Podróż służbowa Paweł Korus radca prawny partner A. Sobczyk i Współpracownicy
Art. 77 5. 1 KP Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W przepisie nie chodzi o siedzibę w rozumieniu prawa gospodarczego, częstokroć znacznie oddaloną od placówki zatrudnienia. Nie chodzi także o siedzibę centrali operacyjnej pracodawcy, która może znajdować się w innej miejscowości niż miejsce zarejestrowania podmiotu. Za siedzibę pracodawcy w rozumieniu celu analizowanego przepisu uznać należy każdą placówkę zatrudnienia, w której zatrudniony jest pracownik. Przy takiej wykładni przemieszczanie się pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych po miejscowości, w której znajduje się jego placówka zatrudnienia, niezależnie od tego, czy w miejscowości takiej jest zarejestrowana także siedziba pracodawcy, nie jest podróżą służbową, lecz pracą.
Zwrot stałe miejsce pracy odnieść należy do sytuacji, w której miejsce stałego świadczenia pracy jest inne niż siedziba pracodawcy w zaprezentowanym wyżej tego słowa znaczeniu lub nie ogranicza się wyłącznie do siedziby. Dotyczyć to będzie np. miejsca pracy określonego obszarem geograficznym poza siedzibą pracodawcy lub pracy, której wykonywanie w siedzibie pracodawcy towarzyszy jednak stałe wyjeżdżanie w tzw. teren. W takim przypadku podróżą służbową byłoby wykonywanie na polecenie pracodawcy pracy, ale dopiero poza stałym obszarem zatrudnienia. Przemieszczanie się w celu wykonywania obowiązków zawodowych w ramach tego obszaru nie nosiłoby cech podróży służbowej, lecz byłoby wykonywaniem pracy w całości wliczanym do czasu pracy (por. A. Sobczyk Zasady prawnej regulacji czasu pracy ABC 2005).
Stałe przemieszczanie się z jednego do innego miejsca (miejscowości) przez tzw. pracowników mobilnych stanowi integralny element sposobu wykonywania przez nich pracy w ramach "ruchomego", "zmiennego" miejsca pracy, obejmującego pewien obszar (por. uchwałę (7) SN z 19.11.2008 r., I PZP 4/08). W związku z tym pracownicy, których praca z istoty polega na przemieszczaniu się na pewnym obszarze, nie odbywają podróży służbowych (por. wyrok SN z 30.9.1976 r., I PR 115/76). Sąd Najwyższy przyjął takie wyłączenie odnośnie do przedstawicieli handlowych (por. wyrok z 3.12.2008 r., I PK 107/08,), innych pracowników, których praca polega na świadczeniu usług dla kontrahentów pracodawcy (wyrok z 16.11.2009 r., II UK 114/09) lub na utrzymywaniu kontaktów z kontrahentami i pozyskiwaniu nowych klientów, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy (wyrok SN z 11.4.2001 r., I PKN 350/00).
Ze względu na przedmiot podróży służbowej istotne jest to, że pracownik ma wykonać czynności pracownicze wyznaczone do zrealizowania w poleceniu pracodawcy, które nie powinny należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych. Wychodząc z tego założenia, SN stwierdził, że pracownik przedsiębiorstwa budowlanego realizującego inwestycje w różnych miejscowościach może mieć w umowie o pracę określone miejsce wykonywania pracy (art. 29 1 pkt 2 KP) jako miejsce, gdzie pracodawca prowadzi budowy lub innego rodzaju stałe prace, ewentualnie ze wskazaniem, na jakim obszarze. Wówczas to miejsce spośród określonych w umowie o pracę, w którym przez dłuższy czas, systematycznie pracownik świadczy pracę, jest każdorazowo jego stałym miejscem pracy w rozumieniu art. 77 5 1 KP (por. uchwałę SN z 9.12.2011 r., II PZP 3/11).
Sąd Najwyższy przyjął, że pracownik może mieć stałe i niestałe (ruchome, zmienne) miejsce pracy, a wskazanie ruchomego (w istocie - zmiennego) miejsca pracy jest dopuszczalnym sposobem umownego określenia miejsca wykonywania pracy obok określenia tego miejsca jako punkt lub obszar geograficzny (por. wyrok SN z 19.3.2008 r., I PK 230/07). Można wskazać jako miejsce wykonywania pracy (art. 29 1 pkt 2 KP) - obok stałego miejsca - także niestałe miejsca pracy, zmieniane ze względu na rodzaj pracy świadczonej przez pracownika oraz naturę działalności prowadzonej przez pracodawcę i związaną z nią rzeczywistą potrzebę gospodarczą. Ruchome (zmienne) miejsce pracy może na przykład zostać określone wówczas, gdy pracodawca prowadzi budowy lub podobnego rodzaju działalność. Jeżeli ruchome miejsce pracy zostało właściwie określone w umowie, to stałymi miejscami pracy w rozumieniu art. 77 5 1 KP są poszczególne, konkretne miejsca, do których (w granicach umowy o pracę i w ramach określonego w niej ruchomego miejsca pracy) pracownik zostaje skierowany w celu stałego świadczenia umówionego rodzaju pracy. Pracownik, którego miejsce pracy określono w taki sposób, jest w podróży służbowej tylko wówczas, gdy otrzymał krótkotrwałe zadanie wykonania pracy poza takim stałym miejscem pracy, a także w czasie dojazdu do tego - nieokreślonego w umowie o pracę - miejsca i powrotu z niego.
Czym innym jest wykonywanie pracy za wynagrodzeniem i czym innym podróż służbowa, gdyż diety i inne świadczenia przysługujące z tytułu tej podróży nie stanowią wynagrodzenia za pracę lecz inne świadczenia związane z pracę (wyrok SN z 17.02.2012 r. III UK 54/11). Stwierdzić należy, że dieta nie jest wynagrodzeniem za pracę i nie podlega ochronie z art. 87 1 k.p. (wyrok SN z 10.01.2007 r. III PK 90/06).
Art. 505. KC Nie mogą być umorzone przez potrącenie: 1) wierzytelności nie ulegające zajęciu; Zajęcie jest czynnością egzekucyjną. Zatem wierzytelność niepodlegająca egzekucji nie może również ulegać zajęciu (wyrok SN z 19.04.1996 r. I CRN 52/96). Art. 831. 1 KPC Nie podlegają egzekucji: 1) sumy i świadczenia w naturze wyasygnowane na pokrycie wydatków lub wyjazdów w sprawach służbowych;
Wszelkie przejazdy pracownika, wykonującego pracę w terenie, z miejsca zakwaterowania do miejsca pracy i z powrotem są objęte czasem pracy, pozostaje on bowiem w czasie tych przejazdów w dyspozycji zakładu pracy (wyrok SN z 27.05.1978 r. I PR 31/78).. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 grudnia 2008 r., II PK 107/08 - niepubl. - uznał, że przedstawiciel handlowy wykonujący obowiązki pracownicze na pewnym obszarze geograficznym, nie mając stałego miejsca pracy, nie przebywa w podróży służbowej. Czas pracy takiego pracownika może być liczony od chwili wyjścia z domu do chwili powrotu do domu
Projekt rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. 3 ust. 2. Zwrotu kosztów przejazdu dokonuje się w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. 5 ust. 2. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
4 ust. 1. Pracownikowi, który w czasie podróży służbowej krajowej lub zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. ust. 2. Wydatki, o których mowa w ust.1, obejmują w szczególności opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.
7 ust. 1. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. ust. 4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie - 25% diety; 2) obiad - 50% diety; 3) kolacja - 25% diety. ust. 5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.
9 ust. 1. Za nocleg podczas podróży krajowej w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. ust. 2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
13 ust. 2. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. 22. W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.
W świetle art. 77 5 3-4 Kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami - w tym także diet - w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeśli zatem pracodawca ureguluje w regulaminie wynagradzania/układzie zbiorowym pracy problematykę należności za podróże służbowe, pracownik będzie uprawniony do zwrotu poniesionych wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych bądź na warunkach określonych w umowie o pracę. Dieta z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przyjęta w regulaminie wynagradzania obowiązującym u prywatnego pracodawcy może być równa diecie z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ustalonej w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej (wyrok SN z 10.01.2007 r. III PK 90/06)