Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Zarządzenie nr 4/12 Głównego Inspektora Pracy z dnia 10 kwietnia 2012 r. w sprawie zasad i trybu prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy Na podstawie 2 ust. 2 Statutu Państwowej Inspekcji Pracy, stanowiącego załącznik do zarządzenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 sierpnia 2007 r. w sprawie nadania statutu Państwowej Inspekcji Pracy (M. P. Nr 58, poz. 657, z późn. zm. 1 ) oraz art.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z póź. zm. ), zarządza się co następuje: Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Użyte w niniejszym zarządzeniu określenia oznaczają: 1) Jednostka Państwowej Inspekcji Pracy - Główny Inspektorat Pracy/ okręgowy inspektorat pracy/ Ośrodek Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu; 2) Kierownik Zamawiającego - Głównego Inspektora Pracy/zastępcę głównego inspektora pracy, gdy zamówienia publicznego udziela Główny Inspektorat Pracy, okręgowego inspektora pracy/zastępcę okręgowego inspektora pracy, gdy zamówienia publicznego udziela okręgowy inspektorat pracy lub dyrektora/zastępcę dyrektora Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu, gdy zamówienia udziela ten Ośrodek; 3) Komisja komisja przetargowa; 4) Prezes UZP Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych; 5) Przyjmujący wniosek komórka odpowiedzialna za realizację zamówień publicznych zgodnie z regulaminem organizacyjnym obowiązującym w jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy; 6) Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego postępowania, do których odnoszą się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych; 7) Regulamin organizacyjny norma określająca strukturę organizacyjną i podział kompetencji w jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy; 1 Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w M.P. z 2009 r. Nr 8, poz. 76 oraz z 2011 r. Nr 2, poz. 19 i Nr 83,poz. 851. 1

8) Siwz specyfikacja istotnych warunków zamówienia; 9) Tryb podstawowy przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony; 10) Ustawa ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z póź. zm.); 11) Wartość zamówienia całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez wnioskodawcę z należytą starannością w oparciu o odpowiednie przepisy ustawy; 12) Wnioskodawca komórkę właściwą do złożenia wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 13) Wykonawca osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; 14) Zamawiający - Główny Inspektorat Pracy (GIP)/ okręgowy inspektorat pracy (OIP)/ Ośrodek Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu (OSPIP). 2. 1. Jednostki Państwowej Inspekcji Pracy udzielają zamówień publicznych, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, związane z ich działalnością oraz funkcjonowaniem do wysokości kwot określonych w planie finansowym danej jednostki. 2. Zamówienia publiczne, których wartość jest równa lub przekracza kwotę określoną w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Państwowej Inspekcji Pracy udzielane są na zasadach i w trybie określonym przepisami ustawy, z uwzględnieniem postanowień niniejszego zarządzenia. 3. Do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do umów zawieranych w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. 4. Reprezentację jednostek Państwowej Inspekcji Pracy przy dokonywaniu czynności cywilnoprawnych, w tym przy zawieraniu umów oraz trybu odbioru dostaw, usług i robót budowlanych objętych umową regulują odrębne przepisy. 3. 1. Do złożenia wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego uprawniony jest w: 1) Głównym Inspektoracie Pracy kierownik komórki organizacyjnej GIP, do którego merytorycznego zakresu zadań należy przedmiot umowy; 2) okręgowych inspektoratach pracy kierownik samodzielnej komórki organizacyjnej OIP, do którego merytorycznego zakresu zadań należy przedmiot umowy; 3) Ośrodku Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy kierownik samodzielnej komórki organizacyjnej OSPIP, do którego merytorycznego zakresu zadań należy przedmiot umowy. 2

2. Wnioskodawca, o którym mowa w ust. 1 odpowiedzialny jest za szczegółowe uzasadnienie celowości udzielenia zamówienia oraz za prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia i określenie przedmiotu zamówienia w sposób zapewniający najlepsze zaspokojenie potrzeb jednostki Państwowej Inspekcji Pracy. 3. Przedmiot zamówienia, opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, zgodnie z przepisami ustawy. Zabronione jest dzielenie zamówień lub zaniżanie ich wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. 4. Departament Organizacyjny w Głównym Inspektoracie Pracy/komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację zamówień publicznych w pozostałych jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy sporządza na podstawie informacji uzyskanych od innych komórek organizacyjnych do końca stycznia każdego roku harmonogram postępowań, których wartość jest równa lub przekracza kwotę określoną w art. 4 pkt 8 ustawy. Harmonogram zatwierdzany jest przez kierownika zamawiającego. 5. W jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy prowadzony jest, w komórce odpowiedzialnej za realizację zamówień publicznych, systematycznie rejestr prowadzonych postępowań, o których mowa w ust. 4 zawierający, co najmniej następujące informacje: 1) nazwę postępowania; 2) tryb postępowania; 3) rodzaj zamówienia publicznego (usługa/dostawa/robota budowlana); 4) datę powołania komisji przetargowej (jeżeli dotyczy); 5) datę zatwierdzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 6) datę ogłoszenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz numer ogłoszenia (wysłanie ogłoszenia/publikacja ogłoszenia lub wysłanie zaproszenia); 7) datę złożenia i otwarcia ofert/wniosków; 8) datę zatwierdzenia wyboru najkorzystniejszej oferty lub datę unieważnienia postępowania; 9) datę ogłoszenia o udzieleniu zamówienia i jego numer; 10) datę zawarcia umowy, wskazanie wykonawcy, z którym umowa została zawarta, wartość umowy netto i brutto; 11) termin wykonania umowy; 12) informacje dodatkowe (ilość złożonych ofert lub wniosków, liczbę wykluczonych wykonawców, liczbę odrzuconych ofert, liczbę odwołań). 6. Wnioskodawca odpowiada za planowanie rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z takim wyprzedzeniem, aby długotrwałość postępowania nie była przeszkodą w terminowej realizacji zadań, zastosowania podstawowego trybu oraz wydatkowanie przeznaczonych na nie środków publicznych w tym roku budżetowym, na który wydatki te zostały zaplanowane. 3

7. Kierownik zamawiającego zobowiązany jest do przygotowania i wprowadzenia do stosowania wzoru wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawierających wszystkie wymagane niniejszym zarządzeniem informacje. 8. Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawierać musi w szczególności: 1) opis przedmiotu zamówienia; 2) oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia (wraz ze wskazaniem metodologii jego wykonania); 3) termin wykonania zamówienia; 4) imiona i nazwiska osób z ramienia wnioskodawcy, które należy powołać w skład komisji przetargowej; 5) wskazanie w przypadku dostaw jakie produkty spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia; a w przypadku usług/robót budowlanych ile podmiotów może wykonać przedmiot zamówienia; 6) wskazanie, czy osoby wykonujące przedmiot zamówienia muszą legitymować się określonymi kwalifikacjami (ze wskazaniem tych kwalifikacji); 7) wskazanie, czy wykonawca musi posiadać koncesje, zezwolenia lub licencje (ze wskazaniem tych dokumentów); 8) w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki uzasadnienie formalnoprawne i faktyczne zastosowania tego trybu postępowania; 9) zabezpieczenie środków finansowych. 9. Wnioskodawca przekazuje wniosek wraz ze zgodą kierownika zamawiającego na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Głównym Inspektoracie Pracy do Departamentu Organizacyjnego, a w przypadku pozostałych jednostek Państwowej Inspekcji Pracy do zastępcy kierownika zamawiającego, w którego pionie prowadzona jest obsługa zamówień publicznych. 4. Dyrektor Departamentu Organizacyjnego w Głównym Inspektoracie Pracy/kierownik komórki odpowiedzialnej za realizację zamówień publicznych w pozostałych jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy przedkłada kierownikowi tej jednostki propozycję wyboru trybu postępowania, w którym postępowanie może być przeprowadzone wraz ze szczegółowym uzasadnieniem. Propozycja przeprowadzenia postępowania w trybie podstawowym nie wymaga uzasadnienia. 5. 1. Jeżeli zastosowanie trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymaga zawiadomienia Prezesa UZP, przyjmujący wniosek w porozumieniu z wnioskodawcą przygotowuje zawiadomienie w tej sprawie. 4

2. Wnioskodawca jest odpowiedzialny za kompletność i rzetelność sporządzonego uzasadnienia zawiadomienia, a kierujący komórką organizacyjną przyjmującą wniosek za formalnoprawną zgodność zawiadomienia z ustawą. 3. Zawiadomienie do Prezesa UZP podpisuje kierownik zamawiającego. 6. 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego sporządza się: 1) protokół zgodnie z przepisami w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 2) protokoły z posiedzeń komisji, z zastrzeżeniem postanowień ust. 4. 2. Członkowie komisji zobowiązani są do podpisywania protokołów, o których mowa w ust. 1, jeżeli brali udział w posiedzeniu komisji. 3. Kierownik zamawiającego zatwierdza protokoły, o których mowa w ust. 1 albo odmawia ich zatwierdzenia. 4. Nie wymaga sporządzenia protokołu posiedzenie komisji dotyczące ustalenia treści odpowiedzi na pytania wykonawców lub wprowadzenia zmian do siwz, o ile powyższe nie powoduje istotnej zmiany przedmiotu zamówienia. Do akceptacji treści powyższych pism uprawniony jest kierownik zamawiającego, a w przypadku Państwowej Inspekcji Pracy Głównego Inspektoratu Pracy - Dyrektor/Zastępca Dyrektora Departamentu Organizacyjnego. 7. 1. Projekt umowy załączany do siwz może zostać przygotowany przez: radcę prawnego, pracownika wnioskodawcy, pracownika Departamentu Organizacyjnego w Głównym Inspektoracie Pracy lub pracownika zajmującego stanowisko ds. zamówień publicznych w pozostałych jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy. 2. Projekt umowy wymaga podpisania przez poniżej wskazane osoby w następującej kolejności: 1) osobę sporządzającą projekt umowy, jeżeli jest to inna osoba niż wskazana w pkt 2-5; 2) wnioskodawcę, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że: a) projekt umowy jest adekwatny do rzeczywistych potrzeb i należycie zabezpiecza interesy jednostki Państwowej Inspekcji Pracy, a obowiązki drugiej strony opisane zostały w sposób zapewniający osiągniecie zamierzonych przez jednostkę celów umowy; b) dokonana została z wynikiem pozytywnym merytoryczna ocena projektu umowy z uwzględnieniem kryterium celowości, rzetelności i gospodarności oraz przewidywanych ryzyk; c) przedmiot umowy jest zgodny z przedmiotem zamówienia; 3) administratora bezpieczeństwa informacji, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że interes jednostki Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie bezpieczeństwa informacji został w umowie należycie zabezpieczony; 4) radcę prawnego, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że: 5

a) właściwa jest reprezentacja stron umowy; b) zawarte w umowie regulacje w zakresie: sankcjonowania wykonawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (np. rękojmia, gwarancja, kary umowne), wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy są prawidłowe pod względem formalnoprawnym; c) prawidłowo określono tryb rozwiązywania sporów umownych; d) prawidłowo uregulowano zapisy dotyczące przejęcia przez jednostkę Państwowej Inspekcji Pracy praw autorskich (jeżeli dotyczy); e) umowa jest poprawna pod względem formalnoprawnym; 5) osobę, której powierzono obowiązki głównego księgowego, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że projekt umowy został zaopiniowany pozytywnie pod względem finansowym i jest zgodny z przepisami dotyczącymi gospodarki finansowej, a w szczególności o finansach publicznych. Za uzyskanie podpisów, o których mowa w ust. 2 odpowiada członek komisji wskazany przez przewodniczącego komisji. 3. Zmiany wprowadzane do wzoru umowy muszą być zawsze parafowane przez radcę prawnego i osobę wskazaną w ust. 2 w przypadku wprowadzania zmian, które dotyczą zakresu jej odpowiedzialności. 4. Dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest przechowywana przez komórki organizacyjne przyjmujące wniosek o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia. 5. Umowa do podpisania przygotowywana jest przez osobę, która przygotowała wzór umowy. W uzasadnionych przypadkach przygotowanie umowy do podpisania może zostać powierzone innej osobie, niż wskazana w zdaniu poprzedzającym. Osoba przygotowująca umowę do podpisania zobowiązana jest do wprowadzenia do umowy wszystkich zmian wprowadzonych do wzoru umowy w trakcie trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Umowa zawierana po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest przedkładana do podpisu osobom umocowanym do jej zawarcia ze strony jednostki Państwowej Inspekcji Pracy i wymaga podpisania przez poniżej wskazane osoby: 1) osobę sporządzającą umowę, jeżeli jest to inna osoba, niż wskazana w pkt 2-5, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że umowa jest zgodna z projektem umowy i ofertą uznaną za najkorzystniejszą w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; 2) wnioskodawcę, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że: a) umowa jest adekwatna do rzeczywistych potrzeb i należycie zabezpiecza interesy jednostki Państwowej Inspekcji Pracy, a obowiązki drugiej strony opisane zostały w sposób zapewniający osiągniecie zamierzonych celów umowy; b) dokonana została z wynikiem pozytywnym merytoryczna ocena umowy z uwzględnieniem kryterium celowości, rzetelności i gospodarności oraz przewidywanych ryzyk; 6

c) przedmiot umowy jest zgodny z przedmiotem zamówienia; 3) administratora bezpieczeństwa informacji, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że interes jednostki Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie bezpieczeństwa informacji został w umowie należycie zabezpieczony; 4) radcę prawnego, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że: a) właściwa jest reprezentacja stron umowy; b) zawarte w umowie regulacje w zakresie sankcjonowania wykonawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (np. rękojmia, gwarancja, kary umowne) są prawidłowe pod względem formalnoprawnym; c) prawidłowo określono tryb rozwiązywania sporów umownych; d) prawidłowo uregulowano zapisy dotyczące przejęcia przez jednostkę Państwowej Inspekcji Pracy praw autorskich (jeżeli dotyczy); e) umowa jest poprawna pod względem formalnoprawnym; 5) osobę, której powierzono obowiązki głównego księgowego, którego podpis bez zastrzeżeń oznacza, że umowa została zaopiniowana pozytywnie pod względem finansowym i jest zgodna z przepisami dotyczącymi gospodarki finansowej, a w szczególności o finansach publicznych. 7. W jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy umowy zawiera się w co najmniej 3 egzemplarzach, w tym dwa pozostają w tych jednostkach, a jeden przekazywany jest wykonawcy. 8. Wnioskodawca odpowiada za realizację i rozliczenie zawartej umowy. Dokumentacja dotycząca realizacji umowy jest przechowywana przez wnioskodawcę. 9. Wprowadzenie zmian do zawartej umowy możliwe jest tylko w przypadkach określonych w ustawie. Postanowienia ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio do zawieranych aneksów do umów. 10. Wadium na poczet zabezpieczenia warunkującego dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wniesione w pieniądzu przelewem na konto bankowe wskazane w siwz, przyjmuje komórka organizacyjna właściwa ds. finansowo-księgowych, a wniesione w innej formie komisja. Na pisemną prośbę przewodniczącego komisji komórka ds. finansowo-księgowych potwierdza datę zarachowania wadium wniesionego w pieniądzu na koncie bankowym. W przypadku konieczności ustalenia godziny zarachowania ww. kwoty na rachunku bankowym komórka odpowiedzialna za prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w porozumieniu z komórką ds. finansowo-księgowych występuje do banku z prośbą o ustalenie powyższego. 11. Na pisemne zgłoszenie komórki odpowiedzialnej za prowadzenie zamówień publicznych: 1) komórka organizacyjna właściwa ds. finansowo-księgowych zwraca wadium wniesione w pieniądzu wykonawcy; 2) komórka organizacyjna właściwa ds. finansowo-księgowych przeksięgowuje wadium wniesione w pieniądzu na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wadium wniesione w innej postaci niż wskazana w ust. 11 pkt 1 zwracane jest wykonawcom przez komórkę organizacyjną odpowiedzialną za prowadzenie zamówień publicznych. 7

12. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w pieniądzu, wniesione przelewem na konto bankowe wskazane w siwz, przyjmowane jest przez komórkę ds. finansowo-księgowych, wniesione w innej formie przez pracownika zajmującego stanowisko ds. zamówień publicznych obecnego przy podpisaniu umowy, który przekazuje niezwłocznie dokument potwierdzający wniesienie zabezpieczenia należytego zabezpieczenia umowy do komórki ds. finansowoksięgowych. Komórka organizacyjna właściwa ds. finansowo-księgowych dokonuje zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy po upływie okresu wskazanego w zawartej umowie, chyba że do upływu ww. okresu komórka organizacyjna merytorycznie odpowiedzialna za realizację zamówienia lub radca prawny poinformuje ją pisemnie o konieczności zatrzymania zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 13. Komórka odpowiedzialna za realizację zamówień publicznych oryginały zawartych umów przekazuje do: 1) komórki ds. finansowo-księgowych; 2) komórki wnioskującej o udzielenie zamówienia publicznego. Kopia umowy przechowywana jest w dokumentacji przetargowej. Rozdział 2 Komisja przetargowa 8. 1. Kierownik zamawiającego powołuje komisję do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określając organizację, skład oraz zakres obowiązków członków komisji, mając na celu zapewnienie: 1) sprawności jej działania; 2) indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności przy jednoczesnym uwzględnieniu rozdziału kompetencji i zasad odpowiedzialności wynikających z regulaminu organizacyjnego; 3) przejrzystości jej prac. 2. Komisja jest powoływana w jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy w zależności od wartości zamówienia, określonego przez Prezesa Rady Ministrów w odrębnych przepisach obligatoryjnie lub fakultatywnie. 9. 1. Komisja jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do wykonywania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, do badania i oceny ofert oraz wskazania oferty najkorzystniejszej. 2. Kierownik zamawiającego na pisemny wniosek przewodniczącego komisji może powierzyć komisji dokonywanie innych niż określone w ust. 1, wyraźnie, pisemnie sprecyzowanych 8

dodatkowych, związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czynności w postępowaniu, w tym w szczególności: 1) opracowanie siwz; 2) opracowanie ogłoszeń właściwych dla danego trybu o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 3) rozpatrywanie środków odwoławczych; 4) innych wymaganych dokumentów. 3. W przypadku powierzenia komisji dodatkowych czynności kierownik zamawiającego określa szczegółowy przedmiot prac komisji oraz zakres odpowiedzialności poszczególnych członków komisji za ich realizację. 10. 1. Komisja może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. 2. Komisję powołuje kierownik zamawiającego. 3. W skład Komisji wchodzą pracownicy wskazani przez wnioskodawcę, co najmniej jedna osoba wskazana przez kierownika komórki ds. finansowo-księgowej, co najmniej jedna osoba wskazana przez: 1) dyrektora Departamentu Organizacyjnego w Głównym Inspektoracie Pracy, 2) zastępcę kierownika zamawiającego, w którego pionie zlokalizowana jest komórka odpowiedzialna za udzielenie zamówień publicznych, a na wniosek jednej z ww. osób radca prawny lub administrator bezpieczeństwa informacji. 4. Komisja musi się składać z co najmniej 3 osób, w tym z przewodniczącego, sekretarza i pracownika wnioskodawcy. Postanowienia ust. 3 stosuje się odpowiednio. 5. W posiedzeniach komisji, bez względu na liczbę osób, z których składa się komisja, powinny brać udział co najmniej 3 osoby, w tym jej przewodniczący/zastępca przewodniczącego i co najmniej jeden członek odpowiedzialny za merytoryczny opis przedmiotu zamówienia. 6. W sprawach stanowiących wykonanie zadań komisji, jej członkowie głosują imiennie i pisemnie. Głosowania nie wymaga czynność otwarcia ofert/wniosków. 11. 1. Komisja rozpoczyna pracę w dniu zatwierdzenia jej składu. 2. Członek komisji powinien posiadać doświadczenie zawodowe oraz legitymować się znajomością zagadnień objętych przedmiotem zamówienia. 3. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. Do obowiązków członka komisji należy w szczególności: 1) osobisty udział w pracach komisji; 2) wykonywanie poleceń przewodniczącego komisji dotyczących trybu prac komisji; 3) zachowanie tajemnicy służbowej; 9

4) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji; 5) złożenie oświadczenia, o którym mowa w 12 i przekazanie go przewodniczącemu komisji. 4. Jeżeli przygotowany przez komisję projekt dokumentu albo polecenie przewodniczącego komisji są w przekonaniu członka komisji niezgodne z prawem, godzą w interes jednostki Państwowej Inspekcji Pracy lub zawierają znamiona pomyłki członek komisji przedstawia swoje zastrzeżenia w formie pisemnej (wraz z uzasadnieniem merytorycznym i prawnym) do protokołu z posiedzenia komisji. 5. Członek Komisji może złożyć pisemnie do protokołu zdanie odrębne wraz z uzasadnieniem na każdym etapie prac Komisji. 6. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w ust. 3, w sytuacji, o której mowa w 12 ust. 2 i 3, oraz jeżeli z powodu innej przeszkody nie może on brać udziału w pracach komisji. 12. 1. Niezwłocznie po otwarciu ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i zapoznaniu się przez członków komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków, członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności wyłączających ich z udziału w postępowaniu. 2. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności wyłączających jego udział w postępowaniu, niezłożenia przez niego oświadczenia lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji przewodniczący komisji niezwłocznie przekazuje kierownikowi zamawiającego, który w miejsce wyłączonego członka może powołać nowego członka komisji. Wobec przewodniczącego komisji, czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio kierownik jednostki. 3. Członek komisji, z zastrzeżeniem ust. 2, jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, o czym informuje przewodniczącego komisji. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio. 4. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, są nieważne. Czynności komisji, o ile zostały dokonane z udziałem takiego członka powtarza się, z zastrzeżeniem ust. 5, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 10

5. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 6. Do składania oświadczeń, o którym mowa w ust. 1 zobowiązane są również osoby określone w 3 ust. 1. Postanowienia 11 ust. 3 pkt. 5 stosuje się odpowiednio. Rozdział 3 Organizacja prac Komisji 13. 1. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji. 2. Kierownik zamawiającego może również powołać zastępcę przewodniczącego komisji, który w przypadku nieobecności przewodniczącego kieruje pracami komisji. 3. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności: 1) przekazanie członkom komisji decyzji kierownika zamawiającego w sprawie powołania składu komisji; 2) odebranie oświadczeń członków komisji, o których mowa w 12 ust. 1 oraz poinformowanie kierownika jednostki o okolicznościach, o których mowa w 12 ust. 2 i 3, 3) informowanie członków komisji o obowiązku stosowania przepisów ustawy, aktów wykonawczych i niniejszego zarządzenia 4) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, 5) podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, 6) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 7) składanie propozycji warunków udziału w postępowaniu, sposobu ich oceny oraz kryteriów oceny ofert i sposobu oceny ofert zgodnie z tymi kryteriami; 8) informowanie kierownika jednostki o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 9) w uzasadnionych przypadkach polecenie opracowania przez poszczególnych członków komisji określonych dokumentów dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Oświadczenia, o których mowa w 12 ust. 1 przewodniczący włącza do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 5. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz komisji powoływany przez kierownika jednostki spośród członków komisji, z zastrzeżeniem że funkcję tę może pełnić tylko osoba z komórki odpowiedzialnej za prowadzenie zamówień publicznych. 6. Do obowiązków sekretarza komisji należy, w szczególności: 1) powiadamianie członków komisji o terminie i przedmiocie posiedzenia oraz prowadzenie listy obecności członków komisji; 2) dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję, w tym sporządzanie protokołu z każdego posiedzenia, załączanie do protokołu zdania odrębnego oraz 11

dokumentowanie zmian do przedmiotu zamówienia ze wskazaniem osoby inicjującej zmianę; 3) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym komisji, posiedzeń komisji; 4) skompletowanie siwz, przygotowanych przez merytoryczne komórki organizacyjne, 5) przygotowywanie projektów dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. 7. Przedstawiciel komórki ds. finansowo-księgowych odpowiada w szczególności za informowanie komisji oraz stosowanie w toku jej prac przepisów prawa dotyczących wydatkowania środków publicznych, w tym za dokonanie oceny pod względem finansowo-rachunkowym złożonych przez wykonawców formularzy cenowych oraz dokumentów finansowych. 8. Przedstawiciel wnioskodawcy odpowiada w szczególności za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, przygotowanie propozycji: warunków udziału w postępowaniu, odpowiedzi na pytania, odwołania dotyczące przedmiotu zamówienia i warunków udziału w postępowaniu. 9. Radca prawny powołany w skład komisji przetargowej odpowiada w szczególności za informowanie komisji o przepisach prawa, jakie powinny być stosowane w przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w tym uregulowań zawartych w niniejszym zarządzeniu. 10. Administrator bezpieczeństwa informacji powołany w skład komisji odpowiada w szczególności za informowanie komisji o przepisach w zakresie bezpieczeństwa, jakie powinny być stosowane w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia. 11. W uzasadnionych przypadkach kierownik zamawiającego może pisemnie powierzyć pełnienie funkcji przewodniczącego albo sekretarza innemu członkowi komisji. 12. W przypadku zgłoszenia różnych propozycji uregulowań w dokumentach przetargowych decydujące jest zdanie przewodniczącego komisji. 13. Podpisy złożone przez członków komisji na dokumentach sporządzonych podczas jej prac oznaczają, że członkowie odpowiadają za treść tych dokumentów stosownie do powierzonych im obowiązków. 14. 1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, na wniosek przewodniczącego komisji, może, na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zasięgnąć opinii biegłych (rzeczoznawców). 2. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na wniosek przewodniczącego komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. 3. Do biegłych stosuje się odpowiednio przepis 12. 4. Koszt udziału biegłego w pracach komisji oraz koszty sporządzenia opinii ponosi jednostka Państwowej Inspekcji Pracy. 12

Rozdział 4 Tryb pracy Komisji 15. Komisja, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi jednostki w szczególności: 1) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę, 2) propozycję zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje, 3) propozycję listy podmiotów, które mają być zaproszone do udziału w postępowaniu w trybie negocjacji bez ogłoszenia, negocjacji z ogłoszeniem, przetargu ograniczonego oraz zapytania o cenę, 4) ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 5) projekty innych ważnych dokumentów, w szczególności wniosków kierownika zamawiającego do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą. 16. Komisja w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności: 1) przygotowuje propozycje: a) modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, b) wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 2) wnioskuje do kierownika zamawiającego o zmianę trybu udzielenia zamówienia; 3) prowadzi negocjacje z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji, 4) dokonuje otwarcia ofert lub wniosków, 5) ocenia spełnianie warunków stawianych wykonawcom oraz wnioskuje do kierownika jednostki o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą, 6) przygotowuje projekt wezwania wykonawców do uzupełnienia w oznaczonym terminie dokumentów w przypadku, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy, 7) przygotowuje projekt żądania od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, 8) wnioskuje do kierownika zamawiającego o odrzucenie ofert w przypadkach określonych ustawą, 9) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu, 10) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, 13

10) wnioskuje o udzielenie zamówienia na zasadach uzgodnionych z wykonawcą podczas negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, 11) występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania, 12) przyjmuje i analizuje odwołania oraz przygotowuje projekty odpowiedzi. 17. 1. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji. 2. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów i sposobu oceny ofert określonych w siwz. 3. Każdy z członków komisji, z zastrzeżeniem ust.4, sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny. 4. Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami można sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert, które podpisują wszyscy członkowie komisji. 18. 1. Z czynności składających się na postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego komisja sporządza protokół, który przewodniczący komisji niezwłocznie przedstawia kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia. 2. W protokole komisja wykazuje prawidłowość przeprowadzenia postępowania w świetle przepisów o zamówieniach publicznych i wskazuje najkorzystniejszą ofertę lub wykonawcę, z którym były prowadzone negocjacje w trybie zamówienia z wolnej ręki. 3. W przypadku zaistnienia okoliczności skutkujących unieważnieniem postępowania, komisja występuje do kierownika zamawiającego o unieważnienie postępowania. Pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. 19. Kierownik jednostki organizacyjnej: 1) akceptuje protokół i uznaje ważność postępowania, albo 2) unieważnia postępowanie, albo 3) zwraca się do przewodniczącego o dodatkowe wyjaśnienia i po ich uzyskaniu niezwłocznie rozstrzyga o ważności postępowania. 20. W przypadku unieważnienia postępowania, w związku z wadą postępowania uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ponowne jego przeprowadzenie powierza się komisji w dotychczasowym lub w zmienionym składzie. 14

Rozdział 5 Przepisy przejściowe i końcowe 21. 1. Uchyla się zarządzenie nr 68/09 Głównego Inspektora Pracy z dnia 20 listopada 2009 r. w sprawie organizacji i trybu działania komisji przetargowych powoływanych do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy. 2. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia, stosuje się zarządzenie, o którym mowa w ust. 1. 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. GŁÓWNY INSPEKTOR PRACY ANNA TOMCZYK 15