Załącznik nr 6 do Regulaminu naboru nr RPMP.08.01.00-IP.02-12-009/17 REGULAMIN PRACY KOMISJI OCENY PROJEKTÓW POZAKONKURSOWYCH W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO NA LATA 2014 2020 Do naboru nr RPMP.08.01.00-IP.02-12-009/17 (projekty pozakonkursowe) 8 Oś Priorytetowa RYNEK PRACY Działanie 8.1 Aktywizacja zawodowa projekty Powiatowych Urzędów Pracy 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa zasady funkcjonowania Komisji Oceny Projektów Pozakonkursowych (KOPP) oceniającej wnioski złożone w naborze projektów pozakonkursowych Powiatowych Urzędów Pracy na rok 2017 nr RPMP.08.01.00-IP.02-12- 009/17 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 2020. 2. Za zapewnienie prawidłowej organizacji pracy KOPP, w tym za określenie planu pracy KOPP oraz obsługę administracyjną KOPP, odpowiedzialny jest Kierownik Zespołu Promocji Konkursów i Naboru Projektów. 3. Ocena projektów aplikujących o dofinansowanie w ramach naboru, o którym mowa w ust. 1, odbywa się na podstawie kryteriów wyboru projektów zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego. 4. W przypadku stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie braków formalnych, WUP może przed przekazaniem wniosku do oceny w ramach KOPP, wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia lub poprawy braków formalnych na podstawie art. 43 Ustawy, w terminie 7 dni od dnia skutecznego doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. 5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają obowiązujące przepisy Ustawy, Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020, a także
inne postanowienia dokumentów programowych i przepisy prawa powszechnie obowiązującego. 2 Skład Komisji Oceny Projektów Pozakonkursowych 1. W skład KOPP, z prawem dokonywania oceny wniosków, wchodzą pracownicy WUP z Zespołu Promocji Konkursów i Naboru Projektów (PKN). 2. Członkowie KOPP powoływani są na podstawie Polecenia służbowego Dyrektora WUP spośród pracowników wyznaczonych przez Kierownika Zespołu PKN, o których mowa w ust. 1. Polecenie służbowe przygotowane jest przez Kierownika Zespołu PKN. 3. Wszelkie zmiany w składzie KOPP wynikające, w szczególności z konieczności wyłączenia członka KOPP, mogą być wprowadzane w drodze Polecenia służbowego Dyrektora WUP, o którym mowa w ust. 2. 4. Pracownicy powołani do pracy w KOPP powinni posiadać kwalifikacje zawodowe odpowiadające specyfice i zakresowi odpowiedniego Działania RPO WM, a każdy wniosek oceniany jest przez pracownika, którego wiedza i posiadane doświadczenie zawodowe umożliwiają jego poprawną ocenę. 5. Przewodniczący KOP oraz członkowie KOP muszą posiadać certyfikat uprawniający do dokonywania oceny. Certyfikat potwierdza zrealizowanie obligatoryjnego programu szkoleniowego udostępnionego na platformie e-learningowej, dla osób uczestniczących w procesie wyboru projektów współfinansowanych z EFS. 3 Sposób powołania KOPP Powołanie KOPP następuje w drodze Polecenia służbowego Dyrektora WUP. 1. Polecenie Służbowe Dyrektora WUP powołujące KOPP określa w szczególności: a) numer naboru, b) nazwę Działania/Poddziałania oraz numer Osi Priorytetowej RPO WM, c) imiona i nazwiska członków KOPP, d) imiona i nazwiska osób pełniących funkcje Przewodniczącego KOPP oraz Sekretarza KOPP, 2
e) planowany termin przewidziany na dokonanie oceny. 2. KOPP powoływana jest na okres od momentu rozpoczęcia procesu oceny projektów do ostatecznego rozstrzygnięcia naboru. 3. Liczba członków KOPP powoływanych do oceny wniosków o dofinansowanie projektów jest uzależniona od potrzeb, w szczególności od prognozowanej liczby wniosków złożonych w naborze. 4. Dopuszcza się możliwość zmiany składu KOPP. Zmiany te muszą być wprowadzane w drodze Polecenia służbowego Dyrektora WUP. 4 Cele, zadania i zakres odpowiedzialności KOPP 1. Celem powołania KOPP jest zapewnienie rzetelnej i bezstronnej oceny projektów dokonywanej przez osoby posiadające specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności z dziedziny, której dotyczy nabór. 2. Członkowie KOPP zobowiązani są do wykonywania swoich obowiązków zgodnie z prawem, sumiennie, sprawnie, rzetelnie i bezstronnie. 3. Zadaniem KOPP jest ocena spełnienia kryteriów wyboru projektów, w tym w szczególności: a) ocena formalna i merytoryczna, b) wskazanie wnioskodawcy ewentualnych nieprawidłowości we wniosku, c) ponowna ocena poprawionego wniosku, do chwili przygotowania przez wnioskodawcę wniosku spełniającego wszystkie kryteria oceny. 4. Ocena wniosków dokonywana przez KOPP odbywa się m.in. zgodnie z: a) przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, b) kryteriami wyboru projektów, c) Regulaminem naboru oraz Regulaminem pracy KOPP, d) wytycznymi ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, wytycznymi IZ. 5. Przewodniczący KOPP jest odpowiedzialny w szczególności za: a) zapewnienie prawidłowego i terminowego przebiegu oceny projektów, w tym m.in. zgodności pracy KOPP z Regulaminem naboru oraz Regulaminem pracy KOPP, b) zapewnienie poufności i bezstronności prac członków KOPP poprzez zebranie od nich stosownych oświadczeń, c) zapewnienie niezależności oceny formalnej i merytorycznej dokonywanej przez każdego z oceniających, 3
d) właściwe przygotowanie członków KOPP do oceny formalnej i merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów, e) przeciwdziałanie próbom ingerowania w dokonywaną ocenę przez osoby i podmioty zewnętrzne, niebiorące w niej udziału. 6. Do zadań Przewodniczącego KOPP należy w szczególności: a) zwoływanie posiedzeń KOPP zgodnie z ustalonym harmonogramem, b) koordynacja posiedzeń KOPP, w szczególności przez organizowanie spotkań członków KOPP, c) organizowanie przed rozpoczęciem oceny w danym naborze spotkań członków KOPP, na których przekazywane są informacje dotyczące wymogów, jakie musi spełniać projekt złożony w ramach naboru, w tym informacji na temat procedur oceny oraz obowiązujących w ramach danego naboru kryteriów wyboru projektów; d) przydzielenie przekazywanych wniosków do oceny poszczególnym członkom KOPP; e) bieżące monitorowanie postępów pracy członków KOPP, w tym monitorowanie liczby dokonanych ocen przez poszczególnych członków KOPP i informowanie o ewentualnym niewykonywaniu obowiązków przez poszczególnych członków KOPP; f) ocenę pracy poszczególnych członków KOPP i przekazywanie informacji w tym zakresie Kierownikowi Zespołu PKN, w tym informacji o potrzebach szkoleniowych; g) przygotowywanie zestawień dotyczących pracy KOPP i jej członków; h) weryfikowanie prawidłowości dokonanych ocen przez członków KOPP i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego wypełnienia Karty oceny formalnej lub Karty oceny merytorycznej (tj. niekompletnego wypełnienia karty, niewystarczającego uzasadnienia wniosku skierowanego do poprawy) zwrócenie Karty oceny formalnej lub Karty oceny merytorycznej do poprawy przez oceniającego, który dokonał nieprawidłowej oceny lub skierowanie wniosku do ponownej oceny do innego oceniającego; i) sporządzenie Protokołu z oceny i przedłożenie go w formie rekomendacji Dyrektorowi WUP; j) nadzorowanie i koordynowanie ponownej oceny formalnej i oceny merytorycznej wniosków złożonych po dokonaniu poprawek lub uzupełnień. 7. Przewodniczący KOPP niezwłocznie zawiadamia Kierownika Zespołu PKN o wszelkich nieprawidłowościach i problemach dotyczących pracy KOPP, w szczególności o potrzebie wyłączenia z prac KOPP pracowników niedających gwarancji bezstronności. Kierownik Zespołu PKN podejmuje działania celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania KOPP, w szczególności przygotowując projekt stosownego Polecenia służbowego Dyrektora WUP w sprawie zmiany składu KOPP. 8. Do zadań Sekretarza KOPP należy w szczególności: a) koordynacja działań organizacyjno-logistycznych, związanych z pracami KOPP, w szczególności zapewnienie warunków technicznych, udostępnienie członkom KOPP złożonych projektów; 4
b) przygotowywanie bieżącej korespondencji z członkami KOPP, związanej z pracami KOPP, w tym dostarczanie członkom KOPP materiałów niezbędnych podczas oceny, w szczególności dokumentów programowych, opracowań i raportów; c) przyjmowanie od członków KOPP kart oceny formalnej i merytorycznej i innych dokumentów związanych z oceną, wprowadzanie danych z kart do baz danych; d) sporządzenie protokołu z prac KOPP, zawierającego informacje o przebiegu i wynikach oceny projektów; e) sporządzenie i zamieszczenie na stronach www.rpo.malopolska.pl oraz www. funduszeeuropejskie.gov.pl list rankingowych; f) wprowadzanie danych do baz danych; g) kompletowanie i zabezpieczenie dokumentacji związanej z pracami KOPP. 7. Zadaniem członka KOPP jest: a) przeprowadzenie oceny formalnej i oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, b) wskazanie wnioskodawcy ewentualnych nieprawidłowości we wniosku, c) ponowna ocena poprawionego wniosku, do chwili przygotowania przez wnioskodawcę wniosku spełniającego wszystkie kryteria oceny. 8. Członek KOPP zobowiązany jest w szczególności do: a) zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu, co potwierdza podpisem na oświadczeniu o gotowości do oceny, bezstronności i poufności; b) przeprowadzenia oceny formalnej i merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów w oparciu o kryteria obowiązujące w danym naborze; c) przedstawienia wyczerpującego, odnoszącego się do przyznanej punktacji, pisemnego uzasadnienia wystawionej oceny w odpowiednich miejscach karty oceny formalnej i merytorycznej; d) wypełniania swoich obowiązków w sposób rzetelny, bezstronny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W razie powzięcia informacji o istnieniu jakichkolwiek okoliczności mogących budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności, w odniesieniu do przekazanego do oceny projektu, członek KOPP zobowiązany jest do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu na piśmie Przewodniczącemu KOPP i wyłączenia się z dalszego uczestnictwa w procesie oceny; e) sprawdzenia racjonalności i efektywności wydatków zaplanowanych w projekcie w związku z realizacją poszczególnych zadań w tym kosztów dóbr i usług; f) terminowego dostarczenia do WUP podpisanych kart oceny projektów; g) niezatrzymywania jakichkolwiek kopii pisemnych lub elektronicznych informacji związanych z wykonywaniem zadań w ramach KOPP; h) zachowania w tajemnicy wszystkich informacji i dokumentów związanych z wykonywaniem zadań w ramach KOPP; i) informowania Przewodniczącego KOPP o zaistniałych próbach wywierania nacisku; j) udziału w organizowanych szkoleniach i spotkaniach KOPP; k) stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych. 5
5 Organizacja i tryb pracy KOPP 1. Ocena dokonywana przez KOPP odbywa się w ramach posiedzeń KOPP. 2. Przez posiedzenie KOPP rozumie się okres, jaki upływa od momentu przeprowadzenia przyznania wniosków do oceny do momentu zatwierdzenia Protokołu z prac KOPP. 3. Ocena formalna i ocena merytoryczna każdego z projektów jest dokonywana przez jednego oceniającego, spośród pracowników powołanych do KOPP (z wyłączeniem Przewodniczącego, który nie dokonuje oceny projektów), którego wiedza i posiadane kwalifikacje zawodowe umożliwiają prawidłową pod względem formalnym i merytorycznym ocenę projektu. 4. Wnioski do oceny przyznawane są przez Przewodniczącego KOPP poszczególnym członkom KOPP, przy uwzględnieniu rekomendacji Kierownika Zespołu PKN 5. Przed rozpoczęciem prac KOPP, Sekretarz KOPP sporządza listę wszystkich projektów złożonych w odpowiedzi na ogłoszony nabór, wraz z nazwą wnioskodawcy oraz tytułem projektu i przedstawia ją do wiadomości członkom KOPP, przed podpisaniem przez nich oświadczenia o gotowości do oceny, bezstronności i poufności. 6. Przed przystąpieniem do oceny projektu członek KOPP podpisuje oświadczenie o gotowości do oceny, bezstronności i poufności, którego wzór stanowi załącznik do Regulaminu naboru. 7. Wnioski do oceny przekazywane są członkom KOPP w formie elektronicznej. W przypadku awarii systemu e-rpo, Przewodniczący KOPP przyznaje wnioski w wersji papierowej do czasu ponownego uruchomienia systemu. 8. Wraz z otrzymanym do oceny wnioskiem, Członek KOPP otrzymuje informację o dokumentach niezbędnych do prawidłowej oceny wniosku, tj. Regulamin pracy KOPP, Regulamin naboru. 9. Ocena spełnienia przez dany projekt kryteriów dokonywana jest na podstawie wniosku o dofinansowanie. 10. Członkowie KOPP są zobowiązani do pisemnego, wyczerpującego przedstawienia w Karcie oceny formalnej i Karcie oceny merytorycznej uzasadnienia wyniku oceny każdego kryterium ocenionego negatywnie, a w przypadku kryteriów punktowych - do uzasadnienia powodu nieprzyznania maksymalnej możliwej do uzyskania liczby punktów (wskazania wszystkich okoliczności, które przesądziły o negatywnym wyniku oceny lub o obniżeniu punktacji). Uzasadnienie powinno wskazywać na konkretne, stwierdzone przez oceniającego braki i nieprawidłowości we wniosku. 11. Okolicznościami uzasadniającymi zmiany osób oceniających wnioski mogą być w szczególności: zdarzenia losowe (np. wypadek, choroba itp.), 6
wyłączenie członka KOPP z udziału w ocenie projektów w związku ze stwierdzeniem okoliczności budzących wątpliwości co do jego bezstronności, zadeklarowanie przez oceniającego niemożności dokonania oceny w terminie z powodu innych istotnych przyczyn, rezygnacja członka KOPP z oceny projektu lub całkowity brak kontaktu z osobą oceniającą przez okres 3 dni w trakcie trwania procedury oceny. 6 Zasada bezstronności i standard prac Komisji Oceny Projektów Pozakonkursowych 1. Ocena merytoryczna dokonywana przez KOPP odbywa się przy zachowaniu następujących standardów: 1) poufności dokumentacji związanej z oceną dostęp do dokumentów związanych z oceną mają wyłącznie członkowie KOPP; 2) zobowiązania członków KOPP do zachowania poufności danych i informacji zawartych w dokumentach związanych z oceną; 3) poufności informacji o przebiegu i wynikach oceny merytorycznej do momentu zakończenia oceny w ramach naboru; 4) zobowiązania członków KOPP do pełnienia swoich funkcji zgodnie z prawem, sumiennie, sprawnie, dokładnie i bezstronnie; 5) niezależności członków KOPP odnośnie treści dokonywanych przez nich ocen; 6) rejestrowania procesu oceny wniosków. 2. Członkowie KOPP nie mogą być związani z projektodawcami stosunkiem osobistym, faktycznym lub służbowym tego rodzaju, że mogłoby to wywołać wątpliwości co do bezstronności przeprowadzonych czynności. 3. Członkowie KOPP dokonujący oceny formalnej oraz oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie podczas posiedzenia KOPP podpisują oświadczenie o gotowości do oceny, bezstronności i poufności. 7 Ocena wniosków 1. Przedmiotem oceny KOPP są wyłącznie wnioski, które zostały złożone w odpowiedzi na ogłoszony nabór. 2. Wnioski do oceny przekazywane są członkom KOPP w formie elektronicznej. 7
3. Ocena formalna wniosku dokonywana jest na podstawie Karty oceny formalnej, której wzór stanowi załącznik do Regulaminu naboru projektów pozakonkursowych Powiatowych Urzędów Pracy na rok 2017 w ramach 8 Osi priorytetowej RYNEK PRACY Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. Dokonanie oceny członek KOPP potwierdza własnoręcznym podpisem na Karcie oceny formalnej. 4. Ocena formalna wniosków polega na weryfikacji spełniania przez wniosek kolejno następujących kryteriów: 1) ogólnych kryteriów formalnych; 2) szczegółowych kryteriów dostępu. 5. Ocenę każdego kryterium formalnego oraz kryterium dostępu oceniający uzasadniania w Karcie oceny formalnej. 6. W przypadku niespełnienia któregokolwiek z kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu, oceniający w Karcie oceny formalnej wskazuje błąd lub uchybienie wraz z jego dokładnym opisem. 7. Wnioski spełniające kryteria formalne oraz kryteria dostępu weryfikowane na etapie oceny formalnej są przekazywane do oceny merytorycznej. 8. Ocena merytoryczna wniosku dokonywana jest na podstawie Karty oceny merytorycznej, której wzór stanowi załącznik do Regulaminu naboru projektów pozakonkursowych Powiatowych Urzędów Pracy na rok 2017 w ramach 8 Osi priorytetowej RYNEK PRACY Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. Dokonanie oceny członek KOPP potwierdza własnoręcznym podpisem na Karcie oceny merytorycznej. 9. Ocena merytoryczna wniosków polega na weryfikacji spełniania przez wniosek kolejno następujących kryteriów: 1) ogólnych kryteriów horyzontalnych; 2) ogólnych kryteriów merytorycznych. 10. W przypadku, gdy oceniający stwierdzi, że wniosek nie spełnia ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu, których weryfikacja dokonywana była na etapie oceny formalnej, a uchybienia te nie zostały zauważone na etapie oceny formalnej, wniosek, jako niepodlegający ocenie merytorycznej trafia ponownie do oceny formalnej. Oceniający odnotowuje ten fakt w Karcie oceny merytorycznej. Ponowna ocena formalna odbywa się w ciągu 14 dni od daty podpisania Karty oceny merytorycznej. 11. Wnioski spełniające kryteria formalne i dostępu weryfikowane na etapie oceny formalnej są sprawdzane pod kątem spełniania kryteriów horyzontalnych, w tym standardu minimum 8
równości szans kobiet i mężczyzn. Wyniki weryfikacji wszystkich kryteriów horyzontalnych oceniający odnotowuje w Karcie oceny merytorycznej. 12. Następnie oceniający weryfikuje spełnienie przez projekt ogólnego kryterium merytorycznego, przy czym ocena przedstawiana jest w postaci 0-1, przy czym 1 oznacza spełnienie kryterium, a 0 niespełnienie kryterium. 13. Ocenę każdego kryterium horyzontalnego i kryterium merytorycznego oceniający uzasadniania w Karcie oceny merytorycznej. 14. W przypadku niespełnienia któregokolwiek z kryteriów oceny, Oceniający w Karcie oceny merytorycznej wskazuje błąd lub uchybienie wraz z jego dokładnym opisem. 15. W przypadku stwierdzenia błędu lub uchybienia we wniosku na etapie oceny formalnej lub oceny merytorycznej wnioskodawca jest informowany o konieczności poprawienia lub uzupełnienia wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego w wyznaczonym terminie. 16. Wypełnione przez oceniających Karty oceny formalnej oraz Karty oceny merytorycznej weryfikowane są pod względem prawidłowości wypełnienia kart przez Przewodniczącego KOPP. W razie stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości lub wątpliwości Przewodniczący KOPP podejmuje decyzję w zakresie konieczności zwrotu karty do poprawy przez oceniającego. 17. Karty oceny formalnej oraz Karty oceny merytorycznej są zatwierdzane przez Przewodniczącego KOPP. 18. Projekt może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli spełnia wszystkie kryteria zawarte w Karcie oceny merytorycznej. 8 Lista projektów zatwierdzonych do realizacji, Protokół z oceny 1. Po zakończeniu prac KOPP sporządzany jest Protokół zawierający: 1) informację o sposobie powołania KOPP oraz miejscu przechowywania polecenia służbowego o powołaniu KOPP w określonym składzie, 2) informację o miejscu przechowywania Kart oceny formalnej i Kart oceny merytorycznej, 3) listę wniosków skierowanych do oceny merytorycznej w ramach naboru, z przyporządkowaniem osób oceniających wnioski, 4) zestawienie wyników oceny merytorycznej w postaci projektu Listy projektów zatwierdzonych do realizacji, 9
5) opis przebiegu pracy KOPP sporządzony w sposób umożliwiający jego późniejsze odtworzenie, zawierający w szczególności opis zdarzeń niestandardowych, które zaszły w trakcie prac KOPP, do których należą zwłaszcza: a) ujawnienie istniejącego konfliktu interesów i innych okoliczności odnoszących się do niewłaściwego wykonywania zadań przez pracowników uczestniczących w pracach KOPP; b) wywieranie nacisków na członków KOPP ze strony osób i podmiotów zewnętrznych lub wewnętrznych; c) wykrycie innych nieprawidłowości w przebiegu pracy KOPP. 2. Protokół z oceny zatwierdzany jest przez Przewodniczącego KOPP przed sporządzeniem Listy projektów zatwierdzonych do realizacji. 3. Ocena dokonana przez KOPP stanowi podstawę do sporządzenia Listy projektów zatwierdzonych do realizacji. Lista przygotowywana jest przez Przewodniczącego KOPP po zakończeniu oceny wszystkich wniosków w ramach naboru. Lista projektów zatwierdzonych do realizacji wraz z Protokołem z oceny jest przedkładana do zatwierdzenia Dyrektorowi WUP. 2. W terminie nie późniejszym niż 7 dni od zakończenia oceny merytorycznej projektów, które zostały wybrane do dofinansowania, zatwierdzona Lista podlega ogłoszeniu na stronie internetowej WUP i na portalu internetowym dostarczającym informacje na temat wszystkich programów operacyjnych w Polsce. Osobą odpowiedzialną za ogłoszenie Listy jest Przewodniczący KOPP. 3. Dyrektor WUP zatwierdza Listę projektów zatwierdzonych do realizacji na podstawie Protokołu z oceny i jednocześnie informuje IZ o projektach pozakonkursowych przyjętych do realizacji. 4. Kierownik Zespołu PKN informuje pisemnie Beneficjenta o przyznaniu dofinansowania. 5. Dokumentacja dotycząca naboru i oceny wniosków składanych w odpowiedzi na nabór projektów pozakonkursowych Powiatowych Urzędów Pracy w ramach Działania 8.1. przechowywana jest w Zespole PKN. 10