Część II SIWZ Istotne postanowienia Umowy Ramowej Umowa dotyczy organizacji i obsługi logistycznej wyjazdów szkoleniowych grupowych dla pracowników NFOŚiGW. Umowę ramową zawarto w rezultacie postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 i nast. w związku z art. 99 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), zwaną dalej ustawą pzp. 1 Definicje 1. Umowa oznacza niniejszą Umowę ramową. 2. Zamówienie/Zamówienie Realizacyjne - jednostkowe zamówienie realizowane na podstawie Umowy na wykonanie zamówienia zawartej w wyniku Zapytania Ofertowego. 3. Umowa na wykonanie zamówienia umowa zawarta w wyniku Zapytania Ofertowego na wykonanie zamówienia realizacyjnego. 4. Strona strona Umowy (Zamawiający lub Wykonawca, bez rozróżnienia). 5. Zapytanie Ofertowe postępowanie prowadzone w ramach Umowy Ramowej, mające na celu zawarcie umowy na wykonanie tzw. Zamówienia Realizacyjnego, na określony i zdefiniowany w zaproszeniu do składania ofert, przedmiot zamówienia. 6. Oferta oferta złożona przez Wykonawcę w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert, przekazane Wykonawcom w ramach Zapytania Ofertowego. 7. Dzień roboczy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Dzień roboczy Zamawiającego trwa od godziny 7:30 do 15:30. 2 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest ustalenie warunków dotyczących udzielania i wykonania Zamówień Realizacyjnych na organizację i obsługę logistyczną wyjazdów szkoleniowych grupowych dla pracowników NFOŚiGW. 2. Zamawiający przystępując do udzielenia Zamówienia Realizacyjnego może dokonać zmiany warunków zamówienia w stosunku do określonych w Umowie, jeżeli zmiany te nie są istotne. 3. Zamawiający udzieli Zamówienia Realizacyjnego, którego przedmiot jest objęty niniejszą Umową zgodnie z art. 101 ustawy PZP. 4. Zawarcie Umowy nie rodzi po stronie Wykonawcy roszczenia o udzielenie Zamówienia Realizacyjnego. 1
5. Terminy określone w umowach na wykonanie Zamówienia nie będą wykraczały poza okres obowiązywania Umowy. 6. W ramach niniejszej Umowy Zamawiający planuje udzielić Zamówień łącznie na maksymalną sumę 290 000,00 zł brutto (maksymalna kwota przeznaczona na wykonanie Zamówień Realizacyjnych w ramach Umowy). 7. Ceny jednostkowe za osobę, zaoferowane w ramach postępowania mającego na celu zawarcie niniejszej Umowy, uwzględniające zapewnienie i ponoszenie przez Wykonawcę kosztów opisanych w punkcie 7 Opisu Przedmiotu Zamówienia, stanowiącego część III SIWZ wynosiły odpowiednio: a) Wykonawca (nazwa) bez możliwości wizytacji obiektów z możliwością wizytacji obiektów b) Wykonawca (nazwa) bez możliwości wizytacji obiektów z możliwością wizytacji obiektów c) Wykonawca (nazwa). bez możliwości wizytacji obiektów z możliwością wizytacji obiektów 2
8. Doświadczenie Opiekuna grupy - wynosiło odpowiednio: Lp. Wykonawca (nazwa) Doświadczenie Opiekuna grupy (liczba wyjazdów szkoleniowych) a) b) c) 9. W przypadku wyczerpania kwoty, o której mowa w ust. 6, Umowa wygasa bez konieczności dodatkowych oświadczeń stron. Ulegają wygaśnięciu również z tą datą umowy na wykonanie zamówienia z zastrzeżeniem 3. 3 Okres trwania Umowy Umowa ramowa obowiązuje od dnia podpisania Umowy przez okres nie dłuższy niż 24 miesiące. Termin obowiązywania Umowy może zostać skrócony w przypadku wyczerpania maksymalnej kwoty przewidzianej na realizację przedmiotu zamówienia w ramach Umowy ramowej. 4 Postanowienia dotyczące Zamówień Realizacyjnych 1. Przedmiotem Umowy jest realizacja, w ramach Zamówień Realizacyjnych, organizacji i obsługi logistycznej wyjazdów szkoleniowych grupowych dla pracowników NFOŚiGW. 2. Szczegółowy zakres usługi będącej przedmiotem Zamówienia Realizacyjnego określony zostanie w Zapytaniu Ofertowym. 3. Wartość maksymalna Zamówienia Realizacyjnego będzie odpowiadała iloczynowi ceny jednostkowej, zaoferowanej przez Wykonawcę w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe i określonej w Zapytaniu Ofertowym maksymalnej liczby uczestników szkolenia. 4. Ceny, o których mowa w pkt. 3 powyżej będą uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem Zamówienia Realizacyjnego wraz z podatkiem od towarów i usług, niezbędne do jego prawidłowego i pełnego wykonania zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik do Umowy na wykonanie Zamówienia Realizacyjnego. 5. Sposób realizacji: każde Zamówienie podlega warunkom niniejszej Umowy. Zakres, sposób realizacji i termin wykonania Zamówienia Realizacyjnego będzie ustalany każdorazowo przez Zamawiającego w Zapytaniu Ofertowym w oparciu o Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy, w formie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. 3
6. Warunki odbioru: Wykonawca, każdorazowo po zakończeniu realizacji Zamówienia przedstawi Zamawiającemu do zaakceptowania i podpisu Protokół Odbioru przedmiotu umowy. 7. Warunki płatności: 7.1. Strony ustalają, że płatności za wykonane Zamówienie będą realizowane na podstawie poprawnie wystawionej faktury. Podstawą do wystawienia faktury będzie Protokół Odbioru, o którym mowa w pkt. 12.5.2 oraz 12.5.3 OPZ, podpisany przez Zamawiającego. 7.2. Strony ustalają, że kwota wynagrodzenia będzie naliczana na podstawie liczby osób wykazanych na liście przekazanej Wykonawcy przez Zamawiającego nie później niż 1 dzień (do godziny 12:00) przed datą rozpoczęcia szkolenia (dopuszczalne są zmiany nazwisk po tym terminie). Załącznikiem do Protokołu Odbioru będzie lista obecności podpisana przez uczestników. 7.3. Cena za organizację danego szkolenia objętego niniejszą Umową zostanie określona na podstawie oferty Wykonawcy złożonej w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe. 7.4. Podstawą wypłaty wynagrodzenia będzie wykonanie usługi (przedmiotu zamówienia) zgodnie z Umową i Umową na wykonanie zamówienia. 7.5. Strony ustalają, że Zamawiający zapłaci wynagrodzenie, o którym mowa w 4 pkt.7 lit. a, w ciągu 14 dni licząc od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Zapłata zostanie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany na fakturze. 7.6. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7.7. Dostarczenie nieprawidłowo wystawionej faktury VAT spowoduje ponowne naliczenie 14-dniowego terminu płatności od momentu dostarczenia prawidłowych lub brakujących dokumentów. 5 Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie Zamówienia Realizacyjnego (Zapytanie Ofertowe) 1. Zamówienia Realizacyjne będą zlecane w miarę potrzeb Zamawiającego. 2. Zamówienia będą udzielane w wyniku Zapytań Ofertowych przy zachowaniu procedur postępowania określonych w Umowie i ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 3. Zamawiający będzie zapraszał każdorazowo do składania ofert Wykonawców, z którymi zawarł Umowę. 4. Zakres Zamówień będzie ustalany każdorazowo przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Realizacyjnego i opisany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przekazanej wraz z zaproszeniem do składania ofert. 5. Zaproszenie do składania ofert będzie zawierać co najmniej: informację o miejscu i terminie składania i otwarcia ofert, obowiązku wniesienia wadium, terminie związania ofertą. Wraz z zaproszeniem przekazana będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia. 4
6. Wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia będą dokonywane na zasadach określonych w art. 38 ust. 1-4 i 6 ustawy Pzp. 7. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej w Zapytaniu Ofertowym będą miały zastosowanie następujące zasady: 7.1. Wykonawcy składają Oferty pod rygorem nieważności w formie pisemnej; 7.2. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia Oferty zgodnej z wymaganiami Zamawiającego. Oferta będzie podlegała odrzuceniu, w przypadku, gdy spełniona zostanie co najmniej jedna z przesłanek określonych w art. 89 ust. 1 Pzp; 7.3. Zamówienie będzie udzielone temu Wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejszą ofertę niepodlegającą odrzuceniu; 7.4. Z ofertą Wykonawca powinien dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty wymagane przez Zamawiającego w Zapytaniu Ofertowym; 7.5. W postępowaniach o udzielenie Zamówień Realizacyjnych będą obowiązywały kryteria oceny ofert: cena 40 pkt, doświadczenie opiekuna grupy 60pkt. Ocena w kryterium cena - dokonana będzie na podstawie zaoferowanej ceny, a w kryterium doświadczenie opiekuna grupy dokonana będzie na podstawie doświadczenia opiekuna grupy wskazanego w ofercie, w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany Opiekuna grupy (tj. choroba, wypadek losowy, rozwiązanie stosunku pracy), dopuszcza się jego zmianę na inną osobę, pod warunkiem, że osoba zastępująca będzie posiadała doświadczenie, co najmniej takie jak osoba zastępowana, której doświadczenie podlegało ocenie w ramach oceny ofert. Jednocześnie, zapewnione musi być spełnienie warunku udziału w postępowaniu na zawarcie Umowy ramowej, dotyczącego dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 7.6. Po dokonaniu oceny ofert, Zamawiający przekaże informacje dotyczące wyboru oferty najkorzystniejszej wszystkim Wykonawcom, którzy złożyli Oferty w Zapytaniu Ofertowym; 7.7. W przypadku odmowy zawarcia umowy na wykonanie zamówienia przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, ważnych ofert bez przeprowadzania ponownej oceny ofert. 7.8. Zaproponowane przez Wykonawcę, warunki realizacji umowy na wykonanie Zamówienia nie mogą być mniej korzystne dla Zamawiającego, w tym ceny jednostkowe wyższe a doświadczenie Opiekuna grupy mniejsze, niż określone w Umowie ramowej i wskazane w 2 pkt. 7 i 8 Umowy. 7.9. Umowy na wykonanie zamówienia zawierane będą w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Każda taka umowa, po zawarciu przez Strony, stanowić będzie załącznik do Umowy. 7.10. Umowa na wykonanie zamówienia może być podpisana wyłącznie przez osoby uprawnione do reprezentowania Strony lub przez osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo. 7.11. Umowa na wykonanie zamówienia sporządzana jest w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 7.12. Warunki realizacji Zamówień będą zgodne z postanowieniami Umowy. 5
6 Zobowiązania Stron do przestrzegania warunków Umowy. 1. Niniejsza Umowa nie pociąga za sobą jakichkolwiek zobowiązań finansowych dla żadnej ze Stron. Zobowiązania finansowe są zaciągane wyłącznie przez podpisanie umowy na wykonanie Zamówienia Realizacyjnego. 2. Zawarcie niniejszej Umowy nie pozbawia prawa Zamawiającego do zamawiania usług będących przedmiotem Zamówień Realizacyjnych w drodze odrębnych postępowań o zamówienie publiczne w przypadku, w którym Zamawiający stwierdzi brak ofert ze strony Wykonawców, z którymi zawarł niniejszą Umowę, pomimo skierowanego do nich Zapytania Ofertowego. 7 Zasady wzajemnej współpracy Stron Umowy 1. Wykonawca, wybrany do realizacji danego Zamówienia Realizacyjnego, zobowiązuje się do wykonania umowy na wykonanie zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, który stanowi Załącznik nr 1 do Umowy Ramowej oraz szczegółowym opisem zawartym w Zapytaniu Ofertowym, o którym mowa w 4 pkt. 2. 2. Formą porozumiewania się stron w trakcie realizacji Umowy lub umowy na wykonanie Zamówienia Realizacyjnego jest forma pisemna. Wszelkie ustalenia, które mogą rodzić jakiekolwiek zobowiązania po którejkolwiek ze stron muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności i muszą być podpisane przez przedstawicieli Stron upoważnionych do zaciągania zobowiązań. 3. W celu przyspieszenia obiegu informacji, Strony dopuszczają, aby korespondencja, o której mowa w ust. 2 była wysłana drogą elektroniczną (jako tzw. skan) pod warunkiem, że oryginalny dokument zostanie wysłany pocztą lub kurierem. Upływ terminu liczy się od daty rejestracji przyjęcia przez Stronę otrzymującą oryginału dokumentu. 4. Ustalenia robocze w ramach umowy o wykonanie Zamówienia mogą być dokonywane drogą elektroniczną. Ustalenia poczynione podczas rozmowy telefonicznej lub osobistej powinny być, w zależności od wagi: utrwalone w postaci potwierdzonego maila (słowo potwierdzam, akceptuję lub podobne w emailu zwrotnym) albo dwustronnie podpisanej notatki lub innego dokumentu. 5. Adresy kontaktowe. 5.1. Zamawiający: adres pocztowy numer telefonu adres email 5.2. Wykonawcy: 1. Wykonawca: adres pocztowy numer telefonu adres email 6
2.Wykonawca: adres pocztowy numer telefonu adres email 3.Wykonawca: adres pocztowy numer telefonu adres email 6. Reprezentanci Stron: 6.1. Ze strony Zamawiającego: Imię Nazwisko, telefon, adres email 1. 2. 6.2. Ze strony Wykonawców: Wykonawca 1: Imię Nazwisko, telefon, adres email 1. 2 Wykonawca 2: Imię Nazwisko, telefon, adres email 1. 2 Wykonawca 3: Imię Nazwisko, telefon, adres email 1. 2 7. Każda ze stron może zmienić adres do korespondencji, o którym mowa w pkt. 5 lub swojego Reprezentanta, o którym mowa w pkt. 6, poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony. 8 Odstąpienie od Umowy ramowej 1. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze wszystkimi warunkami Umowy ramowej wraz z Załącznikami i zobowiązuje się do ich przestrzegania. 2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 3. W przypadku 2-krotnego nie złożenia przez Wykonawcę Oferty w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe lub odmowy podpisania umowy na wykonanie Zamówienia Realizacyjnego, Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 5 % wartości tych Zamówień Realizacyjnych, obliczonych według odpowiednich cen jednostkowych Wykonawcy wykazanych w 2 pkt. 7 Umowy. 7
4. W przypadku odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia z tytułu wykonanych Zamówień, które zostały odebrane Protokołami Odbioru. 5. W przypadku odstąpienia od Umowy na wykonanie zamówienia lub Umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający nie będzie zobowiązany zwrócić Wykonawcy kosztów, jakie Wykonawca poniósł w związku z jej realizacją. 9 Inne postanowienia 1. W przypadku zakwalifikowania kosztów przedmiotu Umowy w ramach projektu Pomocy Technicznej POIiŚ, przedmiot umowy może zostać zrefundowany ze środków Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko zgodnie Wytycznymi w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020. 2. Załączniki wymienione w treści Umowy stanowią jej integralną część. 3. Strony zobowiązują się do natychmiastowego informowania o zmianie formy organizacyjno-prawnej, zgłoszeniu wniosku o ogłoszenie upadłości lub podjęciu postępowania układowego (ugodowego) oraz o innych istotnych zmianach sytuacji prawnej i danych rejestrowych. 4. Strony nie ponoszą odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu Umowy, które zostało spowodowane wystąpieniem siły wyższej. 5. Strony zobowiązują się do wzajemnego, niezwłocznego powiadamiania się o zaistnieniu zdarzeń siły wyższej. 6. Wszelkie zmiany Umowy oraz Umów na wykonanie Zamówień Realizacyjnych wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz zgodności z art. 144 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). 7. Strony dopuszczają możliwość zmian Umowy na wniosek, poprzez odpowiednią zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany: 1) stawki podatku od towarów i usług, 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, o kwotę wykazaną przez Wykonawcę i wynikającą z wyżej wymienionych zmian. 8. W przypadku zaistnienia sytuacji, o której mowa w ust. 7, odpowiednia zmiana wynagrodzenia może nastąpić za zgodą stron, w drodze negocjacji, przy czym: - negocjacje będą się mogły rozpocząć w dniu opublikowania zmian przepisów będących podstawą negocjacji, do 30 dnia od dnia ich wejścia w życie, - w przypadku zmiany dotyczącej wysokości minimalnego wynagrodzenia, pod pojęciem odpowiedniej zmiany wynagrodzenia, należy rozumieć sumę wzrostu kosztów wykonawcy umowy wynikających z podwyższenia wynagrodzeń poszczególnych 8
pracowników biorących udział w realizacji pozostałej do wykonania (w momencie wejścia w życie zmiany) części zamówienia, do wysokości wynagrodzenia minimalnego, obowiązującej po zmianie przepisów lub jej odpowiedniej części, dla osób zatrudnionych w wymiarze niższym niż pełen etat, - w przypadku zmiany dotyczącej zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnym albo wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, pod pojęciem odpowiedniej zmiany wynagrodzenia, należy rozumieć sumę wzrostu kosztów wykonawcy umowy oraz drugiej strony umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej łączącej wykonawcę z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, wynikających z konieczności odprowadzenia dodatkowych składek od wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o pracę lub na podstawie innej umowy cywilnoprawnej zawartej przez wykonawcę z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, a biorących udział w realizacji pozostałej do wykonania (w momencie wejścia w życie zmiany) części zamówienia, przy założeniu braku zmiany wynagrodzenia netto tych osób. 9. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. 10. Niniejsza Umowa zawarta jest zgodnie z prawem polskim. Do spraw nie uregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Ustawy Prawo zamówień publicznych. 11. Językiem właściwym dla Umowy oraz dla czynności podejmowanych w ramach jej wykonania jest język polski. 12. Strony postanowiły, że wszelkie ewentualne spory wynikłe na tle Umowy rozwiązywane będą w drodze porozumienia stron. W przypadku braku możliwości rozwiązania sporów w drodze porozumienia, spory wynikające ze stosowania Umowy poddane zostaną pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla Zamawiającego. 13. Umowę sporządzono w.. jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i każdego z Wykonawców. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA.. 9