Załącznik nr 12 - Wytyczne do procedury PK oraz PRS Wytyczne do monitoringu i sprawozdawczości WYTYCZNE DO MONITORINGU I SPRAWOZDAWCZOŚCI Katowice, luty 2008 rok Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2007-2013
Spis treści 1. Wstęp... 3 2. Instytucje zaangażowane w proces monitoringu PRS... 3 3. Zakres przedmiotowy sprawozdania... 5 4. Formy, tryb oraz terminy sprawozdawczości... 6 5. System informatyczny... 7 Załącznik nr 1 WZÓR SPRAWOZDANIA ROCZNEGO/KOŃCOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROZWOJU SUBREGIONU... 8 1. Informacje wstępne... 8 2. Realizacja i analiza postępów... 9 3. Analiza jakościowa...11 4. Informacja na temat zgodności z przepisami wspólnotowymi...11 5. Opis napotkanych problemów wraz z podjętymi działaniami zaradczymi...12 6. Uzgodnienia dotyczące systemu monitorowania...12 7. Planowany przebieg rzeczowy realizacji PRS...12 8. Postęp finansowy PRS...12 Załącznik nr 2 Wskaźniki monitoringowe dla PRS.....15 2
1. Wstęp W celu ciągłej i bieżącej oceny postępów realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego funkcjonować będzie system monitoringu. Monitoring programu służy zagwarantowaniu realizacji celów strategicznych i cząstkowych określonych w programie (monitoring rzeczowy) oraz pełnej absorpcji alokowanych środków (monitoring finansowy). Prawidłowy przebieg procesu monitorowania pozwala m.in. na bieżąco śledzić postęp finansowy programu, odpowiednio wcześnie reagować na występujące trudności i nieprawidłowości, przyczyniając się w konsekwencji do zapewnienia odpowiedniej jakości wdrażania. RPO WSL 2007-2013 będzie wdrażany m.in. przez Programy Rozwoju Subregionów (PRS). W związku z powyższym monitorowanie przebiegu realizacji PRS, pozwoli na pełniejszy obraz realizacji RPO WSL 2007-2013. Niniejszy dokument określa podstawowe zasady, formy, tryb i terminy sprawozdawczości wraz ze wzorem sprawozdania: rocznego i końcowego z realizacji Programu Rozwoju Subregionów. Celem dokumentu jest przedstawienie naczelnych zasad monitorowania i sprawozdawczości PRS. 2. Instytucje zaangażowane w proces monitoringu PRS 1. Beneficjent 2. Punkt informacyjny 3. Reprezentacja subregionu 4. Instytucja Zarządzająca RPO WSL Beneficjent Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa umowa o dofinansowanie. Funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia część wniosku o płatność, dotycząca postępu rzeczowego i finansowego danego projektu. Beneficjent projektów w ramach PRS będzie miał obowiązek składać kopię rocznego i końcowego wniosku o płatność do punktów informacyjnych. W razie jakichkolwiek korekt beneficjent ma obowiązek przesłać go ponownie do punktu informacyjnego. Punkt informacyjny Do zadań punktów informacyjnych, które powstaną w każdym subregionie poza udzielaniem kompetentnych informacji, nt programów operacyjnych, funduszy europejskich, należeć będzie także monitorowanie realizacji PRS. Wydatki na zapewnienie odpowiedniej obsługi administracyjno-kadrowej, w punktach informacyjnych w subregionach będą ponoszone w ramach Pomocy Technicznej Programu (Priorytet X). 3
Punkty będą otrzymywać dane od beneficjentów realizujących projekty w ramach PRS. Z otrzymanych danych tworzone zostaną sprawozdania roczne/końcowe z postępu rzeczowego i finansowego PRS. Pracownicy punktów informacyjnych przygotowują materiały dla reprezentacji subregionu, a następnie po akceptacji przekazują je do Instytucji Zarządzającej RPO, do Wydziału Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego ( Referat monitoringu i kontroli). Reprezentacja subregionów Reprezentacja subregionów (3-5 osób) będzie m. in. otrzymywała do zatwierdzenia sprawozdania monitoringowe roczne i końcowe, wysyłane przez punkt informacyjny, przed przedłożeniem ich do Instytucji Zarządzającej RPO WSL. Instytucja Zarządzająca RPO WSL Instytucja Zarządzająca zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia o zasadach prowadzenia polityki rozwoju jest Zarząd Województwa Śląskiego. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego przyjętym przez Zarząd Województwa Śląskiego obowiązki Instytucji Zarządzającej pełni Wydział Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. 4
INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA RPO WSL ZARZĄD WOJEWÓDZTWA (WYDZIAŁ ROZWOJU REGIONALNEGO) KROK 4 Przekazanie zatwierdzonych sprawozdań. REPREZENTACJA SUBREGIONU KROK 3 Zatwierdzenie sprawozdań rocznych i końcowych z realizacji PRS i przekazywane ich do punktu informacyjnego. PUNKT INFORMACYJNY KROK 2 Przekazanie do zatwierdzenia sprawozdań rocznych i końcowych. BENEFICJENT KROK 1 Przekazanie kopii wniosku o płatność. Rys 1. Monitoring PRS 3. Zakres przedmiotowy sprawozdania 1. Niniejsze wytyczne nakładają obowiązek monitorowania PRS i w związku z tym odpowiednie zapisy dot. sprawozdawczości powinny znaleźć się w tworzonych PRS. 2. Minimalny zakres informacji wymaganych w sprawozdaniu, którego wzór jest załącznikiem niniejszego dokumentu, opracowany został przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL (Wydział Rozwoju Regionalnego, referat monitoringu i kontroli-rkm) 3. Reprezentacja subregionu ma prawo rozszerzyć zakres danych przedstawionych w sprawozdaniach. 5
4. Formy, tryb oraz terminy sprawozdawczości 1. Instytucja Zarządzająca RPO WSL wprowadza listę wskaźników kluczowych dla PRS. Lista ta stanowi załącznik niniejszych nr 2 wytycznych. W celu pełnego przedstawiania efektywności realizowanych w ramach PRS projektów, istnieje możliwość wykazania na poziomie PRS także wskaźników z listy stanowiącej załącznik nr 9 do Uszczegółowienia RPO WSL. 2. Beneficjent przekazuje kopię wniosku o płatność roczną lub końcową do Punktu Informacyjnego. 3. Punkt Informacyjny na podstawie danych otrzymanych od beneficjenta przygotowuje sprawozdanie z realizacji PRS wg wzoru określonego w załączniku niniejszych wytycznych i przekazuje je reprezentacji subregionu. 4. Punkt informacyjny po zatwierdzeniu sprawozdań przez reprezentację subregionu przekazuje je do RKM w formie elektronicznej oraz papierowej. W celu zachowania terminów składania sprawozdań brana będzie pod uwagę data złożenia wniosku w formie papierowej. 5. Instytucja Zarządzająca RPO WSL przedstawia sprawozdania dotyczące monitorowania PRS na Komitecie Monitorującym RPO WSL. 6. Sprawozdania roczne składa się za rok kalendarzowy. 7. Sprawozdania przedkładane są odpowiednio: ROCZNE: beneficjent przesyła kopię wniosku o płatność do punktu informacyjnego nie później niż do 10 stycznia roku następującego po okresie sprawozdawczym, punkt informacyjny przesyła do reprezentacji subregionu do zatwierdzenia sprawozdania nie później niż do końca stycznia roku następującego po okresie sprawozdawczym, reprezentacja subregionu zatwierdza sprawozdanie nie później niż do 15 lutego roku następującego po okresie sprawozdawczym i przesyła go do punktu informacyjnego, punkt informacyjny zatwierdzone sprawozdanie przesyła do RKM w terminie do końca lutego roku następującego po okresie sprawozdawczym. KOŃCOWE: punkt informacyjny zatwierdzone sprawozdanie przesyła do RKM nie później niż do 31 stycznia 2017 roku. 6
5. System informatyczny Wymiana informacji będzie odbywać się drogą elektroniczną, poprzez komputerowy system wymiany danych. Punkty informacyjne zobligowane będą do przesyłania danych monitoringowych w formie elektronicznej, celem usprawnienia przepływu informacji. Wzory sprawozdań monitoringowych sporządzone będą w wersji elektronicznej. 7
Załącznik nr 1 WZÓR SPRAWOZDANIA ROCZNEGO/KOŃCOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROZWOJU SUBREGIONÓW 1. Informacje wstępne Nazwa programu ( subregion): Podmiot koordynujący realizację PRS: PROGRAM ROZWOJU SUBREGIONÓW Podmiot odpowiedzialny za monitoring: Osoba wyznaczona do kontaktu: Imię i nazwisko: telefon: e-mail: Rok sprawozdawczy: SPRAWOZDANIE ROCZNE/KOŃCOWE Z WDRAŻANIA PRS Data zaakceptowania sprawozdania przez reprezentację subregionu: Data wpływu wniosku: 8
NAZWA WSKAŹNIKA JEDNOSTKA MIARY WARTOŚĆ DOCELOWA WSKAŹNIKA WARTOŚĆ BAZOWA WSKAŹNIKA WARTOŚĆ WSKAŹNIKA OSIĄGNIETA W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM ŹRÓDŁO Wytyczne do monitoringu i sprawozdawczości 2. Realizacja i analiza postępów W części tej należy uzupełnić listę, która powinna składać się ze wskaźników monitorujących cel główny PRS oraz celów szczegółowych. Wskaźniki wybierane są dla działań w ramach, których wdrażane są projekty według ścieżki wyboru projektów w ramach PRS. Należy uwzględnić zarówno wskaźniki produktu jak i rezultatu. Informacje o postępie w realizacji celów powinny zostać podane dla danego roku. Dodatkowo, powyższe informacje można przedstawić graficznie. Wszystkie wskaźniki powinny zostać przedstawione, tam gdzie jest to możliwe z podziałem wg płci. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, należy zaznaczyć, kiedy będą możliwe do zaprezentowania. Tabela 1. Postęp fizyczny programu rozwoju subregionu. WSKAŹNIKI CELU GŁÓWNEGO PRS Działanie 2.1. Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego Działanie 2.2. Rozwój elektronicznych usług publicznych Działanie 3.2. Infrastruktura okołoturystyczna: Poddziałanie 3.2.2 Infrastruktura okołoturystyczna/ podmioty publiczne 9
Działanie 4.1. Infrastruktura kultury Działanie 5.1. Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 5.2. Gospodarka odpadami Działanie 5.3. Czyste powietrze i odnawialne źródła energii Działanie 6.1. Wzmacnianie regionalnych ośrodków wzrostu Działanie 6.2. Rewitalizacja obszarów zdegradowanych: Poddziałania 6.2.1 Rewitalizacja duże miasta 10
Działanie 6.2. Rewitalizacja obszarów zdegradowanych: Podziałanie 6.2.2 Rewitalizacja małe miasta Działanie 7.1. Modernizacja i rozbudowa sieci drogowej Poddziałanie 7.1.1. Modernizacja i rozbudowa kluczowych elementów sieci drogowych Działanie 7.1. Modernizacja i rozbudowa sieci drogowej Poddziałanie 7.1.2. Modernizacja i rozbudowa infrastruktury uzupełniającej kluczową sieć drogową 3. Analiza jakościowa W punkcie tym należy zanalizować stopień osiągnięcia wskaźników fizycznych wraz z analizą jakościową postępów w porównaniu z docelowymi wartościami określonymi na etapie programowania. Jeżeli nie osiągnięto zakładanych wcześniej wartości, należy napisać, z jakiego powodu nie udało się to zrealizować. 4. Informacja na temat zgodności z przepisami wspólnotowymi Należy opisać wszystkie znaczące problemy związane z zachowaniem przepisów wspólnotowych napotkane podczas realizacji PRS oraz podjęte środki zaradcze. 11
5. Opis napotkanych problemów wraz z podjętymi działaniami zaradczymi Część ta powinna zawierać przedstawienie wszystkich znaczących problemów, które pojawiły się podczas wdrażania PRS, wraz z opisem podjętych środków zaradczych. Należy ogólnie opisać ewentualne problemy, sytuacje zakłócające bądź opóźniające realizację programu wraz z podjętymi środkami zaradczymi. 6. Uzgodnienia dotyczące systemu monitorowania Opis przyjętego systemu monitorowania należy przedstawić założenia w zakresie procesu monitorowania, przedstawić wprowadzone rozwiązania w zakresie gromadzenia danych oraz ewentualne wprowadzone modyfikacje w stosunku do poprzedniego sprawozdania rocznego, a także należy przedstawić problemy, (jeżeli zaistniały) związane z pozyskiwaniem i analizą danych oraz podjęte działania zaradcze. 7. Planowany przebieg rzeczowy realizacji PRS Należy opisać w kilku zdaniach zadania/etapy realizacji PRS, jakie planowane są w następnym okresie sprawozdawczym. 12
Załącznik nr 12 - Wytyczne do procedury PK oraz PRS Wytyczne do monitoringu i sprawozdawczości 8. Postęp finansowy PRS Tabela 2. Zobowiązania finansowe dla PRS w podziale na lata i działania (w EURO) Działanie Działanie 2.1 Działanie 2.2. Ogółem Wkład wspólnotowy Ogółem 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Tabela 3. Płatności dla PRS w podziale na lata i działania (w EURO) Działanie Działanie 2.1. Działanie 2.2. Ogółem Wkład wspólnotowy Ogółem 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Tabela 4. Źródła finansowania PRS z podziałem na działania (w EURO) Działanie Działanie 2.1. Działanie 2.2. Ogółem Wkład wspólnotowy Ogółem Wkład krajowy Krajowy wkład publiczny Wkład prywatny Ogółem Wskaźnik wkładu funduszy UE Dla celów informacyjnych Pożyczki EBI Inne finansowanie 1 2=3+4 3 4 5=1+2 6=1/5 7 8 Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 12
Tabela 5. Opis zadań/ etapów zrealizowanych w okresie objętym wnioskiem o płatność Tabela 6. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu Wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w harmonogramie Stan rzeczowo-finansowym realizacji stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie Zadania/cele założone w umowie/decy zji o dofinansowan ie Projekt 1 (nazwa..) Projekt 2 (nazwa.) Wydatki za dany rok % realizacji ogółem kwalifikowal kwalifiko ogółem ne walne 1 2 3 4 5 6 7 =(6/4)*1 00 Wydatki od początku realizacji PRS % realizacji ogółem kwalifiko walne 8 9 10 =(9/4)*1 00 Wydatki od początku realizacji projektu % realizacji ogółem kwalifiko walne 11 12 13 =(12/4)*1 00 Tabela 7. Stan realizacji umowy z wykonawcami projektu Umowa z wykonawcami Data ogłoszenia Data podpisania umowy z Kwota, na jaką podpisano umowę z wykonawcą (zł) projektu umowy wykonawcą 1 2 3 4 Umowa nr według projektu nr Umowa nr według projektu nr 13
Tabela 8. Czy przebieg realizacji PRS był zgodny z harmonogramem realizacji PRS, określonym w decyzji o dofinansowanie? Tak Nie (należy podać przyczyny niezgodności i podjęte lub proponowane rozwiązania odpowiednie do zaistniałej sytuacji.) Tabela 9. Czy zaistniały problemy dotyczące? Czy zaistniały problemy dotyczące: A. Wykonawców B. Płatności C. Inne Należy opisać zaistniałe problemy: Tak Nie Tabela 10. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały Okres(rok, kwartał) Planowane wydatki kwalifikowalne rok kwartał n kwartał n+1 kwartał n+2 kwartał 14
Załącznik nr 2 Wybrane wskaźniki monitoringowe dla PRS* Priorytet II. Społeczeństwo informacyjne Działanie 2.1. Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego Produkt Długość nowowybudowanej sieci szkieletowej Produkt Długość zmodernizowanej sieci szkieletowej Produkt Liczba uruchomionych Publicznych Punktów Dostępu do Internetu (PIAP) Rezultat Liczba gospodarstw domowych podłączonych do Internetu Rezultat Liczba MŚP podłączonych do Internetu Rezultat Liczba instytucji publicznych podłączonych do szerokopasmowego internetu (za wyjątkiem szkół) Działanie 2.2. Rozwój elektronicznych usług publicznych Produkt Liczba uruchomionych usług online Rezultat Liczba użytkowników korzystających miesięcznie z uruchomionych usług online Rezultat Liczba przedsiębiorstw korzystających z udostępnionych rejestrów publicznych Priorytet III. Turystyka Działanie 3.2. Infrastruktura okołoturystyczna Poddziałanie 3.2.2 Infrastruktura okołoturystyczna/ podmioty publiczne Produkt Liczba nowych obiektów infrastruktury aktywnych form turystyki Produkt Liczba zmodernizowanych obiektów infrastruktury aktywnych form turystyki Produkt Ilość nowych parków tematycznych Rezultat Liczba turystów korzystających z infrastruktury aktywnych form turystyki Priorytet IV. Kultura Działanie 4.1. Infrastruktura kultury Produkt Liczba budynków kultury poddanych procesom: konserwacji, renowacji, modernizacji, adaptacji Produkt Liczba wybudowanych obiektów infrastruktury kulturalnej Produkt Liczba zmodernizowanych obiektów infrastruktury kulturalnej Rezultat Liczba zorganizowanych imprez/wydarzeń kulturalnych w odrestaurowanych obiektach dziedzictwa kulturowego Rezultat Liczba turystów korzystających z infrastruktury kultury km km osoby osoby osoby 15
Rezultat Liczba obiektów zabezpieczonych przed zagrożeniami Priorytet V. Środowisko Działanie 5.1. Gospodarka wodno-ściekowa Produkt Długość sieci kanalizacji sanitarnej (łącznie z przyłączami) Produkt Liczba wybudowanych/zmodernizowanych oczyszczalni ścieków Produkt Długość wybudowanej/przebudowanej sieci wodociągowej Rezultat Liczba gospodarstw domowych obsługiwanych przez oczyszczalnię ścieków w wyniku realizacji projektu Rezultat Liczba gospodarstw domowych podłączonych do nowego wodociągu Rezultat Liczba gospodarstw domowych obsługiwanych przez system kanalizacji będącej przedmiotem wniosku Działanie 5.2.Gospodarka odpadami Produkt Liczba wybudowanych/przebudowanych zakładów segregacji odpadów Rezultat Liczba mieszkańców objętych selektywną zbiórką odpadów Działanie 5.3. Czyste powietrze i odnawialne źródła energii Produkt Długość sieci ciepłowniczej Produkt Liczba wymienionych źródeł ciepła/wymienników Rezultat Zmniejszenie emisji do atmosfery SO2, NOx,CO2 i pyłów Rezultat Liczba wybudowanych jednostek wytwarzania energii ze źródeł odnawialnych Priorytet VI. Zrównoważony rozwój miast Działanie 6.1. Wzmacnianie regionalnych ośrodków wzrostu Produkt Liczba nowych/wyremontowanych/przebudowanych obiektów infrastruktury okołoakademickiej Rezultat Liczba osób korzystających infrastruktury okołakademickiej Rezultat Liczba osób korzystających z nowej / wyremontowanej bazy kulturalnej, turystycznej, sportowej i rekreacyjnej Rezultat Liczba uruchomionych nowych obiektów infrastruktury okołoakademickiej Rezultat Liczba uruchomionych obiektów infrastruktury okołoakademickiej poddanych remontowi/przebudowie Rezultat Liczba przedsiębiorstw zlokalizowanych na terenie objętym wsparciem Działanie 6.2. Rewitalizacja obszarów zdegradowanych Poddziałanie 6.2.1 Rewitalizacja duże miasta Produkt Powierzchnia zdegradowanych obszarów poprzemysłowych/powojskowych/popegeerowskich poddanych rehabilitacji Rezultat Powierzchnia zdegradowanych dzielnic i obszarów miast poddanych rehabilitacji Rezultat Powierzchnia terenów, które stały się dostępne w wyniku realizacji projektów km km osoby km Mg/rok Mg/rok osoby osoby m2 m2 m2 16
Rezultat Powierzchnia terenów, które stały się dostępne w wyniku realizacji projektów Rezultat Liczba przedsiębiorstw zlokalizowanych na terenie objętym wsparciem Działanie 6.2. Rewitalizacja obszarów zdegradowanych Poddziałanie 6.2.2 Rewitalizacja małe miasta Produkt Powierzchnia zdegradowanych obszarów poprzemysłowych/powojskowych/popegeerowskich poddanych rehabilitacji Rezultat Powierzchnia zabudowanych/zrehabilitowanych terenów objętych wsparciem Rezultat Powierzchnia zdegradowanych dzielnic i obszarów miast poddanych rehabilitacji Rezultat Powierzchnia terenów, które stały się dostępne w wyniku realizacji projektów Priorytet VII Transport Działanie 7.1. Modernizacja i rozbudowa sieci drogowej Poddziałanie 7.1.1. Modernizacja i rozbudowa kluczowych elementów sieci drogowych Produkt Długość wybudowanych dróg Produkt Długość przebudowanych dróg Rezultat Skrócenie czasu przejazdu samochodów osobowych Rezultat Skrócenie czasu przejazdu samochodów ciężarowych Poddziałanie 7.1.2. Modernizacja i rozbudowa infrastruktury uzupełniającej kluczową sieć drogową Produkt Długość wybudowanych dróg Produkt Długość przebudowanych dróg Rezultat Skrócenie czasu przejazdu samochodów osobowych Rezultat Skrócenie czasu przejazdu samochodów ciężarowych m2 m2 m2 m2 m2 km km minuty minuty km km minuty minuty * W celu pełnego przedstawiania efektywności realizowanych w ramach PRS projektów, istnieje możliwość wykazania na poziomie PRS także wskaźników z listy stanowiącej załącznik nr 9 do Uszczegółowienia RPO WSL. 17