Regulamin WAR RACE 2018 - KLICZKÓW I Cel imprezy 1. Promocja Gminy Osiecznica. 2. Promocja Wojska Polskiego. 3. Organizacja wydarzenia sportowego biegu z przeszkodami. 4. Promocja aktywnego stylu życia i sportu. II Organizator Organizatorem imprezy jest Klub Sportowy War Race z siedzibą w Wiechlicach ul. Brzozowa 14D/53, 67-300 Szprotawa, nr Regon 366592020, nr NIP 9241908450. III Charakterystyka zawodów Zawody stanowią połączenie wysiłku fizycznego i dobrej zabawy, nastawionej przede wszystkim na pokonywanie własnych słabości i sprawdzenie się w sytuacjach ekstremalnych. Lokalizacja i historyczne powiązania miejsca z II Wojną Światową sprawiają, że każdy zawodnik będzie mógł poczuć się jak prawdziwy żołnierz. IV Termin, dystans, trasa 1. Zawody odbędą się w dniu 13.10.2018, start zawodów: - bieg na 12 km godz. 9.00 (I fala) kolejne fale w odstępach 10-minutowych - bieg na 6 km godz. 11.00 (I fala) kolejne fale w odstępach 10-minutowych - bieg dla dzieci 1 km godz. 10.00 dzieci w wieku 6-8, godz. 11.00 dzieci w wieku 9-12, godz. 12.00 dzieci w wieku 13-15 2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian czasów startów fal. 3. Organizator poinformuje o ostatecznym harmonogramie startów fal minimum 48 godzin przed startem. 4. Miejsce startu i mety: okolice progu wodnego na Kwisie, Kliczków (woj. dolnośląskie). 5. Dystanse: - 12 km - 6 km - 1 km (dla dzieci) V Przeszkody Na zawodników czekają przeszkody: - naturalne: bagno, drzewa, stawy, wzniesienia - sztuczne: bunkry, zasieki, liny, ściany, ciężary
- mentalne - niespodzianki, o których zawodnicy dowiedzą się w trakcie wyścigu Na dystansie 12 km organizator przewiduje ponad 35 przeszkód. Na dystansie 6 km, który stanowi część dystansu 12 km organizator przewiduje ponad 18 przeszkód. VI Odbiór pakietów startowych 1. Odbiór pakietów startowych nastąpi w dniach: - 12.10 w godzinach 18.00 21.00-13.10 w godzinach 07.00 13.30 2. Odbiór pakietów jest możliwy wyłącznie w dniach i godzinach otwarcia biura zawodów. 3. Odbiór pakietu przez osobę trzecią jest możliwy tylko z wypełnionym oświadczeniem (do pobrania ze strony). 4. Organizator zabrania przekazywania pakietu startowego innej osobie po odebraniu go z biura zawodów. Organizator nie ponosi konsekwencji takich działań. VII Uczestnictwo: W zawodach mogą wziąć udział wszystkie osoby, które: 1. W dniu zawodów będą mieć ukończone 18 lat z zastrzeżeniem ust. 2. 2. W zawodach mogą wziąć udział osoby, które najpóźniej w dniu zawodów ukończą 16 lat pod warunkiem złożenia w dniu rozpoczęcia imprezy w biurze zawodów zgody na uczestnictwo w imprezie podpisanej przez prawnego opiekuna uczestnika. Prawny opiekun musi być obecny podczas odbierania pakietu oraz podczas całej imprezy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Dokonają zgłoszenia, podpiszą wymagane oświadczenia, uiszczą opłatę startową i odbiorą pakiet startowy. 4. Start w War Race KIDS (1 km) jest możliwy dla dzieci od 6 do 15 roku życia pod warunkiem złożenia w dniu rozpoczęcia imprezy w biurze zawodów zgody na uczestnictwo w imprezie podpisanej przez prawnego opiekuna uczestnika. Prawny opiekun musi być obecny podczas odbierania pakietu oraz podczas całej imprezy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. VIII Sprawy organizacyjne: 1. Obowiązuje limit uczestników po 400 osób na każdym z dystansów. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany limitu na poszczególnych dystansach. Limit na dystansie 1 km wynosi 100 osób. Limit na dystansie 12 km, w kategorii SOLDIER wynosi 25 osób. 2. Uczestnik ma prawo do złożenia protestu dotyczącego wyników biegu w terminie do 2 dni po ogłoszeniu wyników na adres mailowy Organizatora. Po 2 upływie 2 dni, wyniki stają się obowiązujące i Organizator nie rozpatruje późniejszych reklamacji. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do zamiany terminu/miejsca imprezy w przypadku zaistnienia siły wyższej. Zmiany w tym zakresie nie stanowią podstawy do zwrócenia kosztów opłaty startowej przez Organizatora, ani pozostałych kosztów poniesionych przez zawodników, a związanych ze startem.
4. Zawodnik rezygnujący z udziału w zawodach, w trakcie ich trwania musi zgłosić ten fakt niezwłocznie w biurze zawodów. W przeciwnym wypadku zostanie obarczony kosztami akcji ratowniczej. 5. Każdy zawodnik, który ukończy bieg otrzyma na mecie pamiątkowy medal. 6. Na mecie zawodów będzie znajdować się strefa zawodnika z dostępem do napojów, jedzenia oraz części sanitarnej. 7. Organizator zapewnia możliwość pozostawienia rzeczy w depozycie. IX Zasady zapisów 1. Aby zapisać się na bieg, należy wypełnić elektroniczny formularz dostępny na stronie warrace.pl i dokonać opłaty startowej. 2. Zgłoszenia do startu są przyjmowane do 2 tygodni przed dniem startu włącznie (czyli do 30.09.2018). Osoby, które zgłoszą chęć udziału po tym terminie nie mają gwarancji otrzymania kompletnego pakietu startowego. 3. Organizator zapewnia możliwość zapisów w biurze zawodów w razie dostępności miejsc na danym dystansie, bez gwarancji otrzymania kompletnego pakietu startowego. 4. Warunki zapisów: zawodnicy dokonujący zgłoszenia do udziału w imprezie poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej imprezy. Każdy zawodnik potwierdza znajomość niniejszego regulaminu i akceptuje. Każdy zawodnik akceptuje udział w imprezie na własną odpowiedzialność, mając na uwadze niebezpieczeństwa i ryzyka wynikające z charakteru i długości biegu, które mogą polegać m.in. na ryzyku utraty (pogorszenia) zdrowia lub życia. Każdy zawodnik wyraża zgodę na na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika podanych w formularzu zgłoszeniowym, o którym mowa powyżej. Każdy zawodnik wyraża zgodę na na nieodpłatne i nieograniczone wykorzystanie utrwalonego w formie fotografii lub zapisu wideo wizerunku Uczestnika w przekazach medialnych oraz w materiałach promocyjnych Organizatorów, w zakresie określonym w punkcie 5. 5. Uczestnik upoważnia Organizatora do wykorzystania jego utrwalonego wizerunku w następujących formach: - Utrwalanie i zwielokrotnienie jakąkolwiek znaną techniką oraz rozpowszechnianie w dowolnej formie, - Udostępnianie sponsorom oraz oficjalnym partnerom egzemplarza lub kopii, na której utrwalono wizerunek, w celu wykorzystania do promocji sponsora lub oficjalnego partnera w zakresie jego udziału w imprezie, - Wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej, - Zwielokrotnianie zapisu utrwalonego wizerunku, - Publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, - Zamieszczanie i publikowanie w prasie, na stronach internetowych, plakatach i bilbordach, - Emisja w przekazach telewizyjnych i radiowych, - Publikowanie zdjęć uczestnika z udziału w biegu w postaci zdjęć z trasy biegów. 6. Organizatorowi przysługuje prawo do udzielenia oficjalnym partnerom oraz sponsorom biegów sublicencji na wykorzystanie utrwalonego wizerunku, o którym mowa powyżej, w zakresie nie szerszym niż zakres udzielonej mu licencji. Lista oficjalnych partnerów i sponsorów biegów dostępna jest na Stronie internetowej Organizatora. 7. Wzór oświadczenia zawodnika znajduje się na stronie internetowej Organizatora pod linkiem: http://www.warrace.pl/wp-content/uploads/2017/01/o%c5%9awiadczenie- UCZESTNIKA-BIEGU-WAR-RACE.pdf 8. Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego i opłaceniu wpisowego, zawodnik zostanie umieszczony na liście startowej.
9. O terminie zgłoszenia decyduje data dokonania wpłaty wpisowego, przez którą rozumie się datę wpływu na konto organizatora. X Opłata startowa 1. Wysokość wpisowego rośnie wraz z ustalonymi przez organizatora progami, te zależne są od upływu czasu tj. konkretnych dat wyznaczonych przez organizatora. 2. O wysokości wpisowego decyduje data dokonania wpłaty, nie zaś data wypełnienia formularza rejestracyjnego. 3. Opłata startowa za udział w zawodach na dystansie 12 km wynosi: 1 próg opłat: do 15.06.2018-109 złotych. 2 próg od 16.06.2018 do 15.07.2018-139 złotych. 3 próg od 16.07.2018 do 31.08.2018-169 złotych. 4 próg od 1.09.2018 do 30.09.2018-189 złotych 4. Opłata startowa za udział w zawodach na dystansie 12 km Kategoria SOLDIER wynosi: 1 próg opłat: do 15.06.2018-139 złotych. 2 próg od 16.06.2018 do 15.07.2018-169 złotych. 3 próg od 16.07.2018 do 31.08.2018-199 złotych. 4 próg od 1.09.2018 do 30.09.2018-219 złotych 5. Opłata startowa za udział w zawodach na dystansie 6 km wynosi: 1 próg opłat: do 15.06.2018-79 złotych. 2 próg od 16.06.2018 do 15.07.2018-109 złotych. 3 próg od 16.07.2018 do 31.08.2018-139 złotych. 4 próg od 1.09.2018 do 30.09.2018-169 złotych 6. Opłata startowa za udział w zawodach na dystansie 1 km wynosi: 1 próg opłat: do 15.06.2018-39 złotych. 2 próg od 16.06.2018 do 15.07.2018-49 złotych. 3 próg od 16.07.2018 do 31.08.2018-59 złotych. 4 próg od 1.09.2018 do 30.09.2018-69 złotych 7. Opłata startowa nie podlega zwrotowi oprócz ustawowych 14 dni licząc od dnia zawarcia umowy, tj. zapisania się na bieg i opłacenia go, jednak każdorazowo nie później niż na 7 dni przed datą biegu, na który dokonano zapisu. Konsumentowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy bez podania przyczyny. Po upływie powyższych terminów prawo to wygasa. Zwrot opłaty nastąpi w terminie 14 dni od otrzymania pisemnego odstąpienia od umowy wysłanego na adres mailowy Organizatora biuro@warrace.pl (skan wraz z czytelnym podpisem). Zwrot zostanie wysłany tylko i wyłącznie na konto z którego zawodnik opłacił start. Zwrot opłaty startowej poprzez serwis PayPro S.A. wiąże się z potrąceniem opłaty manipulacyjnej, zgodnej z regulaminem serwisu PayPro S.A. 8. Opłaty startowej dokonuje się bezpośrednio po rejestracji lub po zalogowaniu do panelu rejestracyjnego z wykorzystaniem loginu i hasła. Operatorem płatności jest firma PayPro S.A. 9. Klub Sportowy War Race będzie udostępniać dostawcy usług płatniczych firmie PayPro S.A. dane osób, które zapisują się na zawody w celach związanych ze świadczeniem usług płatniczych udostępnianych na stronie portalu. PayPro jako odbiorca danych o których mowa wyżej, będzie administratorem tych danych Płatników, które to dane będzie przetwarzał w celach związanych ze świadczeniem usług płatniczych, w szczególności w zakresie niezbędnym do zapobiegania oszustwom związanym z wykonywanymi usługami płatniczymi oraz dochodzenia i wykrywania tego rodzaju oszustw, a także identyfikacji Płatnika w zakresie wynikającym z przepisów prawa. 10. Istnieje możliwość przepisania pakietu na kolejny rok zawodów, inną imprezę cyklu War Race bez zwrotu przez organizatora ewentualnej różnicy w kwocie wpisowego, pod warunkiem ich organizacji przez organizatora, dostępności miejsc, a także poinformowania o tym organizatora na 30 dni przed terminem zawodów z których zawodnik chce zrezygnować poprzez wysłanie maila na adres biuro@warrace.pl 11. W sytuacji przepisania pakietu na kolejny rok zawodów lub inną imprezę cyklu War Race gdzie wpisowe będzie wyższe od dotychczasowego, zawodnik zobowiązany jest dopłacić ewentualną różnicę. 12. W przypadku zmiany dystansu z mniejszego na większy, zawodnik dokonuje dopłaty według progów obowiązujących w dniu dokonania pierwszej opłaty startowej. W przypadku zmiany dystansu z większego na mniejszy, Organizator nie zwraca różnicy.
13. Organizator dopuszcza możliwość przepisania pakietu na inną osobę, pod warunkiem zgłoszenia tego faktu do 2 tygodni przed dniem startu (do 29.09.2018). 14. Płatność za udział w zawodach War Race w dniach funkcjonowania biura zawodów oraz w dniu imprezy odbywa się tylko i wyłącznie gotówką. 15. Cena za udział w biegu War Race 2018 w dniach funkcjonowania Biura zawodów oraz podczas imprezy wzrasta o 20 złotych odpowiednio do ostatniego progu opłat danego dystansu czyli 1 km kids - 89 zł 6 km 189 zł 12 km 209 zł 12 km fala SOLDIER 239 zł XI Klasyfikacje i nagrody: 1. Wyróżnienia będą przyznawane w następujących kategoriach: SOLDIER 12 km - Kobiety miejsca I-III - Mężczyźni miejsca I-III OPEN 12 km - Kobiety miejsca I-III - Mężczyźni miejsca I-III 6 km - Kobiety miejsca I-III - Mężczyźni miejsca I-III TEAM 12 km - miejsca I-III 6 km - miejsca I-III 2. Zawodnicy, którzy zajęli miejsca I-III otrzymają statuetki.
3. Odbiór nagród może nastąpić wyłącznie podczas kończącej zawody ceremonii wręczenia nagród. Ewentualna wysyłka nagród jest wyłącznie na koszt zawodnika. 4. Osoby startujące w klasyfikacji SOLDIER nie biorą udziału w klasyfikacji OPEN i odwrotnie. 5. Osoby chcące być sklasyfikowane w kategorii SOLDIER deklarują chęć poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w formularzu zapisów. Zawodnicy kategorii SOLDIER startują w pierwszej fali. 6. Zawodnicy kategorii SOLDIER startują z dodatkowym obciążeniem i atrapą broni. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany obciążenia i atrapy. Każdy zawodnik kategorii SOLDIER po dotarciu na metę zwraca atrapę broni w wyznaczonym punkcie. Brak zwrotu wiąże się z koniecznością zapłacenia kary w wysokości 200 zł na konto Organizatora w terminie do 7 dni po zawodach. 7. Drużynę stanowi grupa składająca się z min. 5 osób. W skład drużyny będą wchodzić osoby, które w formularzu zapisów wpisały taką samą nazwę klubu. Najszybsza drużyna zostanie wyłoniona na podstawie 5 najlepszych czasów członków drużyny. 8. Drużyny składające się z co najmniej 5 osób mogą starać się o uzyskanie zniżki 15% dla każdego zawodnika według obowiązującego progu w momencie dokonywania opłaty startowej. W celu uzyskania zniżki należy zarejestrować się w panelu, a następnie powiadomić Organizatora o liczbie i nazwiskach członków drużyny, aby uzyskać zniżkę. Organizator powiadomi o należnej opłacie startowej z uwzględnieniem zniżki. Zniżka nie dotyczy dystansu dla dzieci (1 km). XII Bezpieczeństwo: 1. Ze względu na wyjątkowy charakter zawodów, każdy z uczestników musi liczyć się z ewentualnymi zadrapaniami, otarciami i kontuzjami spowodowanymi pokonywaniem ustawionych na trasie przeszkód. 2. Organizator dołoży wszelkich starań, aby zostały zachowane wszelkie zasady bezpieczeństwa, niemniej jednak odpowiedzialność za powstałe urazy i konsekwencje wychłodzenia organizmu pozostaje po stronie zawodników. 3. Niezależnie od powyższego, Organizator zastrzega sobie prawo do ściągnięcia z trasy zawodników w stanie, który uzna za wymagający interwencji medycznej bądź natychmiastowego ogrzania bądź innej opieki. 4. Ze względu na bezpieczeństwo własne oraz innych uczestników, jak i w trosce o stan przeszkód na trasie ZAKAZANE jest startowanie w butach kolcach / w butach z kolcami. W przypadku złamania powyższego zakazu Organizator wyciągnie konsekwencje prawne w stosunku do Uczestnika. 5. Wszyscy zawodnicy startujący w zawodach oświadczają, że startują na własną odpowiedzialność, będąc w pełni świadomi ewentualnych przeciwwskazań związanych ze stanem zdrowia, co potwierdzają podpisaniem oświadczenia przy odbiorze pakietu startowego. 6. Zabrania się uczestnictwa w zawodach po spożyciu napojów alkoholowych lub środków odurzających. 7. Ubezpieczenie NNW jest we własnym zakresie zawodnika. XIII Odpowiedzialność 1. Uczestnik imprezy zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania poleceń i zarządzeń Organizatora oraz służb odpowiedzialnych za ochronę i bezpieczeństwo podczas imprezy. 2. Organizator nie bierze odpowiedzialności za sytuacje będące wynikiem nie przestrzegania zawartych powyżej postanowień oraz zarządzeń i poleceń służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek jak również za zdarzenia losowe, których nie da się przewidzieć.
3. Uczestnik imprezy ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez niego na terenie, gdzie odbywa się impreza w stosunku do innych jej uczestników jak i za szkody wyrządzone w mieniu Organizatora bądź mieniu znajdującym się pod zarządem Organizatora, wynikające z winy Uczestnika. 4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zawodników pozostawione bez nadzoru (poza depozytem) na terenie zawodów. 5. Organizator i wszystkie osoby z nim współpracujące, a także osoby związane z prowadzeniem i organizacją zawodów nie ponoszą odpowiedzialności względem uczestników za szkody osobowe, rzeczowe i majątkowe, które wystąpią przed, w trakcie lub po zawodach wynikające z winy uczestnika lub innych podmiotów trzecich nie związanych z Organizatorem. 6. Uczestnik zobowiązuję się oddać na mecie biegu WAR RACE chip służący do pomiaru czasu. Jest świadomy/a, że opłata za zgubienie chipa wynosi 30 zł. W przypadku nieukończenia lub niewystartowania (po odebraniu pakietu) chip zwróci w biurze zawodów lub na mecie. XIV Ochrona danych osobowych 1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. 2. Dane osobowe Uczestników biegów będą przetwarzane przez Organizatora w celu przeprowadzenia imprezy, w tym przyznania wyróżnień i wysyłania pod wskazany adres e- mail informacji odnośnie imprezy, newslettera i materiałów promocyjnych Organizatora. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby organizacji biegu obejmuje także publikację imienia, nazwiska, roku urodzenia i miejscowości, w której zamieszkuje, celem opublikowania: listy startowej i wyników biegu 3. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane i przetwarzane przez Organizatora zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. 4. Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania i uzupełniania. 5. Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie lub brak zgody na przetwarzanie, ze względów organizacyjnych, uniemożliwia udział w biegu. Uczestnikowi przysługuje prawo do wycofania takiej zgody i może to zrobić w dowolnym momencie kierując korespondencję na adres mailowy organizatora (biuro@warrace.pl). Organizator nie będzie ujawniał uzyskanych danych osobowych osobom trzecim. XV Uwagi końcowe 1. Organizator ma prawo do nie przyjęcia rejestracji danej osoby bez podania powodu. 2. Organizator ma prawo wykluczyć zawodnika ze startu w zawodach jeżeli jego zachowanie stwarzałoby zagrożenie dla innych uczestników zawodów bądź zakłócałoby prawidłowy przebieg zawodów. 3. Organizator ma prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Uczestnik ma obowiązek zapoznania się z regulaminem najpóźniej na tydzień przed imprezą. 4. Uczestnik nie przestrzegający niniejszego regulaminu może zostać zdyskwalifikowany. 5. Użytkowanie wszelkich narzędzi komunikacji jak telefony komórkowe, krótkofalówki, radio itp. oraz odtwarzaczy muzycznych jest zakazane. 6. Zawodnicy po ukończeniu zawodów będą mieli możliwość skorzystania z pryszniców w pobliżu mety. 7. W czasie trwania zawodów organizator zapewnia opiekę medyczną. 8. W sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator. 9. Interpretacja regulaminu należy do organizatora.
10. Biuro rzeczy znalezionych funkcjonuje do 7 dni po zakończeniu zawodów. Rzeczy znalezione są wysyłane na koszt zawodnika.