WOJEWODA MAŁOPOLSKI DG.VIII.0931-8-05 Kraków, dnia 2006-01-13 Pan Piotr Zieliński Wójt Gminy S ę k o w a W IV kwartale 2005 roku Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w Urzędzie Gminy Sękowa kontrolę kompleksową, której przedmiotem była realizacja zadań z zakresu administracji rządowej. Kontrolą objęto realizację zadań za okres od 1 stycznia 2004 r. do 30 czerwca 2005 r. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 18 grudnia 2005 roku, przedstawiam Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrola w zakresie rozliczenia wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych w 2004 r. z budżetu Wojewody, przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz realizacji dochodów budżetowych w związku z wykonywaniem zadań zleconych, poza ustaleniami pozytywnymi wykazała pewne nieprawidłowości które dotyczyły nieprzestrzegania terminów odprowadzania kwot dochodów uzyskanych w związku z wydawaniem dowodów osobistych. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.), jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana jest do przekazywania na rachunek budżetu Wojewody wpływów uzyskanych w związku z realizacją zadań zleconych według stanu środków na 10 i 20 dzień miesiąca w terminach odpowiednio do 15 i 25 dnia danego miesiąca. Na podstawie objętych kontrolą dowodów wpływu uzyskanych dochodów oraz dowodów przekazania ich do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie ustalono, że dochody budżetu państwa w wysokości 19.530,00 zł uzyskane w 2004 r. z tytułu wydawanych dowodów osobistych w 26 przypadkach odprowadzone zostały z opóźnieniem. Kwoty przekazane z opóźnieniem wyniosły od 171,00 zł do 1.339,50 zł, natomiast opóźnienia wahały się od 2 do 49 dni. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. (12) 392 11 04 * fax. (12) 392 19 99 http://www.malopolska.uw.gov.pl
Odsetki z tytułu nieterminowego odprowadzenia dochodów wynoszące łącznie kwotę 73,72 zł zostały przekazane na rachunek budżetu państwa w toku trwania kontroli. Kontrola wykazała również niewykorzystanie środków dotacji celowej w kwocie 5,10 zł w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80101 Szkoły podstawowe. Należność ta wraz z odsetkami w wysokości 0,50 zł. została zwrócona na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w czasie trwania kontroli. Nie wniesiono zastrzeżeń do sposobu wykorzystania środków finansowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację zadań związanych z likwidacją skutków klęsk żywiołowych. Ewidencjonowanie działalności gospodarczej przebiegało w trybie określonym przepisami ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej. Wprowadzone od 1 stycznia 2004 r. zmiany w procedurze ewidencjonowania działalności gospodarczej obejmujące obowiązek ujawniania numeru Pesel przedsiębiorcy i określania przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z PKD zostały prawidłowo wdrożone. Uzupełnienie danych ewidencyjnych w tym zakresie dokonane zostało w odniesieniu do około 80 proc. przedsiębiorców zarejestrowanych przed 1 stycznia 2004 r. Zmiany aktualizacyjne wpisów odnoszących się do pozostałych przedsiębiorców dokonywano sukcesywnie. Również właściwie realizowano przypisywane gminom do realizacji określone czynności pomocnicze związane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego, a obejmujące zwłaszcza udostępnianie zainteresowanym do wglądu Polskiej Klasyfikacji Działalności oraz informacji dotyczących m.in. adresu Sądu rejestrowego. Zadania związane z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych - w zakresie określonym w ustawie z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi realizowano zgodnie z obowiązującą procedurą. Nie mniej jednak od wnioskodawców ubiegających się o zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, nie egzekwowano aby składane w tej sprawie wnioski zawierały pełne dane i wymagane w formie załączników dokumenty, w tym decyzje Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego - określone w art. 18 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz.1231, z późn. zm.). Ponadto stwierdzono, że akta spraw z zakresu ewidencjonowania działalności gospodarczej oraz zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie są właściwie przechowywane i zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych, ponieważ w części akta te przechowywane są na szafie. Kontrola rejestracji stanu cywilnego wykazała brak skorowidzów alfabetycznych dla aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzonych w 2005 roku, o których mowa w 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów ( Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). 2
Brak adnotacji w rubryce uwagi o sporządzeniu aktu stanu cywilnego na podstawie decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, wymaganej przepisami 7 ust.1 cytowanego wyżej rozporządzenia stwierdzono w akcie urodzenia Nr 1/2005 sporządzonym na podstawie decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, znak: USC 5150-1/05 z dnia 9 maja 2005 roku o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg stanu cywilnego. W decyzjach znak: USC. 5135-1 i 2 /2005 dotyczących sprostowania aktów stanu cywilnego na podstawie art. 28 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688), przywołany został nieprawidłowy publikator wymienionej ustawy. W sprawie nr 5139-2/05 dotyczącej zmiany nazwiska stwierdzono, że w aktach brak było odpisów aktów stanu cywilnego wnioskodawcy, które w myśl artykułu 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód stwierdzonych w nich zdarzeń niezbędnych do wydania rozstrzygnięcia. Ponadto właściwy miejscowo kierownik urzędu stanu cywilnego nie powiadomił zainteresowanych wymienionych w art. 11 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 1963 r. Nr 59, poz. 328 z późn. zm.), tj. urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce sporządzenia aktu urodzenia i małżeństwa wnioskodawcy oraz miejsce sporządzenia aktów urodzeń jego małoletnich dzieci, a ponadto właściwy urząd skarbowy i organ Policji, Wojskową Komendę Uzupełnień i organy ewidencji ludności oraz Krajowy Rejestr Karny. Stwierdzone powyższe uchybienia zostały omówione w czasie kontroli w związku z czym odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. Kontrola w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych wykazała, że dokumentacja związana z ewidencją ludności i dowodami osobistymi prowadzona była zgodnie z przepisami. Obieg dokumentacji służącej do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności, a także ze zmian osobowych, służące do aktualizacji zbiorów meldunkowych wprowadzane były do bazy danych. Stwierdzono jednak, że nie przestrzegano obowiązującego 14 dniowego terminu przekazywania do Urzędu Skarbowego wykazu osób zmarłych po otrzymaniu odpisu skróconego aktu zgonu. Także przekazywanie danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego odbywało się w terminach dłuższych niż 5 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie. Nie przestrzegano wymogów wynikających z art. 107 1 Kpa w wydanej decyzji w sprawie o wymeldowanie zarejestrowanej w teczce aktowej 51151/04, ponieważ w podstawie prawnej powołano jedynie przepis art. 105 1 Kpa bez powołania przepisu merytorycznego, a w uzasadnieniu decyzji nie przytoczono treści przepisu stanowiącego podstawę rozstrzygnięcia. Na wniosku o wymeldowanie nie umieszczono również daty wpływu, wymaganej przepisami 6 ust. 11 rozporządzenia z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Kontrola wydawania dowodów osobistych, zaświadczeń oraz udostępnianie danych z gminnego zbioru meldunkowego wykazała, że przy wydawaniu poświadczeń zameldowania nie przestrzegano przepisów 10 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, udostępniając te dane osobom nieupoważnionym, nie posiadającym stosownego pełnomocnictwa. W jednym przypadku stwierdzono, iż załatwiając sprawę o udostępnienie danych osobowych z gminnego zbioru meldunkowego, z wniosku hurtowni, pobrano od wniosku opłatę skarbową w niewłaściwej 3
wysokości, czym naruszono przepisy ustawy o opłacie skarbowej. Natomiast za udostępnienie tych danych nie pobrano opłaty skarbowej określonej w art. 44h ust. 8 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Nie przestrzegano zasad określonych w 34 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, ponieważ w przypadku otrzymania wezwania do przesłania koperty dowodowej w związku z utratą dowodu osobistego lub jego wymianą nie umieszczano tego wezwania w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty. Stwierdzono również, że osoba, która zastępuje pracownika w zakresie dowodów osobistych nie posiada karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela, co nie pozwala na prawidłowe wykonywanie zadań w tym zakresie. Przeprowadzona kontrola realizacji zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP i przepisów wykonawczych do tej ustawy wykazała, że zadania te realizowano prawidłowo. Nie wniesiono zastrzeżeń do sposobu realizacji zadań dotyczących organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z poźn. zm.) Dział VIII Skargi i wnioski oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5 poz. 46). Kontrolą objęto również Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sękowej. W toku kontroli spraw związanych z kierowaniem mieszkańców gminy do domów pomocy społecznej ustalono, że powołany przez Radę Gminy Dom Pomocy Społecznej w Sękowej nie posiada wymaganego przepisami art. 57 ust. 1 i 6 ustawy o pomocy społecznej zezwolenia i tym samym nie figuruje w Rejestrze Domów Pomocy Społecznej. Ponadto stwierdzono, że Ośrodek posiada trudne warunki lokalowe które w znacznym stopniu utrudniają indywidualny kontakt pracowników socjalnych z klientem. Również wejście do budynku Urzędu w którym funkcjonuje Ośrodek nie jest dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Ustalenia dokonane w toku kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sękowej zawarte zostały w protokole podpisanym przez Kierownika Ośrodka w dniu 20 grudnia 2005 roku. Ocenę prawidłowości przyznanych świadczeń oraz realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej przedstawiono w załączonym wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Kierownika tej jednostki, którego kopię przekazuję w załączeniu. Działając w oparciu o art. 15 pkt 2 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (j.t. z 2001 r. Dz. U. Nr 80, poz. 872 z późn. zm.), w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rządowej, proszę o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie poprzez: 4
w zakresie spraw finansowych: 1. Przestrzeganie obowiązujących terminów odprowadzania do budżetu państwa dochodów uzyskanych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.). 2. Dokonywanie zwrotu nadmiernie pobranych środków dotacji celowych do budżetu państwa zgodnie z postanowieniami art. 93 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.). w zakresie ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych: 3. Przekazywanie urzędowi skarbowemu wykazów osób zmarłych w terminie określonym w art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.). 4. Przestrzeganie terminów przekazywania danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego określonych w 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz.U. Nr 236, poz. 1996). 5. Umieszczanie na wpływających wnioskach w sprawach meldunkowych daty wpływu, zgodnie z wymogami określonymi w 6 ust. 11 rozporządzenia z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). 6. Przestrzeganie, aby wydawane decyzje w sprawach meldunkowych zawierały wszystkie składniki określone w art. 107 1 i 3 Kpa. 7. Pobieranie opłaty skarbowej za podania w sprawach o udostępnianie danych osobowych z gminnego zbioru meldunkowego oraz opłaty za udostępnianie tych danych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (jt. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532) oraz art. 44h ust. 8 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (jt. z 2001 r. Dz. U. Nr 87, poz. 960 z późna. zm.). Dokonanie zwrotu nadpłaty z tytułu opłaty skarbowej za podanie i uzupełnienie opłaty za udostępnienie danych osobowych w sprawie SA.5118-21/04. 8. Przestrzeganie zasad określonych w 10 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.) w toku wydawania poświadczeń zameldowania. 9. Zapewnienie karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela osobie zastępującej pracownika prowadzącego sprawy dowodów osobistych. 5
10. Umieszczanie wezwania o przesłanie koperty dowodowej do urzędu gminy, gdzie złożony został wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego, w miejscu dotychczasowego przechowywania tej koperty, zgodnie z 34 ust.3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.). w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: 11. Egzekwowanie od wnioskodawców ubiegających się o zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, by składane w tej sprawie wnioski zawierały pełne dane i wymagane w formie załączników dokumenty, w tym decyzje Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego - określone w art. 18 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz.1231, z późn. zm.). 12. Rozważenie możliwości doposażenia stanowiska pracy prowadzącego m.in. sprawy z zakresu ewidencjonowania działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w dodatkową szafę (lub np. zabudowany regał) w celu zapewnienia właściwych warunków do przechowywania m.in. całości dokumentacji aktowej. zakresie obrony cywilnej: 13. Uzupełnienie Planu Obrony Cywilnej Gminy Sękowa poprzez opracowanie: - w II części: planu zapewnienia niezbędnych warunków do życia ludności ewakuowanej w zakresie potrzeb aprowizacyjnych, sanitarnych i lokalowych; - w III części: wykazu punktów dystrybucji i sprzedaży indywidualnych środków ochrony przed skażeniami oraz harmonogramu uzupełnienia potrzeb w zakresie budowli ochronnych i ukryć dla ludności; - w IV części: struktury (schematu) kierowania Obroną Cywilną. 14. Opracowanie części graficznych (na mapach) planów działania formacji Obrony Cywilnej zgodnie z pkt. 17 Wytycznych Wojewody Małopolskiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia 21 listopada 2002 r. w sprawie zasad tworzenia i przygotowania do działania formacji obrony cywilnej. w zakresie realizacji zadań dotyczących opieki społecznej: 15. Uregulowanie spraw organizacyjno - prawnych związanych z funkcjonowaniem Domu Pomocy Społecznej w Sękowej, zgodnie z art. 57 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn. zm.). 16. Podjęcie działań w celu poprawę warunków lokalowych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz dostosowanie wejścia do budynku Urzędu do potrzeb osób niepełnosprawnych. 6
Stosownie do art. 128 ust. 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn.zm.) przysługuje Panu prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Wojewody Małopolskiego - w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego w odniesieniu do zaleceń zawartych w punktach 15 i 16.. O podjętych działaniach i sposobie realizacji zaleceń, proszę mnie poinformować za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Zał. 1 (-) Witold Kochan 7