Zarządzenie Nr 103/USC/2015 Burmistrza Skarszew z dnia 8 czerwca 2015 roku w sprawie ewidencji i kontroli obrotu drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi na potrzeby urzędu stanu cywilnego oraz powołania Komisji do spraw brakowania druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych na potrzeby Urzędu Stanu Cywilnego w Skarszewach Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) w związku z wejściem w Ŝycie z dniem 1 marca 2015 r. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz. 1741 z późn. zm.) w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi na potrzeby urzędu stanu cywilnego zarządza się, co następuje: 1 Określa się zasady ewidencjonowania, przechowywania oraz brakowania druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych na potrzeby urzędu stanu cywilnego, zwanych dalej drukami ścisłego zarachowania. 2 1. Drukami ścisłego zarachowania są formularze, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja oraz wskazana jest wzmoŝona kontrola. 2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się na podstawie dowodów wydania formularzy dla Urzędu Stanu Cywilnego w Skarszewach wystawionych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców. 3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się 2 rodzaje formularzy: a) druk odpisu, w tym: - odpis zupełny aktu urodzenia, - odpis zupełny aktu małŝeństwa, - odpis zupełny aktu zgonu,
- odpis zupełny zgonu osoby o nieustalonej toŝsamości, - odpis skrócony aktu urodzenia, - odpis skrócony aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, - odpis skrócony aktu małŝeństwa, - odpis skrócony aktu zgonu, b) druk zaświadczenia, w tym: - zaświadczenie stwierdzające, Ŝe zgodnie z prawem polskim moŝna zawrzeć małŝeństwo, - zaświadczenie o stanie cywilnym. 4. Przyjęcie druków ścisłego zarachowania następuje niezwłocznie po przekazaniu przez osobę upowaŝnioną do ich odbioru. 3 Druki ścisłego zarachowania naleŝy przechowywać w zamkniętym pomieszczeniu, w odpowiednio zabezpieczonej szafie, najlepiej metalowej, tak aby uniemoŝliwić samowolne pobieranie druków przez osoby trzecie. Powinny znajdować się w niej wyłącznie druki będące w obiegu (przeznaczone do uŝytkowania) i zaewidencjonowane w księgach druków ścisłego zarachowania. Miejsce naleŝy zabezpieczyć przed kradzieŝą i zniszczeniem. Pracownicy zobowiązani są do szczególnej pieczy nad drukami zarówno przed, jak i po wystawieniu dokumentu a przed odbiorem przez stronę. 4 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieŝy) druków ścisłego zarachowania niezwłocznie przeprowadza się inwentaryzację druków i ustala się: - liczbę zaginionych druków, - dokładne cechy zaginionych druków: nazwę druku, serię i numer, - datę zaginięcia, - okoliczności zaginięcia, - miejsce zaginięcia. 2. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków naleŝy sporządzić protokół zaginięcia. 3. W uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa, naleŝy zawiadomić kierownika jednostki i policję.
5 1. W przypadku uszkodzonych, błędnie wypełnionych, nie odebranych druków ścisłego zarachowania naleŝy sporządzić wykaz do brakowania w tabeli excel, który przechowuje się w aktach dotyczących gospodarowania drukami ścisłego zarachowania. 2. Uszkodzony, błędnie wypełniony, nie odebrany druk ścisłego zarachowania naleŝy anulować poprzez przekreślenie go i umieszczenie adnotacji ANULOWANO wraz z datą i podpisem osoby dokonującej tej czynności. 6 1. Brakowanie druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych na potrzeby urzędu stanu cywilnego następuje komisyjnie. 2. W skład Komisji do spraw brakowania dokumentów ścisłego zarachowania, zwaną dalej Komisją, powołuje się następujące osoby: 1) Krystyna Lutka - Przewodniczący 2) Katarzyna Woźny - Członek 3) Mariola Brzoskowska Członek 4) Ewa Spierewka - Członek 3. Komisja dokonuje brakowania druków ścisłego zarachowania poprzez pocięcie w niszczarce. 4. Komisja po zakończeniu prac sporządza protokół brakowania druków ścisłego zarachowania w 2 egzemplarzach. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia. 5. Komisja przystępuje do procesu brakowania druków ścisłego zarachowania, nie rzadziej niŝ jeden raz na kwartał. 7 Gospodarka drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi na potrzeby urzędu stanu cywilnego winna być poddana kontroli, nie rzadziej niŝ raz w ciągu roku. 8 Druki ścisłego zarachowania, dowody wydania i protokoły brakowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykorzystywanymi na potrzeby urzędu stanu cywilnego naleŝy przechowywać przez okres 5 lat.
9 Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego w Skarszewach. 10 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Burmistrz JACEK PAULI Urząd Miejski w Skarszewach 83-250 Skarszewy, Pl.Gen.J.Hallera 18 tel. 058 588 22 01, fax 058 588 26 51 e-mail: usc@skarszewy.pl, skarszewy@skarszewy.pl www.skarszewy
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 103 /USC/2015 Burmistrza Skarszew z dnia 8 czerwca 2015 r. Protokół zniszczenia druków ścisłego zarachowania sporządzony w...w dniu... 1. Brakowanie druków ścisłego zarachowania przeprowadzono przy udziale Komisji do spraw brakowania druków ścisłego zarachowania, powołanej przez wójta /burmistrza/ prezydenta zarządzeniem z dnia... nr...., w składzie: 1) Krystyna Lutka - Przewodniczący Komisji 2) Katarzyna Woźny Członek Komisji 3) Mariola Brzoskowska Członek Komisji 4) Ewa Spierewka Członek Komisji 2. Brakowanie przeprowadzono w obecności osób (proszę podać charakter ich udziału): 1)... 2)... 3. Wykaz wybrakowanych druków ścisłego zarachowania zawierający informację o rodzaju, serii i numerach druków oraz ich liczbie stanowi załącznik do protokołu. 4. Czynność zniszczenia formularzy do wydania dowodu osobistego została zrealizowana w dniu:... przez... Podpisy członków komisji do spraw brakowania 1)... 2)... 3)... 4)... Podpisy innych osób obecnych przy brakowaniu 1)... 2)...