PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ GIMNAZJUM NR 1 IM. PRYMASA TYSIĄCLECIA W KALISZU Podstawa prawna: Ustawa z dnia 17 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240) oraz standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.Min.Fin. Nr 15, poz. 84)
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych przez Dyrektora Gimnazjum nr 1 im. Prymasa Tysiąclecia w Kaliszu (zwanego dalej Dyrektorem) dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystania środków, gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów: materialnych, finansowych i informatycznych. 3. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczności i efektywności działania, c) wiarygodności sprawozdań d) ochrony zasobów e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania f) efektywności i skuteczności przepływu informacji, g) zarządzania ryzykiem 1. Misja 2 Nasza szkoła partnerem rodziców w wychowaniu mądrych i odpowiedzialnych ludzi Misją określającą główny cel istnienia szkoły jest wspomaganie rozwoju i edukacji młodzieży w warunkach bezpiecznych, przyjaznych i dostosowanych do ich potrzeb rozwojowych.
2. Cele i zadania Szkoła realizuje cele i zadania określone w ustawie z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty oraz w przepisach wydanych na jej podstawie, a w szczególności: - kształci i wychowuje zgodnie z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej i Powszechną Deklaracją Praw Człowieka, Międzynarodową Konwencją Praw Dziecka oraz innymi dokumentami dotyczącymi praw człowieka podpisanymi i ratyfikowanymi przez Rzeczpospolitą Polską. - umożliwia uczniom podtrzymywanie poczucia tożsamości narodowej, etnicznej, językowej i religijnej, a w szczególności naukę języka oraz własnej historii i kultury. - dba o zapewnienie uczniom pełnego rozwoju umysłowego, moralno - emocjonalnego i fizycznego zgodnie z ich potrzebami i możliwościami psychofizycznymi w warunkach poszanowania ich godności osobistej oraz wolności światopoglądowej i wyznaniowej. - umożliwia zdobycie wiedzy i umiejętności niezbędnych do uzyskania świadectwa ukończenia szkoły. - kształtuje środowisko wychowawcze sprzyjające realizowaniu celów i zasad określonych w ustawie poprzez realizację zadań zawartych w programie wychowawczym szkoły i programie profilaktyki, dostosowanym do potrzeb rozwojowych uczniów oraz potrzeb środowiska. - dba o optymalne warunki rozwoju uczniów, przestrzeganie zasad bezpieczeństwa oraz stosuje zasady promocji i ochrony zdrowia w czasie zajęć szkolnych, przerw międzylekcyjnych, a także podczas zajęć pozaszkolnych.
- opracowuje szczegółowe zasady wewnętrznego systemu oceniania zgodnie z odrębnymi przepisami w sprawie zasad oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów. - współpracuje z rodzicami (prawnymi opiekunami) w zakresie nauczania, wychowania i profilaktyki, uwzględniając ich prawo do znajomości zadań szkoły oraz przepisów prawa oświatowego. Zasady współpracy zawarte są w programie wychowawczym szkoły i programie profilaktyki. - organizuje formy opieki i pomocy uczniom, którym z przyczyn rozwojowych, rodzinnych i losowych potrzebna jest pomoc i wsparcie oraz udziela pomocy finansowej w miarę posiadanych środków finansowych. - realizuje indywidualny program lub tok nauczania zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami szczegółowymi. - umożliwia tworzenie wewnątrz rady pedagogicznej zespołów nauczycielskich (przedmiotowych, wychowawczych, problemowo-zadaniowych). - przeprowadza sprawdzian, zgodnie z harmonogramem Centralnej Komisji Egzaminacyjnej. Szkoła realizuje statutowe cele i zadania w ramach zajęć lekcyjnych oraz działalności pozalekcyjnej i pozaszkolnej we współdziałaniu z radą rodziców, organizacjami młodzieżowymi, w tym z samorządem uczniowskim i organizacjami społecznymi. Szkoła umożliwia uczniom rozwój zainteresowań poprzez organizację różnorodnych form pracy lekcyjnej i w miarę możliwości szkoły również pozalekcyjnej, w tym: - organizowanie zajęć i realizowanie przedsięwzięć nastawionych na masowy udział dzieci i młodzieży, takich jak: festyny rekreacyjno sportowe, spotkania z ludźmi kultury i sztuki, zawody sportowe, wycieczki, uczestnictwo w seansach filmowych i teatralnych, gry dydaktyczne, prace użyteczne na rzecz szkoły i
środowiska, uroczystości, obchody szkolne, środowiskowe, regionalne, państwowe, zabawy, dyskoteki i inne, - pracę kół i zespołów zainteresowań zgodnie z potrzebami uczniów, z uwzględnieniem realnych możliwości szkoły w tym zakresie; część zajęć nauczyciele prowadzą w oparciu o art. 42 KN; - pracę indywidualną z uczniami szczególnie uzdolnionymi w jakiejś dziedzinie w formach sprzyjających dalszemu rozwojowi ich predyspozycji i umiejętności; Funkcję wychowawczą szkoła spełnia między innymi poprzez realizację programu wychowawczego szkoły i programu profilaktyki uchwalonego przez radę rodziców w porozumieniu z radą pedagogiczną. Realizacja tego programu jest obowiązkiem wszystkich pracowników szkoły. Szkoła sprawuje indywidualną opiekę nad uczniami poprzez: - wszechstronną indywidualną pomoc uczniom mającym trudności adaptacyjne, z zaburzeniami rozwojowymi, przewlekle chorym, niedostosowanym społecznie i zagrożonym demoralizacją; obowiązki w tym zakresie spełniają wychowawcy klas, nauczyciele, pedagog szkolny, l, dyrektor we współdziałaniu z radą rodziców i specjalistycznymi placówkami oświatowo- wychowawczymi i zdrowotnymi, - organizację nauczania indywidualnego na podstawie orzeczenia o potrzebie indywidualnego nauczania dzieci i młodzieży, których stan zdrowia uniemożliwia lub znacznie utrudnia uczęszczanie do szkoły, wydanego przez zespół orzekający przy publicznych poradniach psychologiczno- pedagogicznych, w tym publicznych poradniach specjalistycznych, 3 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się: 1. poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań), 2. legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi, 3. gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów, 4. celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym, 5. rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. II. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ 4 Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej u zawarte są w poniższych obszarach standardów i odpowiadają poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1. środowisko wewnętrzne
2. cele i zarządzanie ryzykiem 3. mechanizmy kontroli 4. informacja i komunikacja 5. monitorowanie i ocena Środowisko wewnętrzne: 5 a) przestrzeganie wartości etycznych Dyrektor oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Dyrektor Gimnazjum poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość osób zatrudnionych w szkole. Pracownicy Gimnazjum nr 1 są świadomi wartości etycznych przyjętych w placówce, przestrzegają ich przy wykonywaniu powierzonych zadań; prezentują i dbają o wysoki poziom osobistej i zawodowej uczciwości, ściśle przestrzegają wszystkich obowiązujących w szkole przepisów prawnych i procedur; pracownicy są świadomi konsekwencji wynikających z nieetycznego zachowania lub działań niezgodnych z prawem; każdy przypadek nieetycznego zachowania jest poddawany analizie i stanowi podstawę do oceny pracownika, b) kompetencje zawodowe pracownicy szkoły uczestniczą w szkoleniach, dbają o ciągłe rozszerzanie i aktualizowanie wiedzy, rozwijanie umiejętności; znają i przestrzegają obowiązujących przepisów prawa, posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia zawodowego, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone obowiązki a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej;
c) proces rekrutacji prowadzony jest w oparciu o stosowne procedury rekrutacyjne; kryteria naboru odpowiadają opisowi stanowiska, co zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko; prowadzone są okresowe oceny pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, d) struktura organizacyjna struktura organizacyjna gimnazjum jest okresowo przeglądana i dostosowywana do zmieniających się warunków działania, celów i zadań. Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników są określone i umieszczone w aktach osobowych oraz w Regulaminu Organizacyjnego, e) delegowanie uprawnień zakres uprawnień powierzonych pracownikom w odniesieniu do gospodarki finansowej jest określony w udzielonych imiennie upoważnieniach, stosownie do wagi podejmowanych decyzji i związanych z nimi ryzyk; przy powierzaniu uprawnień poszczególnym pracownikom w zakresie gospodarki finansowej lub majątkowej stosuje się zasadę pisemności; przyjęcie uprawnień poświadczone jest podpisem pracownika. 6 Cele i zadania określane są na dany rok przez Dyrektora oraz Radę Pedagogiczną. Każdy cel i zadanie posiada miernik, za pomocą którego można go monitorować, dodatkowo dla każdego celu określono wartość oczekiwaną jaką placówka chce osiągnąć. Celem zarządzania ryzykiem, jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia ustalonych przez Dyrektora celów i obejmuje: - identyfikację ryzyka dyrektor dokonuje identyfikacji ryzyka w odniesieniu do realizowanych celów i zadań; dokonuje także ich kategoryzacji oraz pomiaru;
- analizę ryzyka analiza ryzyka zawiera głównie ocenę ryzyk, oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia danych ryzyk i możliwości ich skutków, a także określenie sposobów zarządzania ryzykiem; - reakcję na ryzyko - dyrektor każdorazowo określa dopuszczalny poziom zdefiniowanych ryzyk oraz podejmuje działania aby zredukować ryzyko do akceptowanego poziomu, określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). 7 1. Czynności/ mechanizmy kontrolne - zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Bez względu na to, czy są wykonywane automatycznie, czy ręcznie, mają różne cele i są stosowane na wszystkich szczeblach i funkcjach w organizacji. 2. Do podstawowych mechanizmów kontroli, należeć będą: 1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 2) nadzór 3) ciągłość działalności 4) ochrona zasobów 5) szczegółowe mechanizmy kontroli dot. operacji finansowych i gospodarczych 6) mechanizmy kontroli dot. systemów informatycznych 3. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być: a) na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń, b) oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów-korzyści,
c) dobrze umiejscowione - punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od celów organizacji, d) elastyczne - kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne, e) odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom szkoły i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej; muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane, f) spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki, g) zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny. 8 Informacja i komunikacja - należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób. 1. Wszyscy pracownicy szkoły posiadają dostęp do bieżących informacji niezbędnych do wykonywania ich obowiązków. 2. Każdy pracownik placówki ma zapewniony dostęp, w odpowiedniej formie i czasie do właściwych oraz rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji zadań na danym stanowisku pracy. 3. Ustalenia niezbędne do realizacji bieżących zadań między poszczególnymi stanowiskami pracy przekazywane są w formie ustnej przez Dyrektora lub inne upoważnione przez Dyrektora osoby. 4. W szkole funkcjonują sprawdzone mechanizmy wymiany ważnych informacji z osobami i podmiotami, które mają wpływ na realizację celów. 5. Z innymi podmiotami mającymi wpływ na realizację celów Szkoły tj. Urząd Miasta Kalisza, Kuratorium Oświaty w Poznaniu itp. Dyrektor oraz inne
upoważnione osoby kontaktują się za pomocą następujących narzędzi: pisma, e- maile, rozmowa telefoniczna oraz rozmowa bezpośrednia. 6. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna. 7. Przekazywanie informacji (komunikacja) w Gimnazjum nr 1 im. Prymasa Tysiąclecia w Kaliszu umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością. 9 1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie. 2. System kontroli zarządczej w placówce monitorowany jest w sposób ciągły przez Dyrektora placówki oraz inne osoby upoważnione. 3. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów. 4. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane. 5. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez pracowników, której wyniki winny zostać udokumentowane. III Postanowienia końcowe 10 Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień. 11 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 28.05.2010 r.