REGULAMIN rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń w SM ENERGETYK I. Postanowienia ogólne 1 1. Członkom Spółdzielni i innym osobom zamieszkującym w zasobach będących własnością Spółdzielni, przysługuje prawo składania skarg, wniosków i zgłoszeń. 2. Celem opracowanych zasad jest wskazanie właściwego trybu rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń dla zapewnienia ich prawidłowego i terminowego załatwiania. II. Definicje 2 1. Skarga dotyczy zaniedbania lub nienależytego wykonywania zadań przez pracowników Spółdzielni, naruszania praworządności, lub słusznych interesów mieszkańców, a także przewlekłego załatwiania spraw. 2. Wniosek dotyczy spraw związanych z ulepszeniem organizacji pracy Spółdzielni i służy wzmocnieniu praworządności, zapobieganiu nadużyciom, ochronie własności i lepszemu zaspokajaniu potrzeb mieszkańców 3. Zgłoszenie dotyczy spostrzeżenia osoby zgłaszającej o zaistniałej usterce bądź awarii i ma na celu jej usunięcie III. Skargi 3 Organem właściwym do rozpatrywania skarg na działalność Spółdzielni jest Prezes Zarządu 4 1. Skargi, zgłoszenia i wnioski mogą być wnoszone w formie: Ø bezpośredniej tj. osobiście przez osobę zainteresowaną, bądź przez dozorcę Regulamin rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń w SM ENERGTYK Strona 1
2. Skargi rejestruje się w książce skarg i wniosków dla ułatwienia kontroli przebiegu i terminu załatwienia sprawy 3. Skargi zgłoszone w sposób bezpośredni, lub telefoniczny podlegają ewidencjonowaniu w formie Karty Zgłoszenia, na której odnotowane zostają: Ø data przyjęcia Ø imię i nazwisko osoby zgłaszającej Ø dane kontaktowe (telefon, mail, adres) Ø krótki opis sprawy Ø data udzielenia odpowiedzi Ø sposób załatwienia sprawy Wzór Karty stanowi załącznik nr. 1 do niniejszego Regulaminu 4. Skargi wniesione w sposób bezpośredni lub telefoniczny podlegające ewidencjonowaniu w formie Karty Zgłoszenia wymagają również wpisu do Książki Skarg i Wniosków 5 1. Skargi, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień powinny być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni roboczych od daty otrzymania skargi. 2. Zgłoszone skargi powinny być rozpatrzone i załatwione z należytą starannością, wnikliwością i terminowo 3. Po wyjaśnieniu wszystkich kwestii związanych z rozpatrzeniem skargi Prezes Zarządu udziela pisemnej odpowiedzi w sposób wyczerpujący uzasadniając zajęte stanowisko 4. Osobie skarżącej przysługuje prawo odwołania się od decyzji na wniesioną skargę. W takim przypadku decyzja podlega rozpatrzeniu przez Radę Nadzorczą. IV. Wnioski 6 Organem właściwym do rozpatrywania wniosków dotyczących działalności Spółdzielni jest Prezes Zarządu 7 1. Wnioski mogą być wnoszone w formie: Ø bezpośredniej tj. osobiście przez osobę zainteresowaną, bądź przez dozorcę Regulamin rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń w SM ENERGTYK Strona 2
2. Wnioski rejestruje się w książce skarg i wniosków dla ułatwienia kontroli przebiegu i terminu załatwienia sprawy 3. Wnioski zgłoszone w sposób bezpośredni, lub telefoniczny podlegają ewidencjonowaniu w formie Karty Zgłoszenia, na której odnotowane zostają: Ø data przyjęcia Ø imię i nazwisko osoby zgłaszającej Ø dane kontaktowe (telefon, mail, adres) Ø krótki opis sprawy Ø data udzielenia odpowiedzi Ø sposób załatwienia sprawy Wzór Karty stanowi załącznik nr. 1 do niniejszego Regulaminu 4. Wnioski wniesione w sposób bezpośredni lub telefoniczny podlegające ewidencjonowaniu w formie Karty Zgłoszenia wymagają również wpisu do Książki Skarg i Wniosków 8 1. Prezes Zarządu przydziela otrzymane wnioski do analizy i realizacji wg. kompetencji: Ø Dyrektorowi ds. Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi Ø Głównemu Księgowemu 2. Osoby z nadzoru wyszczególnione w punkcie 1 odpowiedzialne są za: Ø osobiste załatwienie wniosku albo wyznaczenie w tym celu podległego pracownika Ø nadzór nad całością działań związanych z załatwieniem wniosku Ø rozpatrzenie wniosku z uwzględnieniem okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających przyjęte stanowisko Spółdzielni 3. Wyznaczony przez przełożonego pracownik jest odpowiedzialny za: Ø zbieranie wszystkich dokumentów i informacji dotyczących rozpatrywanych wniosków w celu wyjaśnienia wszelkich okoliczności sprawy Ø udzielenie osobie składającej wniosek wyjaśnień na piśmie uzasadniających jego pozytywne, bądź negatywne rozpatrzenie 9 1. Wpływające wnioski nie wymagające nakładów finansowych o wartości większej niż 2 500,- pln netto i możliwe do realizacji w ramach posiadanych przez Spółdzielnię środków finansowych powinny być realizowane na bieżąco 2. Wnioski wiążące się z poniesieniem przez Spółdzielnię nakładów finansowych o wartości większej niż 2 500,- pln netto lub niemożliwe do realizacji w ramach posiadanych przez Spółdzielnię środków finansowych mogą być załatwione pozytywnie po ich rozpatrzeniu i skierowaniu do realizacji wg kompetencji przez organy statutowe tj. Radę Nadzorczą, bądź Walne Zgromadzenie Członków SM ENERGETYK Regulamin rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń w SM ENERGTYK Strona 3
IV. Zgłoszenia 10 Organem właściwym do przyjmowania i nadzoru nad realizacją zgłoszeń jest Specjalista ds. technicznych 11 1. Zgłoszenia mogą być wnoszone w formie: Ø bezpośredniej tj. osobiście przez osobę zainteresowaną, bądź poprzez dozorcę 2. Zgłoszenia powinny zostać bezzwłocznie odnotowane w Rejestrze Zgłoszeń Awaryjnych prowadzonym przez Specjalistę ds. technicznych 12 Przyjęcie zgłoszenia usterki, bądź awarii wymaga podjęcia przez służby Spółdzielni bezzwłocznego działania w celu zlokalizowania i usunięcia przyczyny jej wystąpienia. Jeżeli podjęcie działań nie jest natychmiast możliwe, to należy o tym fakcie powiadomić osobę zgłaszającą V. Postanowienia końcowe 13 1. Niniejszy Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą SM ENERGETYK w dniu 29 sierpnia 2017 roku Uchwałą nr 583/25/17. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia. 3. Z dniem uchwalenia niniejszego Regulaminu przestaje obowiązywać Regulamin rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń w SM ENERGETYK z dnia 17 kwietnia 2012. Regulamin rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń w SM ENERGTYK Strona 4
Załącznik nr 1. KARTA ZGŁOSZENIA SKARGI WNIOSKU AWARII * Przyjmujący zgłoszenie Data przyjęcia zgłoszenia imię i nazwisko Zgłaszający imię i nazwisko Adres zamieszkania Telefon kontaktowy Przedmiot zgłoszenia mail............ Data udzielenia odpowiedzi Opis podjętych działań.............. *niepotrzebne skreślić Regulamin rozpatrywania skarg, wniosków i zgłoszeń w SM ENERGTYK Strona 5