REGULAMIN UCZESTNICTWA II Kongres Komunikacji w Ochronie Zdrowia Łódź, 11-12 czerwca 2019 r. 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. II Kongres Komunikacji w Ochronie Zdrowia zwany w dalszej części Regulaminu Kongresem, odbywa się w Łodzi w dniach 11-12 czerwca 2019 r. i jest wydarzeniem skierowanym do przedstawicieli biznesu, administracji ochrony zdrowia, organizacji pozarządowych i organizacji pacjenckich, przedstawicieli świata nauki, kultury i polityki, dziennikarzy i publicystów, studentów i uczestników studiów doktoranckich, ekspertów z różnych dziedzin z Polski i Świata 2. Organizatorem Kongresu jest Fundacja Misja Medyczna z siedzibą w Łodzi przy ulicy Rewolucji 1905 r. 52/4, tel. +48 723 694 876, e-mail: fundacja@misjamedyczna.org, zwana w dalszej części Organizatorem. 3. Oficjalny serwis internetowy Kongresu znajduje się pod adresem www.kongreskomunikacji.pl 4. Kongres odbywa się w Okręgowej Izbie Lekarskiej w Łodzi, przy ulicy Czerwonej 3 w Łodzi (93-005) zwany w dalszej części Obiektem. 5. Uczestnikami Kongresu, zwanymi w dalszej części Regulaminu Uczestnikami są: a. osoby, które dokonały rejestracji, o której mowa w 2 niniejszego Regulaminu; b. osoby, które otrzymały imienne zaproszenia od organizatora Kongresu. 6. Niniejszy Regulamin jest dostępny w siedzibie Organizatora oraz na stronie internetowej Kongresu www.kongreskomunikacji.pl 7. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie i obowiązują wszystkich Uczestników Kongresu. 8. Przesłanie formularza rejestracyjnego jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu. 9. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w programie Kongresu. 2 WARUNKI UCZESTNICTWA 1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest: a. rejestracja Uczestnika poprzez wybranie pakietu oraz poprawne wypełnienie formularza rejestracyjnego na stronie www.kongreskomunikacji.pl, w zakładce Pakiety lub przesłanie wypełnionego formularza na adres Organizatora, b. uiszczenie opłaty rejestracyjnej w wysokości podanej przez Organizatora w 2 ust. 11 niniejszego Regulaminu. 2. Rejestracja na Kongres jest imienna potwierdzenie rejestracji zostanie wystawione na imię i nazwisko podane w formularzu rejestracyjnym. Osoba, która poprawnie dokonała rejestracji, zwana jest w treści niniejszego Regulaminu Uczestnikiem. 3. Rejestracja Uczestników na Kongres jest ograniczona liczbą dostępnych miejsc. Zgłoszenia rejestracyjne będą przyjmowane do wyczerpania dostępnej liczby miejsc. 4. O dostępności miejsc na Kongresie decyduje kolejność zgłoszeń Uczestników w systemie rejestracyjnym. 5. Rejestracja odbywa się drogą pocztową oraz internetową, za pomocą formularza rejestracyjnego i trwa od dnia 1 kwietnia 2019 r. do wyczerpania puli miejsc, nie dłużej jednak niż do 7 czerwca 2019 r. 6. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia chęci uczestnictwa w Kongresu bez podania przyczyny. 7. Po otrzymaniu formularza rejestracyjnego Organizator lub osoba przez niego upoważniona skontaktuje się z Uczestnikiem za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie bądź poinformowania o odmowie przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie uczestnictwa bądź informacja o odmowie przyjęcia następuje maksymalnie w ciągu 14 dni roboczych od dnia otrzymania przez Organizatora formularza rejestracyjnego wysłanego przez Uczestnika. Organizator nie Strona 1 z 5
ponosi odpowiedzialności za błędy, awarie lub przerwy w funkcjonowaniu poczty elektronicznej Uczestnika Kongresu. 8. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia listy zgłoszeń w dowolnym terminie w przypadku wyczerpania wolnych miejsc. 9. Przesłanie zgłoszenia udziału w Kongresie jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu. 10. Zarejestrowanie Uczestnika do udziału w Kongresie oraz dokonanie przez niego opłaty rejestracyjnej zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu upoważnia Uczestnika do: a. udziału w Kongresie; b. przerwy na kawę; c. przerwy na lunch (w zależności od wybranego pakietu); d. udziału w wydarzeniu wieczornym (w zależności od wybranego pakietu);. 11. Opłaty rejestracyjne za uczestnictwo w Kongresu wynoszą: a. Pakiet SILVER (w skład pakietu wchodzą: wstęp na 2 dni prelekcji, identyfikatory i materiały informacyjne, przerwy kawowe oraz certyfikat uczestnictwa w Kongresu): 299 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu do dnia 6 maja 2019 r.; 399 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu w okresie do dnia 23 maja 2019 r.; 499 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu w okresie do dnia 7 czerwca 2019 r.; b. Pakiet GOLD (w skład pakietu wchodzą: wstęp na 2 dni prelekcji, identyfikatory i materiały informacyjne, przerwy kawowe, dwa obiady podczas trwania Kongresu oraz certyfikat uczestnictwa w Kongresu): 399 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu do dnia 6 maja 2019 r.; 499 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu w okresie do dnia 23 maja 2019 r.; 599 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu w okresie do dnia 7 czerwca 2019 r.; c. Pakiet PLATINUM (w skład pakietu wchodzą: wstęp na 2 dni prelekcji, identyfikatory i materiały informacyjne, przerwy kawowe, dwa obiady podczas trwania Kongresu, udział w wydarzeniu wieczornym oraz certyfikat uczestnictwa w Kongresu): 499 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu do dnia 6 maja 2019 r.; 599 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu w okresie do dnia 23 maja 2019 r.; 699 zł dla osób, które opłacą uczestnictwo w Kongresu w okresie do dnia 7 czerwca 2019 r.; 12. Zaproszeni prelegenci zwolnieni są ze wszystkich opłat. 13. Opłaty rejestracyjne nie obejmują kosztów zakwaterowania, a w szczególności opłat z tytułu zamieszkania w wybranym przez Uczestnika hotelu. 14. Opłatę rejestracyjną należy wpłacić w ciągu 7 dni od daty rejestracji na konto Organizatora w formie przelewu. 15. Osoba lub podmiot gospodarczy dokonujący płatności, zwany dalej Płatnikiem, otrzyma drogą elektroniczną na adres podany w formularzu rejestracyjnym fakturę, potwierdzającą udział Uczestnika w Kongresie. Faktura zostanie wystawiona automatycznie na rzecz Płatnika wskazanego w formularzu rejestracyjnym. 16. Rejestrując osobę trzecią, Płatnik potwierdza, że posiada upoważnienie tej osoby do złożenia wszystkich niezbędnych oświadczeń potwierdzających spełnienie wymagań niniejszego Regulaminu i jego akceptacji. 3 ORGANIZACJA I BEZPIECZEŃSTWO 1. Wstęp do Obiektu, w którym odbywają się wydarzenia programowe Kongresu mają wyłącznie Akredytowani Uczestnicy Kongresu. 2. Uczestnik staje się Akredytowanym Uczestnikiem Kongresu po potwierdzeniu akredytacji w recepcji Kongresu oraz pobraniu imiennego Identyfikatora. 3. Akredytowany Uczestnik Kongresu zobowiązany jest do posiadania przekazanego mu Identyfikatora przez cały czas pobytu w Obiekcie oraz każdorazowo zobowiązany jest do jego okazania na prośbę przedstawiciela Organizatora. 4. Osoby, które nie są w stanie okazać swojego Identyfikatora nie będą wpuszczane do Obiektu. Osoby te są zobowiązane na żądanie przedstawiciela Organizatora do niezwłocznego opuszczenia Obiektu. Strona 2 z 5
5. Organizator ma prawo odebrać Identyfikator, jeżeli posługuje się nim osoba inna niż Akredytowany Uczestnik Kongresu uwidoczniony na Identyfikatorze. 6. Osoby, które zagubiły bądź w inny sposób utraciły swój Identyfikator mogą otrzymać duplikat Identyfikatora po dokonaniu opłaty w wysokości 20,- zł brutto. 7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi i prezentacje przedstawiane w trakcie wydarzeń programowych Kongresu. 8. Akredytowani Uczestnicy Kongresu mogą przebywać jedynie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora. 9. Akredytowany Uczestnik Kongresu jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych, jakie obowiązują na terenie Obiektu, a także zaleceń pracowników służb informacyjnych i porządkowych Organizatora, mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku. 10. Na teren Kongresu zabrania się wnoszenia i posiadania w jego trakcie broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów określonych w ustawie o broni i amunicji, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych. 11. Przebywającym na terenie obiektu, w którym odbywają się wydarzenia programowe Kongresu nie wolno palić tytoniu. 12. Służby porządkowe i informacyjne Organizatora Kongresu wyposażone w odpowiednie identyfikatory mają prawo: a. sprawdzania i stwierdzania uprawnień osób do uczestniczenia w Kongresie, a w przypadku stwierdzenia braku takich uprawnień wezwania ich do opuszczenia Kongresu; b. legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości; c. przeglądania zawartości bagaży w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają przedmioty, o których mowa w 3 ust 10 niniejszego Regulaminu. 13. Identyfikator służb porządkowo-informacyjnych Organizatora zawiera imię i nazwisko jego posiadacza. 14. Na teren Kongresu nie będą wpuszczane osoby: nietrzeźwe, będące pod wpływem środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających, zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie lub w inny sposób stwarzające zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego, posiadające przedmioty określone w 3 ust 10 niniejszego Regulaminu, odmawiające poddania się czynnościom, o których mowa w 3 ust 12 niniejszego Regulaminu oraz osoby wobec których został orzeczony środek ograniczenia wolności w postaci zakazu wstępu na Konferencję. 15. Z terenu Kongresu będą usuwane osoby, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem Kongresu. 16. Osoby stwarzające w sposób oczywisty bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia mogą być zatrzymywane w celu przekazania ich Policji. 17. Uczestnikom Kongresu zabrania się filmowania oraz fotografowania przebiegu i wydarzeń Kongresu bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora. 18. Uczestników Kongresu obowiązują ponadto postanowienia regulaminu Obiektu, w którym odbywać się będzie Kongres. 19. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Akredytowanych Uczestników Kongresu, które zostały zgubione, zniszczone lub skradzione w trakcie trwania Kongresu. 20. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Uczestnikowi będące następstwem działań siły wyższej. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie bądź połączenie zdarzeń lub okoliczności, niezależnych od Organizatora, które zasadniczo utrudniają lub uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań Organizatora, a których Organizator nie mógł przewidzieć ani im zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności. 4 ODPOWIEDZIALNOŚĆ UCZESTNIKA 1. Uczestnicy są zobowiązani zapoznać się z niniejszym Regulaminem. 2. Wszyscy Uczestnicy rejestrujący się na Kongres są odpowiedzialni za poprawność danych wpisanych w formularzu rejestracyjnym. Strona 3 z 5
3. W przypadku wykorzystywania komputerów publicznych oraz komputerów osób trzecich, użytkownik powinien zachować szczególną ostrożność, w celu uniemożliwienia dostępu innym osobom do jego prywatnych informacji i danych osobowych. 4. Zabrania się na terenie Obiektu, w którym odbędzie się Kongres bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora prowadzić działalności handlowej, rozdawania ulotek i materiałów reklamowych, a także prowadzenia agitacji i zbiórek. 5. Uczestnicy Kongresu ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia i szkody w trakcie trwania Kongresu. 6. Każdy Uczestnik Kongresu powinien zachowywać się w sposób zgodny z zasadami kultury oraz normami społecznymi, a swoim zachowaniem nie może utrudniać przeprowadzenia wydarzenia. 5 REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA 1. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Kongresie może nastąpić wyłącznie w drodze pisemnego oświadczenia przesłanego drogą elektroniczną lub listem poleconym na adres Organizatora. 2. Zrzeczenie się uczestnictwa na rzecz innej osoby możliwe jest tylko pisemnego oświadczenia osoby zrzekającej się uczestnictwa lub podmiotu, który opłacił uczestnictwo tej sobie. 6 WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA 1. Wszelkie materiały merytoryczne oraz treści poszczególnych wypowiedzi i paneli w najszerszym dopuszczonym przez prawo autorskie zakresie, stanowią własność Organizatora. W celu powielania ich, upubliczniania oraz rozpowszechniania potrzeba jest uprzednia pisemna zgoda Organizatora. 7 REKLAMACJE 1. Wszelkie reklamacje należy kierować w formie pisemnej, listem poleconym na adres Organizatora, o którym mowa w przepisie 1 ust. 2 niniejszego Regulaminu, w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu. 2. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie 30 dni od dnia ich doręczenia, a odpowiedź na nie zostanie przesłana w formie pisemnej na adres wskazany przez reklamującego. 8 OŚWIADCZENIA I ZGODY UCZESTNIKA KONGRESU 1. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie i wykorzystanie swojego wizerunku przez Organizatora w całości i fragmentach zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.) na potrzeby dokumentacji fotograficznej i filmowej z wydarzenia dla celów działań promocyjno-informacyjnych związanych z działalnością Organizatora. Zgoda ta obejmuje wykorzystanie, powielanie utrwalanie dowolną techniką, obróbkę i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego na zdjęciach oraz nagraniach wideo przez Organizatora w celach marketingowych, promocyjnych i informacyjnych na stronach internetowych Organizatora oraz materiałach Organizatora, w tym rozpowszechnianie poprzez dowolne medium oraz social media. 2. Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji Kongresu. Dane osobowe uczestników są gromadzone i przetwarzane wyłącznie dla potrzeb organizacyjnych. 3. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z rejestracją i udziałem w Kongresie jest Organizator Kongresu Fundacja Misja Medyczna, zaś przetwarzanych dla celów realizacji płatności dostawca usług płatności elektronicznych. 4. Dane osobowe Uczestników zbierane za pomocą formularza rejestracyjnego oraz przy rejestracji konta użytkownika Organizator będzie przetwarzał zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Strona 4 z 5
dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, w celu komunikacji z Uczestnikiem, wysyłania do Uczestników informacji związanych z organizowanymi szkoleniami, w celach marketingowych oraz w celu wysyłania informacji handlowej. 5. Przesłanie formularza rejestracyjnego online oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach organizacyjnych i marketingowych przez Organizatora. Jest ono równoznaczne z akceptacją prawa do wglądu i możliwości poprawiania oraz usunięcia danych osobowych. (art. 23 ust. 1 pkt 1 i ust 2 oraz art. 24 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2016 poz. 922), a także wyrażeniem zgody na wysyłanie korespondencji mailowej, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 roku (t.j. Dz. U z 2016 r. poz. 1030 z późn. zm.). 6. Dane osobowe zbierane są dobrowolnie, jednakże ich podanie jest warunkiem koniecznym wzięcia udziału w Kongresie. 7. Każdy Uczestnik ma prawo do wglądu, korekty lub żądania usunięcia swoich danych osobowych. 8. Usunięcie danych osobowych jest równoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa w Kongresie. 9. Organizator nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych uczestników Kongresu innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Zgłaszającego na Kongres (imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, nazwa i adres firmy, numer NIP) traktowane są jako informacje w najwyższym stopniu poufne. 10. Dane osobowe Uczestnika Kongresu lub Płatnika nie będą udostępniane innym podmiotom, z wyjątkiem podmiotów upoważnionych do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom będącym dostawcą usług płatności elektronicznych, jak również podmiotom uczestniczącym w organizacji Kongresu, np. przedstawicielom hotelu. 11. Uczestnik Kongresu lub Płatnik mają prawo do dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich poprawiania. 12. Dane osobowe gromadzone są wyłącznie w celu wystawienia zaświadczenia potwierdzającego udział w Kongresie oraz w celu prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez Administratora Danych Osobowych, w związku z organizowanym Kongresem. 13. Organizator zastrzega sobie prawo wykonania oraz publikacji dokumentacji zdjęciowej i multimedialnej podczas trwania Kongresu. 14. Uczestnik Kongresu oświadcza, że dane i informacje zawarte w formularzu rejestracyjnym są zgodne z prawdą. 15. Uczestnik oświadcza, że zapoznał się z postanowieniami Regulaminu i akceptuje w całości jego postanowienia, co potwierdza poprzez fakt przesłania Organizatorowi formularza rejestracyjnego. 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Organizator ustala program Kongresu oraz ma prawo dokonywania w nim zmian także w dniach, w których odbywa się Kongres, w tym ma prawo do dokonania zmian rozkładu czasowego, kolejności wystąpień oraz zmiany prelegentów. 2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub odwołania Kongresu z przyczyn od siebie niezależnych. W przypadku odwołania Kongresu, Organizator dokona zwrotu całości opłaty wniesionej przez Uczestnika na konto bankowe, z którego płatność została dokonana. 3. Organizator nie pokrywa kosztów transportu oraz noclegu Uczestników Kongresu. 4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Kongresie będą w pierwszej kolejności rozpatrywane na drodze polubownej. Jeżeli droga polubowna nie przyniesie skutku, spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Organizatora. 5. Organizatorowi przysługuje wyłączne prawo do wiążącej interpretacji Regulaminu. 6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Kongresu. 7. Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany nie wymagają uzasadnienia i wchodzą w życie z dniem opublikowania zaktualizowanej treści Regulaminu na stronie internetowej Kongresu. Strona 5 z 5