REGULAMIN STRONY www.dialog4projects.eu TEKST JEDNOLITY wprowadzony Aneksem nr 1 - sporządzonym w dniu 24 maja 2018 r. w Warszawie, obowiązujący od dnia 25 maja 2018 roku: REGULAMIN STRONY www.dialog4projects.eu ( Regulamin") I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejszy Regulamin określa zasady przystąpienia do i uczestnictwa w procesie rekrutacyjnym w ramach projektu pt. Zwiększenie uczestnictwa instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz (SBŁ) w programach B+R finansowanych przez UE", w ramach którego spośród polskich naukowców zostaną wyłonieni uczestnicy warsztatów w zagranicznych w ośrodkach naukowych w Finlandii i Hiszpanii i in. (dalej: Projekt"). 2. Organizatorem Projektu jest Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS, z siedzibą przy ul. Pawińskiego 5A, wpisana do rejestru stowarzyszeń przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000168243, nr NIP 5262740203, adres e-mail: info@technologypartners.pl, zwana dalej Organizatorem". 3. Projekt realizowany jest w ramach działalności statutowej Organizatora, a finansowany jest przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach programu DIALOG. 4. Projekt realizowany przy wykorzystaniu serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.dialog4projects.eu (zwanego dalej Stroną internetową Projektu"), którego właścicielem jest Organizator. 5. Projekt jest realizowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i Unii Europejskiej. 6. Tekst Regulaminu Projektu dostępny będzie do wglądu przez cały czas jego trwania w siedzibie Organizatora oraz na Stronie internetowej Projektu. 7. Projekt prowadzony będzie nie krócej niż do końca 2018 roku. II CEL PROJEKTU Celem Projektu jest zwiększenie uczestnictwa instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz (SBŁ) w programach B+R finansowanych przez UE poprzez organizację warsztatów naukowych w zagranicznych 1
ośrodkach naukowych, m.in. w Finlandii i Hiszpanii. Uczestnikami warsztatów będą zarówno naukowcy z Polski, jak i z instytutów, będących gospodarzami warsztatów. III WARSZTATY ORGANIZOWANE W RAMACH PROJEKTU 1. Szczegółowe informacje w zakresie poszczególnych warsztatów organizowanych w ramach Projektu (dalej: Warsztaty") Organizator zamieszcza na Stronie internetowej Projektu. Informacje te w szczególności obejmować będą: program warsztatów, wskazanie prelegentów, miejsca i terminu organizacji, warunki wyjazdu i zakwaterowania. Organizator wskazuje również liczbę miejsc dostępnych dla Uczestników Warsztatów oraz termin, do którego muszą zgłaszać się Uczestnicy, którzy wezmą udział w poszczególnych Warsztatach. 2. Organizator pokrywa koszty udziału i pobytu Uczestnika zakwalifikowanego do udziału w danym Warsztacie zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu. Powyższe następuje zgodnie z przepisami prawa podatkowego. IV UCZESTNICY WARSZTATÓW W warsztatach organizowanych w ramach Projektu mogą uczestniczyć wyłącznie pełnoletnie osoby fizyczne, posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, zamieszkałe na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, zajmujące się czynnie działalnością naukową w instytutach naukowych działających na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i które spełnią warunki uczestnictwa określone w niniejszym Regulaminie (dalej: Uczestnik", Uczestnicy"). V REJESTRACJA UDZIAŁU W WARSZTATACH 1. Do udziału w warsztatach zgłosić się może każda osoba, wymieniona w punkcie IV Regulaminu, zwana dalej Uczestnikiem", która zarejestruje się na Stronie internetowej Projektu www.dialog4projects.eu poprzez prawidłowe i kompletne wypełnienie formularza rejestracyjnego, zawierającego w szczególności następujące dane: 1.1. dane Uczestnika: imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu, 1.2. dane dotyczące działalności naukowej Uczestnika: obszary kompetencji oraz krótka notka biograficzna (do 500 znaków), 1.3. dane adresowe instytutu naukowego zatrudniającego Uczestnika, 1.4. złożenie oświadczenia, potwierdzającego, że Uczestnik jest pełnoletni, 1.5. złożenie oświadczenia, że podane przez Uczestnika przy rejestracji dane i informacje są dokładne, kompletne i zgodne z prawdą i nie naruszają żadnych praw osób trzecich, 1.6. złożenie oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Regulaminu i zobowiązaniu się do przestrzegania określonych w Regulaminie zasad, 1.7. wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na cele związane z Projektem, w brzmieniu określonym przez Organizatora, 1.8. złożenie oświadczenia, że podanie danych i informacji dotyczących działalności naukowej i 2
instytutu naukowego Uczestnika nie wymagają zgody placówki naukowej Uczestnika i że takie dane i informacje nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa placówki naukowej Uczestnika lub innych osób trzecich, 1.9. FAKUTLATYWNIE wyrażenie zgody na udostępnienie i rozpowszechnianie profilu Uczestnika oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika zawartych w profilu Uczestnika - wszystkim zarejestrowanym użytkownikom Strony internetowej Projektu (którzy udzieli też takie zgody) w celach dotyczących wymiany informacji i dyskusji w zakresie działalności naukowej Uczestnika, w tym na otrzymywanie komunikacji e-mail od innych Uczestników przez okres trwania Projektu, 1.10. FAKULTATYWNIE wyrażenie zgody na przetwarzanie imienia i nazwiska Uczestnika w celu opublikowania na Stronie internetowej Projektu w przypadku zakwalifikowania Uczestnika do udziału w poszczególnych Warsztatach, 1.11. FAKULTATYWNIE udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w postaci swojego wizerunku utrwalonego na zdjęciach, video lub innych nośnikach w trakcie uczestnictwa w Warsztatach oraz udzielenie zezwolenia na rozpowszechnianie takiego wizerunku na Stronie internetowej Projektu. 2. Formularz rejestracyjny jest udostępniony na Stronie Internetowej Projektu. 3. Brak udzielenia zgód i oświadczeń wskazanych w formularzu rejestracyjnym uniemożliwia udział w Warsztatach oraz zakładanie profilu przez danego Uczestnika. Powyższe nie dotyczy zgód, o których mowa w punkcie 1, podpunktu 1.9, 1.10 oraz 1.11 powyżej które udzielane są fakultatywnie przez Uczestnika. 3. Formularze rejestracyjne niekompletne lub nieprawidłowe uniemożliwiają udział w Warsztatach. 4. Każdy Uczestnik może dokonać rejestracji tylko jeden raz. 5. Akceptacja rejestracji do Warsztatów zostanie potwierdzona wysłaniem na podany przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym adres e-mail wiadomości zawierającej link aktywacyjny oraz login Uczestnika. Loginem Uczestnika jest adres e -mail wskazany w formularzu rejestracyjnym. Uczestnik samodzielnie ustala hasło na etapie dokonywania rejestracji do Projektu. Wszelkie działania podjęte z wykorzystaniem loginu i hasła Uczestnika, w tym aktualizacja danych Uczestnika, traktowane są jako działania Uczestnika. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za ujawnienie hasła podmiotom trzecim. 6. Po rejestracji Uczestnika na stronie internetowej Projektu zostanie utworzony profil Uczestnika. 7. Uczestnik zobowiązuje się do aktualizacji swoich danych za pomocą formularza aktualizacyjnego dostępnego na Stronie internetowej Projektu w trakcie trwania Projektu, zgodnie ze stanem rzeczywistym. Uczestnik powinien wypełnić formularz aktualizacyjny najpóźniej w terminie 14 dni od daty zaistnienia zmiany. 8. Organizator ma prawo zweryfikować prawdziwość danych podanych przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym lub aktualizacyjnym i zażądać od Uczestnika dostarczenia w tym celu dodatkowych danych. W przypadku podania przez Uczestnika nieprawdziwych danych Organizator ma prawo odmówić Uczestnikowi udziału w Warsztatach. VI ZASADY WYŁANIANIA UCZESTNIKÓW WARSZTATÓW 1. Wyłonienia Uczestników, którzy wezmą udział w poszczególnych Warsztatach - dokona komisja selekcyjna (zwana dalej Komisją") powołana w co najmniej trzyosobowym składzie przez Organizatora i w skład której wchodzić będą jego przedstawiciele. 3
2. Organizator ma prawo odwołać członka Komisji lub wyznaczyć dla niego zastępstwo, jeżeli z uzasadnionych powodów członek Komisji nie może sprawować swoich funkcji. 3. Zadaniem Komisji będzie: a. nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu rejestracji Uczestników, b. dokonywanie przeglądu profili Uczestników, c. wyłonienie Uczestników, którzy wezmą udział w poszczególnych Warsztatach. 4. Kryteriami selekcji, którymi będzie kierować się Komisja przy wyborze Uczestników, którzy wezmą udział w Warsztatach będą: dorobek naukowy Uczestnika, obszary kompetencji Uczestnika oraz stopień zainteresowania pozostałych Uczestników współpracą z danym Uczestnikiem. 5. Wyłonienie Uczestników nastąpi spośród wszystkich Uczestników, którzy spełnili warunki określone w Regulaminie. Każdorazowo Komisja wyłaniać będzie listę rezerwową obejmującą dodatkowo 5 Uczestników, mogących zastąpić Uczestników zakwalifikowanych, którzy zrezygnują z udziału. 6. Każdorazowo, w dniu w którym nastąpi wyłonienie Uczestników, którzy wezmą udział w poszczególnych Warsztatach, Organizator zamieści na Stronie internetowej Projektu listę Uczestników zakwalifikowanych do udziału w poszczególnych Warsztatach. Przedmiotowa lista nie będzie zawierać Uczestników rezerwowych. VII ZASADY POWIADAMIANIA UCZESTNIKÓW O ZAKWALIFIKOWANIU SIĘ DO UDZIAŁU W WARSZTATACH 1. Uczestnicy, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w poszczególnych Warsztatach zostaną o tym powiadomieni przez Organizatora pocztą elektroniczną poprzez wysłanie tej informacji na adres e- mail podany przez Uczestnika przy rejestracji w terminie do 2 dni roboczych od dnia wyłonienia Uczestników, którzy wezmą udział w poszczególnych Warsztatach. 2. W terminie 3 dni roboczych od otrzymania wiadomości od Organizatora, o której mowa w ust. 1 powyżej Uczestnik powinien wystosować do Organizatora wiadomość zwrotną że akceptuje udział w Warsztatach. 3. Jeżeli Uczestnik zakwalifikowany do udziału w poszczególnych Warsztatach rezygnuje z udziału, nie VIII zaakceptuje udziału zgodnie z ust. 2 powyżej lub po dokonaniu jego kwalifikacji wystąpią okoliczności potwierdzające, że nie spełnia on warunków uczestnictwa określonych w niniejszym Regulaminie udział w Warsztatach przypada Uczestnikowi, który pierwszy znajduje się na liście rezerwowej sporządzonej przez Komisję zgodnie z punktem VI ust. 5 powyżej PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH 1. Dane osobowe osób fizycznych przetwarzane są wyłącznie w ramach i na potrzeby organizacji i przeprowadzenia Projektu pt. Zwiększenie uczestnictwa instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz (SBŁ) w programach B+R finansowanych przez UE" - zgodnie z wymogami w zakresie przetwarzania i zabezpieczenia danych, które zostały określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1)( RODO ), jak również zgodnie z wszelkimi innymi obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych. 2. Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS, z siedzibą przy ul. Pawińskiego 5A, wpisana do rejestru stowarzyszeń przez Sąd Rejonowy dla m.st. 4
Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000168243, nr NIP 5262740203 jest Administratorem danych osobowych. 3. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby fizycznej. 4. Danymi osobowymi osób fizycznych, które są przetwarzane w Projekcie są dane, które podane są na formularzu rejestracyjnym. Osoba fizyczna wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w brzmieniu określonym na formularzu rejestracyjnym. 5. Dane osobowe osób fizycznych przetwarzane są przez okres niezbędny do przeprowadzenia Projektu, w tym przechowywane będą przez okres wynikający z przepisów podatkowych w związku z rozliczaniem udziału w Warsztatach w Projekcie. 6. Udział w Projekcie i tym samym podanie danych osobowych jest dobrowolne jednakże podanie danych osobowych jest niezbędne do wzięcia udziału w Projekcie, niezbędne do rozstrzygnięcia Projektu, ewentualnego udziału w Warsztatach oferowanych w Projekcie oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji związanych z Projektem, jak również na potrzeby prowadzenia sprawozdawczości księgowej i podatkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w tym zakresie. Każda osoba fizyczna ma prawo wglądu do treści swoich danych osobowych i ich poprawiania lub zmieniania czy sprostowania, a także prawo do zażądania ich usunięcia ograniczenia ich przetwarzania, zgłoszenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, żądania ich przeniesienia, a także do cofnięcia zgody na ich przetwarzania w dowolnym momencie bez wpływy na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Powyższe uprawnienia mogą być realizowane poprzez wysłanie email na adres dialog@technologypartners.pl. 7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych każdej osobie fizycznej przysługuje skarga do organu nadzorczego. 8. Administrator danych osobowych powierza przetwarzanie danych osobowych podmiotom współpracującym w zakresie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia Projektu zgodnie z przepisami RODO (art. 28). 9. Osoba fizyczna może też FAKULTATYWNIE udzielić zgody na przetwarzanie przez Organizatora jej danych osobowych obejmujących: a. udostępnienie i rozpowszechnianie profilu Uczestnika wszystkim zarejestrowanym użytkownikom Strony internetowej Projektu, w tym na otrzymywanie komunikacji e-mail od innych Uczestników; b. opublikowanie imienia i nazwiska Uczestnika na Stronie internetowej Projektu w przypadku zakwalifikowania Uczestnika do udziału w poszczególnych Warsztatach; c. jej wizerunek utrwalony na zdjęciach, video lub innych nośnikach w trakcie uczestnictwa w Warsztatach - przez Organizatora. w celu rozpowszechniania na Stronie internetowej Projektu (w tym niezbędne jest równoczesne udzielenie zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku); Podstawą przetwarzania danych jest udzielenie stosownych zgód. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, osoba fizyczna mam prawo wglądu do treści swoich danych osobowych i ich poprawiania lub zmieniania czy sprostowania, a także prawo do zażądania ich usunięcia ograniczenia ich przetwarzania, zgłoszenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, żądania ich przeniesienia, a także do cofnięcia zgody na ich przetwarzania w dowolnym momencie bez wpływy na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Powyższe uprawnienia mogą być realizowane poprzez wysłanie email na adres dialog@technologypartners.pl. Ponadto w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje osobie fizycznej skarga do organu nadzorczego. Administrator danych osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie realizacji Projektu
z zgodnie z zgodnie z przepisami RODO (art. 28). Dane osobowe przetwarzane są przez okres trwania Projektu a następnie zniszczone. IX WYMAGANIA TECHNICZNE, ZAGROŻENIA ZWIĄZANE Z KORZYSTANIEM Z SIECI INTERNET 1. Dla współpracy z systemem informatycznym, którym posługuje się Organizator i dla możliwości prawidłowego korzystania z usług, Uczestnik musi spełnić co najmniej poniższe wymagania techniczne: dysponować komputerem osobistym lub innym kompatybilnym urządzeniem; mieć dostęp do sieci Internet; posiadać konto e-mail; posiadać dostęp do witryn www i poprawnie skonfigurowaną przeglądarkę WWW. 2. Niespełnienie przez Uczestnika wymagań technicznych wskazanych w ust. 1 powyżej (w szczególności odmienna lub niekompletna konfiguracja sprzętu komputerowego lub oprogramowania) może prowadzić do braku możliwości korzystania z przedmiotowych usług. 3. Korzystanie przez Uczestnika z usług świadczonych na podstawie Regulaminu nie wiąże się dla Uczestnika ze szczególnymi zagrożeniami związanymi z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną, poza tymi, które powszechnie występują przy korzystaniu z publicznej sieci teleinformatycznej. X REZYGNACJA Z UDZIAŁU W WARSZTATACH Zarejestrowany Uczestnik może w każdym czasie zrezygnować z udziału w Warsztatach. W tym celu p o w i n i e n w y s ł a ć o ś w i a d c z e n i e o r e z y g n a c j i z u d z i a ł u p i s z ą c n a a d r e s e m a i l : dialog@technologypartners.pl. XI.ZASADY POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO 1. Wszelkie reklamacje dotyczące Projektu powinny być zgłaszane przez Uczestnika na piśmie na adres siedziby Organizatora lub w formie elektronicznej na adres e-mail: dialog@technologypartners.pl. Każdemu Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia reklamacji związanej z Projektem począwszy od dnia, w którym przeprowadzany jest Projekt do dnia 2 lutego 2019 r. (decyduje data stempla pocztowego). 2. Każda reklamacja powinna zawierać: imię, nazwisko, adres osoby składającej reklamację, numer telefonu oraz adres e-mail, umożliwiające kontakt z osobą składającą reklamację, jak również dokładny opis i powód reklamacji. 3. Rozpatrzenie reklamacji i wysłanie powiadomienia do Uczestnika o decyzji Organizatora listem poleconym wysłanym na adres podany w reklamacji, następuje w terminie 7 dni od daty otrzymania reklamacji, jednak nie później niż do dnia 18 lutego 2019r. Organizator rozpatrując reklamacje stosuje się do postanowień niniejszego Regulaminu. 4. Niezależnie od postępowania reklamacyjnego Uczestnikowi Projektu przysługuje prawo do dochodzenia swoich praw na drodze postępowania sądowego, przed sądami powszechnymi. XII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Jeżeli inaczej nie wskazano w niniejszym Regulaminie, Uczestnik może się komunikować z Organizatorem drogą elektroniczną za pośrednictwem adresu e-mail: dialog@technologypartners.pl.
2. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisu powszechnie obowiązującego prawa polskiego. 3. Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonania zobowiązań związanych z Projektem będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny.