PROCEDURY PROJEKTOWE TiINF/I 2.0 Wydanie/data III/08/15

PROCEDURY PROJEKTOWE TiINF/I 2.0 Wydanie/data III/08/15 WEWNĘTRZNA PROCEDURA ZAWIERANIA UMÓW OBJĘTYCH PROJEKTEM W DB PORT SZCZECIN SP. Z O.O. Dotyczy projektów współfinansowanych ze środków unijnych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Strona/stron 1 z 9 Nr egz 1 SPIS TREŚCI 1. Postanowienia ogólnie... 2 2. Zasady prowadzenia przetargów.. 3 3. Organizacja przetargu..... 4 4. Ogłoszenie przetargu...... 5 5. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia... 5 6. Badania, ocena i wybór najkorzystniejszej oferty... 7 7. Dokumentacja przetargowa... 9 TEKST JEDNOLITY Obowiązujący od dnia 31 sierpnia 2015 roku i dotyczący postępowań uruchamianych od tego dnia. 1

1 Postanowienia ogólne 1. Wewnętrzna procedura zawierania umów objętych projektem w DB Port Szczecin Sp. z o.o., zwana dalej procedurą, określa zasady zawierania przez DB Port Szczecin Sp. z o.o. umów na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) - zwana dalej ustawą Pzp. 2. Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o zamawiającym lub Spółce, rozumie się przez to DB Port Szczecin Sp. z o.o. Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o wykonawcy, rozumie się przez to podmiot, który złożył wniosek o dopuszczenie do udziału w przetargu lub ofertę. 3. Umowy zawierane są w formie pisemnej w drodze postępowania prowadzonego zgodnie z przepisami art. 701-705 Kodeksu cywilnego, w języku polskim, zgodnie z prawem polskim i z poszanowaniem zasad określonych w niniejszej procedurze. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Zamawiający pomocniczo może udostępnić wykonawcom tłumaczenia dokumentacji przetargowej na język angielski. Wiążącą wersją językową stanowiącą podstawę wykładni dokumentów jest wersja polska. 4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może dopuścić w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów w języku angielskim jako języku powszechnie używanym w handlu międzynarodowym. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może również zadecydować o: 4.1 prowadzeniu postępowania w dwóch równorzędnie wiążących wersjach językowych, polskiej i angielskiej; 4.2 zawarciu umowy nie tylko w języku polskim, ale również z równorzędnie wiążącą wersją angielską, a nawet o zawarciu umowy, której wersją wiążącą będzie wersja angielska; o czym Zamawiający informuje w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. Postępowania przetargowe prowadzone są w drodze przetargu jednostopniowego nieograniczonego lub w drodze przetargu dwustopniowego ograniczonego. 6. W przetargu jednostopniowym nieograniczonym wykonawcy w odpowiedzi na ogłoszenie o przetargu składają oferty, z których następnie zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą zgodnie z zasadami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 7. W przetargu dwustopniowym ograniczonym wykonawcy w odpowiedzi na ogłoszenie o przetargu składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a następnie wykonawcy, którzy złożyli wnioski, którym przyznano największą liczbę punktów, w liczbie określonej w ogłoszeniu o przetargu, są zapraszani do złożenia ofert. Szczegółowy tryb postępowania reguluje specyfikacja istotnych warunków zamówienia. 8. W przypadku gdy: a) przedmiotem umowy są usługi niepriorytetowe w rozumieniu ustawy Pzp; b) zachodzi okoliczność analogiczna do sytuacji, w których zgodnie z ustawą Pzp dopuszczalne jest zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki; 2

umowy zawierane są w sposób efektywny, zachowując przy tym formę pisemną, (chyba że odrębne przepisy wymagają innej formy szczególnej), po dokonaniu i udokumentowaniu rozeznania rynku. Rozeznanie rynku w przypadku takich umów polega na rozesłaniu (drogą pocztową i elektroniczną) zapytań ofertowych do kilku potencjalnych wykonawców z wyznaczeniem terminu na przedstawienie oferty i na tej podstawie dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. 9. W przypadku gdy: a) wartość umowy nie przekracza progu stosowania ustawy Pzp; b) ma być zwarta umowa analogiczna do umów, które z uwagi na wartość lub przedmiot podlegają wyłączeniu ze stosowania ustawy Pzp; umowy zawierane są w sposób efektywny z zachowaniem formy pisemnej, z wyłączeniem wymogu dokonania rozeznania rynku. 10. Postępowanie przetargowe przeprowadza Komisja Przetargowa. Przewodniczący Komisji oraz pozostali członkowie Komisji są wyznaczani przez Zarząd Spółki. 2 Zasady prowadzenia przetargów Przetargi są prowadzone z zachowaniem następujących zasad: 1. jawności - w szczególności rozumianej jako zamieszczenie ogłoszenia o przetargu w prasie, Internecie, miejscu publicznie dostępnym w siedzibie DB Port Szczecin Sp. z o.o. oraz w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (TED), 2. niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia - w szczególności rozumianej jako zakaz zawierania w opisie postanowień mogących preferować konkretnych wykonawców oraz, w przypadku konieczności wskazania konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, obligatoryjne dopuszczenie rozwiązań równoważnych, 3. równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich w szczególności rozumianej jako zakaz stawiania wymagań powodujących dyskryminację względem wykonawców z innych państw członkowskich. Przykładowo nie będą stawiane wymagania nakładające: a) posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w wykonywaniu zamówienia w Polsce, b) posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w realizacji zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych. 4. wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem, 5. odpowiednich terminów - w szczególności rozumianej jako wyznaczenie na składanie ofert terminów umożliwiających wykonawcom zapoznanie się z opisem przedmiotu zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty, 3

6. przejrzystego i obiektywnego podejścia - w szczególności rozumianej jako obowiązek wyłączania po stronie zamawiającego z przygotowania i prowadzenia postępowania osób, w stosunku do których zachodzą przesłanki wskazane w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, poprzez złożenie stosowanych oświadczeń osób zaangażowanych w ocenę i wybór oferty. 3 Organizacja przetargu 1. Członkowie Komisji Przetargowej przygotowują i przeprowadzają postępowanie przetargowe, w szczególności dokonują oceny, czy wykonawcy spełniają wymagane warunki, oceniają oferty oraz proponują wybór oferty najkorzystniejszej, którą zatwierdza Zarząd Spółki. 2. Członkowie Komisji Przetargowej, podobnie jak Zarząd Spółki zatwierdzający ofertę, przed przystąpieniem do prac związanych z organizacją przetargu składają oświadczenia o braku okoliczności, o których mowa w art 17 ust. 1 ustawy Pzp. 3. Do zadań Komisji Przetargowej należy w szczególności: a) ustalanie wartości umowy, b) sporządzenie ogłoszenia przetargu, c) publikacja ogłoszenia o przetargu i zaproszenia do składania ofert, d) zbieranie ofert, e) prowadzenie rozprawy przetargowej w miejscu i czasie wskazanym w ogłoszeniu o przetargu według następującej procedury: dopuszczenie wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu bądź ofert do przetargu, sprawdzenie spełnienia przez wykonawców warunków określonych w ogłoszeniu o przetargu, sprawdzenie wiarygodności wykonawców pod względem prawno-finansowym, poinformowanie wykonawców o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w przetargu oraz o złożonych ofertach, a także punktacji przyznanej złożonym wnioskom oraz ofertom, a co za tym idzie o wykazie wykonawców zakwalifikowanych do drugiego etapu przetargu dwustopniowego ograniczonego oraz o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z punktacją pozostałych ofert, f) sporządzenie protokołu z przebiegu przetargu; g) niezwłoczne pisemne zawiadomienie wykonawców o zakończeniu przetargu i jego wyniku, h) zwrot wadium wykonawcom, których oferty nie zostały przyjęte, i) wezwanie wykonawcy, który przetarg wygrał w celu sporządzenia i podpisania umowy. 4. Komisja Przetargowa podejmuje decyzję w przedmiocie ważności przetargu. Dla ważności przetargu wystarcza, jeżeli wpłynęła co najmniej jedna ważna oferta. 4

5. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6. Komisja Przetargowa zobowiązana jest do traktowania na równych prawach wszystkich wykonawców i do prowadzenia postępowania przetargowego w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji. 1. Komisja Przetargowa ogłasza o przetargu. 4 Ogłoszenie przetargu 2. Ogłoszenie o postępowaniu przetargowym jest jawne i zostaje zamieszczone na stronie internetowej DB Port Szczecin, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (TED) oraz w siedzibie Spółki w miejscu publicznie dostępnym. 3. Ogłoszenie o przetargu określa w szczególności: a) nazwę i adres siedziby Spółki, b) przedmiot zamówienia, c) miejsce, sposób i termin składania ofert, d) miejsce i sposób udostępnienia procedur, e) informację o tym, że projekt będzie współfinansowany ze środków unijnych, f) informację o tym, że przetarg przeprowadzany jest zgodnie z wewnętrznymi procedurami zawierania umów, g) określenie sposobu uzyskania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, h) sposób i termin wpłacenia wadium oraz zasady jego zwrotu i przepadku, i) Zastrzeżenie o możliwości odwołania lub zmiany ogłoszenia o przetargu lub warunków przetargu. 4. Ogłoszenie o przetargu jest podpisywane przez osoby uprawnione do reprezentacji Spółki, natomiast protokół z przeprowadzenia przetargu wraz z uzasadnieniem podpisują wszyscy członkowie Komisji. Protokół z przetargu zatwierdza Zarząd Spółki. 5. Wyznaczony w ogłoszeniu o przetargu termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu lub składania ofert jest określony tak, aby umożliwić wykonawcom zapoznanie się z warunkami i przedmiotem przetargu oraz przygotowanie i złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu lub oferty zgodnie z wymogami zamawiającego określonymi w ogłoszeniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia 1. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna być skonstruowana w sposób zapewniający porównywalność złożonych na jej podstawie ofert według ustalonej skali i zasad. 5

2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera szczegółowe: a) określenie przedmiotu umowy i warunków wymaganych od wykonawców (w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków lub projektów), łącznie z ewentualnym wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy, b) opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, c) informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków (m.in. wypis KRS lub wypis z ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP, zaświadczenie o nie zaleganiu w płatnościach podatku i składek do ZUS), d) pożądany lub wymagany termin wykonania umowy, e) opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów, f) opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie ofert częściowych, g) opis sposobu obliczenia oceny oferty, h) wszelkie wymagania, a w szczególności kwotę, dotyczące ewentualnego wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, i) wskazanie miejsca i terminu składania i otwarcia ofert, j) termin, do którego wykonawca będzie związany złożoną ofertą, k) nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami zamawiającego, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami. 3. W specyfikacji istotnych warunków umowy można również określić: a) opis sposobu przygotowywania ofert, b) istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, oraz wysokość kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, c) wszelkie przyszłe zobowiązania wykonawcy związane z umową, w tym postanowienia dotyczące gwarancji i rękojmi, d) projekt umowy, e) Zastrzeżenie o możliwości odwołania lub zmiany ogłoszenia o przetargu lub warunków przetargu. 6

6 Badanie, ocena i wybór najkorzystniejszej oferty 1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: a) jest niezgodna z niniejszą procedurą; b) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z wyłączeniem oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze specyfikacją, a niepowodujących istotnych zmian w treści oferty; c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; d) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu umowy; e) zawiera błędy w obliczeniu ceny; f) wezwany wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów lub wyjaśnień; g) zawiera nieprawdziwe informacje mające lub mogące mieć wpływ na wynik postępowania; h) nie została przed terminem składania ofert zabezpieczona akceptowaną przez zamawiającego formą wadium w wymaganej wysokości; i) wykonawca wniósł wadium o krótszym terminie ważności, niż wymaga tego termin związania ofertą; j) wykonawca nie wniósł wadium na przedłużony okres związania ofertą albo nie zgodził się na przedłużenie okresu związania ofertą; k) wykonawca pozostaje w stosunku zależności lub dominacji z innym wykonawcą składającym odrębną ofertę w niniejszym postępowaniu, chyba że wykaże, że okoliczność ta nie miała wpływu na jego zachowanie w postępowaniu, w szczególności, że nie działa na podstawie zmowy cenowej; l) wykonawca równocześnie występuje jako podmiot, który udostępnia potencjał innemu wykonawcy składającemu ofertę w niniejszym postępowaniu, chyba że wykaże, że okoliczność ta nie utrudnia uczciwej konkurencji; m) wykonawca powołuje się na zasoby tego samego podmiotu trzeciego, co inny wykonawca składający ofertę w niniejszym postępowaniu, chyba że wykaże, że okoliczność ta nie utrudnia uczciwej konkurencji; n) wykonawca złożył wniosek o ogłoszenie upadłości, chyba że wykaże, że okoliczność ta nie będzie miała wpływu na należyte wykonanie Umowy; 7

o) oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 3. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się w formie pisemnej do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 4. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia, wiedza i doświadczenie wykonawcy. 6. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 7. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający w formie pisemnej zawiadamia wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano. 8. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza informacje o wybranym wykonawcy na stronie internetowej Spółki oraz w miejscu publicznie dostępnym w jej siedzibie. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu; b) postępowanie jest dotknięte wadą, która uniemożliwia zawarcie ważnej umowy; c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego; d) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację umowy. 10. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia lub którzy złożyli oferty. W przypadku unieważnienia postępowania wykonawcom, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia lub którzy złożyli oferty nie przysługuje zwrot jakichkolwiek kosztów, w tym w szczególności zwrot kosztów przygotowania oferty i kosztów uczestnictwa w postępowaniu. 11. Zamawiający w terminie związania ofertą lub w uzasadnionych przypadkach po tym terminie, zawiera z wykonawcą, którego oferta została wybrana, umowę. 12. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez 8

przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. 13. Umowa jest zawierana w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 14. Z przeprowadzenia przetargu sporządza się protokół wraz z uzasadnieniem wyboru, który podpisują wszyscy członkowie Komisji. Protokół składa się do Biura Zarządu Spółki celem potwierdzenia poprawności przeprowadzenia procedury przetargowej. 15. Protokół zawiera co najmniej: a) opis przedmiotu umowy, b) informację o trybie udzielania zamówienia, c) informacje o wykonawcach, d) wysokość cen ofertowych, e) informację o ilości punktów przyznanych poszczególnym wnioskom o dopuszczenie do udziału w przetargu, f) informację o cenach ofertowych, a w przypadku przetargów, w których cena nie jest jedynym kryterium oceny ofert, informację o ilości punktów przyznanych poszczególnym ofertom, g) poszczególnym ofertom, inne istotne elementy ofert, h) rozstrzygnięcie przetargu wraz z uzasadnieniem wyboru; i) podpisy członków Komisji. 7 Dokumentacja przetargowa 1. Komisja Przetargowa prowadzi i przechowuje całą dokumentację przetargową. 2. Oryginał protokołu z każdego przetargu wraz z uzasadnieniem wyboru Przewodniczący Komisji przekazuje do sekretariatu Spółki. 3. Kopia protokołu oraz pozostała dokumentacja związana z przetargiem przechowywana jest przez Przewodniczącego Komisji. 4. Dokumentację przetargową zamawiający przechowuje przez okres 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej dla projektu, dla którego zamawiający planuje ubiegać się o dofinansowanie ze środków UE. 9