ZAPYTANIE OFERTOWE nr 13/2017 (na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych) I. ZAMAWIAJĄCY: Bydgoskie Biuro Finansów Oświaty, ul. Krzysztofa Kamila Baczyńskiego 5, 85-805 Bydgoszcz II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest zakup, dostawa i montaż mebli biurowych na potrzeby Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty w Bydgoszczy: 1) SZAFA AKTOWA Pełna (60 sztuk): a) wysokość: od 1700 mm do 1800 mm b) kolor: jasny typu brzoza polarna lub równoważmy jego odpowiednik, c) sposób wykonania : płyta melaminowana d) typ szafy biurowej 5 0H z możliwością swobodnego przechowywania segregatorów w 5 rzędach (z regulowaną wysokością) e) wyposażona w otwierane na zewnątrz drzwi dwuskrzydłowe z zamontowanym zamkiem patentowym na klucz wraz z zamontowanymi uchwytami do otwierania f) dobra jakość materiału i spasowania elementów bez jakichkolwiek zacięć itp. 2) STÓŁ PROSTOKĄTNY (14 szt.) a) wysokość: ok. 730 mm b) długość 1300 mm c) szerokość 750 mm d) grubość blatu: 25 mm e) kolor: jasny typu brzoza polarna lub równoważmy jego odpowiednik f) stelaż: profil stalowy g) dobra jakość materiału i spasowania elementów (stabilność). 2. Przedmiot zamówienia musi być fabrycznie nowy, wolny od wad oraz spełniać wymogi norm określonych obowiązującym prawem. 3. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę przedmiotu zamówienia wraz z transportem i wniesieniem na miejsce wskazane przez Zamawiającego i wszelkimi czynnościami montażu, rozpakowania, rozmieszczenia czy też obmiaru technicznego oferowanych mebli do stanu tzw. gotowego do użycia przez użytkowania. 4. Przekazanie przedmiotu zamówienia odbywać się będzie protokolarnie przy obecności Wykonawcy i Zamawiającego wraz z weryfikacją należytej realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający NIE dopuszcza do składania Ofert Częściowych na poszczególny asortyment mebli będących przedmiotem zamówienia. Oferent winien złożyć ofertę cenową na cały asortyment mebli (pkt. ppkt.1)-2).w przeciwnym wypadku oferta będzie odrzucona jako nieważna.
III. POZOSTAŁE WYMOGI i OBOWIĄZKI DOSTAWCY: Dostawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązuje się: 1) Wykonywać wszelkie prace zgodnie z wymogami i zaleceniami Zamawiającego 2) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 3) Zamawiający nie dopuszcza realizacji przedmiotu zamówienia przez podwykonawców. Wykonawca zobowiązany jest samodzielnie realizować przedmiot zamówienia. 4) Udzielić Zamawiającemu bezwarunkowej Gwarancji Jakości na oferowane meble co najmniej na okres 24 m-cy od daty realizacji przedmiotu zamówienia i Podpisania Odbioru na warunkach określonych w stosownej Umowie. 5) Wszystkie wyroby, materiały powinny być dopuszczone do obrotu i stosowania, posiadać niezbędne certyfikaty i atesty oraz spełniać warunki techniczne. 6) Wykonywanie zadań nie powinno zakłócać i utrudniać pracy Zamawiającego. 7) Podczas wykonywania prac Dostawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy swoje i swoich pracowników a także za ewentualne szkody spowodowane Zamawiającemu i osobom trzecim. 8) Dostawca dostarczy przed odbiorem niezbędne certyfikaty i atesty dostarczonych mebli i wyposażenia biurowego. Dostarczenie w/w dokumentów będzie warunkiem rozpoczęcia czynności odbiorowych. Odbiór będzie przeprowadzony w terminie trzech dni od zgłoszenia gotowości do odbioru i dostarczenia w/w dokumentów. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Termin realizacji: od dnia podpisania stosownej Umowy do dnia 08.12.2017r. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1.Oferent powinien stworzyć ofertę na Formularzu lub jego wzorze stanowiącym Załącznik nr 1. 2.Oferta powinna: - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, - zawierać ceny netto oraz brutto. 3. Złożenie oferty jest równoznaczne z posiadaniem niezbędnego potencjału technicznego i ludzkiego w zakresie realizacji zamówienia. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 1), 2) Wydruk CEDiG lub odpis z właściwego rejestru 3) Opis oferowanych mebli wraz z materiałem zdjęciowym/graficznym min. wraz z ich nazwą oraz kolorystyką i materiałem wykonania (Folder reklamowy, Katalog Ofertowy, Wydruk itd.) 4) Warunki Gwarancji oferowanych Mebli (np. Karta Gwarancyjna) 5) Certyfikaty, autoryzacje, Referencje itd.
VII. MIEJSCE oraz TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1.Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego (decyduje data wpływu) lub przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy e-mail: (marcin.kokot@bbfo.bydgoszcz.pl i robert.kiela@bbfo.bydgoszcz.pl) w nieprzekraczalnym terminie składania ofert tj. do dnia 10.11.2017r. do godz. 12.00. 2. Oferty złożone po wyznaczanym ww. terminie nie będą rozpatrywane, a ewentualne oferty złożone w formie pisemnej zostaną niezwłocznie zwrócone bez ich otwierania i nie będą rozpatrywane. 3. W toku badania i oceny Ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wszelkich wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. VII. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ: 1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryterium najniżej ceny ryczałtowej brutto : C - Najniższa ŁĄCZNA cena ryczałtowa brutto oferowanych mebli: 100 % 2. Kwota ryczałtowa oferowana za wykonanie poszczególnych części zamówienia obejmuje wszelkie czynności związane z dostawą mebli, niezbędny transport, wniesienie i ustawienie, montaż, obróbki i wykończenie elementów a także prace zabezpieczające i utylizacja opakowań. 3. W szczególności cenie oferty należy uwzględnić wszystkie koszty związane z realizacją dostaw i usług będących przedmiotem zamówienia wynikające wprost z opisu przedmiotu zamówienia oraz nie ujęte w tym opisie pozwalające osiągnąć cel oznaczony w niniejszym Zapytaniu ofertowym. 4. Cena winna być wyrażona w PLN wraz ze wskazaniem jednostkowej ceny netto brutto oferowanych mebli oraz łącznej ceny netto i brutto przedmiotu zamówienia. VIII. WARUNKI PŁATNOŚCI: Płatność zostanie uregulowana przelewem w terminie 14 dni na rachunek bankowy Wykonawcy po należytej realizacji przedmiotu zamówienia, co zostanie stwierdzone podpisanym przez strony pisemnym Protokołem Odbioru oraz po dostarczeniu prawidłowo wystawionej faktury VAT. VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi telefonicznie lub mailowo danego Oferenta, który przedstawił najtańszą ofertę. 2. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta stosowna pisemna Umowa na realizację przedmiotu zamówienia ( z zastrzeżeniem pkt IX ppkt 2), 3. Zamawiający nie udzieli odpowiedzi oferentom, których oferta nie zostanie uznana za najkorzystniejszą. IX. DODATKOWE INFORMACJE: 1. Osoby kontaktowe p. Marcin Kokot tel. 52 585-68-29 i Robert Kiela 52 5856 943. 2. Na każdym etapie postepowania Zamawiający z ostrożności informuje, iż zastrzega sobie prawo unieważnienia postepowania bez podania przyczyny. Z tytułu ewentualnego unieważnienia postepowania Oferentom nie przysługuje zwrot jakichkolwiek kosztów, w tym kosztów przygotowania Oferty.
3. W celu skalkulowania ceny oraz oceny oczekiwań i wymagań Zamawiający umożliwia Dostawcom dokonanie Wizji Lokalnej pomieszczeń Zamawiającego w celu porównania już użytkowanych mebli przez Zamawiającego. Przedmiot zamówienia formą, materiałem kolorystyką zastosowanie oraz celem winien być związany i kompatybilny zarówno estetycznie jak i funkcjonalnie z użytkowanym umeblowaniem Zamawiającego. Wizji lokalnej można dokonywać w dni robocze w godz. 09-15.00 - po wcześniejszym umówienie się z p. Marcinem Kokot. 4. Wszystkie faktury VAT wystawiane na Zamawiającego przez Wykonawcę zawierać będą następujące dane: Miasto Bydgoszcz,ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz NIP 953-101-18-63 Miejsce dostawy: Bydgoskie Biuro Finansów Oświaty, ul. K.K. Baczyńskiego 5 85-805 Bydgoszcz Załączniki Formularz Ofertowy załącznik nr 1,
Załącznik nr 1 (miejscowość), dnia r. (data).. Nazwa i pieczęć Oferenta FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr. /2017r. z dnia.. 2017r. ogłoszone na stronie internetowej Zamawiającego www.bip.bbfo.bydgopszcz.pl w dniu 2017 na oferujemy następujące meble: I. Cena brutto 1 szt. Szafy Aktowej (pełnej) model., kolor. w wysokości zł brutto; w tym kwota netto.. zł + kwota podatku VAT zł II. Cena brutto 1 szt. Stołu Prostokątnego model., kolor. w wysokości zł brutto; w tym kwota netto.. zł + kwota podatku VAT zł CENA Łączna Oferowanych mebli (suma pozycji od I do II składająca się z zaoferowanych cen jednostkowych ww. oferowanych mebli).. zł brutto Ponadto oświadczamy, że: 1) zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia oraz warunkami udziału w postępowaniu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do właściwego wykonania zamówienia, 2) Osobą/ami upoważnioną/ymi do podpisania umowy w przedmiotowym postępowaniu jest/są:.. (imię, nazwisko, funkcja reprezentującego).. Podpis