ZASADY OPRACOWANIA KOLEKCJI AKT PERSONALNYCH I ODZNACZENIOWYCH W CENTRALNYM ARCHIWUM WOJSKOWYM

Grzegorz Socik ZASADY OPRACOWANIA KOLEKCJI AKT PERSONALNYCH I ODZNACZENIOWYCH W CENTRALNYM ARCHIWUM WOJSKOWYM I. Wstęp Opracowanie akt personalnych i odznaczeniowych w Centralnym Archiwum Wojskowym rozpoczęto w 2001 r. Tworzyły one wówczas 12 kolekcji: Generałów i Osobistości, Akt Personalnych, Orderu Wojennego Virtuti Militari, Komitetu Krzyża i Medalu Niepodległości, Krzyża Zasługi, Orderu Odrodzenia Polski, Krzyża Walecznych, Odznaki Pamiątkowej Więźniów Ideowych, Krzyża Zasługi Wojsk Litwy Środkowej, Medaille Interalliée de la Victoire, Odznaczeń za pracę w Polskim Związku Strzeleckim oraz spisu 1769/89. W trakcie opracowania dołączono jeszcze 2 kartoteki: Powstańców Wielkopolskich i członków Polskiej Organizacji Wojskowej. Obecnie 14 kolekcji akt personalnych i odznaczeniowych liczy łącznie ok. 1035 m.b. akt. Kolekcja Generałów i Osobistości powstała w wyniku potrzeby ochrony najcenniejszych dokumentów personalnych i odznaczeniowych generalicji i osób, które miały istotny wpływ na życie polityczne, kulturalne i społeczne II RP, państwa polskiego na emigracji i (w nielicznych wypadkach) PRL. Kolekcja liczy obecnie 9,5 m.b. (716 j.a.) i systematycznie rośnie. Należące do niej akta pochodzą 438

przede wszystkim z lat 1918 1939, ale często występują także dokumenty wcześniejsze (np. akty urodzenia, chrztu, świadectwa szkolne) i późniejsze (powojenne). Kolekcja Generałów i Osobistości została w całości zmikrofilmowana i jest udostępniana w formie mikrofilmów. Pomocami archiwalnymi służącymi do wyszukiwania akt są: kartoteka personalna i komputerowa baza danych. Kolekcja Akt Personalnych jest podzielona na trzy części: akta oficerów, podoficerów i pracowników cywilnych wojska. Większość dokumentów pochodzi z lat 1918 1939, ale zdarzają się również materiały wcześniejsze i późniejsze. Kolekcja liczy 720 m.b. (200 000 220 000 j.a.). Pomocami archiwalnymi są: kartoteka personalna, inwentarze książkowe oraz komputerowa baza danych (dla liter A i B). Do grudnia 2007 r. opracowane zostały akta personalne obejmujące nazwiska zaczynające się na litery A i B. Od stycznia 2008 r. rozpoczęto opracowywanie akt osób, których nazwiska zaczynają się na literę C. Spis 1769/89 powstał w wyniku działań Biura Śledczego Ministerstwa Bezpieczeństwa Publicznego, które w latach 1952 1954 przejęło od Centralnego Archiwum Wojskowego akta personalne i odznaczeniowe 6031 osób (ok. 50 m.b. akt). Przed przekazaniem scalono dokumentację dotyczącą poszczególnych osób, pochodzącą z różnych kolekcji akt personalnych i odznaczeniowych. Akta zwrócono do CAW spisem zdawczo-odbiorczym nr 1769/89, ale dotychczas nie zostały one włączone do macierzystych kolekcji. Obecnie akta personalne oraz niektóre odznaczeniowe są włączane do Kolekcji Akt Personalnych w miarę jej opracowywania. Dokumentacja dotycząca pozostałych odznaczeń ma powrócić do właściwych kolekcji. Do grudnia 2007 r. ze spisu wyłączono 505 jednostek obejmujących nazwiska zaczynające się na litery A i B. Obecnie wyłączane są akta osób, których nazwiska zaczynają się na literę C. Daty skrajne większości akt należących do tego spisu obejmują lata 1918 1939. Jako pomoc archiwalna w wyszukiwaniu akt, podobnie jak w wypadku akt personalnych, służy kartoteka, inwentarze książkowe i komputerowa baza danych (dla liter A i B). 439

Kolekcja Orderu Wojennego Virtuti Militari liczy 10 m.b. akt przechowywanych w 107 wiązkach. Akta ułożone są według sygnatur. Dokumenty obejmują lata 1918 1939. Obecnie Kolekcja znajduje się w trakcie opracowania, podczas którego tworzona jest komputerowa baza danych. Kolekcja Akt Komitetu Krzyża i Medalu Niepodległości obejmuje następujące akta odznaczeniowe: Krzyża Niepodległości (w tym Krzyża Niepodległości z Mieczami) i Medalu Niepodległości, a także wnioski odrzucone i nierozpatrzone obu tych odznaczeń. Kolekcja liczy łącznie 186 m.b. akt. Ułożone są one według dat posiedzeń Komitetu, a w ich obrębie alfabetycznie. Jedynie wnioski nierozpatrzone ułożone są według sygnatur. Akta obejmują lata 1930 1939. Do Kolekcji włączane są wnioski odznaczeniowe odnalezione w trakcie opracowania akt personalnych. Jako pomoc archiwalna w wyszukiwaniu akt służy kartoteka personalna, do części kolekcji baza danych. Kolekcja Krzyża Zasługi liczy 3 m.b. akt przechowywanych w 32 wiązkach. Akta w wiązkach ułożone są alfabetycznie w obrębie poszczególnych wiązek. Pochodzą z lat 1923 1939. Obecnie Kolekcja znajduje się w trakcie likwidacji, jej akta są sukcesywnie włączane do Kolekcji Akt Personalnych. Jako pomoc archiwalna służą: kartoteka personalna, inwentarz książkowy i komputerowa baza danych. Kolekcja Orderu Odrodzenia Polski liczy 1,2 m.b. akt przechowywanych w 4 wiązkach. Akta pochodzą z lat 1921 1939, mają układ sygnaturowy. Kolekcja nie jest opracowywana, są do niej natomiast włączane akta odnalezione w czasie opracowywania akt personalnych. Pomocą archiwalną jest kartoteka personalna, do części akt baza danych. Kolekcja Krzyża Walecznych liczy 14 m.b. akt przechowywanych w 151 wiązkach. Dokumenty pochodzą z lat 1920 1923. Ze względu na brak ustalonego wytwórcy akt Kolekcja jest w trakcie likwidacji, a akta są włączane do akt personalnych. Jako pomoce archiwalne służą: kartoteka personalna, inwentarz książkowy i komputerowa baza danych. 440

Kolekcja Krzyża Zasługi Wojsk Litwy Środkowej liczy 1 m.b. akt przechowywanych w 8 wiązkach. W obrębie wiązek obowiązuje układ alfabetyczny. Jako pomoc archiwalna służy kartoteka personalna i komputerowa baza danych. Kolekcja Medaille Interalliée de la Victoire (Medalu Zwycięstwa) liczy 0,3 m.b. akt mieszczących się w jednej wiązce. Dokumenty ułożone są alfabetycznie. Kolekcja jest w trakcie likwidacji, jej akta są sukcesywnie włączane do akt personalnych. Pomocami archiwalnymi są: kartoteka personalna, inwentarz książkowy i komputerowa baza danych. Kolekcja Odznaki Pamiątkowej Więźniów Ideowych liczy ok. 3 m.b. akt przechowywanych w 46 wiązkach. Akta ułożone są w kolejności numerów wniosków bez zachowania układu alfabetycznego. Kolekcja nie jest opracowana. Jako pomoc archiwalna służy kartoteka personalna i komputerowa baza danych. Kolekcja Odznaczeń za pracę w Polskim Związku Strzeleckim liczy 69 wiązek akt. Akta obejmują lata 1928 1930. Kolekcja nie jest opracowana, nie posiada również żadnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych. Kartoteka Powstańców Wielkopolskich z lat 1918 1939 liczy ok. 20 m.b. Kartoteka ta nie jest opracowana i nie ma żadnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych. Kartoteka członków Polskiej Organizacji Wojskowej liczy ok. 38 m.b. Tworzą ją karty ewidencyjne zawierające podstawowe dane personalne i przebieg służby danej osoby. Obejmuje lata 1915 1939. Nie jest ona opracowana i nie ma żadnych pomocy ewidencyjnych. O kolejności opracowywania kolekcji akt personalnych i odznaczeniowych zdecydowała Komisja Metodyczna CAW. W czerwcu 2001 r. podjęto decyzję o rozpoczęciu opracowania Kolekcji Akt Personalnych i włączeniu do niej akt ze spisu 1769/89 oraz Kolekcji Krzyża Walecznych, a także utworzeniu komputerowej bazy danych, mającej docelowo zastąpić inwentarze książkowe jako główna pomoc informacyjna. W 2005 r. Komisja zdecydowała, że do Kolekcji Akt Personalnych mają 441

zostać włączone również kolekcje Krzyża Zasługi i Medaille Interalliée de la Victoire. Ponadto kolekcje akt personalnych i odznaczeniowych otrzymały nowe sygnatury, które będą im nadawane w miarę opracowania: Kolekcja Generałów i Osobistości I.480 Kolekcja Akt Personalnych I.481.A Ż Kolekcja Krzyża Wojennego Virtuti Militari I.482 Kolekcja Orderu Odrodzenia Polski I.483 Kolekcja Krzyża i Medalu Niepodległości I.484.1 4 Kolekcja Krzyża Zasługi Wojsk Litwy Środkowej I.485 Kolekcja Odznaki Pamiątkowej Więźniów Ideowych I.486 Pierwszy człon sygnatury cyfra rzymska oznacza grupę akt przedwojennych. Drugi człon cyfra arabska oznacza zespół. Trzeci człon sygnatury oznacza podzespół. W przypadku akt personalnych są to kolejne litery alfabetu, w przypadku Kolekcji Krzyża i Medalu Niepodległości cyfry arabskie. W 2006 r. rozpoczęto prace nad opracowaniem Kolekcji Orderu Wojennego Virtuti Militari, jednak w jej wypadku przyjęto zasady odmienne niż w Kolekcji Akt Personalnych. II. Opracowanie akt W trakcie opracowania akt personalnych przyjęto zasadę, że pojedyncza jednostka archiwalna może być uważana za opracowaną w momencie, gdy dokumenty stanowiące jej zawartość zostaną uporządkowane według ustalonego schematu, spaginowane, umieszczone w nowej teczce i osygnowane, oraz gdy wypełniony zostanie formularz do komputerowej bazy danych. Proces opracowywania akt można podzielić na trzy fazy: wstępną (przygotowania akt do opracowania), opracowania oraz sygnowania. 1. Faza wstępna: przygotowanie akt do opracowania Opracowanie akt personalnych i odznaczeniowych rozpoczyna się 442

od scalenia kartotek personalnych. Obecnie CAW posiada dwie kartoteki przedwojennych akt personalnych i odznaczeniowych: kartotekę główną obejmującą wszystkie kolekcje akt personalnych i odznaczeniowych oraz kartotekę personalną spisu 1769/89 obejmującą akta wypożyczone do Ministerstwa Bezpieczeństwa Publicznego i zwrócone do Archiwum w 1989 r. Scalanie polega na włączaniu kart informacyjnych spisu 1769/89 do kartoteki głównej. Karty są następnie układane alfabetycznie, po czym osoba opracowująca dokonuje selekcji kart, oddzielając karty kolekcji nieopracowywanych. W ten sposób, wraz z opracowaniem Kolekcji Akt Personalnych i odznaczeniowych następuje również uporządkowanie kartoteki personalnej CAW. Jest to konieczne, bowiem w wyniku działań z lat wojennych i powojennych stan kartoteki nie odpowiada rzeczywistemu stanowi magazynowemu akt. W czasie II wojny światowej wiele akt personalnych zostało zabranych z Archiwum, głównie przez Niemców i Rosjan, co nie zostało odnotowane na kartach informacyjnych, dlatego też do części kart znajdujących się w kartotece nie ma akt. Ponadto w kartotece zdarzają się akta o podwójnych sygnaturach, z których prawidłowa jest tylko jedna, ponieważ akta uległy scaleniu. Wszelkie tego typu nieprawidłowości są wychwytywane w czasie opracowywania akt. Na podstawie wyselekcjonowanych kart katalogowych osoba opracowująca wybiera akta do opracowania. Przy opracowaniu należy również uwzględnić akta personalne i odznaczeniowe wyłączone z innych zespołów, które są systematycznie włączane do Kolekcji Akt Personalnych. Wybrane akta na daną literę są układane alfabetycznie. Karty, do których brak akt są odkładane do specjalnej szufladki oznaczonej jako Braki. Na tym kończy się faza przygotowawcza do opracowania akt. 2. Faza opracowania akt Faza ta składa się z dwóch części: fizycznego porządkowania dokumentów i wypełniania formularza do komputerowej bazy danych. 2.1 Porządkowanie dokumentów Przystępując do porządkowania dokumentów osoba opracowują- 443

ca wybiera akta obejmujące jedno nazwisko, lub, jeśli nazwisko jest bardzo popularne (np. Kowalski) obejmujące jedno imię, co ma ułatwić wybór akt do scalenia. Konieczność scalania akt pojawia się dość często, co jest związane ze specyfiką prowadzenia dokumentacji w okresie dwudziestolecia międzywojennego. W każdym nowym miejscu służby żołnierzom zakładano wówczas nową teczkę. Powodowało to powstawanie nawet kilku teczek personalnych jednej osoby. W trakcie opracowania teczki takie scala się, aby obejmowały wszystkie dokumenty dotyczące danej osoby. Nowo utworzonej jednostce archiwalnej nadaje się najniższą z noszonych przez scalone dokumenty sygnaturę. Pozostałe dotychczasowe sygnatury są wpisywane do rubryki Uwagi formularza. W wypadku scalania akt personalnych i wniosków odznaczeniowych pozostawia się zarówno sygnatury akt personalnych, jak i odznaczeniowych. Zdarza się, że w teczce personalnej danej osoby znajdują się również akta na inne nazwiska. Są one wydzielane i przekładane do odpowiedniej teczki lub tworzona jest nowa teczka personalna, której nadaje się sygnaturę tymczasową poprzez dodanie do dotychczasowej sygnatury litery. Po scaleniu wytypowanych akt opracowujący przystępuje do układania dokumentów. Dokumenty w teczce dzieli się na pięć grup: dokumenty ewidencyjne, pozostałe dokumenty dotyczące służby wojskowej, dokumenty prywatne, karty katalogowe, wnioski odznaczeniowe. Jako pierwsze w teczce umieszczane są dokumenty ewidencyjne. W aktach oficerów pierwszym dokumentem jest karta informacyjna sporządzana na podstawie Rocznika Oficerskiego z 1932 r. lub Rocznika Oficerskiego rezerw z 1934 r. W aktach podoficerów jest to natomiast Główna Karta Ewidencyjna. W następnej kolejności układane są karty, zeszyty oraz listy ewidencyjne i kwalifikacyjne. Ostatnimi dokumentami w tej grupie są: roczna lista kwalifikacyjna i jej uzupełnienia oraz ewentualne opinie z zakończonych w tym czasie kursów. Wszystkie dokumenty w obrębie poszczególnych grup układa się chronologicznie. 444

Drugą grupę akt tworzą pozostałe dokumenty dotyczące służby wojskowej. W wypadku oficerów służących uprzednio w armiach obcych są to kolejno: dokumenty dotyczące weryfikacji, dokumenty dotyczące awansów oficerskich i pozostałe dokumenty w układzie chronologicznym. W wypadku oficerów rezerwy rozpoczynających służbę po zakończeniu walk o niepodległość oraz podoficerów jako pierwsze umieszcza się dokumenty dotyczące awansów, a po nich pozostałe dokumenty w kolejności chronologicznej. Dokumenty prywatne stanowią trzecią grupę akt. Umieszcza się tutaj w układzie chronologicznym: akty urodzenia, świadectwa, życiorysy, akty ślubów itp. Kolejną grupą są karty katalogowe, również układane chronologicznie. Ostatnią grupą dokumentów w teczce są wnioski odznaczeniowe umieszczane w następującej kolejności: Krzyż Walecznych, Krzyż Zasługi, Medaille Interalliée de la Victoire. Od podanego układu odstępuje się jedynie w wypadku, gdy jakiś dokument jest załącznikiem do innego dokumentu. Dopływy do opracowanych już teczek są umieszczane na końcu. Po uporządkowaniu dokumentów dokonuje się brakowania ewidentnej makulatury tj: czystych kartek, przekładek itp. Nie brakuje się żadnych dokumentów merytorycznych. Na tym etapie opracowania wyłącza się z akt dokumenty obce np. wnioski odznaczeniowe, które tworzą własne kolekcje i dokumenty personalne na inne nazwiska. Tak przygotowane dokumenty są foliowane i przenoszone do nowej teczki. Teczki, w których dotychczas znajdowały się akta są pozostawiane z uwagi na naniesione na nich sygnatury i inne wartościowe informacje. Jeżeli dokumenty znajdowały się w kilku teczkach, zachowuje się teczkę będącą w najlepszym stanie, a z pozostałych pozostawia tylko pierwszą stronę. Ostatnią czynnością w tej fazie pracy jest opisanie teczki. Na środku teczki wpisuje się dane personalne właściciela akt: stopień (w wypadku żołnierza), nazwisko i imię, imię ojca, datę urodzenia. W lewym dolnym rogu umieszcza się pieczątkę informującą 445

o liczbie kart w danej teczce. W prawym dolnym rogu wpisywane są ołówkiem dotychczasowe sygnatury akt personalnych i włączonych wniosków odznaczeniowych. Po opisaniu teczek karty katalogowe odkłada się do odpowiednio oznaczonych szufladek z zachowaniem podziału na poszczególne kolekcje. Na tym etapie dokonuje się wyłączeń dokumentów przeznaczonych do naprawy konserwatorskiej. 2.2. Wypełnianie formularza do komputerowej bazy danych W trakcie opracowywania akt wypełniany jest formularz, na podstawie którego tworzy się następnie wpis do komputerowej bazy danych. Formularz składa się z 11 rubryk: Nazwisko, Imiona, Imię ojca, Data urodzenia, Stopień wojskowy, Rodzaj broni (służb.) korpus osobowy, Uwagi, Zdjęcie, Ilość kart oraz rubryki Sygnatury z dwiema podrubrykami: Typ sygnatury i Sygnatury. Wzór formularza prezentuje rys. 1. Rys. 1. Formularz do komputerowej bazy danych NAZWISKO IMIONA IMIĘ OJCA DATA URODZENIA MIEJSCE URODZENIA STOPIEŃ WOJSKOWY RODZAJ BRONI (SŁUŻB.), KORPUS OSOBOWY UWAGI SYGNATURY TYP SYGNATURY SYGN. ZDJĘCIE ILOŚĆ KART 446

W rubrykę nazwisko wpisuje się nazwisko osoby, której akta dotyczą. Jeżeli z danych zawartych w aktach wynika, że osoba ta zmieniła nazwisko, do karty wpisuje się to, które występuje w najmłodszych dokumentach, odnotowując w rubryce uwagi informację o zmianie nazwiska. Sporządzany jest wówczas również formularz na pierwsze nazwisko, który posłuży do sporządzenia rekordu odsyłającego w bazie danych. Tak samo postępuje się w wypadku, gdy osoba, która zmieniła nazwisko, posiada wnioski odznaczeniowe na stare nazwisko. Podobna sytuacja występuje w przypadku żołnierzy Legionów Polskich, którzy często do nazwiska dodawali sobie pseudonim z czasów walk o niepodległość np. Abdank-Kozubski. Jeżeli w aktach występują dwie formy nazwiska, np. Abdank-Kozubski i Kozubski-Abdank, opracowujący stara się ustalić poprawną formę posiłkując się Rocznikami Oficerskimi, Oficerskim Rocznikiem Rezerw oraz opracowaniem Awanse oficerskie w Wojsku Polskim 1935 1939 1. Innym sposobem ustalenia pisowni nazwiska jest odnalezienie dokumentu podpisanego własnoręcznie przez daną osobę. Jeżeli wszystkie podane metody zawiodą, wybiera się tę formę nazwiska, która występuje częściej lub zapisana jest na ważniejszych dokumentach. W rubryce nazwisko wpisuje się je jako pierwsze, natomiast druga lub kolejna forma nazwiska wpisywana jest w nawiasie kwadratowym. Innym problemem może być niejednoznaczna pisownia nazwiska, np. Banarz/Banasz, Bąk/Bak. W takiej sytuacji opracowujący stara się przede wszystkim odnaleźć akt urodzenia, aby na jego podstawie ustalić właściwą pisownię. Jeśli takiego dokumentu nie ma w teczce, sięga do wymienionych wyżej opracowań. Po ustaleniu prawidłowego brzmienia nazwiska, drugie nazwisko wpisywane jest w rubrykę Uwagi z adnotacją: w dokumentach występuje drugie nazwisko.... Jeżeli nie da się tego ustalić wybiera się to nazwisko, które występuje w dokumentach częściej, drugie umieszczając w nawiasie kwadratowym, a w rubryce Uwagi wstawiając adnotację: Występują dwa nazwiska. 2003. 1 R. Rybka, K. Stepan, Awanse oficerskie w Wojsku Polskim 1935 1939, Kraków 447

Kolejnym często spotykanym utrudnieniem jest występowanie w pisowni nazwisk znaków diakrytycznych pochodzących z języków obcych np. ä. Znaki takie wpisuje się w oryginalnym brzmieniu, natomiast przy nadawaniu kolekcji układu alfabetycznego są one traktowane jako znaki polskie. Często również pojawiają się przyimki typu: von, van, de, d itp. Nie są one uwzględniane przy ustalaniu kolejności alfabetycznej nazwisk i np. nazwisko von Brzozowski zapisywane jest w brzmieniu Brzozowski von. Do rubryk Imiona i Imię ojca wpisywane są w pełnym brzmieniu wszystkie imiona osoby, której dotyczą akta oraz imiona jej ojca. Imiona zapisane w aktach według dawnej pisowni, np. Marjan, czy Jakób wpisuje się we współczesnym brzmieniu: Marian i Jakub. W rubrykę Data urodzenia wpisywana jest data urodzenia posiadacza akt. Wpisuje się ją cyframi arabskimi w formacie DD.MM. RRRR. Przy jej ustalaniu należy uwzględnić różnicę pomiędzy kalendarzem juliańskim i gregoriańskim (12 dni). Dotyczy to głównie osób pochodzących z byłego zaboru rosyjskiego lub Rosji. W wypadku stwierdzenia istnienia tej różnicy datę wg kalendarza gregoriańskiego wpisuje się do rubryki Data urodzenia, natomiast datę wg kalendarza juliańskiego do rubryki Uwagi. Zdarza się również, że różne wersje daty urodzenia występują niezależnie od systemów kalendarzowych. W takiej sytuacji osoba opracowująca wybiera tę, która występuje na akcie urodzenia lub w dokumencie sporządzonym własnoręcznie przez posiadacza akt. Kolejne daty umieszczane są w rubryce Uwagi. W rubryce Miejsce urodzenia wpisywane jest miejsce urodzenia osoby, której dotyczą akta. Jeżeli znajdowało się ono się na terytorium Polski, podaje się nazwę miejscowości i powiat. Wyjątkiem są duże miasta np. Warszawa, przy których wystarczy sama nazwa miejscowości. W wypadku, gdy dana osoba urodziła się poza granicami Polski, podawana jest nazwa miejscowości i kraju. W celu ustalenia prawidłowej nazwy miejscowości lub powiatu korzysta się z pomocy w postaci Skorowidzów miejscowości Rzeczypospolitej Polskiej wydanych przez Główny Urząd Statystyczny w latach 1923 1926 oraz opraco- 448

wań: Podział Administracyjny Państwa Polskiego z 1933 r. i Spis Urzędów, Agencyj i Pośrednictw Pocztowo-Telekomunikacyjnych na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej z 1936 r. Rubrykę Stopień wojskowy wypełnia się tylko dla żołnierzy lub urzędników wojskowych, wpisując odpowiednio stopień wojskowy lub rangę urzędnika. W wypadku innych osób rubryka pozostaje niewypełniona. Wykaz stopni wojskowych Wojska Polskiego wraz ze skrótami przedstawia tabela 1. Tabela 1. Wykaz stopni wojskowych w Wojsku Polskim Wojska Lądowe Marynarka Wojenna Rangi urzędników wojskowych* 1 szeregowiec (szer.)/legionista (leg.), 2 marynarz 3 strzelec (strz.), strzelec konny (strz. kon.), ułan (uł.), szwoleżer (szwol.), kanonier (kan.), saper (sap.), żandarm (żand.) (mar.) starszy szeregowiec (st. szer.)/starszy legionista (st. leg.), starszy strzelec (st. strz.), starszy strzelec konny (st. strz. kon.), starszy ułan (st. uł.), starszy szwoleżer (st. szwol.), bombardier (bomb.), starszy saper (st. sap.), starszy żandarm (st. żand.) kapral (kpr.)/podmajster wojskowy (podmajs. woj.) plutonowy (plut.)/młodszy majster wojskowy (mł. majst. woj.) sierżant (sierż.)/wachmistrz (wachm.), wachmistrz żandarmerii (wachm. żand.), ogniomistrz (ogn.), majster wojskowy (majst. woj.) starszy sierżant (st. sierż.)/starszy wachmistrz (st. wachm.), starszy wachmistrz żandarmerii (st. wachm. żand.), starszy ogniomistrz (st. ogn.), starszy majster wojskowy (st. majst. woj.) starszy marynarz (st. mar.) mat bosmanmat (bosmat) bosman (bosm.) starszy bosman (st. bosm.) 449

1 2 3 chorąży (chor.), werkmistrz (werkm.), chorąży zbrojmistrz (zbrojm.) marynarki (chor. mar.) podporucznik (ppor.) porucznik (por.) kapitan (kpt.) rotmistrz (rtm.) podporucznik marynarki (ppor. mar.) porucznik marynarki (por. mar.) kapitan marynarki (kpt. mar.) urzędnik wojskowy rangi XI (U.W. XI) urzędnik wojskowy rangi X (U.W. X) urzędnik wojskowy rangi IX (U.W. IX) major (mjr) podpułkownik (ppłk) pułkownik (płk) komandor podporucznik (kmdr ppor.) komandor porucznik (kmdr por.) komandor (kmdr) urzędnik wojskowy rangi VIII (U.W. VIII) urzędnik wojskowy rangi VII (U.W. VII) urzędnik wojskowy rangi VI (U.W. VI) urzędnik wojskowy rangi V (U.W. V) ** generał brygady (gen. bryg.) generał dywizji (gen. dyw.) kontradmirał (kontradm.) wiceadmirał (wiceadm.) urzędnik wojskowy rangi IV (U.W. IV) *** generał broni (gen. br.) admirał (adm.) marszałek * Dz. Rozk. nr 13 z 1919 r. poz. 476. ** Odpowiada pułkownikowi jako d-ca brygady. *** W Dz. Rozk. wpisany jest stopień generała podporucznika odpowiadającego generałowi brygady. 450

Ponadto w początkowym okresie formowania w Wojsku Polskim służyli dawni oficerowie armii zaborczych, którzy przed weryfikacją nosili uzyskane w tych armiach stopnie, np. sztabskapitan, nadporucznik. Jednolity system polskich stopni wojskowych został wprowadzony podczas weryfikacji korpusu oficerskiego w latach 1919 1923. Ponadto do formującej się armii zostali wcieleni członkowie organizacji niepodległościowych (m.in. POW), którzy nie mieli stopni wojskowych i służyli jako ochotnicy (och.) i wywiadowcy (wyw.). Stopnie te odpowiadały w zasadzie stopniowi szeregowego. Do stopni wojskowych dodawano też inne określenia, związane m.in. z rangami honorowymi i stopniami naukowymi: sztabowy (sztab.), tytularny (tyt.), rzeczywisty (rzecz.), nadterminowy (nadt.), zawodowy (zaw.), rezerwy (rez.), pospolitego ruszenia (posp. rusz.), w stanie spoczynku (w st. spocz.), emerytowany (emeryt.), kontraktowy (kontrakt.), dyplomowany (dypl.), pilot (pil.), obserwator (obs.). Osobną grupę stanowią stopnie elewów szkół oficerskich. Są to bowiem stopnie żołnierzy i podoficerów z zakończeniem podchorąży (pchor.), np. starszy strzelec podchorąży (st. strz. pchor.). W tej grupie pojawia się również stopień kadet (kad). W wypadku żołnierzy armii obcych w rubryce stopień wojskowy wpisuje się; oficer, podoficer lub żołnierz i nazwę armii, w której służył (w wypadku armii rosyjskiej uwzględnia się również oddziały walczące z bolszewikami). Urzędnicy wojskowi, którzy służyli w Wojsku Polskim do 31 grudnia 1924 r., mieli oddzielny system stopni zwany rangami. Byli oni traktowani na równi z oficerami Wojska Polskiego. Własny system rang, niezależny od stopni wojskowych, miało również duchowieństwo wojskowe (tab. 2), chociaż część kapelanów posiadała również normalne stopnie wojskowe. W takim wypadku stopień ten jest wpisywany w rubryce Stopień wojskowy, natomiast w rubryce Uwagi słowo kapelan. Jeżeli nie jest możliwe ustalenia stopnia lub rangi danej osoby w rubrykę Stopień wojskowy wpisuje się: oficer, podoficer, żołnierz lub urzędnik wojskowy. 451

Osobną grupę stanowią także pracownicy wojska i osoby cywilne niepowiązane z wojskiem. W ich wypadku rubryka Stopień wojskowy pozostaje niewypełniona, natomiast w rubryce Uwagi wpisuje się pracownik wojska lub cywil. Podobnie postępuje się w wypadku lekarzy cywilnych, służących w wojsku zarówno w czasie pokoju, jak i w czasie wojny, którzy występowali jako lekarze czasów wojny. Tabela 2. Wykaz stopni wojskowych duchowieństwa różnych wyznań Wyznania katolickiego Stopnie wojskowe duchowieństwa* Wyznań ewangelickich Wyznania prawosławnego Odpowiadające im stopnie wojskowe biskup polowy generał dywizji dziekan generalny dziekan proboszcz starszy kapelan senior generał brygady proboszcz ewangelicki przy DOK starszy kapelan ewangelicki Wyznania mojżeszowego protoprezbiter dziekan przy DOK starszy kapelan naczelny rabin starszy rabin I klasy starszy rabin II klasy pułkownik podpułkownik major kapelan kapelan ewangelicki kapelan rabin kapitan * Dz. Rozk. nr 32 z 1922 r. poz. 463 Podczas opracowania akt personalnych przyjęto zasadę, że najważniejsza jest zawsze informacja o odbyciu służby wojskowej. Dlatego też każdego pracownika wojska, który wcześniej był żołnierzem, traktuje się jako żołnierza, natomiast informacja o pracy w wojsku jako osoba cywilna umieszczana jest w rubryce Uwagi. Rubryka rodzaj broni (służb.) korpus osobowy podaje bliższe dane dotyczące służby wojskowej. Wpisuje się tu rodzaj broni, w której dana osoba służyła, a jeśli nie da się tego ustalić to rodzaj służby, kor- 452

pus osobowy lub inną informację na podstawie wykazu rodzajów broni, służb i korpusów osobowych Wojska Polskiego (tab. 3). Rubryki niniejszej nie wypełnia się w wypadku, gdy akta dotyczą żołnierza armii obcej, nie da się ustalić rodzaju broni, służby lub korpusu osobowego oraz w wypadku osób cywilnych. Zmiana miejsca służby jest odnotowywana w rubryce Uwagi. Tabela 3. Rodzaje broni, służb i korpusów osobowych Rodzaje broni Rodzaje służb Korpusy osobowe Pozostałe piechota kawaleria artyleria lotnictwo bronie pancerne formacje samochodowe saperzy łączność tabory żandarmeria marynarka wojenna wojska etapowe wojska wartownicze wojska celne wojska kolejowe uzbrojenia intendentury zdrowia weterynarii sanitarna duszpasterska uzupełnień administracyjna budownictwa więzienna inżynierii i saperów kontrolerów intendentów audytorów geografów sprawiedliwości orkiestra wojskowa wywiad kontrwywiad Korpus Ochrony Pogranicza Straż Graniczna Policja Państwowa Informacja o znajdujących się w aktach fotografiach jest odnotowywana w rubryce Zdjęcie. W rubryce ilość kart podaje się liczbę kart znajdujących się w danej teczce. Rubryka sygnatury składa się z dwóch podrubryk: Typ sygnatury i Sygnatury. W pierwszą rubrykę wpisywany jest typ akt: AP dla akt personalnych, KW dla Krzyża Walecznych, KZ dla Krzyża Zasługi, MI dla Medaille Interalliée de la Victoire, VM dla Virtuti Militari, OOP dla Orderu Odrodzenia Polski, KN dla Krzyża Niepodległości, MN dla Medalu Niepodległości, Odrzuc. dla wniosków odrzuconych przez Komitet Krzyża i Medalu Niepodległości, KK i MN dla wniosków nierozpatrzonych przez Komitet Krzyża i Medalu Niepodległości, KZWLŚ dla Krzyża Zasługi Wojsk Litwy Środkowej, OPWI dla 453

Odznaki Pamiątkowej Więźniów Ideowych. W wypadku Virtuti Militari podaje się także numer odznaczenia. W rubrykę Sygnatury wpisuje się właściwą sygnaturę akt. Jeżeli akta nie posiadały dotychczas sygnatury, wpisuje się brak sygn.. Aby uniknąć scalania akt osób, które mają podobne dane personalne, w rubryce Sygnatury odnotowuje się ołówkiem sygnaturę akt należących do osoby o zbliżonych danych i dopisuje adnotację nie dotyczy. W rubrykę Uwagi wpisywane są pozostałe istotne informacje, które nie znalazły się w innych rubrykach, np. nazwa jednostki, w której dana osoba służyła oraz fakt posiadania przez nią odznaczeń, których akta nie są osygnowane. 3. Faza sygnowania akt Po zakończeniu opracowania akt rozpoczynających się na daną literę przeprowadzane jest skontrum końcowe, w czasie którego porównuje się opisy teczek z danymi z komputerowej bazy danych i usuwa ewentualne niezgodności. Tak przygotowane dokumenty są sygnowane. Po zakończeniu opracowania kolekcja i sporządzone dla niej pomoce archiwalne są przedstawiane do zatwierdzenia Komisji Metodycznej, po czym mogą być udostępniane korzystającym. III. Pomoce archiwalne Komputerowa baza danych Równocześnie z opracowaniem akt personalnych i odznaczeniowych tworzona jest komputerowa baza danych, która w chwili obecnej zawiera informacje dotyczące całości akt Kolekcji Generałów i Osobistości, opracowanych akt personalnych, wniosków odznaczeniowych Orderu Wojennego Virtuti Militari, Krzyża Walecznych, Krzyża Zasługi i Medaille Interalliée de la Victoire oraz przedwojennych akt personalnych pozyskanych przez Wojskową Komisję Archiwalną. 454

Rys. 2. Rekord z komputerowej bazy danych Baza danych, obok prostego wyszukiwania informacji o dokumentach, umożliwia także przeprowadzanie bardziej skomplikowanych kwerend np. kwerendy porównawczej, z której korzysta się, aby wychwycić akta do scalenia, pominięte w czasie opracowania. Baza ta ma docelowo zastąpić katalogi informacyjne i inwentarze książkowe dla wszystkich przedwojennych kolekcji akt personalnych i odznaczeniowych przechowywanych w CAW. Inwentarze książkowe Do chwili obecnej, na podstawie komputerowej bazy danych, sporządzone zostały dwa inwentarze książkowe dla opracowanych akt personalnych na litery A i B. Do akt na kolejne litery inwentarze takie nie będą już opracowywane, jedyną pomocą wyszukiwawczą do akt personalnych będzie komputerowa baza danych. Decyzja ta spowodowana jest koniecznością ciągłego dołączania dopływów do już opracowanych kolekcji, co powoduje szybką dezaktualizację inwentarzy. Na rys. 3 przedstawiono dwa przykładowe zapisy z inwentarza Kolekcji Akt Personalnych na literę A. 455

Rys. 3. Przykładowe zapisy w inwentarzu książkowym Kolekcji Akt Personalnych Lp. Osoba 1 Abacjew Konstanty 2 Abakanowicz Konstanty Imię Urodzony Stopień Rodzaj Kart Foto AP KW KZ MI ojca wojsk Uwagi Bazyli 18.04.1891, por. rez. piechota 23 Tak 2 77 pp; folw. sygn. tym- Kadgarorz - czasowa Rosja AP - 1 Piotr 30.10.1888, kpt. rez. lotnictwo 23 Nie 1 druga data Warszawa urodzenia - 11.11.1888 r.; sygn. tymczasowa AP - 2 IV. Uwagi końcowe Kolekcja Generałów i Osobistości jest nadrzędna w stosunku do innych kolekcji personalnych i odznaczeniowych. Włączane są do niej wszystkie akta personalne i odznaczeniowe danego oficera lub osobistości odnalezione w innych kolekcjach. O ewentualnym dołączeniu do kolekcji kolejnych nazwisk każdorazowo decyduje Komisja Metodyczna CAW. Wszystkie dokumenty wyłączone w czasie opracowywania akt personalnych są systematycznie podłączane do kolekcji macierzystych. W trakcie opracowania akt ważne jest zachowanie porządku w układzie akt opracowanych, dlatego przy opracowaniu dużych kolekcji przeprowadzane są skontra cząstkowe opracowanych akt. Przeprowadza się je po opracowaniu ok. 3000 j.a. W wypadku mniejszych kolekcji wystarczy tylko skontrum końcowe. Skontrum jest przeprowadzane w oparciu o wydruk sporządzany na podstawie komputerowej bazy danych. W trakcie opracowania przyjęto zasadę najpóźniejszego dokumentu. Oznacza to, że zawsze wpisuje się dane spisane z dokumentu z najpóźniejszą datą z danej jednostki aktowej. Od tej zasady odstępuje się 456

w wypadku gdy istnieją wątpliwości co do wiarygodności danych zawartych w dokumentach, np. podobnie brzmiące nazwiska. W wypadku, gdy do opracowanej już teczki AP dojdą dopływy, niezwłocznie dokonuje się zmian w komputerowej bazie danych. Jeżeli dopływ powoduje istotne zmiany w aktach wypełniany jest nowy formularz. Po zakończeniu opracowania akt personalnych katalogi kartkowe są nadal przechowywane w Archiwum jako dokumentacja kategorii A. Dane z kart katalogowych, do których nie ma akt, są po zakończeniu opracowania wprowadzane do komputerowej bazy danych i oznaczane jako braki. 457