ZAPYTANIE OFERTOWE (postępowanie nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych)

ZAPYTANIE OFERTOWE (postępowanie nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych) Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku (zwany dalej PORD) zwraca się z zapytaniem ofertowym na wykonanie usługi stałej opieki serwisowej nad nw. systemami: ZADANIE 1: System alarmowy i monitoringu obiektów w PORD, Jednostka Gdańsk, ul Równa 19/21, ZADANIE 2: System alarmowy i monitoringu obiektów w PORD, Oddział w Gdyni, ul. Opata Hackiego 10A, ZADANIE 3: System alarmowy i monitoringu obiektów w Ośrodku Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze w Pszczółkach, ul. Żuławska 5 (zwany dalej ODTJ Autodrom Pomorze), ZADANIE 1A: System nagłośnienia budynków i placów manewrowych w PORD, Jednostka Gdańsk, ul. Równa 19/21. ZADANIE 2A: System nagłośnienia budynków i placów manewrowych w PORD, Oddział Gdynia, ul. Opata Hackiego 10A. I. SPECYFIKACJA ZAINSTALOWANYCH SYSTEMÓW: A: Monitoring wewnętrzny i zewnętrzny. ZADANIE 1 - PORD, JEDNOSTKA GDAŃSK, ul. Równa 19/21 BUDYNEK A : 21 kamer zewnętrznych stacjonarnych 15 kamer wewnętrznych stacjonarnych 2 rejestratory 3 monitory BUDYNEK B : 11 kamer zewnętrznych stacjonarnych 5 kamer wewnętrznych stacjonarnych 1 rejestrator 1 monitor MIASTECZKO RUCHU DROGOWEGO: 8 kamer zewnętrznych stacjonarnych. RAZEM Zadanie 1 - PORD, JEDNOSTKA GDAŃSK, ul. Równa 19/21: 40 kamer zewnętrznych stacjonarnych 20 kamer wewnętrznych stacjonarnych 3 rejestratory 4 monitory ZADANIE 2 - PORD, ODDZIAŁ GDYNIA, ul. Opata Hackiego 10A: 23 kamer zewnętrznych stacjonarnych 8 kamer wewnętrznych stacjonarnych 2 rejestratory 1 monitor Strona 1 z 12

ZADANIE 3 - OŚRODEK DOSKONALENIA TECHNIKI JAZDY AUTODROM POMORZE w Pszczółkach, ul. Żuławska 5: 11 kamer zewnętrznych stacjonarnych 9 kamer wewnętrznych stacjonarnych 2 rejestratory 1 monitor B. System nagłośniania budynków oraz placów manewrowych. ZADANIE 1A - PORD, JEDNOSTKA GDAŃSK, ul. Równa 19/21: 3 zewnętrzne stacjonarne urządzenia wywołujące 1 wewnętrzny stacjonarny mikrofon pulpitowy 1 mikrofon mobilny. System nagłośnienia obejmuje obszary:holu, toalet, placu manewrowego i rejonu głównego wejścia do PORD ZADANIE 2A - PORD, ODDZIAŁ GDYNIA, ul. Opata Hackiego 10A 2 zewnętrzne stacjonarne urządzenia wywołujące 1 wewnętrzne urządzenie stacjonarne System nagłośnienia obejmuje obszary: holu, toalet, placu manewrowego i rejonu głównego wejścia do PORD o/ Gdynia II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA: ZADANIE 1, ZADANIE 2 i ZADANIE 3 - wykonanie usługi stałej opieki serwisowej nad systemami alarmowymi i monitoringiem w ramach, której Zamawiający wymaga, aby: a. Wykonawca w przypadku awarii, w wyniku której zaistnieje konieczność wymiany urządzeń lub całych systemów na nowe, sporządził ocenę techniczną uszkodzonego urządzenia lub systemu oraz kalkulację zakupu nowych urządzeń lub systemów, niezbędnych do prawidłowego działania systemu, następnie przesłał drogą email (pord@pord.pl) kalkulację do akceptacji Zamawiającego, w ciągu 24 godzin od zgłoszenia (w dni robocze). Po zakupie przez Wykonawcę (na koszt Zamawiającego) lub Zamawiającego i dostarczeniu urządzenia, Wykonawca jest zobowiązany do nieodpłatnego montażu urządzenia. Strona 2 z 12

b. w przypadku awarii systemu alarmowego i monitoringu obiektów, Wykonawca usunął awarię niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od zaakceptowanej (w dni robocze) kalkulacji przez Zamawiającego. c. pełen przegląd systemów alarmowych i monitoringu obiektów odbywał się co najmniej raz w miesiącu, licząc od dnia 01.06.2019r., w terminie uzgodnionym wcześniej z: Kierownik Administracyjny PORD, Jednostka Gdańsk Ryszard Jażdżewski, Kierownik Oddziału PORD, Oddział Gdynia Zbigniew Żurawski Kierownik Ośrodka Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze w Pszczółkach Agnieszka Łobocka. d. przyjmowanie zgłoszeń dotyczących awarii odbywało się od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00 20:00. e. każda wizyta Wykonawcy odnotowana została w zeszycie wizyt znajdującym się w: Technicznej Obsłudze PORD, Jednostka Gdańsk, Technicznej Obsłudze PORD, Oddział Gdynia, Technicznej Obsłudze ODTJ Autodromu Pomorze. ZADANIE 1A i ZADANIE 2A wykonanie usługi stałej opieki serwisowej nad systemem nagłośnienia budynków i placów manewrowych, w ramach której Zamawiający wymaga, aby: a. Wykonawca w przypadku awarii, w wyniku której zaistnieje konieczność wymiany urządzeń lub całych systemów na nowe, sporządził ocenę techniczną uszkodzonego urządzenia lub systemu oraz kalkulację zakupu nowych urządzeń lub systemów, niezbędnych do prawidłowego działania systemu, następnie przesłał drogą email (pord@pord.pl) kalkulację do akceptacji Zamawiającego, w ciągu 24 godzin od zgłoszenia (w dni robocze). Po zakupie przez Wykonawcę (na koszt Zamawiającego) lub Zamawiającego i dostarczeniu urządzenia, Wykonawca jest zobowiązany do nieodpłatnego montażu urządzenia. b. w przypadku awarii systemu alarmowego i monitoringu obiektów, Wykonawca usunął awarię niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od zaakceptowanej (w dni robocze) kalkulacji przez Zamawiającego. c. pełny przegląd systemów alarmowych i monitoringu obiektów odbywał się co najmniej raz w miesiącu, licząc od dnia 01.06.2019r., w terminie uzgodnionym wcześniej z: Kierownik Administracyjny PORD, Jednostka Gdańsk Ryszard Jażdżewski Kierownik Oddziału PORD, Oddział Gdynia Zbigniew Żurawski. a. przyjmowanie zgłoszeń dotyczących awarii odbywało się od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00 20:00. b. każda wizyta Wykonawcy odnotowana została w zeszycie wizyt znajdującym się w: Technicznej Obsłudze PORD, Jednostka Gdańsk, Strona 3 z 12

Technicznej Obsłudze PORD, Oddział Gdynia. DODATKOWE WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO Zamawiający wymaga, aby: a. Wykonawca dysponował punktem serwisu na terenie Trójmiasta (Gdańsk, Sopot lub Gdynia) lub w odległości od siedziby Zamawiającego nie większej niż 50 km. b. Wykonawca zachował w tajemnicy wszelkie informacje dotyczące Zamawiającego, a uzyskane przez Wykonawcę w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia. c. W celu zapoznania się z obiektem, zakresem prac i stanem technicznym urządzeń, zaleca się, aby Wykonawcy dokonali wizji lokalnej na terenie realizacji przedmiotu zapytania ofertowego po uprzednim kontakcie z: ZADANIE 1 i ZADANIE 1A - PORD, Jednostka Gdańsk - Kierownik Administracyjny Ryszard Jażdżewski Tel.603 44 50 48 ZADANIE 2 i ZADANIE 2A - PORD, Oddział Gdynia - Kierownik o/ Gdynia Zbigniew Żurawski Tel. 605 34 16 62 ZADANIE 3 - ODTJ Autodrom Pomorze - Kierownik Agnieszka Łobocka Tel. 514 05 95 09 Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: od 01.06.2019r., przez okres kolejnych 12 miesięcy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia w zależności od tego, który z warunków zostanie spełniony jako pierwszy. IV. SPOSÓB OBLICZENIA CENY Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny za poszczególne zadania w FORMULARZU OFERTOWYM (wynagrodzenie za jeden miesiąc świadczenia usługi). Powyższa cena obejmować będzie wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca poniesie w toku realizacji przedmiotu zamówienia i nie będzie podlegała zmianie Strona 4 z 12

do dnia wygaśnięcia/rozwiązania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty będzie brał do porównania złożonych ofert sumę cen ofertowych brutto (ZADANIE 1, ZADANIE 2, ZADANIE 3, ZADANIE 1A, ZADANIE 2A). V. KRYTERIA WYBORU OFERTY Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryterium ceny ofertowej brutto. Cena: 100 % najniższa cena ofertowa brutto spośród nie odrzuconych ofert ilość punktów = cena ofertowa brutto badanej oferty x 100 x waga kryterium VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul Równa 19/21, 80 067 Gdańsk, budynek A (dwukondygnacyjny) I piętro, pok. nr 101 (sekretariat) lub mailem na adres: pord@pord.pl w terminie do dnia 19.04.2019r. do godz. 13:00. Decydująca jest data dostarczenia oferty w powyższe miejsce, a nie data nadania. Za dostarczenie oferty przez pocztę lub kuriera pod wskazany adres odpowiada Wykonawca. Strona 5 z 12

O F E R T A pieczęć Wykonawcy / Wykonawców) Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku ul. Równa 19/21 80-067 Gdańsk Nawiązując do ogłoszenia zamieszczonego na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej PORD, składam/składamy* ofertę na wykonanie usługi w zakresie stałej opieki serwisowej nad nw. systemami: ZADANIE 1 System alarmowy i monitoring obiektów w PORD, Jednostka Gdańsk, ul Równa 19/21, ZADANIE 2 System alarmowy i monitoring obiektów w PORD, Oddział Gdynia, ul. Opata Hackiego 10A ZADANIE 3 System alarmowy i monitoringu obiektów w Ośrodku Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze w Pszczółkach, ul. Żuławska 5, ZADANIE 1A System nagłośnienia budynków i placów manewrowych w PORD, Jednostka Gdańsk, ul. Równa 19/21. ZADANIE 2A System nagłośnienia budynków i placów manewrowych w PORD, Oddział Gdynia, ul. Opata Hackiego 10A. Ja / My* niżej podpisani:... działając w imieniu i na rzecz:...... (nazwa (firma), dokładny adres Wykonawcy / Wykonawców) (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich wspólników spółki cywilnej lub członków konsorcjum) Oferuję/oferujemy* wykonanie ww. przedmiotu zamówienia za cenę kryterium), która wynosi: ZADANIE 1 PORD, JEDNOSTKA GDAŃSK, ul. Równa 19/21. (100% wagi Strona 6 z 12

stały serwis systemów alarmowych i monitoringu obiektów (wynagrodzenie za jeden miesiąc świadczenia usługi), cena ofertowa netto zł podatek VAT % zł cena ofertowa brutto zł słownie brutto złotych ZADANIE 1A stały serwis nagłośnienia budynków i placów manewrowych (wynagrodzenie miesiąc świadczenia usługi), za jeden cena ofertowa netto zł podatek VAT % zł cena ofertowa brutto zł słownie brutto złotych ZADANIE 2 PORD, ODDZIAŁ GDYNIA, ul. Opata Hackiego 10A. stały serwis systemów alarmowych i monitoringu obiektów (wynagrodzenie za jeden miesiąc świadczenia usługi), cena ofertowa netto zł podatek VAT % zł cena ofertowa brutto zł słownie brutto złotych ZADANIE 2A stały serwis nagłośnienia budynków i placów manewrowych (wynagrodzenie miesiąc świadczenia usługi), za jeden cena ofertowa netto zł podatek VAT % zł cena ofertowa brutto zł słownie brutto złotych Strona 7 z 12

ZADANIE 3 OŚRODEK DOSKONALENIA TECHNIKI JAZDY AUTODROM POMORZE W PSZCZÓŁKACH ul. ŻUŁAWSKA 5 stały serwis systemów alarmowych i monitoringu obiektów (wynagrodzenie za jeden miesiąc świadczenia usługi), cena ofertowa netto zł podatek VAT % zł cena ofertowa brutto zł słownie brutto złotych RAZEM: Suma cen ofertowych brutto (ZADANIE 1, ZADANIE 2, ZADANIE 3, ZADANIE 1A, ZADANIE 2A): zł Słownie brutto (ZADANIE 1, ZADANIE 2, ZADANIE 3, ZADANIE 1A, ZADANIE 2A) złotych 2. Zobowiązujemy się wykonać ww. zamówienie zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w zapytaniu ofertowym. 3. Oświadczamy, że posiadamy punkt serwisu znajdujący się na terenie Trójmiasta (Gdańsk lub Sopot lub Gdynia) lub w odległości nie większej niż 50 km od siedziby Zamawiającego. Punkt serwisu znajduje się pod adresem: Jednocześnie podajemy upoważnioną osobę do kontaktu z Zamawiającym; imię i nazwisko; adres e_maill tel. / fax: Data (Pieczęć i podpis Wykonawcy/ Wykonawców lub pełnomocnika) (pieczęć Wykonawcy / Wykonawców) Strona 8 z 12

KWESTIONARIUSZ DLA WYKONAWCY NIE BĘDĄCEGO PRACOWNIKIEM PORD, PRZED ZAWARCIEM UMOWY Dane Wykonawcy (nazwa i adres) KRS NIP REGON Nr telefonu e-mail (miejscowość i data) (podpis Wykonawcy) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celu jakim jest zawarcie i realizacja umowy. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c) RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: Strona 9 z 12

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk, zwany dalej PORD; z administratorem można się skontaktować poprzez adres email: pord@pord.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora; zgodnie z art. 37 RODO został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć tel: 58 300 15 43, fax 58 300 15 14, drogą elektroniczną na adres email: iod@pord.pl lub tradycyjnie w formie pisemnej na adres Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk * ; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego; odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej ustawa Pzp ; Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: Strona 10 z 12

w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oświadczam że zapoznałam(-em) się z treścią klauzuli informacyjnej (miejscowość i data) (podpis osoby składającej oświadczenie) * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Strona 11 z 12

OŚWIADCZENIE Przystępując do zapytania ofertowego na działając w imieniu Wykonawcy (podać nazwę i adres Wykonawcy) oświadczam, że podmiot, który reprezentuje : a a. posiada kompetencje lub uprawnienia* do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, b b. znajduje się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej* pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym, c c. posiadam odpowiedni potencjał techniczny lub zawodowy* pozwalający na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym., dnia r. (miejscowość) podpis wraz z pieczęcią osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 12 z 12