ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2018

Transkrypt

1 Bydgoszcz, r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2018 Postępowanie prowadzone bez zastosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 ww. ustawy PZP. I. ZAMAWIAJĄCY: Bydgoskie Biuro Finansów Oświaty ul. K.K. Baczyńskiego 5, Bydgoszcz II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest nasadzenie 22 drzew na terenie Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty przy ul. K.K Baczyńskiego 5 w Bydgoszczy wyszczególnionych w prawomocnej Decyzji administracyjnej nr ŚG-III : L.p. Gatunek drzewa do nasadzenia Lokalizacja Nr działki Nr obrębu Obwód pnia mierzony na wysokości 100 cm Ilość sztuk 1. Klon zwyczajny ul. K.K. Baczyńskiego 7/ cm 6 2. Dąb szypułkowy ul. K.K. Baczyńskiego 7/ cm 2 3. Dąb czerwony ul. K.K. Baczyńskiego 7/ cm 2 4. Brzoza brodawkowata ul. K.K. Baczyńskiego 7/ cm 6 5. Buk zwyczajny ul. K.K. Baczyńskiego 7/ cm 2 6. Świerk pospolity ul. K.K. Baczyńskiego 7/ cm 4 2. Wymagania dotyczące sadzonek: 1) prawidłowo uformowane z zachowaniem pokroju charakterystycznego dla gatunku i odmiany; 2) bryła korzeniowa powinna być dobrze przerośnięta, odpowiednio duża i nieuszkodzona; 3) Zamawiający wymaga udokumentowania źródeł pochodzenia lub zakupu sadzonek (np. dokument źródłowy zakupu w postaci: Faktury, Rachunku, Potwierdzenia zakupu). Natomiast w przypadku samodzielnego pozyskania sadzonek (np. w wyniku uprawy, plantacji) złożenia przez Oferenta pisemnego oświadczenia w tym zakresie. 3. Każde drzewo po posadzeniu należy zabezpieczyć palikami i przymocować do nich sadzonkę.

2 III. POZOSTAŁE CZYNNOŚCI WYKONAWCY ZWIĄZANE Z ZAKRESEM ORAZ SPOSOBEM WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji przedmiotu zamówienia winien przedstawić Zamawiającemu plan z zaznaczonymi miejscami nasadzeń ww. drzew. Po akceptacji planu przez Zamawiającego, Wykonawca może rozpocząć dalszy etap prac. 2. Przy realizacji przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności przed dokonaniem nasadzeń - Wykonawca winien wypełnić wykopane doły nasadzeń ww. drzew ziemią żyzną właściwej jakości oraz o ph właściwym dla danego rodzaju gatunku sadzonych ww. drzew. 3. Doniesienia drzew wraz z ich właściwym posadzeniem (z ewentualnym uzupełnieniem podłoża). 4. Ściółkowanie ww. sadzonych drzew mieloną korą drzew iglastych warstwą o grubości ok. 7 cm. 5. Ewentualne wykonanie cięć korygujących ww. drzew z posmarowaniem cieć (ran) odpowiednim środkiem grzybobójczym. 6. Wywóz pozostałych wszelkich opadów po realizacji przedmiotu zamówienia ww. drzew. 7. Przestrzegania wszelkich przepisów, w tym BHP na terenie Zamawiającego. IV. GWARANCJA JAKOŚCI: 1. Wykonawca (Gwarant) udziela na cały przedmiot zamówienia 24 miesiące gwarancji jakości, której bieg zaczyna się od daty sporządzenia bezusterkowego protokołu odbioru całego zrealizowanego przedmiotu zamówienia. Gwarancja obejmuje wszystkie prace, dostawy oraz usługi wykonane w ramach zamówienia - w tym dostarczone i zasadzone sadzonki ww. drzew. 2. W okresie udzielonej gwarancji jakości Wykonawca (Gwarant) winien dokonać min. 2 razy w roku (1 raz w I półroczu oraz 1 raz w II półroczu) oceny stanu i rozwoju posadzonych ww. drzew wraz z innymi celowymi czynnościami pielęgnacyjnymi oraz odpowiednim nawożeniem - do czasu upływu okresu udzielonej gwarancji jakości. 3. W okresie gwarancji Gwarant obowiązany jest do nieodpłatnego usuwania wad ujawnionych w okresie gwarancji najpóźniej w ciągu 14 dni od daty zgłoszenia przez Zamawiającego. W przypadku gdy powyższy termin z przyczyn obiektywnych oraz niezawinionych przez Wykonawcę nie jest możliwy do spełnienia- Wykonawca winien o tym fakcie niezwłocznie zawiadomić Zamawiającego. W takim przypadku Wykonawca (Gwarant) zobowiązany jest do bezpłatnego usunięcia wad i usterek w uzgodnionym z Zamawiającym terminie technicznie i organizacyjnie uzasadnionym. 4. Gwarant ponosi odpowiedzialność za jakość wykonanych prac, w tym jakość posadzonego materiału roślinnego i zobowiązuje się do usuwania wad przez nieodpłatne uzupełnienie wymianę roślin obumarłych, uszkodzonych przez szkodniki itp. poza przypadkami spowodowanymi nieprzewidywalnymi okolicznościami oraz zjawiskami naturalnymi (kradzież, klęska żywiołowa, wichura itp.) 5. Usunięcie wad zostanie stwierdzone Protokolarnie. Zakres czynności związanych z usuwaniem wad obejmuje usunięcie uschniętych lub zniszczonych drzew oraz nasadzenie nowych roślin w dotychczasowym miejscu lub jego najbliższym sąsiedztwie wg ustalonych standardów oraz zgodnie z treścią ww. Decyzji. Nowe nasadzenia muszą odpowiadać cechom usuniętych, tj. gatunek, zbliżony wiek, obwód pnia i wielkość. Każdorazowo prace należy wykonać po uzgodnieniu z Zamawiającym. 6. Wykonawca (Gwarant) jest odpowiedzialny za wszelkie zawinione przez siebie szkody i straty, które spowodował w czasie prac związanych z usuwaniem wad. 7. Wykonawca (Gwarant) niezależnie od udzielonej gwarancji jakości ponosi również odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady przedmiotu zamówienia. 8. W przypadku braku reakcji Wykonawcy (Gwaranta) na wezwanie Uprawnionego do usunięcia stwierdzonych wad, Uprawniony ponownie wezwie Wykonawcę (Gwaranta) do ich usunięcia,

3 pod rygorem zlecenia ich usunięcia innemu Wykonawcy Zastępczemu - na koszt i ryzyko Wykonawcy (Gwaranta). 9. Po upływie ustalonego w umowie okresu udzielonego gwarancji jakości nastąpi Odbiór ostateczny mający na celu ustalenie stanu ww. drzew i stwierdzenie usunięcia wad w okresu w udzielonym okresie gwarancji jakości. Drzewa obumarłe (częściowo lub w całości) Wykonawca (Gwarant) zobowiązuje się niezwłocznie wymienić na nowe tego samego gatunku zgodnie z treścią ww. Decyzji. V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Termin wykonania całego przedmiotu zamówienia najpóźniej do dnia r. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Oferent winien złożyć ofertę na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Zapytania. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani ofert wariantowych. Złożenie oferty jest równoznaczne z posiadaniem niezbędnego potencjału technicznego oraz uprawnień w zakresie w/w prac. 3. Wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i/lub rzeczowe wyrządzone osobom trzecim podczas wykonywania prac w tym celu każdy Oferent (Wykonawca) winien przedstawić opłaconą polisę OC w zakresie Odpowiedzialności Cywilnej OC za delikt ważną co najmniej do ww. ostatecznego terminu realizacji zamówienia na Sumę Ubezpieczenia OC deliktowego min zł. VII. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1. Formularz Ofertowy (Załącznik nr 1). 2. Polisa OC wraz z dowodem jej opłacenia (zgodnie z wymogami pkt. VI ppkt. 3). 3. aktualny wydruk z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (CEDiG lub KRS) potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej Wykonawcy. 4. Oświadczenie Oferenta dotyczące źródła pochodzenia sadzonek ww. drzew (zakup lub samodzielne pozyskanie w wyniku uprawy, plantacji). W przypadku zakupu sadzonek, Zamawiający po podpisaniu umowy będzie żądać od Wykonawcy przedłożenia dokumentu potwierdzającego taki zakup (faktura lub rachunek). VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego (decyduje data wpływu) lub przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej co najmniej w formie podpisanego skanu na adres marcin.kokot@bbfo.bydgoszcz.pl w nieprzekraczalnym terminie składania ofert tj. do dnia r. do godz. 9: Oferty złożone po wyznaczanym ww. terminie nie będą rozpatrywane, a oferty złożone w formie pisemnej zostaną niezwłocznie zwrócone bez ich otwierania. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wszelkich wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. IX. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ: 1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następuje kryterium najniższej ceny:

4 C - Najniższa ryczałtowa cena brutto realizacji zamówienia: 100 % 1. Zaoferowana cena winna mieć charakter RYCZAŁTOWY i być wyrażona w PLN w kwocie netto i brutto oraz uwzględniać wszelkie koszty Wykonawcy w celu prawidłowej oraz terminowej realizacji całego zamówienia. 2. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi telefonicznie lub mailowo danego Oferenta, który przedstawił najtańszą ofertę. 3. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna Umowa na realizację przedmiotu zamówienia (z zastrzeżeniem pkt XI ppkt 2). X. WARUNKI PŁATNOŚCI: Płatność zostanie uregulowana przelewem w terminie 14 dni na rachunek bankowy Wykonawcy po należytym wykonaniu całego przedmiotu zamówienia co zostanie stwierdzone podpisanym przez strony pisemnym protokołem odbioru oraz po dostarczeniu prawidłowo wystawionej faktury. XI. DODATKOWE INFORMACJE: 1. Zamawiający preferuje przeprowadzenie przez potencjalnych Wykonawców wizji lokalnej terenu Zamawiającego możliwej w dni powszednie w godz. 8:00 do 15:00 - tylko po uprzednim telefonicznym poinformowaniu p. Marcina Kokot tel Na każdym etapie postępowania Zamawiający z ostrożności informuje, iż zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Z tytułu ewentualnego unieważnienia postępowania Oferentom nie przysługuje zwrot jakichkolwiek kosztów, w tym kosztów przygotowania Oferty. XII. KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH: W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO ), niniejszym informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących prawach. Administratorem danych osobowych jest Bydgoskie Biuro Finansów Oświaty ( Bydgoszcz, ul. Krzysztofa Kamila Baczyńskiego 5). W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem mailowym biuro@bbfo.bydgoszcz.pl tel lub na adres Bydgoskie Biuro Finansów Oświaty, ul. K.K. Baczyńskiego 5, Bydgoszcz. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, w celu związanym z obsługą i realizacją zamówienia prowadzonego z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 ww. ustawy, w związku z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne w celu uczestnictwa w prowadzonym przez nas postępowaniu. Administrator nie udostępnia danych ani nie przekazuje ich do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. Odbiorcami danych mogą być właściwe podmioty ustawowe dla załatwienia sprawy. Do danych osobowych mogą mieć dostęp, wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, podmioty zewnętrzne realizujące usługi na rzecz Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty, w szczególności firmy informatyczne świadczące usługi utrzymania i rozwoju systemów informatycznych.

5 Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich poprawienia, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych jest równoznaczne z rezygnacją w udziale w prowadzonym postępowaniu. Dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Podanie przez Państwa danych jest związane z udziałem w podstępowaniu prowadzonym w celu wyłonienia wykonawcy realizującego zamówienie zgodnie z jego opisem zawartym w przedmiocie zamówienia. Podstawą przeprowadzenia zamówienia jest zapytanie ofertowe prowadzone z wyłączeniem stosowania ustawy PZP na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy PZP, w związku art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Załącznik: Formularz ofertowy załącznik nr 1

6 Załącznik nr 1 (miejscowość), dnia r. (data) Nazwa firmy (Wykonawcy): Adres firmy (Wykonawcy): Województwo: NIP: Regon: Nr telefonu/faksu: adres Wykonawcy: FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na Zapytanie ofertowe nr 2/2018 na nasadzenie 22 drzew na terenie Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty przy ul. K.K. Baczyńskiego 5 w Bydgoszczy oferujemy realizację przedmiotowego zamówienia: 1. Cena ryczałtowa brutto wykonania całego przedmiotu zamówienia wynosi zł w tym kwota netto... zł + kwota podatku VAT zł 2. Termin realizacji całego przedmiotu zamówienia: Okres udzielonej gwarancji jakości - 24 m-ce. Ponadto oświadczamy, że: 1) Zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia oraz warunkami udziału w postępowaniu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do właściwego wykonania całego zamówienia. 2) Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne kwalifikacje do należytej realizacji zamówienia zgodnie z obowiązującym prawem oraz posiada ważną i opłaconą polisę OC (zgodnie z wymogami Zamawiającego określonymi w pkt. IV ppkt. 3 Zapytania). 3) Osobą/ami upoważnioną/ymi do podpisania umowy w przedmiotowym postępowaniu jest/są:.. (imię, nazwisko, funkcja reprezentującego).. Podpis Wykonawcy Działając na podstawie z art. 6 ust. 1 lit a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz. Urz. UE L z 2016r. nr 119/1 (zw. RODO): a) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu prowadzonym w celu wyłonienia wykonawcy realizującego zamówienie zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu ofertowym nr 2/2018. TAK NIE (niepotrzebne skreślić) b) w przypadku przedłożenia najkorzystniejszej oferty wyrażam zgodę na publikację informacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty w zakresie danych dotyczących nazwiska, wskazanego adresu oraz zaoferowanej kwoty TAK NIE (niepotrzebne skreślić).. podpis