Zamawiający: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina, ul. Tamka 43, 00-355 Warszawa, NIP 525 22 14 269 wpisany do rejestru instytucji kultury pod numerem RNIK 51/2001 tel.: (048 22) 44 16 100, fax: (048 22) 44 16 113; www.chopin.nifc.pl; nifc@nifc.pl w imieniu, którego postępowanie prowadzi: Pan Kazimierz Monkiewicz p.o. Dyrektora Narodowego Instytutu Fryderyka Chopina SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA dla zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej poniżej kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) dla dostaw (to jest poniżej 193.000 euro) na: Dostawę sprzętu informatycznego na potrzeby Biblioteki i Czytelni Narodowego Instytutu Fryderyka Chopina 1. Przedmiot zamówienia objętego postępowaniem: CPV - Nazewnictwo wg Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych główny przedmiot 30 21 61 10 0 skanery komputerowe przedmioty dodatkowe 30 23 60 00 2 różny sprzęt komputerowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 5 do SIWZ. 2. Termin realizacji zamówienia i gwarancja: 2.1 Wymagany termin realizacji zamówienia 45 dni od daty zawarcia umowy. 2.2 Wymagany okres gwarancji: 3 lata na dostarczony i zamontowany sprzęt oraz na wykonane prace instalacyjne i związane z uruchomieniem sprzętu. 3. Postanowienia umowy: Istotne postanowienia umowy oraz kary umowne zawarte są w załączonym wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ. 4. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. Warunki udziału w postępowaniu oceniane będą w systemie 1 lub 0 (spełnia lub nie spełnia warunku). O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy złożą ofertę w niniejszym przetargu nieograniczonym oraz potwierdzą spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych art. 22 ust. 1 ustawy w sposób i na warunkach opisanych w niniejszej części SIWZ oraz odpowiednio w Ogłoszeniu o zamówieniu poprzez dostarczenie wraz z ofertą dokumentów, o których mowa w pkt 9 SIWZ oraz odpowiednim punkcie Ogłoszenia o zamówieniu do niniejszego 1
postępowania. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie przedmiotowego zamówienia nie mogą również podlegać wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. Warunki udziału w postępowaniu: Wiedza i doświadczenie (opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku): Odpowiednie doświadczenie i wiedzę w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania przedmiotowego zamówienia posiadają Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali minimum dwa zamówienia (w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia) polegające na dostawie sprzętu informatycznego wraz z zainstalowaniem i pełnym wdrożeniem do działania, tj. wykonali prawidłowa dwie tego typu dostawy i dostarczyli sprzęt informatyczny zgodnie z warunkami zamówienia, a wartość przynajmniej jednego takiego zamówienia nie była niższa niż 45.000 zł brutto. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana na podstawie przedłożonego przez Wykonawcę wraz z ofertą wykazu dostaw (zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do SIWZ) zawierającego: wskazanie podmiotu realizującego zamówienie - pełne dane - nazwa, dane teleadresowe, jeżeli jest to podmiot, inny niż Wykonawca przedkładający ofertę w związku z art. 26 ust. 2 b ustawy Prawo zamówień publicznych, przedmiot zamówienia wraz z ogólnym opisem, dat wykonania- oddo w systemie dd/mm/rrrr-dd/mm/rrrr i odbiorców dostaw - Zamawiających wraz ze wskazaniem ich pełnych danych teleadresowych umożliwiających ich bezsporną identyfikację i potwierdzenie składanych informacji, wskazanie wartości przedmiotu zamówienia (zł brutto), wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że zamówienia te zostały wykonane należycie (np. referencje). 5. Oferty wariantowe, częściowe, zamówienia uzupełniające i podwykonawcy 5.1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5.2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5.3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych, spełniających wszelkie normy, parametry lub standardy techniczne i jakościowe przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. 5.4. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 7 ustawy - Prawo zamówień publicznych - maksymalnie do 10% wartości zamówienia podstawowego. 5.5. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę podwykonawcom realizacji poszczególnych elementów zamówienia. W przypadku posługiwania się przez Wykonawcę zasobami innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia wraz z ofertą w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817) w zakresie, dla niniejszego postępowania, tożsamym jak dla Wykonawców składających ofertę. 5.6. Zamawiający udostępnia SIWZ na stronie internetowej www.chopin.nifc.pl. Cała dokumentacja postępowania prowadzona jest również na tej stronie. 5.7. Zamawiający nie żąda przedłożenia wadium w przedmiotowym postępowaniu. 5.8. Zamawiający nie zamierza w ramach niniejszego postępowania zawrzeć umowy ramowej. 5.9. Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 5.10. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w ramach niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli 2
konieczność takich zmian będzie wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te będą korzystne dla Zamawiającego i interesu publicznego. 6. Informacje dotyczące warunków składania ofert. 6.1. Oferowane warunki realizacji przedmiotu zamówienia muszą być złożone na załączonym formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do SIWZ). Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu ofertowym przygotowanym przez Wykonawcę zgodnie z treścią określoną w załączniku nr 1 do SIWZ. Zabronione jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian w treści formularza ofertowego. 6.2. Zamawiający nie przewiduje zwoływania zebrania wszystkich Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących SIWZ. 6.3. Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących SIWZ jest zgodny z art. 38 ustawy Prawo zamówień publicznych. 6.4. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6.5. Oferta powinna być napisana czytelnie w języku polskim lub angielskim, odręcznie, na maszynie lub komputerze, pismem trudnościeralnym. 6.6. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty powinna być: -ponumerowana kolejnymi numerami (strony puste nie podlegają rygorowi numerowania i podpisania), -podpisana (czytelnie imieniem i nazwiskiem) przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy lub parafowana i ostemplowana pieczęcią imienną lub firmową (zawierającą imię i nazwisko) lub parafowana i ostemplowana pieczęcią imienną. Składane w ofercie dokumenty, które nie są oryginałami, muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie dokumentu zawierającej jakąkolwiek treść, przez osobę/y podpisującą/e ofertę. Dokumenty sporządzone w językach obcych Wykonawcy zobowiązani są załączyć do oferty wraz tłumaczeniem takich dokumentów na język polski lub angielski. Załączone tłumaczenie może być wykonane przez Wykonawcę. 6.7. Wszystkie strony muszą stanowić całość i być połączone w sposób trwały uniemożliwiający nieumyślną dekompletację oferty oraz przedkładanych z nią dokumentów. 6.8. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę/y podpisującą/e ofertę. 6.9. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ, kierując swoje zapytania na piśmie. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWIZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał SIWZ oraz opublikuje na stronie internetowej Zamawiającego wskazanej w punkcie 5.5, bez ujawniania źródła zapytania, zgodnie z art. 38 ust 1-2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są: w zakresie związanym z opisem przedmiotu zamówienia: - Pan Mariusz Wrona - tel. 22 441 61 86 w zakresie dotyczącym zagadnień formalno prawnych: - Pan Tomasz Piotr Leszkowicz tel. 22 441 62 01 Zamawiający informuje, iż jedyną dopuszczalną formą porozumiewania się z Wykonawcami w przedmiotowym postępowaniu jest forma pisemna z zastrzeżeniem, iż wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane faksem muszą zostać potwierdzone pisemnie na żądanie drugiej strony. Przekazywanie korespondencji przy pomocy faxu nie dotyczy ofert. 6.10. Termin związania ofertą upływa po 30 dniach od upływu ostatecznego terminu składania ofert. 3
7. Sposób składania ofert, wycofanie ofert, wnoszenie zmian do złożonych ofert. 7.1 Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego przy ul. Tamka 43 w Warszawie, do Zespołu Zamówień Publicznych (piętro 5 poziom 5), w nieprzekraczalnym terminie do dnia 9 marca 2011 r. do godz. 10:00. 7.2. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona niezwłocznie Wykonawcy bez otwierania zgodnie z art. 84 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych. 7.3. Wykonawca powinien umieścić ofertę w przynajmniej dwóch kopertach (opakowaniach) w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ofertą przed upływem terminu otwarcia wyznaczonego na dzień 9 marca 2011 r. do godz. 10:10. 7.4 Koperta zewnętrzna ma być zaadresowana następująco: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina Zespół Zamówień Publicznych ul. Tamka 43, 00-355 Warszawa Oferta w przetargu nieograniczonym na Dostawę sprzętu informatycznego na potrzeby Biblioteki i Czytelni Narodowego Instytutu Fryderyka Chopina Nie otwierać przed dniem 9 marca 2011 r. godz. 10:10 Na kopercie zewnętrznej NIE NALEŻY UMIESZCZAĆ danych wykonawcy 7.5. Koperta wewnętrzna ma być zaadresowana, jak w pkt. 7.4 z podaniem danych Wykonawcy (pełna nazwa oraz dane teleadresowe Wykonawcy). 7.6 Wykonawca może wprowadzać zmiany, poprawki i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający będzie o tym powiadomiony przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych wymagań, jak oferta tj. w dwóch kopertach (wewnętrznej i zewnętrznej) odpowiednio oznakowanych (patrz punkt 7.4, 7.5.) z dopiskiem: ZMIANA. 7.7 Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia - w zamkniętej kopercie zaadresowanej (patrz w pkt. 7.4., 7.5.) z napisem: WYCOFANIE OFERTY. 7.8 Koperty oznaczone napisem,,zmiana lub WYCOFANIE OFERTY będą otwierane w pierwszej kolejności i po stwierdzeniu poprawności postępowania Wykonawcy oraz zgodności ze złożoną ofertą, koperty wewnętrzne ofert wycofanych zostaną zwrócone oferentom bez otwierania. 8. Otwarcie ofert. 8.1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 9 marca 2011 r. o godz. 10:10 w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Tamka 43 sala konferencyjna piętro 1 (poziom +1). 8.2. Otwarcie ofert jest jawne. Wykonawcy powinni uczestniczyć w publicznej sesji otwarcia ofert. W przypadku nieobecności Wykonawcy przy otwarciu ofert, Zamawiający prześle Wykonawcy informację z otwarcia ofert na jego pisemny wniosek. 9. Zawartość oferty: 4
Oferta (wypełniony cały formularz ofertowy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ) musi zawierać (posiadać załączone) następujące dokumenty lub ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem, podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy w obrocie prawnym: 9.1 W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do SIWZ), należy przedłożyć: wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 9.2 W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia; aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt 9.2. 9.3 Dokumenty podmiotów zagranicznych Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert 9.4 Informacja o dokumentach potwierdzających, że oferowane dostawy odpowiadają określonym wymaganiom 9.5 Inne dokumenty: a. Oferta wg formularza stanowiącego załącznik nr 1 do SWIZ; b. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku podmioty występujące wspólnie o dopuszczenie do udziału w postępowaniu ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i/lub do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, a pełnomocnictwo przedstawiają zamawiającemu wraz z ofertą. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału bądź kopii poświadczonej przez notariusza. Wykonawcy ci, występujący wspólnie, będą musieli przed zawarciem umowy na realizację przedmiotu zamówienia mieć uregulowany stan prawny w postaci umowy zawartej pomiędzy nimi, ustalającej zasady ich współpracy, 5
przewidującej ich współdziałanie, sposób odpowiedzialności wraz z jej zakresem, pełnomocnictwa. Umowa taka może być zawarta już na etapie składania ofert i przedłożona zamawiającemu wraz z ofertą. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilka podmiotów (dwa lub więcej) konieczne jest przedłożenie przez każdy z tych podmiotów oddzielnie dokumentów, o których mowa w pkt. 9.2 SIWZ, aby potwierdzić, iż niepodlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1. Pozostałe dokumenty składają podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego w taki sposób, aby potwierdzić, iż wspólnie spełniają warunki udziału w postępowaniu zgodnie z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 9.6 Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów lub złożenie jakiegokolwiek dokumentu w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami niniejszej Specyfikacji (np. kopie nie poświadczone za zgodność z oryginałem lub podpisanie oferty przez osobę nieupoważnioną) spowoduje wykluczenie Wykonawcy lub odrzucenie oferty, jednakże z zachowaniem zasad określonych w art. 26 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych. 9.7 Wykonawca składając ofertę uprawniony jest do zastrzeżenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (art. 8 ust. 3 ustawy), a także innych danych na podstawie odrębnych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, które nie mogą być udostępnione innym uczestnikom postępowania lub innym podmiotom. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy. 9.8 Zastrzeżenie, o którym mowa w pkt 9.7., musi zostać załączone do oferty w formie oświadczenia zawierającego szczegółowy wykaz dokumentów i danych, które nie mogą być udostępniane przez Zamawiającego osobom trzecim. 10. Opis sposobu obliczania ceny oferty. 10.1 Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie w formularzu ofertowym ceny brutto za realizację całego zamówienia, na którą składają się: wartość netto, kwota podatku VAT, wartość brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Stawka podatku VAT jest określana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 10.2 Wszystkie wartości winny być liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 10.3 Wprowadzenie przez Wykonawcę jakichkolwiek zmian w opisie przedmiotu zamówienia określonym przez Zamawiającego jest niedopuszczalne. 10.4 Zamawiający ustala prowadzenie rozliczeń z Wykonawcą wyłącznie w walucie polskiej. W ofercie należy podać wartość w PLN. 11. Ocena ofert 11.1 Zamawiający będzie oceniał i porównywał oferty nie podlegające odrzuceniu, złożone w niniejszym postępowaniu przez Wykonawców nie podlegających wykluczeniu, zgodnie z następującym kryterium cena (C) w zakresie każdego z dwóch zadań oddzielnie: C - cena brutto za realizację całego zamówienia (C) waga kryterium 100% według następującego wzoru: 6
najniższa cena ofertowa brutto C= -------------------------------------------- x 100% cena oferty badanej brutto 11.2 Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów dla każdej z ofert w zakresie każdego zadania oddzielnie. 11.3 Oferta najkorzystniejsza oferta, która otrzymała największą liczbę punktów. 11.4. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - zgodnie z art. 87 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta zostanie poprawiona. 11.5 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy/om, którego/których oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz w niniejszej Specyfikacji i została oceniona jako najkorzystniejsza. 11.6 Zamawiający powiadomi o wynikach postępowania wszystkich Wykonawców. 11.7. Wybranemu Wykonawcy Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy. 12. Środki ochrony prawnej. Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej określone art. 179-198 g ustawy Prawo zamówień publicznych. Zatwierdzam: Kazimierz Monkiewicz p.o. Dyrektora Narodowego Instytutu Fryderyka Chopina Warszawa, dnia 22 lutego 2011 r. Wykaz załączników do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia: 1. Formularz ofertowy załącznik nr 1; 2. Oświadczenie z art. 22 w związku z art. 24 załącznik nr 2; 3. Wykaz usług załącznik nr 3; 4. Wzór umowy załącznik nr 4; 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 5. 7