Zarządzenie Nr 206/V/2010 Burmistrza Jarocina z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Jarocinie 1 Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zmianami) zarządzam zmianę Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Jarocinie, polegającą na: 1. Nadaniu nowego brzmienia 30. W związku z tym 30 otrzymuje brzmienie: 30 Do zadań Skarbnika należy w szczególności: 1) kierowanie Wydziałem Finansów jako jego Dyrektor; 2) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości; 3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy; 4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty; 5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu Gminy; 6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej; 7) nadzór nad obiegiem dokumentów księgowych w Urzędzie; 8) opracowywanie projektów Polityki (strategii) zadłużania i jej aktualizację; 9) opracowywanie prognozy długu; 10) udział w pracach nad przygotowywaniem wieloletniego planu finansowego (WPF); 11) koordynacja współpracy z agencją ratingową; 12) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub z upoważnień Burmistrza; 13) nadzór i kontrola przestrzegania Zintegrowanego Systemu Zarządzania ISO w zakresie obejmującym Wydział. 2. Nadaniu nowego brzmienia 33 i 34. W związku z tym 33 i 34 otrzymują brzmienie: 33 1. Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich należą sprawy z zakresu: ewidencji ludności, ewidencji działalności gospodarczej, spraw mieszkaniowych, dowodów osobistych, zgromadzeń, zbiórek publicznych, spraw wyborczych, spraw wojskowych, a także sprawy dotyczące rejestracji stanu cywilnego (realizowane w ramach Urzędu Stanu Cywilnego - USC) oraz sprawy zarządzania kryzysowego, obronne, obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej (realizowane w ramach Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego - GCZK). 2. Do zadań Wydziału (z pominięciem USC i GCZK) należy w szczególności: 1) przyjmowanie zgłoszeń zmian pobytu stałego i czasowego od obywateli polskich i cudzoziemców;
2) współdziałanie z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie nadawania numeru PESEL; 3) współdziałanie z Ośrodkiem Informatyki Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie aktualizacji zbioru ewidencji ludności; 4) udostępnianie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych; 5) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu stałym lub czasowym powyżej 3 miesiące; 6) sporządzanie dla Urzędu Skarbowego wykazów osób zmarłych; 7) sporządzanie dla Urzędu Statystycznego wykazów osób zameldowanych na pobyt czasowy powyżej 3 miesiące; 8) przekazywanie dyrektorom szkół informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży w wieku 3-18 lat; 9) aktualizacja i uzupełnianie danych osobowo-adresowych w systemie komputerowym i na kartach osobowych mieszkańca tzw. KOM ; 10) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach dot. zameldowania i wymeldowania na pobyt stały lub czasowy; 11) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców; 12) sporządzanie dla Biura Wyborczego meldunków o stanie rejestru wyborców; 13) sporządzanie spisów wyborców; 14) weryfikacja wykazów sporządzanych w związku z przeprowadzanymi spisami powszechnymi i współpraca w tym zakresie z Urzędem Statystycznym; 15) zajmowanie się sprawami zgromadzeń; 16) zajmowanie się sprawami zbiórek publicznych; 17) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych; 18) wydawanie, na uzasadniony wniosek, potwierdzonej urzędowo kserokopii dowodu osobistego; 19) przyjmowanie zawiadomień o utracie dowodu osobistego i wydawanie osobie zawiadamiającej zaświadczenia o utracie dowodu osobistego; 20) bieżące unieważnianie dowodów osobistych, które zgłoszono jako utracone lub które utraciły swą ważność oraz dowodów wymienionych ze względu na zmianę danych; 21) prowadzenie zbioru kopert dowodowych osób żyjących; 22) współdziałanie z urzędami gminnymi z całego kraju w zakresie przekazywanie kopert dowodowych na podstawie zapotrzebowań; 23) współdziałanie z organami sądowymi i ścigania w zakresie udostępniania dokumentów z kopert dowodowych; 24) prowadzenie archiwum kopert dowodowych osób zmarłych i współpraca w tym zakresie z archiwum zakładowym; 25) zajmowanie się sprawami dot. wniosków Burmistrza Jarocina o nadanie orderów lub odznaczeń nadawanych przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz wniosków o nadanie odznaczeń resortowych lub regionalnych; 26) prowadzenie spraw dot. ustnego oświadczenia o ostatniej woli, składanego przez spadkodawcę wobec Burmistrza Jarocina, Sekretarza Gminy lub Kierownika USC oraz prowadzenie depozytu kopii lub oryginałów tych oświadczeń (testamentów); 27) opracowanie i aktualizacja planu Akcji Kurierskiej w ramach doręczania kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; 28) organizowanie i prowadzenie szkoleń i ćwiczeń Akcji Kurierskiej;
29) prowadzenie i aktualizacja rejestru na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz kwalifikacji wojskowej (jeden egzemplarz rejestru przekazuje się właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień); 30) przygotowywanie list osób przewidzianych do kwalifikacji wojskowej i udział w przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej; 31) reklamowanie radnych i pracowników Urzędu Miejskiego z obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji; 32) nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony; 33) wydawanie decyzji o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny przez osobę podlegającą obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej; 34) wydawanie decyzji uznającej żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny; 35) opracowanie i aktualizacja Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy Jarocin oraz kart realizacji zadań operacyjnych; 36) opracowanie i aktualizacja Planu Organizacji i Funkcjonowania Zespołu Zastępczych Miejsc Szpitalnych; 37) współdziałanie z organami wojskowymi w sprawach związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony; 38) opracowywanie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy i współdziałanie w tym zakresie z Wydziałem Rozwoju Gminy; 39) przygotowywanie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy; 40) ustalanie stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych i socjalnych z zasobu gminy; 41) współpraca z Komisją Mieszkaniową w zakresie rozpatrywania i załatwiania wniosków oraz obsługa techniczno-organizacyjna pracy komisji; 42) przygotowywanie rocznych wykazów osób uprawnionych do zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego; 43) wydawanie skierowań na najem lokali socjalnych i tymczasowych oraz zapewnianie w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych; 44) zajmowanie się sprawami zamiany oraz przyznawania lokali mieszkalnych w ramach współdziałanie w tym zakresie z Jarocińskim Towarzystwem Budownictwa Społecznego; 45) gromadzenie dokumentów dotyczących sądowych postępowań eksmisyjnych, o których powiadamiana jest Gmina; 46) prowadzenie spraw odszkodowań dla właścicieli lokali z tytułu niedostarczenia lokalu socjalnego w związku z wyrokiem sądowym i współdziałanie w tym zakresie z Biurem Radców Prawnych; 47) zapewnienie mieszkań zastępczych dla mieszkańców czasowo ewakuowanych w wypadku klęsk żywiołowych 48) publikowanie informacji o stawkach czynszu w ramach tzw. lustra czynszowego; 49) koordynowanie spraw związanych z osiedlaniem się repatriantów na terenie gminy; 50) ewidencja działalności gospodarczej i współdziałanie w tym zakresie w ramach tzw. jednego okienka z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Statystycznym; 51) współdziałanie z Urzędem Wojewódzkim w zakresie przestrzegania obowiązującego stanu prawnego dot. ewidencji działalności gospodarczej; 52) prowadzenie poradnictwa nt. podejmowania działalności gospodarczej; 53) ewidencja i wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych; 54) ewidencja oświadczeń o wielkości sprzedaży napojów alkoholowych oraz nadzór nad poborem opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
55) wydawanie zaświadczeń o dokonaniu opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 56) nadzór nad funkcjonowaniem targowisk; 57) ewidencja i wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką; 58) realizacja czynności dotyczących określenia liczby nowych licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką przeznaczonych do wydania w danym roku; 59) ewidencja i wydawanie zezwoleń na przewozy regularne i przewozy regularne specjalne w zakresie transportu drogowego osób; 60) współdziałanie z Ministerstwem Infrastruktury oraz Polską Izbą Gospodarczą Transportu Samochodowego i Spedycji w zakresie wydawanych licencji i zezwoleń; 61) wydawanie zaświadczeń dla celów emerytalnych i innych na podstawie rejestru kart rzemieślniczych od 1945 r. oraz danych z ewidencji działalności gospodarczej; 62) udzielanie informacji o przedsiębiorcach i wydawanie zaświadczeń o figurowaniu w ewidencji działalności gospodarczej; 63) sporządzanie wykazów przedsiębiorców na potrzeby instytucji publicznych, banków i innych wnioskodawców; 64) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem dni i godzin otwarcia placówek handlowych, gastronomicznych i usługowych; 65) opracowanie i aktualizacji statutów jednostek pomocniczych; 66) prowadzenie spraw związanych z obsługą jednostek pomocniczych; 67) wykonywanie zadań związanych z wyborami do jednostek pomocniczych; 68) wykonywanie zadań dot. bezpośredniego wyboru burmistrza, wyborów do rad gmin, powiatów i sejmików województw, Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, Prezydenta oraz referendów; 69) wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza. Wydział w realizacji tych zadań używa przy znakowaniu spraw symbolu WSO. 3. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności: 1) rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób; 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego; 3) sporządzanie i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń; 4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych; 5) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; 6) stwierdzenie legitymacji procesowej do wystąpienia do sadu w sprawach dotyczących zawarcia małżeństwa; 7) wydawanie zaświadczeń: stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, dotyczących zawarcia związku małżeńskiego za granicą, o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego oraz o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub ich braku; 8) wydawanie decyzji dotyczących: prostowania błędów pisarskich w księgach stanu cywilnego, uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego, skrócenia terminu oczekiwania na ślub, odtworzenia treści aktu stanu cywilnego, transkrypcji (wpisania) aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą, ustalenia treści aktu stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, wpisania do aktu urodzenia imienia i nazwiska ojca; 9) przygotowywanie wniosków o nadanie medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie oraz organizowania uroczystości wręczenia medali przez Burmistrza; 10) dokonywanie zmian w aktach stanu cywilnego na podstawie prawomocnych orzeczeń sądów lub na podstawie prawomocnych decyzji kierowników innych USC;
11) przyjmowanie oświadczeń o: zmianie imienia dziecka, wstąpieniu w związek małżeński, zgłoszeniu urodzenia dziecka, uznaniu ojcostwa, nadaniu dziecku nazwiska męża matki, zawarciu małżeństwa poza lokalem USC, zmianie nazwiska dziecka w trybie art. 88 3 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego; 12) transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego; 13) ustalanie treści aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentów zagranicznych; 14) międzynarodowa wymiana informacji z zakresu stanu cywilnego. Urząd Stanu Cywilnego przy znakowaniu spraw używa symbolu USC. 4. Do zadań Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego należy w szczególności: 1) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie utworzenia Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 2) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie powołania Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego (GZZK) oraz obsługa kancelaryjno biurowa Zespołu zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 3) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 4) opracowanie i aktualizacja Gminnego Planu Zarzadzania Kryzysowego zgodnie z wymogami ustawy o zarządzaniu kryzysowym; 5) opracowanie i aktualizacji zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie wprowadzenia całodobowych dyżurów przy telefonie alarmowym w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego w tym ustalanie grafiku dyżurów; 6) monitorowanie zagrożeń i współdziałanie w tych działaniach z innymi jednostkami wykonującymi zadania w tym zakresie; 7) gromadzenie i przetwarzanie informacji w bazie danych (ARCUS) Szefa Obrony Cywilnej Gminy Jarocin o możliwych do użycia siłach i środkach; 8) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Głównego Stanowiska Kierowania Burmistrza Jarocina w czasie pokoju w razie wewnętrznego lub zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa narodowego, w tym w razie wystąpienia działań terrorystycznych lub innych szczególnych zdarzeń, a także czasie wojny; 9) opracowanie i aktualizacja Dokumentacji Stałego Dyżuru Burmistrza Jarocina na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny; 10) przeprowadzanie treningów Stałego Dyżuru Burmistrza Jarocina; 11) utrzymywanie w stałej gotowości i przeprowadzanie, zgodnie z zaleceniami Wojewody Wielkopolskiego, głośnych prób Systemu Alarmowania Miasta; 12) opracowanie i aktualizacja zarządzenia Burmistrza Jarocina w sprawie powołania Gminnego Zespołu Ewakuacji/Przyjęcia oraz opracowania Gminnego Planu Ewakuacji/Przyjęcia; 13) opracowanie i aktualizacja Planu Obrony Cywilnej Gminy; 14) prowadzenie miejskiego magazynu obrony cywilnej; 15) opracowywanie rocznych planów zasadniczych przedsięwzięć w zakresie pozamilitarnych przygotowań obronnych w gminie Jarocin. 16) organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu: reagowania na potencjalne zagrożenia, realizacji zadań obrony cywilnej i realizacji zdań obronnych w tym opracowywanie i aktualizacja stosownych programów i planów szkoleń; 17) opracowanie i aktualizacja Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych na terenie Gminy Jarocin; 18) opracowywanie, realizacja i analizy planów finansowych dot. ochotniczych straży pożarnych;
19) opracowywanie umów dot. przekazania dotacji podmiotowych dla jednostek OSP oraz przyjmowanie i weryfikacja rozliczeń z wykorzystania tych dotacji; 20) ubezpieczanie strażaków z jednostek OSP oraz samochodów pożarniczych i remiz stanowiących własność Gminy Jarocin; 21) opracowywanie i aktualizacja umów dot. przekazywanego w użytkowanie mienia gminnego na rzecz jednostek OSP; 22) prowadzenie ksiąg inwentarzowych dla wszystkich jednostek OSP; 23) współudział w organizacji Gminnego Turnieju Wiedzy Pożarniczej i Gminnych Zawodów Sportowo-Pożarniczych; 24) podejmowanie wszelkich działań na rzecz ochrony przeciwpożarowej na terenie Gminy Jarocin i współdziałanie w tym zakresie poprzez Komendanta Gminnego Ochrony Przeciwpożarowej z jednostkami OSP, Zarządem Gminnym i Powiatowym ZOSP RP oraz Komendą Powiatową PSP. Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego przy znakowaniu spraw używa symbolu ZK. 34 1. Do zadań Pionu Ochrony - Komórki ds. Ochrony Informacji Niejawnych, zwanym dalej Pionem Ochrony należy wytwarzanie, przetwarzanie, przekazywanie i przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne. 2. Pionem Ochrony kieruje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych zwany Pełnomocnikiem Ochrony pod, którego podlegają: - Kierownik Kancelarii Tajnej - Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego. 3. Z Pionem Ochrony współpracuje Główny Specjalista ds. Informatyki pełniący obowiązki Administratora Systemu, który odpowiada za funkcjonowanie systemów lub sieci teleinformatycznych oraz za przestrzeganie zasad i wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych. 4. Pion Ochrony przy znakowaniu spraw używa symbolu PO. 2 W związku ze zmianami, o których mowa w 1 wprowadza się zmiany w schemacie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Jarocinie, który otrzymuje nowe brzmienie o treści stanowiącej załącznik do niniejszego zarządzenia. 3 Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy. 4 Zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Jarocinie podlegają ogłoszeniu poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Jarocinie i wchodzą w życie z dniem 15 marca 2010 roku. Burmistrz Jarocina Adam Pawlicki