór prac jest. (tel.., email:.), a w razie jego nieobecności osoba wyznaczona przez Zastępcę Dyrektora Departamentu Organizacji ds. Organizacyjno- Prawnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 10. Osoby wskazane w ust. 9 nie posiadają uprawnień do zmiany Umowy ani zaciągania zobowiązań o charakterze finansowym w imieniu Strony, którą reprezentują. 11. Każda ze Stron może w dowolnym momencie obowiązywania Umowy dokonać zmiany osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy ze swojej strony, poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony o takiej zmianie. 4. Zobowiązania Stron 1. Wykonawca zobowiązuje się do: Strona 3 z 7
1) wykonywania przedmiotu Umowy, z właściwą starannością dla podmiotu profesjonalnego wykonującego usługi ( w analogicznym lub podobnym zakresie jak określono w Umowie); 2) dostarczenie bezterminowej licencji Kofax Capture dla dodatkowego pakietu stron przetwarzanych rocznie 300 000 stron w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy; 3) zapewnienia poprawności merytorycznej i wysokiej jakości świadczonych usług. Wykonawca zapewnia, że osoby delegowane do wykonania przedmiotu Umowy posiadają fachową wiedzę oraz doświadczenie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy; 4) zapewnienia Zamawiającemu wsparcia technicznego w Dni Robocze: a) Wsparcie techniczne będzie polegało na mailowym przyjmowaniu Zgłoszeń Serwisowych. adresem email dedykowanym do przesyłania Zgłoszeń Serwisowym jest: b) Zgłoszenia Serwisowe dotyczyć będą Problemów związanych z nieprawidłowym działaniem Oprogramowania. c) Wykonawca zobowiązany jest do reakcji mającej na celu Naprawę Problemu przekazanego w Zgłoszeniu Serwisowym w ciągu 4 godzin od momentu Przyjęcia Zgłoszenia. 5) zapewnienia w okresie trwania Umowy Nowych Wersji Oprogramowania w tym Poprawek do Nowych Wersji. 6) zapewnienia w okresie od 1 kwietnia 2019 r. do 31 marca 2020 r. możliwość rekonfiguracji licencji, pakietów dokumentów na aktualnym środowisku Kofax, 7) przestrzegania obowiązujących u Zamawiającego,,Zasad środowiskowych i BHP dla Wykonawców wg PN-EN ISO 14001:2015-09 i OHSAS 18001:2007 stanowiących załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2. Zamawiający zobowiązuje się do: 1) używania Oprogramowania zgodnie z Dokumentacją Użytkową; 2) dokonywania Zgłoszeń Serwisowych zgodnie z procedurą określoną Umową oraz dostarczania Wykonawcy niezbędnych informacji o stanie Oprogramowania oraz materiałów potrzebnych do wykonania Zgłoszeń Serwisowych; 3) umożliwienia dostępu do Oprogramowania i danych objętych Zgłoszeniem Serwisowym, w tym o ile wystąpi taka konieczność, pracy w godzinach popołudniowych i wieczornych, a także zapewnienia bezpośredniego kontaktu w tym czasie z osobą o której mowa w 3 ust. 9 pkt 2; 4) zapewnienia, o ile to będzie konieczne zdalnego dostępu do Oprogramowania. 5. Wynagrodzenie i zasady płatności 1. Łączna kwota wynagrodzenia wynosi.. netto (słownie..). 1) netto tytułem odnowienia wsparcia producenta Kofax dla środowiska Kofax, o numerze seryjnym AT04840, wykorzystywanego przez Zamawiającego na okres od 1 kwietnia 2019 r. do 31 marca 2020 r; 2). netto tytułem zakupu bezterminowej licencji Kofax Capture dla dodatkowego pakietu stron przetwarzanych rocznie 300 000 stron / rocznie. 2. Wynagrodzenie Wykonawcy określone ust 1, zostanie powiększone o obowiązujący w dniu zawarcia Umowy podatek VAT. Strona 4 z 7
3. Wykonawca wystawi fakturę w PLN przeliczone z EUR na podstawie średniego kursu EUR/PLN NBP z dnia wystawienia faktury. 4. Podstawą wystawienia faktury będzie protokół odbioru licencji, o której mowa w 2 ust. 3. 5. Wszelkie płatności ze strony Zamawiającego będą dokonywane przelewem w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowej faktury VAT, na konto wskazane na fakturze. 6. Za datę dokonania płatności strony będą uważały datę przekazania przez Zamawiającego polecenia do banku prowadzącego jego rachunek. 7. Fakturę VAT należy wystawić na Województwo Mazowieckie, ul. Jagiellońska 26, 03 719 Warszawa, NIP 113-245-39-40. a w jej treści wskazać następujące dane: 1) Nabywca usługi: Województwo Mazowieckie, ul. Jagiellońska 26, 03 719 Warszawa, NIP 113-245-39-40; 2) Płatnik/Odbiorca faktury: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03 719 Warszawa; 3) Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia na fakturze VAT numeru umowy. 6. Odpowiedzialność kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne, które będą naliczane w następujących okolicznościach i wysokościach: 1) z tytułu niedotrzymania przez Wykonawcę terminu, o którym mowa w 4 ust. 1 pkt 2 Zamawiający ma prawo naliczyć karę umowną za każdy dzień opóźnienia w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1; 2) z tytułu odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy, Zamawiający ma prawo naliczyć karę w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust 1; 3) z tytułu odstąpienia od Umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie Zamawiający ma prawo naliczyć karę w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust 1. 2. W przypadku, gdy szkody przewyższają wartość kar umownych, Zamawiający z zastrzeżeniem ust. 1 powyżej, może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. 3. Zamawiający przeliczy kary umowne z EURO na PLN na podstawie średniego kursu EURO/PLN na dzień powstania opóźnienia. 7. Poufność danych i informacji 1. Wykonawca zobowiązuje się do ochrony danych, których ujawnienie przez Zamawiającego może być konieczne dla prawidłowego wykonania czynności serwisowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami i ustalonymi przez Strony warunkami. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje w szczególności wszelkie informacje, dane, materiały uzyskane w związku z zawarciem Umowy. 2. Informacje uzyskane przez Stronę o drugiej Stronie w związku z realizacją Umowy mogą być wykorzystane tylko w celu realizacji przedmiotu Umowy. 3. Obowiązek określony w ust. 1 i w ust. 2 nie dotyczy: 1) informacji publicznie dostępnych; Strona 5 z 7
2) informacji, które były znane Stronom przed otrzymaniem od drugiej Strony i nie były objęte zobowiązaniem do poufności względem jakiegokolwiek podmiotu; 3) obowiązku ujawnienia wynikającego z przepisów prawa. 4. Zobowiązanie do zachowania poufności nie stoi na przeszkodzie ujawnieniu informacji na żądanie sądu lub organu administracji oraz w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, jeżeli jest to potrzebne dla jego rozstrzygnięcia i przy zachowaniu możliwych środków ochrony ujawnianych informacji przed ich publicznym rozpowszechnieniem po uprzednim pisemnym poinformowaniu drugiej Strony o żądaniu ujawnienia. 5. Strony odpowiadają za podjęcie i zapewnienie wszelkich niezbędnych środków zapewniających dochowanie zasady poufności, określonej w ust. 1 i ust. 2, przez swoich pracowników a Wykonawca również za podwykonawców. 6. Wykonanie niniejszej umowy nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., dalej: RODO), dla których Administratorem danych osobowych jest Marszałek Województwa Mazowieckiego, z zastrzeżeniem zawartym w zdaniu drugim. Zamawiający oświadcza, iż realizuje obowiązki Administratora danych osobowych, określone w przepisach RODO, w zakresie danych osobowych Wykonawcy, w sytuacji, w której jest on osobą fizyczną (w tym osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą), a także danych osobowych osób, które Wykonawca wskazał ze swojej strony do realizacji niniejszej umowy. 8. Rozstrzyganie sporów 1. Umowa podlegać będzie prawu polskiemu i jurysdykcji sądów polskich. 2. Wszelkie spory powstałe pomiędzy Stronami odnośnie interpretacji lub skutków prawnych Umowy lub któregokolwiek z jej postanowień, Strony rozstrzygną polubownie. 3. W przypadku gdy sporu nie da się rozstrzygnąć w sposób określony w ust. 2, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 9. Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zawiadomienia określone Umową winny być składane i dokonywane: 1) w formie pisemnej pod rygorem nieważności i przesyłane listem poleconym lub pocztą kurierską albo doręczane w oryginale na adres określony w ust. 2 w odniesieniu do tych oświadczeń i powiadomień dla których Umowa przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności; 2) pocztą elektroniczną lub telefonicznie na adres i numery podane poniżej a następnie potwierdzane w formie pisemnej i przesyłane listem poleconym lub pocztą kurierską albo doręczane w oryginale na adres określony ust. 2 w pozostałych przypadkach, przy czym skutek oświadczenia liczony będzie od momentu doręczenia zawiadomienia pocztą elektroniczną bądź telefonicznie. Strona 6 z 7
2. Strony wskazują następujące adresy dla doręczeń: Województwo Mazowieckie - Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie 03-719 Warszawa ul. Jagiellońska 26 tel. (+48 22) 5979-100 tel fax (+48 22) 5979-290 fax e-mail: urzad_marszalkowski@mazovia.pl e-mail: 3. Umowa zastępuje wszelkie dotychczasowe ustne i pisemne ustalenia lub porozumienia dotyczące jej przedmiotu. 4. Strony zobowiązują się do współpracy w zakresie interpretacji Umowy i podejmą wszelkie kroki w celu prawidłowej realizacji jej postanowień. 5. Zmiana postanowień zawartej Umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą stron, wyrażoną w formie pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności. 6. Sprawy nieuregulowane umową podlegają przepisom Kodeksu Cywilnego ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz innym właściwym dla realizacji przedmiotu umowy aktom prawnym. 7. Załącznikami stanowiącymi integralną część umowy są: 1) formularz oferty Wykonawcy z dnia r. załącznik nr 1; 2) zasady środowiskowe i BHP dla Wykonawców wg PN-EN ISO 14001:2015-09 i OHSAS 18001:2007 - załącznik nr 2. 8. Umowę niniejszą sporządza się w trzech egzemplarzach, w tym: dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden egzemplarz dla Wykonawcy. Zamawiający Wykonawca Strona 7 z 7