ZARZĄDZENIE NR 184/2016 BURMISTRZA BARCINA z dnia 28 grudnia 2016 r. w sprawie powołania Jednostki Realizującej Projekt pn. Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w mieście Barcin przy ul. Akacjowej oraz w miejscowościach Wolice i Barcin Wieś Na podstawie art. 30 ust. 1 i ust. 2 pkt. 3 i art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.) w związku z Uchwałą Nr XV/136/2016 Rady Miejskiej w Barcinie z dnia 28 stycznia 2016 r. zarządza się, co następuje: 1. Powołuję Jednostkę Realizującą Projekt pn. Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w mieście Barcin przy ul. Akacjowej oraz w miejscowościach Wolice i Barcin Wieś, zwaną dalej JRP. Skład osobowy JRP określa załącznik Nr 1 do zarządzenia. 2. Regulamin organizacyjny określa załącznik Nr 2 do zarządzenia. 3. Strukturę organizacyjną oraz zakresy czynności JRP określa załącznik Nr 3 do zarządzenia. 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Burmistrzowi Barcina. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 1
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 184/2016 Burmistrza Barcina z dnia 28 grudnia 2016 r. Skład osobowy Jednostki Realizującej Projekt (JRP) Projekt pn. Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w mieście Barcin przy ul. Akacjowej oraz w miejscowościach Wolice i Barcin Wieś W skład JRP wchodzą następujące osoby: 1. Kierownik JRP Michał Pęziak Burmistrz Barcina; 2. Zespół Organizacyjno Prawny: 2.1.Justyna Lewandowska - Główny specjalista ds. pozyskiwania środków pozabudżetowych i planowania; 2.2.Szymon Kozłowski - Główny specjalista ds. zamówień publicznych; 3. Zespół Finansowy: 3.1.Bernadeta Chojnacka Skarbnik Gminy; 3.2.Sylwia Kucharska Inspektor ds. księgowości; 4. Zespół Techniczny: 4.1.Teresa Grabowska - Kierownik Referatu Inwestycji, Remontów i Dróg; 4.2.Marek Palicki - Zastępca Kierownik Referatu Inwestycji, Remontów i Dróg; 4.3.Karolina Łangowska Starszy Specjalista ds. inwestycji komunalnych z Referatu Inwestycji, Remontów i Dróg; Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 1
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 184/2016 Burmistrza Barcina z dnia 28 grudnia 2016 r. Regulamin organizacyjny JRP Projekt pn.: Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w mieście Barcin przy ul. Akacjowej oraz w miejscowościach Wolice i Barcin Wieś 1. W obrębie struktur Urzędu Miejskiego w Barcinie utworzona zostaje Jednostka Realizująca Projekt, odpowiedzialna za wdrożenie i realizację projektu p.n. Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w mieście Barcin przy ul. Akacjowej oraz w miejscowościach Wolice i Barcin Wieś, zwana dalej JRP. 2. JRP zostaje powołana w celu prawidłowej realizacji projektu. Jednostka Realizująca Projekt odpowiada za całościowe zarządzanie projektem od fazy początkowej aż do jego zakończenia, a w szczególności za: - zarządzanie projektem w całym okresie jego realizacji na zasadach i warunkach określonych we wniosku o dofinansowanie, - reprezentowanie beneficjenta we wszystkich sprawach organizacyjnych, technicznych, prawnych i finansowych związanych z realizacją projektu, - koordynację wszystkich działań w zakresie realizacji części technicznej, pełnienia nadzorów wykonawczych oraz w zakresie prowadzenia monitoringu realizacji projektu, - prowadzenie pełnej obsługi finansowo-księgowej zgodnie z zapisami Ustawy o rachunkowości, Ustawy o finansach publicznych oraz wytycznych Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczącej, - sporządzanie i przedstawianie raportów dotyczących realizacji projektu oraz dokumentacji związanej z uruchamianiem płatności i rozliczeń, - dokonywanie czynności odbiorowych, egzekwowanie i dochodzenie od wykonawców robót i usług oraz należnych odszkodowań i kar, - gromadzenie i archiwizowanie dokumentów związanych z realizacją projektu. 3. Pracami JRP kieruje Kierownik JRP, powołany w drodze zarządzenia Burmistrza. 4. Kierownik JRP jest bezpośrednim przełożonym dla wszystkich pracowników i osób pracujących w JRP. 5. Kierownik JRP podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. Realizacji Projektu (MAO Measure Authorising Officer). 6. W zakresie zadań i czynności objętych projektem, MAO jest bezpośrednim przełożonym Kierownika JRP. 7. W przypadku nieobecności Kierownika JRP, pracami JRP kieruje bezpośrednio MAO, lub wyznaczona przez niego osoba, nie dłużej jednak, niż przez 30 dni. 8. W sytuacji nieobecności Kierownika JRP przekraczającej 30 dni, Burmistrz Barcina powołuje na to stanowisko inną osobę w drodze zarządzenia. Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 1
9. W skład JRP wchodzą następujące zespoły robocze: a) zespół organizacyjno prawny, b) zespół finansowy, c) zespół techniczny. 10. Dokumenty niezastrzeżone przepisami prawa do wyłącznego podpisu Burmistrza Barcina lub do wyłącznego podpisu MAO na podstawie zarządzenia Burmistrza Barcina, podpisuje Kierownik JRP. 11. Zmiany w niniejszym Regulaminie mogą być dokonywane w drodze Zarządzenia Burmistrza Barcina. Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 2
Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 184/2016 Burmistrza Barcina z dnia 28 grudnia 2016 r. Struktura organizacyjna oraz zakresy czynności JRP Projekt pn.: Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w mieście Barcin przy ul. Akacjowej oraz w miejscowościach Wolice i Barcin Wieś 1. Schemat organizacyjny JRP Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 3
2. Zadania JRP Na czele JRP stoi Kierownik JRP Burmistrz Barcina Jest osobą decyzyjną, odpowiedzialną za realizację całego przedsięwzięcia, Kieruje pracą JRP w sposób umożliwiający prawidłową realizację Projektu pod względem administracyjnym, finansowym i technicznym, Odpowiada za organizowanie, koordynowanie i nadzór prac wykonywanych przez personel JRP, Odpowiada za koordynację realizacji Projektu. Jednostka Realizująca Projekt funkcjonuje w ramach trzech Zespołów: Zespół Organizacyjno - Prawny (ZOP) w skład zespołu wchodzą: Główny specjalista ds. pozyskiwania środków pozabudżetowych i planowania z Referatu Rozwoju i Promocji; Główny specjalista ds. zamówień publicznych (samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych). Do obowiązków zespołu należeć będzie w szczególności: Obsługa prawno - organizacyjna realizowanego Projektu, Organizacja spotkań koordynacyjnych dotyczących realizacji zadań w ramach Projektu, Nadzór nad przygotowywaniem projektów: uchwał, zarządzeń itp. oraz wszelkich innych dokumentów prawnych potrzebnych do realizacji Projektu, Przygotowanie dokumentacji przetargowej, w tym umów dot. poszczególnych zadań Projektu i udział w pracach komisji przetargowych, Monitoring Projektu w ścisłej współpracy z Kierownikiem JRP, Przygotowywanie wspólnie z Zespołem Finansowym i Zespołem Technicznym wszelkich wymaganych raportów, w tym Raportu postępów Realizacji Projektu oraz nadzór nad terminowym przekazaniem wymaganych dokumentów do IPZ II lub innych Instytucji Pośredniczących, Nadzór nad działaniami związanymi z popularyzacją i informacją dot. Projektu. Zespół Finansowy (ZF) - zespołem kieruje Skarbnik Gminy, a w skład zespołu wchodzą pracownicy Referatu Finansowego: Do obowiązków zespołu należeć będzie w szczególności: Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 4
Odpowiedzialność za właściwy nadzór nad realizacją finansową Projektu zgodnie z zapisami odpowiednich umów na poszczególne zadania Projektu i Planami Płatności, w szczególności w zakresie ich terminowego ukończenia, pełnego i właściwego wykorzystania przekazanych środków oraz w zakresie przygotowania raportowania, Sporządzanie i aktualizacja Planów Płatności i Harmonogramów Rzeczowo Finansowych w ścisłej współpracy z ZT i ZOP, a także odpowiedzialność za terminowe przekazywanie ich do Kierownika JRP, Przekazywanie do Kierownika JRP i ZOP danych umożliwiających terminowe przygotowywanie wszelkich wymaganych raportów Sporządzanie bieżących sprawozdań finansowych, Zapewnienie ciągłości finansowania Projektu i terminowej realizacji płatności zgodnie z Planami i Harmonogramem stanowiącymi załączniki do Umowy o dofinansowanie Projektu, Przygotowuje dla Kierownika JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z terminową realizacją Projektu. Zespół Techniczny (ZT) zespołem kieruje Kierownik Referatu Inwestycji, Remontów i Dróg. W skład zespołu wchodzą ponadto: Zastępca Kierownika Referatu Inwestycji, Remontów i Dróg; Starszy Specjalista ds. inwestycji komunalnych z Referatu Inwestycji, Remontów i Dróg. Do obowiązków zespołu należeć będzie w szczególności: Odpowiedzialność za zarządzanie techniczne Projektem (zgodnie z Harmonogramem Procedur Przetargowych, Wykazem Przetargów i Harmonogramem Rzeczowo - Finansowym) oraz jego monitorowanie w ścisłej współpracy z Kierownikiem JRP, Udział w przetargach i dokonywanie weryfikacji części technicznych dokumentacji przetargowej, Przygotowywanie wszelkich niezbędnych informacji związanych z terminową realizacją Projektu oraz wykonywanie i aktualizacja harmonogramów realizacji projektu, Przekazywanie do ZF i ZOP danych umożliwiających terminowe przygotowywanie wszelkich wymaganych raportów, w tym Raportu z postępów realizacji Projektu, Zabezpieczenie wykonania robót budowlanych zgodnie z polskim Prawem Budowlanym oraz Harmonogramem Rzeczowo Finansowym. Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 5
Uzasadnienie Inwestycja planowana do przeprowadzenia przez Gminę Barcin przy współfinansowaniu ze środków pozabudżetowych wymaga interdyscyplinarnego przygotowania. Związane jest to z koniecznością właściwego przygotowania projektu pod względem inwestorskim i projektowym oraz właściwego opracowywania dokumentacji aplikacyjnej o środki zewnętrzne. Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Środowiska w sprawie zarządzania projektami współfinasowanymi ze środków Funduszu Spójności, prawidłowa realizacja projektu powinna zostać zapewniona między innymi poprzez powołanie Jednostki Realizującej Projekt (JRP), zarządzanej przez Kierownika JRP podlegającego bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. Realizacji Projektu (MAO). MAO powołany zostanie odrębnym zarządzeniem i poddany procesowi weryfikacji, uzyskując nominację Urzędnika Zatwierdzającego Instytucji Pośredniczącej. Zarządzenie jest zatem całkowicie uzasadnione. Id: 7BFB9783-725C-4564-BC96-5799C479323D Strona 1